老秘谈如何提高公文撰写的质量

一、必须十分注意公文的撰制质量

& V) W# a$ k7 q+ H" w" k/ E6 Q* j　　同任何产品、服务、工作都讲究质量一样，公文的撰拟、制作，也必须十分注重质量，且应将其放在全部公文处理工作的第一位。
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9 T: c2 m4 W0 j  j4 `( X　　（一）提高对公文撰制质量的认识


　　公文的撰制质量，关系行文目的的实现。凡制作公文，必由行文目的支配；而行文目的，必以公文质量来保证。如果公文写得吸引人，使人读得懂，并且能够说服人、打动人，其宣传的道理就能为读者接受，提出的措施就可转化为读者的行动。此为公文的预期目的．也即正效应。反之，公文质量低下，读者不爱看，不愿执行，就达不到行文目的，其效应就会降低，甚至走向反面。



　　公文的撰制质量关系公文效力的发挥。杰出文字自有千钧重。人们曾比喻优秀公文为“精神原子弹”，它所释放的能量绝非寻常：或摧枯拉朽，雷霆万钧；或感天动地，撼人心扉。解放战争初期，人民解放军同国民党军队两军对峙，以我军强大的军事压力为依托，我方开展政策攻心，*话筒喊话，播发广播稿，使敌人军心动摇，纷纷投降。以《三大纪律八项注意》号令三军，整饬风纪，严以自律，对老百姓秋毫无犯，使我党我军赢得了民心。精品公文的威力源自撰拟、制作的高质量。也就是说，只有高质量的公文才可发挥同自身相匹配的力量。
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　　公文的撰制质量，关系行为主体的形象。文因事起，文由人生。公文是通过机关、团体、企事业单位的工作人员制发的，代表行为主体表达意志。可以说，公文既是行为主体工作的产物，又是行为主体形象的反映。好文、优文、精文，是行为主体政策水平、工作作风、写作精神的客观反映，读者可由文及人，对行为主体作出良好评价；反之，读者就会作出不良评价。
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　　（二）增强公文撰制质量的途径
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　　使公文的撰制质量，提高再提高，不断地臻于完善，有多条途径，多种措施。择其要者，有以下几点：
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' f! `7 P) ?+ m6 r$ w　　1． 强化质量意识。任何物质产品、精神产品的生产者都要强化质量意识，确立品牌意识。公文的撰拟、制作自然也不例外。“质量就是生命”这一命题同样适用于公文撰拟。质量对公文而言，是一个全方位 概念，制作者都要高度重视，认真操作。有了精品意识，才会有精品成果。
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　　2.开展全员培训。在公文的撰制主体内部，应该形成人人皆可动笔的良好局面，这就要求要开展全员培训。只要领导重视，措施得当，全员行动，培训便可开展，开展便会有成效。这样，一马当先、万马奔腾的生动态势就可取代少数动笔写作、多数袖手旁观的清冷局面，而且，在人员流动中，可以一茬接一茬，新的成员很快适应需要，融 入能撰善写的集体之中。


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　　3.创造重质氛围。在造就全员动笔写作的长期目标活动中，领导班子、综合部门都要开动脑筋，多想办法，以调动全体工作人员的积极性，变“要我参加”为“我要参加”，内驱力一 旦形成，成功便大有希望。可由办公室制定长远规划与短期计划，使全员动笔写作，活动长流水不断线，并同正常工作有机地结合起来。例如：开展工作中制作公文评比活动，可由群众评价与专门评委打分相结合；开展同题写作竞赛，搞展览，配以佳作点评。在各种活动中可辅以奖励，并将公文撰拟列人个人业绩考核、职务晋升系列。

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　　4.严格把关工作。《国家行攻机关公文处理办法》规定：“各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。”这就确立了办公厅（室）的地位与职责。非行政机关系列，应参照执行。有条件的单位，可自行制定公文处理办法 一类的文件，以为规矩。要加强公文审核工作，业务部门领导为部门起草公文的第一把关人，变轻易通过为从严把关，力争部门优秀稿件率高。以此为基础，办公室的核稿、领导的终审签发，均应高标准，做到一字不虚设，一文不苟发。


