职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 u! ?" C! Z# P b
2 z$ S: A9 t4 G4 c 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
3 d6 G$ D' r- m, {. ]7 u X: t, _7 z8 r5 w) `- V$ t/ Z; {" k7 e2 p2 ~
一、秘书的职能! x7 L8 x7 E9 G5 j- f7 T
1.辅助决策
, H% _7 c+ s3 ]8 g9 D r, z
: E. {1 _" D# f3 I8 O# | l （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
2 }, m" m8 X B3 [4 n+ `/ q1 u$ P
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
3 V% l1 S! J4 n6 Q B" v$ c4 R6 v7 B! P5 w7 b
辅助内容的综合性 $ `2 L. Z' W# d% x
4 q. K6 g6 l8 P1 i0 K: ], q 辅助时间的经常性
# ~( p5 l/ N3 u4 m: a
7 O# C: P1 |" d/ @# g c 辅助环节的全过程性
6 m( P$ p o# r2 s2 r' z+ Z
$ B+ n5 D6 i' A/ K （3）、辅助决策的原则 % p6 A6 p* z" W
+ v- e9 u2 I- @" T 超前原则 ' N+ e6 z, {% K/ }* t
8 x1 _' @% U8 o' x8 L3 [, a 定位原则
# J3 L/ v/ @$ U) n5 V8 K, E5 C; x+ T1 h+ @
信息原则
& h( s" P: d9 b/ i! N/ h1 P$ @0 i
, i+ ~9 G2 Z3 ^+ H& \3 c- V6 c1 I6 ~- K 谏诤原则
4 R$ n, ?* C4 |; T* D
4 N$ j, @ x5 D+ d* ~& l （4）、辅助决策的过程 % @9 A4 e; q. \% ^$ S
' D. E- x) R6 q3 R' B, u4 ] 协助领导确定目标 * F: R) P' g% n) f9 `5 E# `: ^( K
1 _ Y+ I7 j1 q) q
协助领导设计方案 " C( O g1 l8 }7 J( ^" {4 @) u
& h) j Y% f3 S. r 协助领导评优选优 7 j7 K4 `. Q$ a& ^! i2 v
& Y& a' z( n2 X5 S3 A, l 协助领导实施反馈 7 C; f$ j) N- t1 z; e, Q7 d6 G
8 o/ _5 q. @3 Q1 b$ ^ 2、协调关系 8 s9 M# ?5 |! Z% E7 i) d3 u
U3 f/ ]0 x% D# F" l. _5 P
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
) X) S4 C# ^( a! b9 w! x
$ s5 ^/ D; s4 N$ @ （2）、协调关系的特征
& l9 \+ X8 q" t7 y% j! E7 ?& W
从属性
$ k$ c3 ~& O- b+ Q5 t* [+ x. i0 I1 S1 g5 _3 I. V+ g% }, Z
广泛性
& Z2 W) q% _; @9 U' D
+ [0 b9 @- u G' a* d 间接性 4 C) c# O! b- C- K/ R. M$ X1 u
( j; I$ j4 N4 }+ D) V; c+ ` ] （3）、协调关系的原则
! k4 B+ ^% B% V' v( @' Q% a6 k. ] V8 i U' j2 X
政策指导
! `' u4 k; m* u7 `" r" I" B' w
' Q: a! a( T* y% z3 @( G 客观公正 6 J/ j6 u2 t: v' x% |0 R, _( L/ @) P3 f
5 q/ S4 \* P6 V/ N( P4 |0 R
平等协商
' U8 S8 H! `, }; S1 l' s# @7 s
5 s3 p+ p0 F, m4 r# @ 注重整体
! i* u2 ~* t) _- H
& u" C! I3 M% {2 h' N( G$ `$ O 灵活适度
# V: k+ ^# {8 s' y- T
$ F, P d0 s% H （4）、协调关系的过程 : s: H* \- ^9 X# a9 P d
( c9 T8 N3 A& |- G2 h5 e) W. D
摸清情况 ' x6 J) L1 J% |/ E0 g; h( \, ]
7 B7 b( y. r3 k 找出症结
5 P) F8 ?4 e* S) ]2 y, X3 b! V7 m# b* ^% Y6 e, E
恰当协调 ! ~' k5 e! U; v- A+ M& q- r7 J2 s- C
3 h. p* O( M/ j' L" y 督促落实
( \% L+ e" g; ?0 s3 I! Z( b& M1 I* [1 ^
检查反馈 / t# w. k9 m5 x* r
7 f% X2 }: F9 a- Y& F( o' ]
3、处理信息 ! G g% ] B2 w+ V6 n
+ z+ S' H5 u, b1 f5 X" z! |8 T e% y; \
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 ; M6 u, q W* r# k5 O5 i
5 b$ A: d# _2 X$ {
（2）、处理信息的原则 ' ]7 o9 h1 H, C" N, K1 H
+ l. a$ R7 f, E- n" P; s/ q# y
及时性原则 ( ~0 P# d2 B# a/ r9 e
" l) x" A; p, n* c# G" s
保真性原则 W; u: G4 F( \
* |2 n, {! K: ^& _3 t& B
适用性原则
Z+ V* ~- r# \+ a* h+ w6 k( R* u7 n L: g
预测性原则
' M, F0 w' n' h9 Y9 e( I0 D
; V l7 v) h7 G, y （3）、处理信息的内容 7 h, j: R1 t; o% Q) G
& r+ {, M8 S6 K
历史信息
/ x' D8 _2 a$ |$ l# F
1 Z2 ~0 [5 j, F4 y" w3 R: I 上级信息
