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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
, S! j$ `8 s) n+ C i5 x+ u 做会议记录，写着写着笔没水了； ; m! Y2 x8 d, U5 [# n+ F
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； " J: k4 Z: a; n
用胶水时，找不到刷子； $ C+ H* z% F% \, t9 j, ^
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
) R2 ]' r6 n6 q" h9 r! O5 G3 J/ N: x: ` 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
4 r; Z/ D; F4 s! ] 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 , K# Y! w1 \" ]( d
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
! J/ n& q0 ~0 V6 p7 U' U5 w" o 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 $ `, ]! K7 h) \) \9 L
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 & @8 B% I6 w% F* G& i1 ^
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ; e0 v" z1 t5 R# _' o6 O
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
1 N [8 V5 b/ R( m 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
) K" K. ]' T" |3 z) m% p7 {, l 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
; \* N" D+ f* l, F 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 / H4 q% }! A' L# W, f0 J
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
/ {% [3 [* G2 h, a: q! F 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 . w- r. ]2 `" B1 j
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
- @7 U$ {- z" |2 c: w0 f9 D 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
2 y U2 T, i. I7 u% U7 M) {: L' m 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
1 Z$ n4 e" q: {8 k2 G 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 / p0 Y9 t' T- S( Y% R
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
! L! q) @7 c- d. V3 t 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
+ F1 {( ~2 ^4 U9 J 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
! l; Y' @4 m0 q+ M6 P f# s 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 8 f8 E$ c' h J4 E" O
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
5 Y3 Z$ M! O7 R( ?& m5 D7 B 9、与本职工作有关的表格。 ; [% B7 b9 a" G: Q% F# r G [
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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