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5 z5 T( f) y6 H- V1 V9 H 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：( ]3 D, m" f. g9 V0 t! i9 M
做会议记录，写着写着笔没水了； 3 P- V; J0 A0 X3 u* o( h2 K; r" b
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 1 A7 S1 _ B" Q% _6 o5 z
用胶水时，找不到刷子；
4 z' J( U( j. Z( @ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； * I9 \# O2 y1 d7 Z5 d' s) a
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
& S9 Y- j5 L9 K9 @6 `% f2 r 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 7 c8 ]. x6 H( x6 S0 ?
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
7 _- ~( ~8 y, W8 M" G6 w' h# T2 c ? 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
4 o$ x! C9 S$ \5 |! q 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 $ K2 q1 G7 u4 C$ P9 z6 V
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
/ c' J2 e q8 v; ^8 F G# c. Y 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
. |5 e, V1 n* K" u4 A" x 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
( E4 w4 N! |7 a9 i% i; z 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ! g# H5 p2 q; I- V
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
( A% ^, H3 c; F. q 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 # _9 V6 B" O& t& H5 D7 J6 A: e5 R
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
. i; N1 `$ e( s 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
/ c- ?- G1 W8 }8 h 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
7 ]. N4 t) u( d+ r7 { 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
& e3 L3 C# z2 t 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 & \+ H: {6 d1 K' o
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 " `4 y$ M6 X" P4 s5 K
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
/ T6 b; X2 d A8 R: D m5 \! A 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
! R8 |5 F) C K4 t) }) k5 T 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
9 s2 [; y6 O: X: a$ D. l7 I 9、与本职工作有关的表格。
$ a4 `' C9 W2 `& ?" g0 l5 U" h" b/ q/ a 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。& w" O \# u% C, j$ h {
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