网友问题:
* W) O1 Y5 ~; I9 N2 T& I( _- J, j( [$ U1 Z/ d# Q/ i. x$ l. y
办公室秘书的电话礼仪有哪些?
- V* z2 J' Z& I# v2 \) P0 o0 t2 F! d1 u7 t( |- S+ o. m
老秘观点:
' y$ m" X1 N- [; E- ~
4 f! n7 h# f4 L0 k( k! n5 ?* C1 B1 H' R办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。 - W- s# n0 I" V5 n& ^4 f
■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。
0 L! }" r) r# j# \1 ^5 n ■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。
1 E: Z+ H- c2 g4 c ■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。
# f3 f4 r6 A4 ?% Y2 ~4 S ■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。
* `0 @! A0 w0 H; v% F7 @ ■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。 " f, H& v5 Z7 R' k+ M
■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。 ) s( K) I$ z g g7 f5 j
■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?"
5 n8 Z0 @. x, Z0 ~! `: I |