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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：, ]0 ?+ y1 a9 q) }- s/ B0 ]
做会议记录，写着写着笔没水了； , `: S$ N" E+ ^" N- T5 ?6 C9 {
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 3 d6 |& V J B) a
用胶水时，找不到刷子；
0 B; I3 X. O! r& N8 U 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
1 s! m9 _2 l& K3 ]$ E 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
) X3 y7 ?3 W& | 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
7 g6 o* V, C# o 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? + o @8 N! v3 W4 C5 \* n4 ~
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ' o' m+ K5 s3 [- i! s# N
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 7 f# W' B) _$ X5 r* F1 [
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 2 U/ Y3 d/ T- a( O7 M& \' ^/ z
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
- G% j3 n9 p6 `4 l 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
. \( ^+ {" H8 L) G; y 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
& ?# d! P& X+ x; H5 L 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
$ T) h4 h- Z: r7 K K 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
: c: F2 C/ Z- M% k- B" v 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
! W% \# l+ K5 Q, u 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 & b/ z1 _7 {; \" j: {, G# o+ E7 x
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
, y! o. J) m5 q* y7 |/ x 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
$ e% D' A0 F8 O2 }8 \- S% N 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
9 |. f1 w& ?+ T 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 7 X9 W0 a) |9 I; J1 f
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
6 p4 ~2 \# h6 C x! s- M7 E( ? 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
0 G/ |8 t6 {9 \' N1 q! p 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
6 q1 v1 ~* t" }. J: X 9、与本职工作有关的表格。 3 o3 }) q( T+ j. Q
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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