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/ X$ s1 I2 e7 L' { 一.总则
9 Y8 O' @3 ]" v, ^, ^ 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
! n6 }( z7 Q7 O* S# ^; | 本办法适用于全公司各部门。
- V* {( T5 z; a 二.对外接待范围 4 i& F. L4 n: `4 D$ b7 C
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 0 }/ {. p2 H! I8 ?. l
接待的对象分为内宾和外宾。 9 O: z* {, g8 |0 r: V; k8 Q
三.对外接待部门 4 d$ k$ G+ {) o! _7 f5 t- T# x
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 - U; g/ \" a( Y. ]5 N. t. Q3 [) y! A% g
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
/ `3 K# u8 R1 \& K0 C# e* o 四.对外接待原则
\3 A' T0 }1 f0 A' o 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
6 l% x$ X( C, T 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 1 A4 n' Y' A& R' y. }, G C/ i
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 ; A. J$ }6 ?4 I6 {" l) D0 N2 [
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 6 K3 x) e' N' v! x2 k5 g
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
& {# ?2 ~5 P0 z' ` 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 ; f8 G' n: ~1 M9 p: z p1 p5 I+ e& o
五.接待规格的确定。 & J+ W% x4 p: {% d. |, _ g( a
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
6 u7 Z$ E% P* U1 n8 \3 f) R9 N* g* e 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
* |$ i% y+ D1 Y2 p; z. N! A 六.接待礼仪 + D" u {+ u' c1 Y5 P' g
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
- N8 U" \9 j$ _; b 2.接待：主动起迎，问明来意。 + s- b K4 o2 ~. g8 |
3.安排交谈地点：
7 z# c% {3 L0 ]1 b ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 1 ~7 Z9 ] n+ z* u" _- [) v
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 5 F( v% o- ]% A# ?+ R
⑶切忌让客人久候而无人问津。
[5 X- N, z* U ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 ( P3 R x+ w8 h% z, ^2 U9 n) p
七.引见。 2 k$ G3 N3 e# W& ` F
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 . V! M0 H/ w, X/ X
引见顺序；
6 P3 q" K1 B' \7 M9 Z ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 2 }2 U" i7 X U2 p* X( _, n! I" s
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
" L# U4 ]4 x5 ?% L1 \ ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
* O( s4 E: a4 T) D9 x4 ~0 t ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
. m3 Y/ y, @8 j2 r7 W; ~$ t 八.行路。
0 I' x. J: E! s* A% c7 y 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； * |/ G- ^3 k0 ?
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
, {" g9 P/ i) a 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 ! D9 L4 D" c7 R9 F1 X$ S
九.其他。 ' I7 s0 k2 u) u! v3 I, G$ y/ ?
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
3 C6 F" r; H4 ` 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 1 ?/ d/ b: w/ f) L
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
- E* L7 C% k' R1 b' I 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
4 w+ T1 @9 h3 Z. c4 K ㈠接待内宾。 ' f; i/ j% c, j4 ]0 u0 W* e7 Z0 p
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
1 W8 w# G0 ~1 M! X. U* j4 ^ 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 # E4 o- L9 S: W, I7 {* q8 e) c& u
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
. ?% H$ t, {: V2 G 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 $ o0 x. g1 O. o8 T6 \* }
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
: j; z# S1 ]2 j6 V7 T! J/ `! h 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
, W: o" A& O. O1 p4 k4 G. x 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 & U# c7 d' a z: }
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 * |/ J3 H. e {+ d# t1 j
㈡接待来宾。 0 U$ D: x6 B9 ^0 v6 J
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 9 }$ v7 Q( \/ h; }. a
迎送。
/ l, C* `; E' C# n 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 : f% l, `0 D7 e$ \' N
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
$ e7 x) ^$ G' m% o& b 会见会谈。
; a z/ \7 w/ g# X 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 - F% D; E6 Q7 T G( ^/ @
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 ' G% O! S0 c- X9 i7 E
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
* ^, X: U3 q4 _ 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 & x8 i/ F) s# b6 Q/ V3 h( i1 P
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 B3 w1 `5 v* m% d0 c
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 : ~3 L1 m1 t2 H- o2 v
宴请。
: i$ o* a. E S A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
+ n/ v6 \) h, ]% I j0 p+ L B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
7 [% J6 M6 M5 p& c: z 文艺晚会。
; W, q/ H2 D/ i% i 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
0 z* J9 Y2 N4 l3 \ 参观游览。 * ]3 [: G( P) P' U( A6 t
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 9 y; k0 e" u1 @
接待标准 + I! X0 Q7 M! y& K! r1 c
⑴用餐标准。 4 q, u9 F4 }0 z2 s7 `' f
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
" ]. g( L/ }% } 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 y: [# c7 l. P8 h/ F- \+ V5 {1 x
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
9 r6 t ?% C J 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
! f T+ n5 d6 m& b 5、常客 员工标准
0 s% |/ w2 K" c+ f (2)住宿安排。 ) z) _; W9 c+ s+ H. C& }
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
" f0 H5 q3 _/ i! J 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 7 l3 y1 w5 }& d+ D6 X2 B6 n4 Z
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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