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网友提问： . Y6 m: K: y! n! `
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ 2 h8 e6 c- Y$ l) z9 t, g
; z1 Y6 `6 f. e. x老秘回答： S; a% ^# v. z" w
& i4 H; G V8 v- Q' s3 B, ~会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效
0 h* ?6 J+ x$ i @- S 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
) v& T3 R6 X8 Z& u; n 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 * H/ O+ R9 _ D) m7 Y3 s/ q; C& |
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 , J' b( T9 d! r: ?7 Q1 |3 F" f
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
+ J2 D/ C! r4 s* o e 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
- l1 v9 Q9 C! {8 R: m 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
3 L& u( \2 `; s8 Y, u% [* p; F 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
: Y2 \ V4 k! m' u4 V" i 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 - R) J( R, x# H; f; r1 M
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 , T+ i h$ y8 U8 O
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
0 ~5 k* s/ N/ G$ H |: _9 \ 10.信息要加以选择，避免过多。
: \3 A2 D! e9 n) p& Q, @5 y! }+ ` 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
# o+ i$ L' G- ?" v" w$ {+ R 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
6 b! B S4 H& t; p( G5 j w+ A 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 ; x- T2 u8 s( j0 f# n' E* C
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 + r- Z- h' C8 _
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 2 @6 a: B8 x6 L/ [
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 2 ~/ |) L. O A) r
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
( j# z G( i2 s* D4 M Y% Q N7 j3 _ 18.会前先拉几个盟友。 ; D/ a$ n9 F: `0 e- C
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 6 ~& a4 e- H1 V1 T4 O- \5 x, W
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 . K+ y& e# z; }/ N3 W8 X' W
●会议准备 / I" R+ k/ M! J b: D
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
. q; n) A. H# a, `; F 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 y) p: E: }, L9 L
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 0 c6 P4 X% g' x
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
$ Y# ~, t7 V5 H: T. T) n 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
3 |1 X' L+ O2 Z2 k 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 : m7 ]% {& a0 ^. t- A
26.任何议程变动都必须通知主持人。
0 o' c* p0 s9 o/ h4 Y5 G 27.议程要尽可能短小简单。 # {$ I X" V& E) G4 C2 c
28.尽量将议程限制于一页纸上。
( e9 E' k" |: C* P2 C 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
% R3 ]' S& ]4 Q. x6 E, N9 \4 p 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
) g+ C% W w; @0 T 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
" m1 I2 [# A' h2 j# A. V9 m( l 32.必须将电话转移出会场。
3 z, q" C0 ~# V6 A0 Z" ~( C& h0 [ 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 - w b7 P: C9 B1 I8 N# p1 Z
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 9 @+ V: r% u" l# C1 p. @/ L
35.要找个确保没有干扰的会场。
8 }+ J, Q9 r% t( x 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 0 f( n! J; a9 q- f% X. Q
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
# V% q: ]8 t* b* o5 L6 h 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
* d9 a+ @* X3 [- q2 z 39.座位之间应有一臂长的间隔。 , P. q9 x3 Z& R# S& U F3 H
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 & @" m) }2 I7 a( n- ~; m: C7 W `
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
/ B/ s0 x7 Z- q 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
1 I$ N& U* r j9 o2 F5 X% z8 r* M2 C 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
; e! f# } J$ e2 t" k v, M 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 4 ` N/ K& _7 O& ^4 f/ ^
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
& r5 S3 H. }# H 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 $ z# _$ z) a0 |# P, z
●出席会议 6 O4 E7 u) R5 A% z$ M2 Q4 W( A
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
& l; O+ o: k4 I 47.会前拟出自己的发言稿。
" j4 h: X9 N2 b4 @" V& d" O 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
4 H/ {/ Y; d8 a) h/ e 49.要保持积极的脸部表情和音调。 ) B7 u. r4 A3 k8 O/ e
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 , K0 t$ o- X2 ^+ l3 c, B
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51.开始发言前先作深呼吸。
" m: }- R- e. @+ _, A+ s& ~) k 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 / @6 Z; k% X" w9 T
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 . B5 i: L( X- J; \
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
9 `* r3 I/ ^# M8 ~ j7 H8 Q 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 ) P1 {$ s4 z7 Q! h5 I2 \
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
' A: b( P5 ^2 ` b( U: A9 ` 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 . M( G: g* ~7 P! a
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
8 O3 s6 ]5 Y8 S% o) S 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 5 `2 T$ p8 ~8 s% h/ @, K. ~
60.必须按照议程顺序作会议记录。
8 A; a, e- ~. c0 f$ _+ B 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
4 o! ?$ h+ i5 w8 z' [8 Z2 ^8 j3 h 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 : A, m, n0 p) ^
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 + t; a% C0 `* l- L5 s# g
●主持会议
" x, s- }" m0 C- W4 z 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
# n' E( l% G' y: T1 b 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
$ k8 D. T8 r4 m9 R; }. q4 b 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
9 `! i7 Y: m! J2 O, J% r 66.尽量于会前认识新来者。 7 X$ z! g* |: G7 |" }. n" l
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 2 K/ c3 `. E2 g0 Z: s9 E+ v
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 q) P9 w7 o. G. r4 @& D2 \% m4 I
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 , o) K6 M4 f- ~
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 * F" G0 o7 _0 l* v
71.要制止支流辩论和私下交谈。
8 p* @# ]( X) Z* V! c 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 5 T. m/ b6 L4 d( ]! ~5 L7 f
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 / ^4 V' Y6 x0 p) G
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
: h! q/ M1 x. S5 o" D3 V8 q1 r 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 / {. u/ y3 X0 A1 s4 R& y/ {; ~7 k
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 # H1 i. Q9 P8 u# K$ y6 N
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 2 c% |3 ?4 a+ ~& E5 L7 x+ _
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
7 o' o9 N9 M- b: f/ F0 q) z7 W 79.必须清楚每次会议的规则。
- H3 @% l0 `' J# j# E 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 s% ?6 I+ j: n& Y' j, v
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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