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( X5 G$ w) b3 @" E# z5 b7 x 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：9 E% ~( c c' D- a- T
做会议记录，写着写着笔没水了；
+ h, e' h% L0 r4 C# Q 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 6 Q( a* p0 ~2 Z7 J. z/ G: r
用胶水时，找不到刷子； - @0 O6 n% q& v( }
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 6 u* \2 Q% X+ m) y+ g6 ]
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 3 [2 p$ |# Z% N: R5 {( ~7 Z
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 Z# P( A$ E( q' w) v; l
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? " O3 L- f' t0 e* K7 m6 l
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 , @5 q% v$ Q; u/ g& }
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
u# ?+ ^" _4 z# t# c0 f! l 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
* Y+ \& L2 X8 M, b' _ 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
+ y' D; q0 B# c6 }9 z6 k* P. Q 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
! R1 c, a! l0 N1 Z7 y 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 . s8 p: w1 W+ \2 V# L5 W
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 : ]0 g' {: R# r5 h, T( C" c8 Q
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
, n# ?+ U9 s3 A# |& p 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 ! ^" H+ w- ?/ G; ]$ s3 W! w
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ) ^4 }" R! Y+ ^( x- ~0 `) _
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 2 D4 f7 p# }5 b5 A) ?1 d, e( T! m# [
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 9 `8 z: K* o; @& t5 ], S
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 3 r( @& x4 z1 I- @
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
3 U( Y2 b- H. k, \( P- x- L% D 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
; ]9 X3 y. d5 T; O 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
' d H/ X/ [3 D 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 : B- w7 P- M% A, x5 w
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
. }2 f0 u2 C. G0 S0 s 9、与本职工作有关的表格。
& q6 ~* t5 D' S7 o7 y8 H7 P+ b6 [ 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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