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一.总则
' W3 v) r7 H) h- J 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 ! U. ^. Q6 ]3 s# X# A
本办法适用于全公司各部门。
& g f% S; M) ^' o. K4 S& B" ^; X 二.对外接待范围
( I. r3 x& H- p1 I3 M 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
( N. M0 Q+ {! v# O5 \ 接待的对象分为内宾和外宾。 ( L6 g2 g7 _4 f" J& C* F: S
三.对外接待部门
0 t% z# c* H; s, q4 G5 l 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
( N2 k3 |3 h% a! j5 S 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
7 M2 D$ Z: H+ N, h* E; ` 四.对外接待原则
6 Y6 q% ^, P/ u0 w8 J 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
' J4 R* m: t& R$ o 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 3 f6 M0 g3 O# [4 F
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
2 x( U! K: m6 B+ E5 g; I 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
; w) C: K# ^4 N* v( c6 J& b 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
5 y$ b t' j D/ a+ b! P/ g1 g 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 ' U3 d h, M. B& s
五.接待规格的确定。 9 m; d8 N# y% s
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 $ t! a, `' P3 I! W8 o
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 5 i' F2 V! ]3 [/ c' G! c
六.接待礼仪 9 X/ ]' Z8 ^- }6 W- l. g5 I
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 1 L7 d* a) ?. B3 @8 G* s; H
2.接待：主动起迎，问明来意。
3 _/ u+ P# I ~+ g 3.安排交谈地点：
, J3 t: F5 Z' n# t- [$ h( O ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 3 I9 e) h: L0 V+ W! h
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； c% Y# s7 g- ^; i6 i" N) o
⑶切忌让客人久候而无人问津。 , b* _# {, o$ Z3 R( X! s* ~" h
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
" t4 N9 r6 M# {# F8 x 七.引见。 - ?0 @+ l' d# g7 N: H/ s L2 ]
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 2 R- u% B$ [$ o n
引见顺序； $ ^; k1 {, A& {% ] A Y$ @7 a
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
5 \8 ]% A4 ~+ t& c( |* Y( @5 U# [3 W ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
, v7 y6 N* a, _4 v& c9 t ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
) P [% {# E6 U/ s1 e" C4 {. D9 I( K* @# E ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
7 Q# n( M3 \3 k+ q8 C. W 八.行路。 * o9 x& z/ R8 j# J
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
6 I6 O4 A6 y$ ~/ L' D* V5 Z 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
/ V' ]/ ^4 c* Q0 p' e( h5 R 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
" A9 Z$ p% U1 f+ I' T 九.其他。 8 @# _# r S# f
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； # `- I c- P+ K& I
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； , }$ w4 R* i% ~8 s) i7 `
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
& t4 K0 D2 |! E; c) r4 f4 a* X9 b% X 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
4 V" L) ~1 |7 K5 W ㈠接待内宾。 % q2 X' d6 F4 K2 c x0 M3 ~2 m/ z, J& \
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
+ u6 u/ T7 [3 w/ ^ 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
: ]( v3 M1 s7 E, a 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 8 \# U5 q! S+ \3 V
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 " B6 N: \4 G1 R1 J* Y6 n
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
' k" H8 Q9 v7 I$ E) w 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 " l+ x3 L- m b) B+ R2 `) X/ m
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
3 G# @1 q. }* B5 K9 Y9 g& a* q4 j 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
% `9 r2 m! Q$ R& p( ]% [" A ㈡接待来宾。
* C! i+ z2 E/ H. K3 a ? 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
8 L+ V4 `, x, }" x# H 迎送。
$ p' |& K- [8 U0 O/ Y5 i$ u! h 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
# A: ]: ~8 ~8 W 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
3 I4 T; d( [7 N1 v 会见会谈。 2 W) i$ [" O Y2 ]1 ~* n2 u1 Q
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 2 u9 m; \" B6 p( C$ K; O1 c7 r
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
1 p! K3 M" J G: F 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
- u( X" M9 G4 Y4 ?3 r- p$ Q( w 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 - O, {* F! J. @- i
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
! G9 M0 D; V0 }0 o6 g 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 : F" J* \9 m5 D3 [
宴请。 / t* S# a. P# K5 | F" H' f
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 b' i5 V s7 q, h
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
8 G) @2 Z2 h0 ?; A 文艺晚会。
! Q9 |) p* w K, q# H 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
! T$ ]7 u( [! @2 S8 P$ i 参观游览。 $ U7 i3 L8 L3 m, }1 d6 W9 |$ ]- \
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 2 ^+ s. s% d3 k) Q ]
接待标准 ' ~, d! i7 M. Z: q% W
⑴用餐标准。
- ]" Y9 s; k2 W' d3 I5 l 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
8 X$ ~ J: z( @, @; s# K 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 + }! E q* V+ J5 w) c+ L" K8 B
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 q8 P" B; L0 e8 P
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 % Y) B- B5 I8 X# D$ Z2 [
5、常客 员工标准 7 D* K* c" T9 m# U5 A; R
(2)住宿安排。 $ E- |* U6 g5 ]! C" F' k/ g! L
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
; r2 H6 ~- `7 F9 Q# T9 G2 [ 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
2 k' ]; G: D$ G5 n8 g" Q! C 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。& T( W- x% A* d
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