职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 $ t, ~- `) V% W. n! r
/ F1 j+ ^" m" Z' |3 P$ g w) S L- @ 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 / {6 K' }6 A* G+ j6 B
4 @" E$ j. [( g3 w1 P& u, W 一、秘书的职能0 ~/ R' Y7 e5 @8 C- ~
1.辅助决策
9 V$ X6 F" ?2 q7 M( [/ x7 [$ z' U% @ O# q. W- W
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
& q6 J) K3 d9 E; `4 X; _
# N) F) T' \* d9 `5 J7 z% l （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
! P' v0 q1 r, B
2 N; L, p$ Y7 g! W1 R 辅助内容的综合性
) j7 L; n, [) p& |9 d# n3 ]: B, c; y2 Q, z
辅助时间的经常性 2 O$ M$ C+ `& D8 _* F
. `! ^# c: s$ f7 {; N { 辅助环节的全过程性
& [: `+ H# h# |+ { ^
, a( n P5 Y* w) {% ]2 e( t （3）、辅助决策的原则
1 q. j# G7 D3 T& P, t3 R, A5 y, P4 @# Q: l7 w
超前原则
# z0 A) v( G( H7 p0 t
; O `6 O9 p) C- C' O$ e) \+ o" r2 L' o: ` 定位原则
, g" E8 a" v U
) h/ m+ K+ J$ G9 i 信息原则 8 _. ~+ j6 c: j% O9 K
0 j4 y1 t9 A3 [* J
谏诤原则 , N& T6 q7 k9 T0 q
& Y: o% s3 q8 X y7 q% T （4）、辅助决策的过程 ( ]$ U: i: i/ C, `/ r7 R1 N3 p
3 e. F& f; X1 J& `6 U 协助领导确定目标
7 q, a+ J0 P( ?7 x, L, C2 ?8 d
6 r& `/ `/ Q) k5 ~ 协助领导设计方案
9 j3 }, S# z; s; F t+ T# \) _5 B" J' r1 T' [
协助领导评优选优
0 G: A2 q8 U0 a& j9 H* b; g+ f! G* u' o; o0 f
协助领导实施反馈
: u9 g8 K1 u6 s# K. n* r" ^: w* R4 c, q+ ~; C$ t
2、协调关系
( k7 l' A+ Q$ I9 t1 A
3 [+ W4 u7 z: J. `3 R2 q （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 . j( ?) e: @7 P
0 ~1 N+ X9 U0 T7 l% b7 Q
（2）、协调关系的特征
5 r5 T" s) ?( \# H( E9 A! j5 ^! T$ U8 Y: ?1 X, U5 u2 ]) [' h1 y
从属性
( y2 _" B1 V/ U+ ]3 a: l+ N1 E
4 O) u8 Y% W7 q$ M 广泛性 # _, Z8 Z; A$ H! q( B6 R
6 Q7 Z2 ~ j! V8 m4 G
间接性
: X) U7 {3 U" k, T- \9 p; U' V
' D! K @4 H8 w （3）、协调关系的原则
, i$ n# R! k! o8 o' i, I/ Y, F5 r1 k6 u: T; j2 l1 I- i
政策指导 2 z1 v! A# y4 B* c5 M+ A" @
8 H2 {1 f- m3 z- {2 w7 [
客观公正 7 S. i8 L% j+ Y! W+ R5 E
3 E+ w" f B& l# t0 X8 P
平等协商 7 `* {3 ^; M7 V1 \
2 m" _0 S" w, F9 _- s 注重整体
% m: J$ q& ~7 n, E i" c7 I2 F! r6 o0 V* g+ V8 P- L0 @
灵活适度 8 ]& S% G8 X& z. w
- U+ _2 f6 f0 z5 A
（4）、协调关系的过程 9 @$ w, ~% t. q u! ~8 b5 A
9 S) d. o. x+ \" ^! }% R
摸清情况 ! D1 O3 a. g1 k: p
! a9 t4 R- f# y! o4 ~7 L4 b% C. O
找出症结
! j6 ?2 R W! ~% ]4 S6 m( c1 A, j) ~
7 o. p9 z, x! L5 I) z 恰当协调 1 D& A4 k' s/ g! S* D2 I; m- [
' ]: Q/ z0 n+ e' ?* P$ ^7 F- s
督促落实
) |: o0 I8 A& I6 J
$ c% x6 y& \7 ~ 检查反馈
Q* \+ o5 j; Y' l8 F. d; R8 `) t% R) t6 j
3、处理信息
0 Q; A- i8 c) u- K( s% z9 I
0 ^+ r' \1 S/ J# Z. u$ v （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
" M, e& @( t9 J( R3 e8 ~5 @. ?2 R. V* M! G& ^/ v( I
（2）、处理信息的原则 7 _. F, h# I3 }
2 l' Y' C& m4 Q 及时性原则 4 O' R9 R& L w- D+ L
6 }/ {$ U! t0 x9 d+ C: K1 Y" a7 A
保真性原则
1 I( i; ?$ m+ Y; D8 U3 o" d6 p$ j! \# x: J8 a6 t @0 c$ ?6 K
适用性原则
( p0 k6 ^( z1 \" g6 m& p u) C; \, y. t ]! p
预测性原则 8 Y) X; u* k6 o$ K, N! l% i
' j# Y$ N7 L: D0 K- M; U8 ^+ k （3）、处理信息的内容 ) e- [1 O) @+ \" X9 O" e9 v; P
