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' Z4 N d3 w) O& i 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：; y5 c$ a$ W9 r2 ?; b
做会议记录，写着写着笔没水了； . H, r' O* e* {6 I
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ! O1 }, o/ D# V! g+ b! x5 {: b- @
用胶水时，找不到刷子；
- F$ W5 o2 v4 t" \ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； / x" |5 S# l/ P3 W, i& `7 }
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ; s0 l9 J, @, i. p+ F6 Y3 Z4 q
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
- n8 I, B- T/ t9 x& J9 \* s 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
# p0 T2 i: i% J2 a6 x2 E 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 * F1 u U7 X. ]5 u
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
) u7 s& G" n7 L+ o6 _ 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ; J" T! D! t1 A1 N
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 * y5 @. B4 j7 Y# S
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
4 S; r( y. E0 N' Y2 m+ I% K9 s 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
" @9 i8 _$ e2 T" E5 o8 k- j 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
+ k. w. P# Q$ h) O2 R8 p 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 & e: l- ]+ |$ A
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 6 K3 p1 V# {* X
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
' l+ r9 g7 ?7 `/ E- Q 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 7 |2 l1 A; [" p) ^ h4 s$ B
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 # J4 f, p! Z' K: H
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 + C+ }1 E* z& `+ c9 m- Z# T9 J
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
0 e/ H! V J" t$ e3 i" i( ^! c% M 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
6 R$ M% |9 e( t 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 8 C0 ^. T% V( o6 j. l# G x
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
8 C A: J9 W7 j+ k- Y2 W( d 9、与本职工作有关的表格。
; b' c2 h0 Y' w 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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