浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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# x/ v+ c/ j- a/ u　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

　　一、秘书的职能
8 C3 o3 p* `& Y# a　　1.辅助决策
& n" z& n2 G1 I9 ]; P+ I
5 q1 [" v$ V; b　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
2 V3 v, R; t- O1 s) o
& s9 _+ T( x' _: o) E: a; x8 `　　辅助内容的综合性

　　辅助时间的经常性

　　辅助环节的全过程性
" I) E0 P! n( n# u: h( {
* p7 i3 z4 _* D9 S- B7 x　　（3）、辅助决策的原则

0 A0 |+ U  k' @$ z0 I$ F) Y　　超前原则
3 a7 M/ f$ Y# k" r- x$ y1 `9 G
; K0 Q6 C6 u' n8 R: n  T　　定位原则

1 G  t! ]0 {" X! {$ Y7 }　　信息原则

　　谏诤原则
9 m% m1 {! j4 X/ m3 d
　　（4）、辅助决策的过程
3 l! G9 p! N0 d7 N7 Z! f7 n1 w
; g( G4 u8 i5 t' F　　协助领导确定目标

　　协助领导设计方案
' }" p6 ?9 Q" B4 j
　　协助领导评优选优

　　协助领导实施反馈

　　2、协调关系

1 J( K- r. y8 K5 F: F" @4 i) n　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

$ c2 H4 e' k" B. M! l　　（2）、协调关系的特征
  n) v3 P* f1 ~7 z6 j% a
  g8 t0 P3 ~3 {  i1 Q$ e& N　　从属性

9 n) P; [- C  [4 v) p6 a+ o8 L　　广泛性
% ]' |* r) [# X3 K" \* s/ N
& O- Z3 Z: Y) u; J　　间接性

; I' X' ]' ?, l7 C5 F- G　　（3）、协调关系的原则

　　政策指导

% ~* O; v. V* T$ l/ g0 l　　客观公正

. u$ @4 D- T5 z7 N6 m' v　　平等协商

　　注重整体

　　灵活适度

　　（4）、协调关系的过程

　　摸清情况
5 ^! o3 ~0 W8 k" H2 s
　　找出症结
' U% m' p0 u8 [, F! b2 o' |
# n  V. p9 U* A　　恰当协调

　　督促落实
5 }" W! n) L0 v* `& V
/ P! B2 m+ j1 L1 L, i6 Q# j　　检查反馈

$ S2 B2 g3 Q  f5 T' l6 I　　3、处理信息

3 C; ]  U3 k- M　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
# `1 s! `& A* ?
$ j" @! j$ u- V5 a3 o3 ^4 z　　（2）、处理信息的原则

　　及时性原则
' b9 t, l* x: z) f0 q0 [" P9 Z
　　保真性原则

　　适用性原则
4 V7 @5 o3 A0 `! l
( R7 y; e: w# W4 v% H& v9 j　　预测性原则

" f9 v) s# s  x1 w& K　　（3）、处理信息的内容
* L2 S3 K/ z. C( L
# Q7 G1 \+ J$ h* d; f+ _　　历史信息
2 g* t+ d5 Z$ f1 K2 ~+ u1 E
+ D. E* g0 v7 H% ~" r& V; i　　上级信息
, l7 W* O5 d0 Q0 W+ J$ Q' w
　　内部信息
9 C5 W2 p6 L/ ?1 y. T
　　公众信息

　　社会信息

- B7 R3 g/ y3 D. v% K　　（4）、处理信息的过程

  U5 F- F4 g* {7 U) R3 ~# S$ r　　信息的收集
( e& }7 C3 d* V* I: U# e) O3 ^
　　信息的加工

　　信息的传递
# M. E: B- l, l8 C" _
　　信息的反馈
6 m, R) T+ k' B3 i/ [
1 Y* }5 }( Q' b2 t2 D& a　　信息的储存

　　4、办理事务

　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
  R. w) f6 O& E1 G
　　（2）、办理事务的特征

　　综合性
% x) o7 @1 E4 l- v/ r: C( {
　　服务性
$ N5 d: ~) M6 t+ y& O
; k7 s  ~) q0 [& Y　　繁琐性

　　突击性

　　（3）、办理事务的原则
+ x4 l  m2 H9 m$ x3 N6 Z  ]8 ^
3 t$ m6 X) y4 t　　被动中求主动
! i& [* S; |# [, N/ [
　　原则中求灵活
, ^9 Q' `4 W9 r1 p- C4 f
　　繁杂中求规范

　　（4）、办理事务的程序

: p! \% Y. U" B( Y' `& w　　自然程序

　　理论程序
% p" d: f1 d2 r! ]# [
　　指令程序
  A+ ]: S& C. ^0 [2 o8 O& H! _
　　法定程序

　　技术程序
, @+ O2 ^* q  V
　　习惯程序
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　　二、秘书的职责
　　大致也有以下11个方面：

. P. C* h/ ^" [　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
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$ |$ }/ c* n; s% u# a3 D1 N　　接待事务（来访接待、安排服务等）
3 L0 p7 M0 }7 H2 I: l" d- X
　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

　　行政事务
; `2 {% s/ _5 b
6 i; g1 o& p8 a% @0 M0 w　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
5 F. [1 t2 p, c. H
$ v8 Q! M3 V% z+ C$ ^　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

$ u$ V0 q! f+ t: Q* I4 }- i　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
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　　写作事务（各种文体的写作）
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　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
% x/ y  P7 N& E, c4 H
* Q8 @  d& H' ^0 B" F　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
) B& i8 X  R; S$ m8 n2 ]8 \  e
+ R. u* l" I0 H" `　　其他领导临时交办的任务