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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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9 V3 w% B8 @! s0 T' f$ Y* ?老秘回答： % C: \- z* f# {9 \% O: N( ~* }
/ ?8 k3 {- ?# V G% A会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效
' w3 }5 Q3 N* r' B" L6 J 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 ; S9 z- b# `5 d! ]7 b9 d0 E
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 , }1 u" T7 b# r" V8 k) a8 Q5 H
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
; T" o; f: ?9 Y5 L' T. s 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
4 @8 n% o& c/ i4 y 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
4 j: p' H. @9 t3 D) ]+ q 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
" Y) r) \* ]* O- V6 p 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
6 C3 h/ N3 r0 }. R* q7 d 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
' O# X/ q* }0 o7 s8 X) D, \1 Q 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
$ X: c6 W8 N l 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 % t9 @5 y% g- }1 @4 R6 r. d/ Y
10.信息要加以选择，避免过多。
" E# h5 G+ V: ?& P/ g4 E 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 + `- k0 H( W* Q8 \! Z9 w
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 ! u, y2 F0 \- {4 ~
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
' ~; S' G# y5 a: k0 r3 @ 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
g8 s$ ~: W& Q, B2 p* W 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 4 }# a3 A6 w1 V1 w
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
/ V9 Q8 @3 |2 Q9 y6 b) [# D 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
* B8 o! u" [7 {4 s' e" p* S. b 18.会前先拉几个盟友。
( y) @6 t7 k6 }6 I5 V- L 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 # e( u) y; v: [% Z7 [
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
4 j& O: R$ B7 v( o4 I ●会议准备 9 b: _0 l" D* n" R, L
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
- h; j" W( c0 ^0 L% U8 @) D 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
. R6 \6 R& m7 _2 { 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
0 _. Y, y! h7 R. j 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 ) }% T6 k( M! m5 Y: s9 G, |! i( T
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
4 x) l4 f9 h; o 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
$ h9 Q8 a8 f4 g2 S 26.任何议程变动都必须通知主持人。 / k8 _/ r# c$ \5 k3 q. d: X
27.议程要尽可能短小简单。 8 e3 v+ h& s5 L) D; I4 c! J
28.尽量将议程限制于一页纸上。
: z- K8 _: }5 q. x0 b 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 . X2 L- V, {5 Z
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
" e2 f0 }" L8 Q2 M 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 % H5 e7 A. \. l |9 Y- A w
32.必须将电话转移出会场。 ( g* S' H% u4 f0 k
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 % s6 s8 w( e% v" ?& A8 F- ? {( J2 S
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
6 P K+ C# i; _0 i1 S+ l3 j 35.要找个确保没有干扰的会场。 * L! b7 ?" ~+ }
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
0 G& ]4 G7 ?& u4 _9 a, H9 M" w: p 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 , F" t: l' \: b: n5 o+ N7 w3 y1 H
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
4 v5 A" h, y1 v9 j! p0 E* E 39.座位之间应有一臂长的间隔。 : p7 c3 K4 @: ]' ~1 [4 O
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
& q$ e9 r# V/ x$ x8 w& r 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 & W) ], _/ e3 W' s3 s2 ~
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 0 b5 u- Z/ ]9 u
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
) X+ B0 o4 Z$ k" n# p: }. ~; ] 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
, I/ U2 i" q" B6 M3 ^( }8 A! o. A- x) { 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 * Y+ x' h( G1 i7 h3 B5 B) W
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
& v1 B4 u7 e+ n) J( a. p; E. i. R, n ●出席会议 ' H% W2 d0 A! U3 J" t- ?1 K& M
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
- z% j) W) \" l- J' R2 P. q 47.会前拟出自己的发言稿。
: n7 A4 C2 _9 C1 s- \+ C- M 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 , Z- _; n9 Q6 v- w t" z% B
49.要保持积极的脸部表情和音调。
) ~0 Q* ?& M9 \/ t 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 & A& i k& @! I/ {3 r
" K6 a1 z' b# f% W2 k0 h c: b 51.开始发言前先作深呼吸。 ' S T0 t- D4 J J% J& n
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
4 I, H7 L2 q4 c 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 # f( F; r& } D) D* Y; k3 O3 {
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
' f' w, K, D C" v' a4 f, A) D 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 4 @7 ] o- w7 d, {
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 2 ~# R3 Y3 R9 ^
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 ! Y% @7 O; ^0 Q4 s" I
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 % @" j4 I/ r6 R) R2 x% @% y
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 # l) a! t0 J) S# y h8 b
60.必须按照议程顺序作会议记录。
! r5 A% o( N W) J 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
0 c$ ]2 N2 J8 \; T( J2 e 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
' Y `8 b" |7 b4 l( z- H 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
, D# O: W/ P" j& I t ●主持会议 . i% ?7 Y1 L) R
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 0 s' Y- X1 b) r! N% v* P
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
+ X8 K7 J E3 | 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
( |: i& P" d9 c4 P 66.尽量于会前认识新来者。
) ^0 b5 k3 n( B/ o0 A: m: z; G2 { 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
3 X5 G) ^' o5 j- }, o' D 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
K1 y3 w" m4 z# q* H N4 P. A% J 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 ' g, X g/ k0 s
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
N# W i) K5 Q! D( W/ W9 v 71.要制止支流辩论和私下交谈。
% b% @9 c9 s3 s/ k) y 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 8 J9 ^* A; `4 h7 h- N
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 * c4 }8 ]0 ~$ F! {7 b
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 & e' d3 M R: u
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 * |# U) S. o. u3 Z" N7 x+ z
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
3 ~0 j+ X% ~- h' C: p& r7 _- A 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 6 _3 D5 w. E/ |, O
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
" B, x r L6 f# @9 p 79.必须清楚每次会议的规则。
1 `7 N/ {6 D6 x 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 7 C! b" {/ s! j* b$ ^
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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