为了切实解决日常工作中存在的突出问题,进一步提高办公室规范化管理水平,现就办公室办文办会提出如下要领:
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一、会议筹备
$ n( G- R8 d2 ~) O1、筹备意见起草“五要素”:会议名称、时间地点、参加人员、会议议程、责任分工。( p5 ~. Y {# R2 n) s/ D
2、会议组织“五步走”:通知会议、反馈人员;编排席次、布置会场;清点人数、报告情况;记录录音、整理讲话;起草纪要、督查落实。* C, C: s, G2 o+ R
8 z% E$ ?3 o* E7 C/ t0 u, z( [二、来人筹备( r) V x O' v) D/ k+ I
1、筹备意见起草“七要素”:来人时间、检查内容、来人名单、陪同人员、日程安排、检查路线、责任分工。
D+ o5 G, s5 I: w) q, q2、现场检查“七落实”:落实汇报材料及编制简介、落实接人时间及参加领导、落实车辆安排及检查线路、落实录音扩音及新闻报道、落实点上主持及汇报人员、落实就餐安排及陪同人员、落实住宿安排及礼送事宜。% @) C2 \: ^/ o- j2 z% I$ R/ ~
$ G, D) }. {: J/ ~8 t9 ?5 @三、会场布置
- G: d3 r) X: K2 e! T. L“五问”:一问会标挂不挂,二问人数有多少,三问会场怎么摆,四问话筒给谁摆,五问水果放不放。 Q: w) }7 C- x! F+ q
“五查”:一查供电停不停,二查话筒响不响,三查座次对不对,四查茶水有没有,五查材料齐不齐。
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% n; d! M+ b) q四、材料写作
( p- e! U, L! Z% y. |实行材料起草、送签、校对、印制“一条龙”文书分工负责制。/ R/ X$ P+ ^3 O5 K) K1 E! ~# D
1、汇报材料:①乡情概况、工作进展、存在问题、今后打算;②乡情概况、主要做法、几点启示、存在问题、今后打算。
! `: u+ i3 q7 B0 H2 F. l3 f2、领导讲话:一般包括“为什么做、要做什么、怎么去做”三部分。6 W! o% F. q+ d. N
3、主持词:①会议主持词:会议主题、参会人员、会议议程、强调事项;②开幕式及开工仪式主持词:表示祝贺、介绍来宾、议程内容、结束语。* D' Z" y& A/ A7 L9 C5 ^# k
4、致辞:①欢迎仪式致辞:表达欢迎、介绍乡情、今后设想、表达祝愿;②开幕式致辞:表达欢迎、介绍乡情、活动目的、表达祝愿;③开工仪式致辞:表达欢迎、工程概况、工作要求、表达祝愿。+ N; O! K8 ]( X. u" U3 Y, J2 a$ I
5、信息:标题制作要新颖,转换角度找突破,吸引读者注意力;正文篇幅不宜长,表述准确求精练,围绕标题定取舍;结构呈现倒三角,先写措施或过程,最后落到结果上。
- k2 l6 d3 j2 p9 L* g1 ~% F6、调研:调研分为重大决策调研、预测性调研、专题性调研、工作情况调研等不同类型,其中工作情况调研分为“四部分”:基本情况、存在问题、原因分析、提出对策。 ! @# W! x, `1 F) s: n
7、督查:督查分督查专报和督查通报两类。督查专报主要总结特色做法,视角要独特,做法要典型,篇幅不宜长。督查通报分总结工作、查找问题、提出要求三部分,总结工作要简要,通报情况要准确,指出问题要明确,工作要求要具体,签发程序要到位。4 v' J% g) z: |
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五、文件传阅. m d9 y" X9 N& p% R( g
1、文件传阅“四步走”:文件随来随处理、速呈领导来传阅、根据批示快落实、随时督查勤反馈。/ G, s7 }- F" S+ {3 z" U. O; v5 h
2、发文流程“四把关”:文书拟写草稿、主任修改审核、文书负责校对、呈送领导签发。
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