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一.总则 - e8 H+ P! I5 s' o
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 : a- q) T$ Q) K w, _
本办法适用于全公司各部门。 ; u/ F9 ]! R9 M
二.对外接待范围
- j# s' I8 I" J- u& E I6 o$ q 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 * u8 a. z4 d0 k- W- d( j9 W
接待的对象分为内宾和外宾。
% m0 r; c/ T6 P& u. ? 三.对外接待部门 : O- k6 i9 s9 q+ G$ B
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
: ]+ z- f/ X7 E: V 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
; t7 x9 \6 O' H8 _ 四.对外接待原则 & T J: C. d+ @& u1 _
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
9 ]) L# V# B5 ?& `# I 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 4 @; [( S. U2 |! N
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
& z- S6 g$ F: {8 v 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
: k8 _( w- Z' e1 l6 _ 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
8 G/ w' _1 c7 E1 T. U/ _5 m% ] 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 # @' Q' o8 J) r/ g
五.接待规格的确定。 + d8 H/ H. R4 X: a7 R! j
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 . M! S( Z+ m6 W$ |8 H6 [
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 6 c+ Y4 H) }$ A# o+ _
六.接待礼仪
% g+ _* y$ J0 n& \) J, j: i 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 * R, Q `/ l$ e
2.接待：主动起迎，问明来意。 8 O M0 R8 _) n3 }* J! K3 l
3.安排交谈地点： 7 J2 e% C* j* Q& n; a7 E
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； ; V3 a) K7 L8 u8 @& r
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
! V, q' w" f; y ⑶切忌让客人久候而无人问津。
, @: v, b5 m' Y' t! l* D ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
# q2 m* @: {8 D- z 七.引见。 , O- \5 X# j! l U) g
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
0 T- g1 d$ c" f- Z# G6 Q$ N" c4 C 引见顺序； $ S/ j/ j: w2 f. |: `
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； . n9 f. @3 _8 e
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
$ k$ o& ]" M' d. O0 q* P8 S ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
2 B4 q2 ^* D( g/ L ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 ) v9 t k3 T. [& P5 R
八.行路。
6 p- P9 O$ V4 t" r3 H' `; h8 W 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； B: F- C! G' l; G, D6 c n' A }
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
9 h& k% w4 y1 e& i" w8 T 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 3 E) [- `7 } y s3 X! {+ X) v
九.其他。
! a: ]; I& {5 D/ B 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
r% G2 o: \$ F+ Z! I 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
( m: ^; u9 s! I4 h+ n 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 5 T0 A9 d, e# f7 ]; O
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
; I' Y! R3 N+ [# d& k) @3 o ㈠接待内宾。 ' q' O. V1 n6 [7 `* y" C
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
: t; Q9 A t, W 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
" f$ n, _9 B7 m 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 8 e. g! H$ i! O( {5 u, U2 K
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 6 l/ m$ Z/ h4 Y( P
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
: ?* n E( M3 }% T3 d2 j 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 0 H5 e; q/ {% k# ^+ x
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 2 W" }2 m7 K9 m/ o+ Y
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
j! f0 a3 Y1 o! x, n ㈡接待来宾。
^$ ^! e9 T7 \: J 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
V+ D$ B. I7 W) I( R4 y 迎送。
. P5 i1 g: Y& ]* o 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
3 A/ T* ?* @9 w! r4 ^5 J 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
}$ R8 o, h* I' e% }& h 会见会谈。
2 O% [) ^! O: B7 ^6 L" w7 @1 b 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 ) l. j: B6 f/ W7 ~7 L! l, h
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 ' K% a2 \7 w+ n1 I
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 $ R5 U* \9 i$ Y0 P4 n# G* s5 i
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 1 |* y" N$ y) V6 B" R6 _
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 6 H1 C7 n6 Z( N+ i$ W
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
+ j9 J3 w: i5 ?4 J/ | 宴请。 - Z3 A+ R) z5 d4 J
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
& ~* P' j- l7 [& L9 b% _! q p8 h B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 7 V: Z7 J3 k+ r, H3 W& j
文艺晚会。 4 s+ p+ y+ F( \7 p2 V+ j- {
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 1 z3 ]3 X# Q+ `. w4 R8 E
参观游览。 ; z( G n: R: L$ Z- c' x
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 ! O5 @4 A2 G6 k& M( J
接待标准 # F. K% A* j( _7 Q3 r& \% e" @1 v
⑴用餐标准。
: ]" O" u; z$ a5 ] 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
9 i7 c$ j9 P, q; D; ]* h7 E' O 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 ) ?* Z: V z* R) K3 ~- i+ A' Z( T3 k
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
; f q4 {: A( r- ^) A 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 9 V" H- j1 p9 G' ]% P8 ~
5、常客 员工标准 ! a4 s9 `( i5 b- b4 F0 ]
(2)住宿安排。
% j. P" k [ u0 ^1 o# f( p& ` 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 + }# ^4 O! A( O7 ^* c
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
# n" Z1 {3 ?% h1 t: r6 ^% } 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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