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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。
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, r7 h. B5 M1 A一、会议记录3要素
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1、准备工作细致到位（前期） / k8 E; u; O5 d" Y, Y
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议
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: O3 t! `- Z; ~' @决议等做到心中有数。
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现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 6 }# h3 z% E" m* ^5 _# @% C) x2 \, k
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2、记录完整真实 $ C2 A# W g _6 K* _
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 ! \# ]$ M$ P/ J( m4 R- J* S
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真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。 ) ^2 ]1 Z) p. Q5 T) m0 ]: y; @) ?
8 c6 R$ D8 f6 j; P2 C. f/ j 3、整理准确及时
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会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 " g/ s; _3 U9 A3 r( `# t
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一是对记录内容查漏补缺； $ D% @8 `" X0 d! K5 O. L U5 x
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；
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三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。 : L5 [ z, P1 Y+ r6 L% |
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5 t0 _( I" p- w; {$ E8 n7 T二、电子邮件4提示 & C! Y' ~' ~% i
" P2 G% v( b5 t/ d [5 |/ p 1、信箱名称
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首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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2、邮件标题 7 z3 ?1 \: z& h+ i/ o2 T% H
) X: v7 n) r; m6 q9 v$ J X: _' t$ k 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 0 {4 K: i% t( h) S0 Q$ X! v, [
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3、邮件正文
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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9 a5 {' x+ i! z/ a7 P行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。
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4、邮件附件
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名称清晰规范，注意反复核查。
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" a) y9 J! q3 ^- [5 t- u6 b注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 6 ^# f3 {" }! s2 E: l0 n
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) U; c' l; @( L& \+ A. _" S提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。 2 j" A8 I8 i; n; b
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9 k; N5 S2 K5 q& q8 h" G三、负分公文5宗罪
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为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 . p% Q6 p) o' ~2 j
6 M+ j, x, Y' J" t0 N1.文种选择错误 1 R8 f6 D* \2 Y" }7 i
) z( C _( S# C8 [ 公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 : {7 N% P" v( h) [: m' r8 A& [+ G
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3 i$ b, d3 c4 B/ Q: E) ~公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
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（1）文种选择的重要性
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( g" Y1 [1 H% o1 Z7 ]8 r c在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 . `! _& b! e0 w6 K9 W* s: W
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公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 1 l# R& U' |0 v
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# j d7 _) _9 D" t（2）常见错误例子
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a.错乱 5 ] y' U A6 t4 p, q% a" ^0 C8 z
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8 g @" [- D. x6 a. n3 s如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
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: m" K' d( ^* O6 \5 C4 r9 Wb.缺失
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 0 S/ e0 M R8 z& X" W5 [6 B
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6 f( B. ^! m7 }: cc.非法 ( Z. u1 G5 x3 S0 v5 _- |
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. a% E2 c, d0 s; J8 x! d8 l9 N' r$ |超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 $ s3 H! x% b; j3 K4 a
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4 B1 ?6 M1 g8 F9 B3 K1 X+ C# Nd.重叠
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故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
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B$ k1 g& X3 x8 H+ {3 \/ t: q8 _2.重要信息重复或者失误 - n3 t5 w* V5 @; s7 R
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“一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。 * l- }) H, w2 U2 ~ W9 r
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$ _' { s. g0 j6 {3.核心词汇使用混乱
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" w% i! P, c7 K$ {* B蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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4.内容冗长，关键信息严重滞后
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特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 3 {4 D( ^* x: Y* j! y: c2 l, T
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6 O+ w7 C/ {% e+ B6 X! h* v+ k4 `1 W5.修饰性词语贫乏单调 . x& x# p: g! X4 f9 _/ G
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 6 c9 a0 B2 J* K# J
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四、结语
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希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
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