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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
4 [+ y. M$ u1 i1 h" z 做会议记录，写着写着笔没水了；
, E8 u, ~8 `) O' X; N: l: x) e 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 3 Q( _ c9 r( D) q* h' j
用胶水时，找不到刷子；
2 ?8 H( U- S, q4 t) m% T; B 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
( G6 N+ S; q# b6 A. ?1 a/ V' g 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
/ Q+ q( {. o+ W' j/ u6 g. n 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
! Z+ i# A# K5 j% M4 \6 b 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
4 a- v }* u) E0 m, }/ ~' b$ D 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
0 w7 _7 H) g( [5 J- x# {/ f. p9 E7 ? 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
6 ]3 q- ^4 c% _: |6 i" S8 S 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
, d. w x8 F! t+ {1 r J, ? 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ; ~9 m! Z+ a! u# K& s( t
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 4 _6 S; ^- u, ~7 f
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
% J3 \% _8 G. ^2 \# T 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
+ y- T) |7 d X/ t 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
* L( E5 j5 p# b1 O 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ! u- C" G, c- X& a$ f- w7 q* l
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
* m& `! Q& d' r% j: ^ 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
$ G' F; B& b( k" O 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
/ O- ?" u0 S# p& U- }8 y4 D 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
i) H3 Q* o; i2 ~: w5 o 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
' D6 o, I; K8 K! A* O8 J" y 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ! d* z3 K) p5 |
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
5 S9 E* @9 S: y( m9 Q 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ! R7 Y) [0 K% ]# ]2 T3 e
9、与本职工作有关的表格。
4 ^1 K6 T* a/ i: I+ }9 q% r: j 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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