0 p+ A8 D0 d) U0 y: o/ y
2 {/ {, m6 N9 ~( T 内部信息
( `& T$ K3 p3 b" n" f, y+ w4 Z7 p
9 A" v) t8 [3 {+ X! J, k 公众信息
7 X0 F; \! E$ w5 C$ h9 e, u
, L/ P' h2 S' S: S& T6 C 社会信息 0 J g/ w9 c; k" @+ ?! a; c
! H; G9 ?! o& c0 E* c
（4）、处理信息的过程 ) N8 e; h% C- p, O d7 @5 { f
% h& _+ N( {2 j6 M
信息的收集
( S2 d, k0 J3 i. P7 x2 B4 W0 z: r- M- M5 w
信息的加工
0 F/ [- S6 B: f1 O& D
4 G! _, ?6 X# S0 y4 o 信息的传递 9 `" E* l6 ~/ D, ~& S2 C
; u. B" l2 \* j9 t6 c' {2 t
信息的反馈 + A k' W! a: C. y- f6 M
) j- q k$ F- g5 D9 }0 N+ D 信息的储存 # V/ Y% G& H: {8 [8 b
- [1 `) r( Q0 ^0 h6 p: e* r( [
4、办理事务 - B2 k$ n( Z: B
( l [6 I- b! f! w" q0 U/ O （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 5 z. n+ ~% I6 |# Q
7 X/ f$ E4 ?+ L! O3 x
（2）、办理事务的特征 ! T- ^/ l0 x! ]5 O A$ v
/ g! v3 d+ w; W) T0 o/ T( M 综合性 6 Z* ]7 ^ Y" ~8 S0 K9 l3 s. M8 N
5 t- C/ n( [: h. W0 x; f& k 服务性 / a" J C3 q) q+ P4 M8 [
) v$ D$ ?1 B6 s; h0 _: ~4 t+ V$ ^+ | 繁琐性
( p& K8 x6 T4 h* K+ x( |: {9 u; p6 [( o" s
突击性
y( |1 E+ b8 p. L% M7 K- B6 \. r$ g0 `) j; P: q
（3）、办理事务的原则 5 ^. W$ O* Q: D
, v, r' ?# Z% B4 X! T$ R3 `- W, { 被动中求主动 " ] \1 b5 ?" J3 x
) u- D1 W* K) ^' ^$ s$ A* `4 B9 J9 O# P
原则中求灵活
3 X# g8 g- |# D2 N8 h$ U
' F0 i! t% o+ V* n. J, M 繁杂中求规范 3 G: J. F D+ |1 D- S; }* W3 R' B5 ^
w2 x/ O7 l4 {
（4）、办理事务的程序
8 \% x, B# q8 q9 q( V" [- r. Q
7 R/ \+ A- ]) G$ O ~3 p) }8 z( v 自然程序 " d+ y4 P8 T" W/ ^0 S! Z3 j6 Z F; v
) `: T& T, m. t4 M" c' z2 y" U3 O! | 理论程序 . _7 P- f9 y& v: y
, W; G) ^- H( s5 g 指令程序
% m; ?5 ~ L. v0 k6 u7 }( r
6 V- Q c3 _4 b! n3 s/ H9 F4 G 法定程序
2 |- ?3 y0 K W1 f, Z$ e2 E$ c, W( p3 f. g6 ^. t8 W$ i) r# u
技术程序
* W, v, L1 Z* m$ f4 ^' t4 r% `" z# s+ x7 w
习惯程序
) t9 Y, D' q o) K! f/ J4 m. k0 W3 S& [$ V
二、秘书的职责5 D4 w% v% H! Y+ e8 p, q9 L
大致也有以下11个方面：
7 L+ ^2 }4 k: M( M! a, j! d1 m8 i' E0 o; f8 n
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
3 i3 z/ {: M7 g, B/ Q3 Z9 t0 ~
9 h" g V5 B* c* y6 b& n4 { 接待事务（来访接待、安排服务等）
) r% w5 @1 P6 g2 T1 i+ m3 Q( D
! o- _' U2 M2 E 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） & K' c: k0 s+ Z
- c; |4 V* L* q6 @2 V2 |# P+ e 行政事务
$ E, \3 r: ^+ @2 E/ ^# Z( M2 u7 b: |& i8 B4 A1 Z. K
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
V. G% V% k3 O/ [8 h! |6 Q
6 ]' n$ v& Q& c1 n7 ?% q 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
2 d/ @. z% n& a& q N5 I8 y: w5 y/ \" z0 k8 I$ c' c' I' b: U" A$ C
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） / H9 t; N4 w+ j. N. I) ~. I u
4 A: r( A, Y3 _7 V 写作事务（各种文体的写作）
( e- [+ G( L4 G7 c$ l+ f! ~5 U8 k. j- u0 ?& B- E
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) & I2 N+ s. |) t V
$ n- H( R7 D4 ~8 {7 H
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） 4 J7 v% T, c9 @ ^- ~9 j" b
9 s8 m) k( L% w" w2 E+ V 其他领导临时交办的任务 |
提升卡
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沉默卡
喧嚣卡
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