1 Y$ I" M! _1 k) [( r2 e" Q: P
历史信息
5 r& U3 U$ r# V) U8 K6 E, S, l, L# G: t' g
上级信息 / B& G5 S: g. H( ?: N ^- {
% s4 R1 ~; b7 e" t! s b& a
内部信息
% q( s! w+ \; n% i' Q8 M6 ?- [ f) ~; D
公众信息 * m# i, @; Z! H( R, l1 o# ]1 P' j& Y
; @8 I* `! z3 j+ I+ B9 m 社会信息
4 w0 W) v5 u$ z( k: R: U$ _3 U: a2 [: ]0 ~! A0 `/ \: S
（4）、处理信息的过程
: g+ c0 R% Z/ b* Z" }, s+ ]# ~
) C/ N5 u0 _1 T0 _ 信息的收集 - R# M: E, `# {7 d! A
) {; k/ B4 f: ~/ x8 w; k
信息的加工 + S* O4 ?* G. L( J p4 P5 c
' P" o5 o. O4 l# W 信息的传递 , b. g8 z% {2 B5 z+ k7 B1 ]
8 p) B8 g6 t; \% V$ Y 信息的反馈
* r/ m& q; l5 v" d& f
$ Y' Z$ c0 w5 l 信息的储存 / C) c* s9 ]& b9 B) g
% ^4 Q4 c- d, [. t0 Z2 Z; S
4、办理事务 j3 ]; Z+ V% q ?+ V& \
) e9 r& q# Y: ?( V
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 : N) y. n+ K3 A5 p& n
( ]; ^& j6 P: w5 M- `: A （2）、办理事务的特征
& u4 s. b& ?6 M( M; O- M3 I# Y. A6 [6 x7 m
综合性
. d/ s. R. t4 Y6 s; T% x0 X- J! T0 w! |! ~2 Q1 w6 v
服务性
) Y$ d5 ^8 P& X, ~9 Z0 ]& J u/ [! K5 I; S( Q3 e9 P8 i9 G5 n
繁琐性 & B9 X N. [( K7 F# T' e$ L4 F
& Q' h* p1 {, G) b4 i i 突击性
; N3 ?9 f$ h4 k, \, N% s" d4 \3 H: m! m6 v1 @ _
（3）、办理事务的原则
" b" u" q2 g! d: i9 `2 w5 s7 j4 e, S( t4 t: z, m+ j' U
被动中求主动 8 H0 [7 m: w. N
! @6 x: }# t7 ^6 }! O; ~# _ 原则中求灵活 k5 c5 N% B6 D% e, U/ l* {
% `# c; v" G. R# ^ 繁杂中求规范 9 u& L# l9 s. J$ s1 e/ B
8 v2 ^+ E# v' k) ? f! u1 g （4）、办理事务的程序
' S9 ^2 D. t9 q5 Z ^' I6 G! P0 }3 S8 o# c8 L. Z6 q* U1 C
自然程序 & H; Y+ V8 u6 U: ~1 {) Y
1 m* C' `- l3 v* x3 F6 O" m4 l/ e 理论程序 6 g% w; v/ q( p
; I# Q. g$ J" ~0 J F 指令程序
4 ?5 `' o- V" h- G* n) B4 w8 @9 I1 s* b Q
法定程序
1 o5 a1 V+ c! Y1 ^/ ~, E
8 b% |: Q, P' a6 a( y# A 技术程序 " A2 Y( s1 \# Z! o4 J
: j. m9 J) x; ~; R7 L& L 习惯程序 : Z% T# W0 o- H) L8 L! m
5 H7 R' C. L) q% i
二、秘书的职责6 X, h9 U% T7 A4 c5 k) @; m
大致也有以下11个方面： : p6 e9 I9 l( N- o" H
F7 `- d/ y ? j6 m
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
2 _ \, D' @ y( H2 m# S3 |+ m' c: |1 U+ {
接待事务（来访接待、安排服务等）
( ^# K9 `0 V; q) `8 [+ ^( U
% h2 L% u: |! c' } 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 3 [ a; P2 d! ~- g, `4 ^ K5 O
6 i' b1 v8 c H9 m/ Q 行政事务 * h5 Q) V6 @' O q+ U' b% Q
2 U' r+ j+ c3 ?4 G8 N. O 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） ' w$ ]; O" j7 J! M V9 M' j
- q1 z/ j+ c8 k0 P( ^, y7 X6 Q
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） . |1 H. y2 `1 Q8 v2 G
: O* B) S! r! O \
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
, h! j) H6 W+ h3 J$ l! H: s ~
. `1 [; o' L9 Y, l6 S% m3 F 写作事务（各种文体的写作）
5 y8 m/ Y9 ]; }5 J, |9 |* c. Y* }1 I5 q# j3 h6 A
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
: _, u- f6 e" ?0 p9 q. Z
0 t* k. D6 ~! M5 n3 Q% y! b 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） " j8 e! D1 ^! F6 ^; w
/ }$ K/ Z0 H' S! e5 r( V4 s7 ~
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
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