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办公室秘书的电话礼仪有哪些?
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2 {# x! D) y* N+ s5 q0 ^+ S" I老秘观点:
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办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。 - y% l8 B4 M9 l1 \+ j# p l
■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。
0 D# q0 S1 `( Y# } ■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。 4 ` ^ b! r1 G+ K2 ?! a$ U
■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。
" t3 G& q0 T2 r ■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。
; \, {2 f5 B1 ^$ f ■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。 + W( o$ o7 y$ [ p1 f8 a0 X- _
■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。
3 H/ k/ _, R: s. E* f ■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?"
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