|
众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 4 q8 p6 L* ?# i. ~" W
* G& E f9 Z8 l% Z. L7 s3 `" ~
) z+ z& L2 d5 k
o7 u+ R; G- r, \! t0 ?! d
$ d4 s. i/ s: I5 c% \
( Y& ?0 Y& w0 t$ G: {6 C5 d! Z一、会议记录3要素
5 a1 U5 E7 ]1 ]1 s- M, D
! p) b" C4 N# { 1、准备工作细致到位（前期）
: A% b; K2 j8 @6 h" \6 D
+ X+ l7 c( F* c' E4 g. x" M- P: r 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议
" \4 ?- N& B. _' W
s& f' e7 W: Z1 ]+ f决议等做到心中有数。
5 i& |6 a" T( ^0 p6 s5 I& T; Y
1 }" h1 D) n% P 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
/ N* m9 F+ C3 f+ ^2 W7 f4 q3 \# {6 @- U& a
记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。
! l) n) P( Z% N7 R
w! {& V- S9 }% d- g9 ? _2、记录完整真实
) {7 m8 r8 i5 l! L$ H2 ~- s
% \/ j# f% u9 I6 p/ E0 q% S 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
( h5 G2 t, o' C& n/ r7 h* ~7 v; p4 J' g m- t+ ~* D, o, s
/ P. T. g6 V, h" ^' t4 ~0 g, f
真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
( B& H! G/ q' l z% b4 h1 D# C5 y, e8 Q/ C0 D) ~3 ^1 b; V" o4 k4 Z
3、整理准确及时
/ O. y: s9 q5 U. s# J1 |7 m' `: J X& U0 a- |5 @
\8 ~1 q6 q! {: L3 o: I, \会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
2 [) G0 U% n$ l; i; ]4 D
: u9 \# U( w, D7 ~: S) ` 一是对记录内容查漏补缺； 2 {+ I/ P6 D* B7 q2 }9 e! A, Q' `
! J) s7 F# G' y" L* t* |+ i. c+ p1 u0 l
. a8 N3 Z# X q二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；
. Q3 x3 _" z/ i5 @- P( d9 c
7 @7 J" Q& o8 N' S( W g% b* Q
1 l. r3 a; Q M1 n( `% J三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。 . g" T% W, n4 |. h' ]4 J
# s' h$ H5 F# j# C6 B0 t% n& z
' d; ?" P' V' O$ o( `3 L
1 y8 C8 [- \: ]# z7 T* e$ H* v二、电子邮件4提示 0 @( z) G1 T L& ~/ z' p
9 _/ ` X) c _( @. A+ k5 { 1、信箱名称
: G' a$ @/ T- m6 l0 D5 `0 f; }! T2 b! |" y
D/ A7 |. R! C% E$ k# G, t首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
& z- m# ~ m+ m' n( t% x2 @, f9 n- C: M. E7 u
0 t) K, @9 c( {( M7 w2 N3 U: F
- @: k1 d* y# J! D. Z9 }$ X* f2 t2、邮件标题 0 P" p. A7 S+ b7 I, V& B
- f: y& Y/ E3 ^5 `6 u* o' S 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 l1 e: n. J W6 n1 y; `
! f& h& k' Y$ Z% X6 t' X
! B. n: l/ O" r
* M! u3 U9 r9 M' w/ O$ {, | 3、邮件正文
7 Y; y D6 I% s6 q* S' e- z; `* y% g. V8 \) R" m6 `6 E- A
! v+ }3 U' N( f2 ?0 ?% I3 k6 P
邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 : B8 b6 G. [% H
" a; U5 P. [: G- [
4 w: }9 h8 F- r行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 % k4 q7 B/ a# ?6 \7 Q& c% F* X
; j0 n4 q9 O& h; H8 {9 G( K# K4 R3 ~
' @5 N+ k: o& G- k
% m7 M% ]5 k1 Q7 s4、邮件附件 4 i9 o p7 F4 Q0 y
9 w8 @% G, ]* B# I7 D
$ h( B' b6 ]# Z- t5 L: m名称清晰规范，注意反复核查。
* J8 ], U: A. X3 c. p! A5 I7 E/ @9 F' \0 m0 I2 u
, p# O/ z2 `# f; W: }/ A
注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
w4 W' j( n+ F) t# i) w
( z+ k) d1 V6 Z/ Q
' g' o+ b- S" m |; ]提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。
2 k/ n- q) ?" s2 h' @9 _# Q4 t) Q4 V( S h3 g7 t+ z) r
. f& I7 D, n- w& N# t0 |8 q
* P# a0 G( l3 k5 h
8 K. {9 m2 B, r- p t$ x
7 s3 _" i5 j2 a! j三、负分公文5宗罪
