几种主要机关公文的特点

3 i/ C9 [3 [' J( R: p+ Q) L⑴批复

0 `4 p, \9 @6 S! w6 B& v1 W批复是上级机关答复下级机关请示的一种下行文，它只针对请示而行文。它与通知、指示有所不同。通知、指示是上级机关主动下发的，批复是根据下级机关的请示而发的。其特点有：
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一是下行性。它只能由上级机关对下级机关使用。

0 `/ F  m7 f+ n, y1 f% P二是针对性。批复是针对下级机关的请示而写的，下级请示什么，上级就批复什么，不能离开所请示的问题答非所问。也不能含糊其辞、模棱两可，同意就同意，不同意就不同意。请示是一事一请示，批复也应一请示一批复，不能搞“综合批复”。批复既要根据现行政策作答，又要照顾请示的问题，因此内容比较单纯，针对性极强。失去针对性，就不成为批复了。

5 D6 }: J# _! o  o4 B' q* N三是及时性。批复请示件应当十分及时，因为下级有问题解决不了或无权解决，才向上级请示，有时所请示的问题非常急迫，所以上级批复请示件要及时研究，否则就会误事。如果对请示的问题实在没有时间研究，应该先去函电告知，否则长期拖压，超过一定期限，下级就会认为默许了，这将会给工作带来被动局面。

四是制约性。这就是说上级对下级请示所作的批复有一定的制约力，下级必须照办，不允许顶着不办，这是民主集中制原则在公文处理中的反映。批复的权威性、制约性在所有文种中是比较突出的一种。
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' x, N' S0 ~9 A' D! J$ A! ]( d五是实践性。批复的目的在于指导下级工作。要体现上级机关工作的领导与指导作用，必须在表明态度以后，概括地说明方针、政策以及执行中注意的事项。

⑵会议通知

* X/ o: c3 k5 l     一是结构要完整。会议通知一般应由标题、主送机关、正文、发文机关、发文时间、联系人及电话等部分组成，缺一不可。

5 Z( G7 w; g5 |0 Z! q二是内容要全面。会议通知的内容一般应具备十个要素：①会名；②开会时间；③地点；④会议任务；⑤议程；⑥参加人员范围；⑦参加人数；⑧入场凭证（车证）；⑨报到时间及地点（必要时附上简要地图）；⑩与会人员须携带的文件材料或其他要求事项。这些内容必须无遗漏地写清楚，否则，就会使人产生疑问。

三是事项要清楚。通知中所交代的每一事项，都应明确清楚、一目了然，切忌含糊不清。例如，开会时间不能只写某月某日，还要写明上午或下午某时某分。又如与会人员不能笼统写成“有关负责同志”，应写明出席对象、职务，人数等。
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3 D) s9 t0 \5 g$ [# U四是文字要简练。会议通知不是文艺作品，也不同于政论文章，它具有简明扼要、开门见山的特点。因此，拟写时必须用词准确、合乎语法、言简意明、意尽言止、切忌冗长累赘。
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) q# @3 ~' m+ s- j2 R五是通知要及时。会议通知要适当地提前发文，以免临阵忙乱。如果事情严重，时间紧迫，可注明“紧急通知”，以提请到会单位和与会者的注意。如果因种种原因，会议通知要一发再发，就要注明根据什么原因要重新发通知，而且要写明上次通知的标题、文号是什么，这次通知修改了什么，并要明确指出除了修改部分，其余与上次通知相同不变。

) n) n9 t/ q) j: `⑶公函

* m7 J. @, n" N5 Q% y( j- v9 E* L一是公函的称谓。即发文对象（收函单位）的名称，写全称或规范的简称。在标题之下，正文之前，顶格书写。
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: ]! c1 b2 \, F二是公函的正文。包括开头、主体、结尾三部分内容。     
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1 k. {3 [" V+ F6 b开头部分，如果是某机关主动发函给另一单位，就要说明去函的原因；如果是针对来函给予复函，就要首先引用对方来函的标题或发函编号，或概括来函提出的主要问题，然后写明对此经过研究后给予答复。

* @- Q" y& u' w主体部分，如果是主动去函，就要陈述自己的要求，写明请求对方协办什么事情，或者将有关信息告知对方；如果是答复对方来函，就要针对来函提出的问题，表明自己的态度，把自己的意见、办法、要求等叙述明白。如不同意对方的意见，或不能满足对方要求，还需写清理由，作出解释，望对方谅解。
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结尾部分，如果是去函，而且要求对方回复，可用“盼复”、“请研复”、“请复函”等语结束；如果回答对方来函，可用“此复”、“特此函告”、“特函复”等语结尾。

为了提高办文效率，一般应附上有关的复印件。

, L- Q9 f  _( k8 i  e5 {9 U三是公函的行文。公函行文时，要有完整的公文制作规格，有版头、版尾、编写年号。公函因为主要用于平行机关或不相隶属的机关之间，因此，在撰写时，要注意态度坦诚，语气平和，措辞严谨，切忌使用指示、命令语言。

+ i/ i& S/ u# y⑷报告
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' T" N& z! ?- f& f% s5 s⑸请示

3 h! y+ _' k# k+ Y要写好请示起码要做到两点：一是必须搞清楚请示问题的原由。这是提出请示的依据，也即必要性。这个问题写不清，请示就缺乏坚实的基础。写这部分内容容易出现的毛病是，“原由”往往写不准确、不充分。有的追溯时间过长，拉长了篇幅，显得累赘。二是努力提出恰当的意见供上级机关作出正确的判断和抉择。这部分写不好，就会影响上级机关对你请示问题的判断力。此外，写请示还要注意：第一，要一事一请示；第二，不要搞多头请示；第三，不能越级请示，必须越级的，应当抄报越过的机关；第四，联合请示要搞好会签，最好是有统一的意见和要求。如果有不同意见，必须将不同的意见以及本单位意见反映清楚，以供上级部门参考。
) K, F/ M" g9 h" M( [  w: Q# P5 d  {
/ A% ?) m5 e4 w# I1 \1 U/ R机关公文当然不只这五种，但这五种是我们最常用又经常发生错误的文种，希望大家多加注意。

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