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　　二、提高公文撰制质量的内容要求



　　探究公文的质量．无论作者的撰拟、制作，还是读者的阅读、办理，都是将公文的思想内容置于第一位的。


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- h5 w6 I4 {; X% A/ `: B& }　　（—）意图的传递与主旨的表达
   
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　　公文，是表达行为主体的领导意志的。这主要表现于领导者在交拟、研究文稿时所传递的领导意图之中。所谓领导意图，是指机关、单位的领导者对全局或局部制定政策、部署工作、处理问题的设想、目标及策略、打算。此处的领导，是指领导班子集体，因为我们党的领导制度和国家的政治体制是民主集中制。文稿撰拟人在领会领导意图的过程中 ，要理清脉络，善于从整体上把握，并积极思索，逐步深化，对领导意图的把握做到完整、准确、充分，将自己的思想上升到领导思想的高度。惟其如此，才能达到为领导代言的水准。
   

　　公文的主旨，是制发公文的行为主体通过全部内容表达出的基本意图与公务目的。主旨之于公文，相当于灵魂之于人体。“意者，一身之主也。”公文质量的高低，效用的强弱，主要取决于主旨。凡制公文必为事，即处理事务，解决问题。办事效果自然体现公文价值，而公文的主旨，直接决定其价值。可以说，旨高则文高，旨平则文平，而旨败文必败。对公文主旨表达的基本要求是：其一，正确。即 正当、准确，排斥偏颇、错误。这就要求公文主旨符合客观实际，符合党和国家的路线、方针、政策及法律、法规、规定，符合历史发展的总趋势。其二，鲜明。公文主旨要界限鲜明，是与非，赞成与反对，要清清楚楚，明明白白。要语言鲜明，做到一以贯之，排斥前后矛 盾， 一义含之，排斥义有两歧；一说明之，排斥含糊其辞。要简洁鲜明，忌用曲笔，作到秉笔直书，直陈其事，直道而行，直截了当。其三，集中。即主旨勿分散，要聚集，做到一文一旨。一篇公文，既想讲此 ，又要讲彼，贪多求全，注定失败。其四，结合。即理论同实际相联系。这就要求公文作者摸准上情，即“上头”的精神，把握理性思维的依据；还要握准下情，也就是“下面”的实际状况，立稳公文的基石；更要全力结合，将上下两者有机地结合起来，这样，公文才能有新意，才能提高其行文效率。
   
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　　对读者而言，公文的领导意图是隐在的，只有交拟者、撰拟者心中有数；而公文的主旨则是明现的，稍加用心，即可把握。撰制者将此两点表述得准确充分，制出上乘之作便抓住了关键。
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　　（二）观点的科学与材料的充实
   
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　　在公文中，作者要表明、阐释观点。观点是公文的旗帜，可为公文带来亮色。在综合性公文中，常常出现若干观点，其中必有一个是基本观点，而其他则为从属观点，前者制约后者，后者服务于前者，共同表现主旨。胡乔木同志指出 ：“写文件与写小说剧本不同，鲜明性的要求不同，关键是观点要突出。”观点是行为主体对公文内容指向的看法，只有实事求 是，符合实际，揭示事物本质，掌握内在规律，才具有科学性。只有科学的观点，才经得起历史的检验。

   
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　　材料是公文的血肉。在公文的酝酿阶段，可产生观点，体现出材料的基础性；在公文的写作阶段，可说明观点，体现出材料的服务性。在使用中，务求观点统率材料，材料服务于观点，两者应有机地结合，辩证地统一。材料须恰当地支撑观点，有力地证明观点，科学地说明观点，而不能方向不一， 例如同观点毫无关联，甚至两者相抵触。就材料的数量而言，应坚持适当、充实的原则，并非多多益善。有时 对着力强调的重要观点，材料虽然可放手一用，亦当勿滥有度；在通常情况下，选择最有说服力的材料一两份即可，以质取胜。
   
