职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
, e- q! O+ X# f; {. [/ s. y( H F3 Z2 G% Z2 _( k: ~
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
; h& H/ Q' d! ]. D% h$ `& J9 x! J1 p! E) J
一、秘书的职能4 A, @! x4 c0 y1 c
1.辅助决策 I: M1 H9 n* o
6 y& w0 g5 y* ` （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
3 n7 l% Q$ {, ^3 z
' ^% \% C3 o D- { （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： " D. G! _3 r7 l6 P6 c$ V+ L
! ?( L. O6 ?& N; q
辅助内容的综合性
' ~: m1 p/ z- N8 \6 r1 k' W& N! y- Z! I
辅助时间的经常性
$ X9 s' B9 L5 C, r3 g
1 f3 ^- {. x* `( I# o 辅助环节的全过程性 3 T t- b. W' ` c& j
+ ~% D3 G2 w3 f5 |+ }
（3）、辅助决策的原则 ( a! [5 T: r" P# O% ^# E/ w' f. |
1 t8 h% C- F; K4 V
超前原则
# G. E) c8 B3 r% u
8 ~9 W+ |$ ]# I 定位原则 4 B( d' B3 l+ n3 r0 d2 A
. e- S4 L. ^( d/ e 信息原则 5 n5 ~) Y" e$ {! W- @2 l
, b9 A: n4 A7 Y 谏诤原则
" W, y- U) G$ P. H% n# e+ F7 I' ?: m
（4）、辅助决策的过程
- L( X4 V" S- ~. G2 e1 C2 j" s, N- M( l ?7 c% |5 \
协助领导确定目标
6 P. j% G8 S5 I ^8 i6 l: d2 h3 F- T; J
协助领导设计方案 5 @. C5 j+ h+ v) w
; t ^. R0 M$ m9 ~7 d! L' `; X/ Q 协助领导评优选优
6 P! F/ I/ c6 ~ j' O+ e& j8 a' S% O! U% |! L9 p B
协助领导实施反馈
, C$ Q) W4 w' J7 Z& o; H! ^0 g3 E0 g3 l4 ~; ` n- p, @* |
2、协调关系
" l4 a. }) K3 y: g& v: N" B' ? C( I8 O1 x2 m: v, G
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 ' @+ y2 M2 A' r: n
$ b6 }# }# q9 Q2 H5 ]* n+ l2 ] （2）、协调关系的特征 5 K2 j8 D9 z% t6 X
! y) ?9 I6 D; t7 q5 b- m# E* o5 H2 F8 Y 从属性 ! Z9 Z* W* ~' d& Q4 M2 n# s8 c
4 @) S) @( h6 H* e( l 广泛性
. w- o! Y! d8 N1 T I3 u" ?* x
- F7 l7 Q1 J) y9 a" P 间接性 - z% s' O6 A) t" T4 o
6 w# Y6 E) y2 O5 M/ O. q
（3）、协调关系的原则
) A/ D0 F6 l: Q S9 Q: L; ~; D! B1 v. X2 e
政策指导
6 L5 J, O' I6 u8 R& ^; O. `
$ s+ E. J/ {5 C' x( j 客观公正
' f7 R' {6 _) H4 _& Z2 H& a0 S, W
平等协商
9 g# r: P9 X- t) N7 J5 t6 {7 L! K/ _1 \( k3 f; ~
注重整体 : q# T% F" ]: p5 ^( N2 a
6 }, {4 {1 s, Y* ?# Q9 a 灵活适度
2 y- S$ R( C6 O6 A Y0 ]- k3 Y0 ~
/ \' j5 ~- g- {, Z （4）、协调关系的过程
/ a$ L- F# }& s" {. i9 J
7 B6 R9 [: y; X7 U 摸清情况 0 G# I' U: H/ X5 X9 v
4 w- z, J! O+ h) k: \1 [
找出症结 - g0 ~5 v4 r" K; g
( D) ? c( [/ j, ?$ M7 Z 恰当协调 ( _+ k& E4 Q( P1 i5 s
: M7 k/ V. ^2 [7 b/ v 督促落实
# t6 m& m2 {" J8 ?) A' ]5 Q. @% S8 B3 W
检查反馈 ) y9 ]2 x2 u! a4 L) t1 y# H
" |9 E; u, P6 D: [6 _
3、处理信息 $ C* k$ R% Y: M0 R# y- K/ W
9 S* k7 V8 U+ t3 N
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
' N; ^- z5 J: _% i6 k0 @2 E w0 N P. R) D: w. e; Z& R
（2）、处理信息的原则
6 X+ e7 W" O0 i4 X6 `/ H
V( X/ o* E& H/ J1 {5 @ 及时性原则
! [4 V/ }( Z P% W+ ~
+ j( Z$ R0 a9 }4 R9 ]0 ]2 ^ 保真性原则 ( F* o1 g D5 g; ]/ A
. i. y- o e" |; V: {1 x) [2 u
适用性原则
7 t) U! ^9 U( `! ^+ v6 X- q% z
+ u# ` A4 f+ F0 q# Z 预测性原则 3 E; a# i8 V$ y
' W6 `# {% `9 n: D/ K# }* z
（3）、处理信息的内容 9 v8 |+ R ]' O
- f0 l8 c& J& T# O/ U% n! K 历史信息 , i! E, {8 H+ r1 L% p
0 P2 n' t, }- u' J w+ a 上级信息 6 r& Y+ c, v( y* y5 A1 L0 R
0 T% e3 l; X2 ? 内部信息 # k6 |$ t, Y/ d) r4 Y! [
6 J4 g2 ^+ Y- F8 y5 Q9 o8 H o' o
公众信息 7 M: z2 a4 |/ v
1 p9 O# w/ K: R6 G3 [1 u% H 社会信息 ( x! C. \* t7 ~ m9 j2 D; B( _9 e
" f- ?- ~- \/ G （4）、处理信息的过程 $ t4 D: y, [: s& N$ D3 W$ H: ?