* h" E, W7 K4 D% Y& E. z6 [ D4 J: _- C i' y
2 q# J. U, s# e' C7 M6 o+ Z
2 p8 H6 @) L& K/ ?4 O9 n5 m% v
! t8 |' E9 a: Y$ D" a
! t/ ^. G9 f8 q* x* o2 m为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 ( M3 K5 T' R; }
4 {, C! A6 n _6 G1 |1 |9 `0 ^1.文种选择错误 9 g% Z5 @! f/ U; H( r
) A$ i7 ]. T I0 a 公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
' Y/ s# N+ @$ |! x6 V/ P
1 t3 J$ M; x9 g' \4 j! z J / l1 X; t& l+ q2 ~( e [* u
公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
, M$ T1 n% M9 v$ A1 [+ C3 i( x* R$ I$ T$ V
（1）文种选择的重要性 / B: F0 ]! `; v# s. C
( d v7 q9 S( H" } b
3 O( ]1 E# j4 _4 _9 W在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 5 {; j! W; @+ s7 D; \
6 h; f" e/ |: Q2 B2 I
# X* [( O4 ~( b& X2 A公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 # {" R9 Y! W' o. c# I
1 U1 o0 X1 m3 }) u $ M1 f5 b* v% r2 U. j; u0 h, s
（2）常见错误例子 * C6 ~' W @: y. i5 f' R
/ I( U5 s1 O. }; H* w1 ]+ `+ I
# ]& e: Y' c; f" ?" B; va.错乱
U8 s2 u+ S- |0 H7 Z0 c9 ?, X" H' c& b- e
0 c3 S3 |% A+ } f如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。 + S1 C8 f# p/ i: |. ^
' z% [* k1 H. E# o; ^
1 k0 p* F* ~. ^" x% y) I) h
b.缺失
6 w8 J+ `; C' X* k/ P2 K# M) I+ d, b' K/ [4 q- |
公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 2 l# }& J! |2 [8 B) }6 e
5 B! ]6 k6 C0 y
$ a4 d O& H" w( D2 L! p/ E6 b! U, Hc.非法 $ T7 b( k6 F) [) G6 \! }
& c/ C/ U* b+ {' L8 X+ h2 p2 E
6 G& s. ]# O# I' [# i4 X7 {
超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 ; F5 z8 h; o! y7 I) R, c
8 J8 E: i; s6 l0 R% x
, v( O/ z# d+ G$ k+ F; J7 b& U' Zd.重叠 % ?; i8 L4 Q8 i
" r3 j# f% K! c0 H$ c- z
7 A: l' ~7 p8 O+ N" @
故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 6 T/ I/ v3 R' J/ t* v
/ y$ W' _" \" E- d) L
: f9 Q7 u) |0 k' w2 K& u1 I/ U# p/ u% V W1 F$ t
2.重要信息重复或者失误 8 \$ @ O) i4 h" N
! C, v. g5 N: |- `8 r3 g: j
. @, [2 x9 p, F/ j% v/ s9 t' [
“一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
- u* v4 V" G1 c" _+ o
4 |8 A% U, `+ |; U( ~. Q 3 s' v; v# w) z. a3 E: [
; z3 _0 l1 |0 w$ P9 l* p/ x
3.核心词汇使用混乱 $ R7 t: X' \% ?) L& Y/ [* J# `
" p7 e0 I( e9 n% h
. U: o! u" Y$ n蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
. E. N' P# u a6 v) F1 a, ]
: \% D R. J9 W8 s$ ^6 W5 w
4 I# x+ Q% B5 W
4 {( I a; K9 r4.内容冗长，关键信息严重滞后
: f7 i F) u8 ?: ~$ V/ @: d
7 w H2 C' l0 |9 [0 s$ b: l* F3 n, n0 x
: j7 d7 v5 k7 Y1 l特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 9 |- X5 N0 d& }* |4 A
3 x8 [1 T) m; D3 C! F9 @) z
# V' l/ c3 Z) m% n% r/ _& J& M
) Z# a4 N6 j6 X; j+ o5.修饰性词语贫乏单调 , ? V3 ^, g1 O! |( V
, A" i ] r1 G8 c1 U" O
一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
0 B& m4 P$ C( D5 X0 E5 }! w* P+ M: g0 I# W. \& `
/ t6 X# ]* Q- j _: Z3 t A3 C
9 h& o8 F: U# w' u
四、结语 0 _1 @9 Y" g+ R' O/ U4 U
8 T. e+ q) ^4 ]6 j r8 U7 _
0 ?& W) a( b! y# P; f; c2 v5 v
希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up! 3 _/ d1 P/ _, H' K$ z
, D' F' p7 K' l
| 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
