办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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0 k. `5 a# W& S2 o加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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5 v/ [9 y1 `' L% G  i' g+ P( u7 {二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范

# F4 I  m. e6 v' {1 Q9 z. E四、加强办公室的日常管理

2 b+ |. T5 ^* y8 }4 P一、办公室人员岗位认知与基本职责
! m+ y) @/ `8 y
7 I% y1 [  [* E（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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4 x: D6 S6 z, A. `6 \# }- D职能定位：
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. e& J+ K* A2 A, U& v' K# O5 a行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

" q6 P& N  G1 B一、办公室人员岗位认知与基本职责

# l  J% X. m% g! F" z$ S（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：
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7 \% U* ?# R& L+ |程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

5 ]6 k* I  E& M! n4 L; b: U按内容分：

: i* J$ `  d& J4 e7 A办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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  s$ y: W4 |. k$ k) H7 v综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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! S( E4 _# p( _7 R$ ?* t6 `一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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; c! t( p( M, e: `$ T（四）办公室工作对人员的要求
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' i0 D8 Y& X. I+ t0 D6 x3 c2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；
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5 T$ g/ F7 e1 N/ v! h( X二、要认真细致；

3 S" O. b9 @$ q, [: I! C三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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) r" k4 I* ~! P  R5 Z7 I( Y3 H四、要讲工作效率。

; T$ O" f! S5 b6 f, Z（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。

; {3 @/ B3 E, c（四）办公室工作对人员的要求
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9 V6 k. @( A! Z$ u% K2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

9 i5 v/ ?" O) A' _1 I调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

9 `' ^/ S0 V4 D! l3 `表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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, }, ?1 T/ d. ?2 R; f7 U& @调控力(控制情绪的能力)。
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% }3 G! z4 a' O意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求

0 U" W' K# [3 X/ I& Y4、角色意识
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. E: L: s4 c& }4 v- r& @3 W' M% g; F3 v做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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责任意识

创新意识

奉献意识

/ B( n4 k" S  u% Q信息意识
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程序意识

% G  u4 @1 C5 ]6 W3 f* A学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待
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* F: u3 p9 W( k+ T领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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) T  Z+ a/ M$ H$ h他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?
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6 s+ h9 w7 l* m% g4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

  P0 O, o$ G5 a+ I+ x5 e领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

) V: g1 X: ~7 @# Z% t能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6 }  ~1 L* h& G! ]9 ~! i6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

. J/ t- t& s3 U. G1 \能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?

0 U4 n/ N  g5 b9 n7．他是一个机智的人吗?
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. M# f5 ~: w8 e) o7 i) D能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?
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$ P6 P7 r4 S( ~. ^+ [7 `5 Q能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
, `3 v1 n) `6 S. h0 k- U# N
* Q' m; \4 D9 T9 o- _; w, ]领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?

* a' j* m! G  |' O! x' z. h当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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" g! i$ Z6 i9 m6 ?3 Q$ T( x12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目
3 ], w! c$ O2 C, E. r7 U
13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
4 |$ I5 R: {; B$ ~+ J5 u
- u% k5 h- n3 `$ [而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

' Y6 G- b) V1 I( ~4 _1 n14．他是否有个人学习计划?

9 \8 Q6 S. n9 ]9 d) j; V是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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  y4 f9 B. x/ r/ Q是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

; x4 |' r, w, Q* |) X% ^6 a15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?

6 h/ @' k2 h! p$ e! H能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

$ ?& M7 i9 k5 b8 u' H7 u16．他是否按时完成每天的工作?
. d3 D( Y' P0 `' J6 g; G
7 j) f2 H2 J* D# r( l是否根据需要自愿在休息时间加班?

. P, ]  R0 r7 v+ j9 S$ v6 j) Q领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

; q6 B9 E# `! e% H8 Z19．在调研工作中他是否称职?

9 T$ M" R7 D" i: f( Z8 w能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
9 U5 L8 p% w$ [8 s( \
, ?$ d2 D1 l* |! ]& G- h20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……

, p7 }: Z9 X" M二、加强办公室建设

3 l4 V7 B# G. E8 h0 z2 y% {- \（一）办公室建设方向

! N# y. b5 S! ]" R) a8 X  P1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象
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良好的电话形象

! S8 i# s& _0 {3 m良好的文字形象
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6 q' H" |4 i# F' p; O良好的语言形象
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二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

  y4 t3 ]) a( O# p, Q1 ~2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

: X  h4 J& T, [+ P' w3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

) ]4 }4 k9 m; I8、不居功自傲，有容人雅量。

- a3 y- z5 O6 n三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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% s) o/ X# F& S' Q( |+ X* C1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

2 g7 k/ {' f- b  v3 E（1）确定会议目标

& f! y, E! Y( A* B4 I（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案
4 k8 }0 w0 H' |) h( m8 ~% H! ^
0 ?' Z: W2 V4 H3 \) y4 O（1）拟订会议财务预算

  K+ ?8 o; |6 }) e（2）拟定办会方案
3 @; n6 x+ E. u" U  ]
% {* H$ i8 l6 O2 S3 K) a/ ~9 c（一）会议服务的基本内容

会前准备工作
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( D3 O( \, t% q$ u% J% G4、确定会议的议程、日程和程序
( J/ S6 V/ Z6 n! K; N
; q, n( [$ ]- G( K/ [5、分工撰写会议文件

- {: ?8 b+ W* ]! |3 D2 S6、确定与会人员名单以及会议编组方案
8 q! Z, }8 A1 p7 ^) x
7、会场的布置工作

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% k2 X, f4 ?) }$ u2 w0 p衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

/ b7 o, D' L4 e: f" B3 e+ h7 x主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~