b% N3 J4 X: G! a7 S3 r6 N; u3 Q" v
信息的收集
) Y* x8 ^1 M# u4 p) Q0 ^6 G3 ]2 Y( ?% ^- H# j7 o
信息的加工
" c1 N; Z4 i% r9 ]* S; |% l2 u! G) S1 z5 z
信息的传递
& ]/ U4 o4 w; s6 E
( f [- D7 A( k9 Q; ?6 x2 ^% a% J 信息的反馈
' I0 p: R+ i1 s: N* v
# ~8 ?- H' r+ Y p6 e# Q+ c 信息的储存
|: k }9 z/ Z- }/ ]0 y% Q! ~
/ c) T2 P6 E7 i 4、办理事务
9 Y8 V" Y) y3 G8 T0 c' j# g, d: D+ C; M/ t' t4 V& X& ~0 W7 w
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
! j* \5 U7 e0 c E9 W3 U! n# M- |4 n; h7 W) Q. X3 K4 c
（2）、办理事务的特征 9 P1 T/ `1 p% t! ]4 u
3 N* ]5 }& d5 T* J
综合性
& m+ m) r: l5 y5 |( p `. s
! f' b" o0 ?1 k1 x! K( v v+ y( ] 服务性 7 d4 A4 J; l, r" r. r
9 ?& O! f# ]+ M! D
繁琐性 4 z! N0 d" J* m7 R
! {, A) ?1 Q( A0 ]6 H6 U. Q& ]8 p
突击性 & n; D4 d! [5 }" W% H" I
' Q# ~/ J+ B- t
（3）、办理事务的原则 # w: C! C1 @; O1 ^- ]
4 I0 V$ g* c4 I3 A
被动中求主动 8 M8 Z4 \# U- |0 d' K) c
7 F; l8 C3 _1 M# r- x" ?) T) m, b 原则中求灵活
! w$ x1 O( q/ n& u! g5 V* i" r7 V3 t7 a5 \2 I9 g. E( f" E$ Z% `, T Z+ V
繁杂中求规范 ! K, M- i1 p$ _% x! D
" P' E7 X% v2 k) [4 {7 @+ i: K% I
（4）、办理事务的程序
, ?7 K, R$ N- R0 ^$ B# s% \5 b% [4 y- L! w! [7 [+ j' N
自然程序
' [, `) A# x* ?" Y# M4 F: G Q/ P) H$ ~) z5 |# Z( ~2 _
理论程序 5 h m& j3 g. ?4 @( r7 P" N
$ o" _* c: x, H1 x. x" b0 s 指令程序 7 v/ n8 B% w' E& |) a- @7 U6 i
9 X% X1 L- k: d
法定程序
( F7 Z. I. {3 M8 j& v
+ z4 V! z8 R$ U/ V 技术程序
3 t' s$ q9 P$ _- d4 V' s, Z7 b
* h7 G ?( S& m' B9 z' i 习惯程序
& o y# s: V9 @5 ?* \: P2 ^& i) v# f' x. H
二、秘书的职责
/ S# ?8 T& P+ H3 Q% L 大致也有以下11个方面： " Y9 y/ x3 `5 Y% e6 v
( N$ [0 |: D% _. c; y" ? K
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） # s; V8 u7 y& w4 {& ]% g, q7 J
% x! L) W R: i9 M9 m7 t
接待事务（来访接待、安排服务等）
6 B; A7 e5 m0 J8 t: y; B7 |# z9 W
! ?- `& B; o& a- U/ y# g8 T+ W6 t 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
5 F# {9 L3 @# }* C8 U% u- d. i' ^4 e+ o8 D) y7 L; ^3 Q% J t$ V0 ]" p
行政事务
d7 F/ P6 p: A) n0 |' k* X# K! s$ d$ F$ e' }# i
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
7 E- C$ C: o6 n
+ S6 E3 n5 E4 W% \ U9 S# T 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
# a$ f3 y* P6 x0 J" N9 T4 p& Y, G7 d7 c
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） ( z5 Q: v- \$ M! S- b
2 s* g; i1 Z, Y4 W; x 写作事务（各种文体的写作） 5 K6 ~1 B; L/ p5 ?# ]
, m& o- q! R: K1 h" T& c' s
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
4 r7 H' ~# P. r( A
. F! r% t9 q* t( w6 u4 \: [ 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） - @; b$ G( [3 D8 R
; ?/ T( P4 X: S# r 其他领导临时交办的任务 |
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