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　　（三）结构的严谨与语言的准确
   

　　公文的结构，是作者依据对客观事物的内在规律和事物间相互联系的认识，对观点、材料实施全面调度，用完善的形式组成有机体， 以表现、突出主旨的重要手段和具体方式。它属于公文的表现形式，更是作者对全部内容的科学构筑。它讲顺序、讲条理、讲逻辑、讲协调。
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4 C' _7 W7 }5 }1 _　　无论是公文基本形态的设计，诸如标题、主送机关、正文、发文机关、成文日期，还是结构方法的运用，诸如逻辑型、自然型、复合型的正文组合，过渡、照应的正文内部衔接，都要合理、自然、熨帖，使之承接紧密，开启顺畅，严谨周密，浑然一体。
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& x% K; x. A9 x" }, ?: l, \　　通过公文中的语言文字，作者表达公务目的，传递信息，读者接收信息，采取相应行动。遣词用字准确、规范，成为公文撰拟的基础性要求。“辞，达而已矣”。古人的这一标准，今天依然适用。公文用语准确恰切，读者才可看得懂，明其义。准确，就是根据字词的含义、属性，将其放于合适的位置。这成为语言使用的第一位要求。要辨析词义，精心选用，包括范围、程度 、感情色彩方面，要精细鉴别，讲究分寸，选准“这一个”．做到表义单一、明晰。在此基础上，还要讲究语法，符合逻辑，进而达到言简意赅的境界。
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" N, H& V  G' t　　三、提商公文撰制质量的形式要求
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　　形式取决于内容，又服务于内容。在公文内容相同的条件下，完美的形式可圆满地表现内容，而不当的、有缺陷的形式则损害内容。因之，在公文制作中，绝不可以为形式可有可无、无足轻重，而是必须重视，符合规范。
   
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　　（一）结构安排得当
   　

　　在结构方面，公文同普通文章一样，老秘网整理，表层结构中，既含专指内容方面的内在结构，又含专指形式方面的外在结构。就后者而言，公文通常分为三大部分。第一，眉首部分，指公文首页红色反线以上各要素。包括：①公文份数序号；②秘密等级和保密期限；③紧急程度；④发文机关标识；⑤发文字号；⑥签发人 ，上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；⑦红色反线，宽度同版心，即156mm。第二，主体部分，为红色反线以下至主题词（不合）之间的各要素。包括：①公文标题；②主送机关；③正文；④附件说明；⑤成文日期；⑥印章；⑦附注。第三，版记部分，为主题词以下的各要素。包括：①主题词；②抄送机关；③印发机关和印发时间；④反线，版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。外在结构的三部分及各要素，从顺序、规格到字体、字号诸项，都要符合《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》（GB／T9704-1999）之相关规定。
   
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　　（二）文面设计规范
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追求公文的质量应是每一位公文写者的宗旨。

形式取决于内容，又服务于内容。在公文内容相同的条件下，完美的形式可圆满地表现内容，而不当的、有缺陷的形式则损害内容。因之，在公文制作中，绝不可以为形式可有可无、无足轻重，而是必须重视，符合规范。

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在结构方面，公文同普通文章一样，老秘网整理，表层结构中，既含专指内容方面的内在结构，又含专指形式方面的外在结构。就后者而言，公文通常分为三大部分。第一，眉首部分，指公文首页红色反线以上各要素。包括：①公文份数序号；②秘密等级和保密期限；③紧急程度；④发文机关标识；⑤发文字号；⑥签发人 ，上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；⑦红色反线，宽度同版心，即156mm。第二，主体部分，为红色反线以下至主题词（不合）之间的各要素。包括：①公文标题；②主送机关；③正文；④附件说明；⑤成文日期；⑥印章；⑦附注。第三，版记部分，为主题词以下的各要素。包括：①主题词；②抄送机关；③印发机关和印发时间；④反线，版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。外在结构的三部分及各要素，从顺序、规格到字体、字号诸项，都要符合《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》（GB／T9704-1999）之相关规定。

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各要素。包括：①主题词；②抄送机关；③印发机关和印发时间；④反线，版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。外在结构的三部分及各要素，从顺序、规格到字体、字号诸项，都要符合《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》（