负分公文5宗罪

众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。

+ X# H) \( V# A

2 U. D7 y3 m! v6 c% ^) }. m

一、会议记录3要素

1、准备工作细致到位（前期）

. X1 g4 j1 c! X4 Z

      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议

决议等做到心中有数。

3 A# u5 h* G8 e0 ]( h! O; z: \ 5 r- e% [& o5 T5 h2 F+ O

      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。

8 @; E9 _2 L- V* H# Y

      记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。

2、记录完整真实

" l3 F6 {7 R' \, z0 W' s& g) c ; `+ y: W3 S6 {3 f2 `

      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。

3 E8 m! a' L. N3 O" j/ D

      真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。

5 ^' p7 z% V a9 y

 3、整理准确及时

( h5 o5 @1 Q) n# z# q. B ' f: X& O0 l% I+ n% p

      4 K5 L8 ~$ L" _+ U1 B会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

. }. j9 H# l) j: M9 f! \, P " w, ?- n/ ^0 l- W3 F

      一是对记录内容查漏补缺；

1 [; D. V2 n7 s: d; q# C2 d

      & u3 c" V7 ]& J4 Y9 I二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；

% e( M( i% _# V v+ o( I

      三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。

 

二、电子邮件4提示

& Y5 Q6 Y# s0 m2 t( M x: a

 1、信箱名称

. ]* M1 v5 G$ j$ C9 y& P & l$ D9 h5 Y M( Y" M3 w1 y5 k: \7 p( i

       ( E' G4 x' L" H$ @) T) O L首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

+ O1 n2 ~. d) ?8 _

 

4 ?0 F) H# q& S7 _0 D- W. G

2、邮件标题 

' O& Y; X1 p5 b9 V' e0 K9 \9 q

       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。

      

: k% x4 e2 k _+ Q' D( W7 z

 3、邮件正文 

1 ~. u1 z% r5 e, t# Q7 X

       邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

' ?( t# R9 |7 G L0 h+ r0 K/ K7 L

       行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。

, j8 _+ C& q8 J: E8 M; I

 

9 p& t8 q7 L0 }, `5 _0 V7 Y

4、邮件附件

4 w2 X. k0 X: p1 I+ \* N

       . e. D: `4 j E0 r) g4 |# W) L" u' Q名称清晰规范，注意反复核查。

0 c, P2 p# c+ a

       ) |% r7 a& `3 N" Q- U注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

. |* P6 g4 E, a; @# b & _+ k1 ]6 u$ ]0 @7 W; F. s

       提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。

* f9 c% Z) F- z+ a/ o

 

 

三、负分公文5宗罪 

3 M5 W# v! g; o5 x/ Y* q9 E6 r/ X* h0 |

, `% [' w C/ i. L7 X5 c4 k( Z

为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 

3 i+ t p7 z2 T" l N3 R

1.文种选择错误

       公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。

       : P! e* W- i: s; W公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 

( e& I* _- }" U; I% z, Q+ I. I+ M

   （1）文种选择的重要性

+ L5 v4 H* J; O( f6 F 7 L( r; j- ]8 E* a' V4 E, D* H

       在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

6 V$ Y$ h7 ?" ` t2 |/ f3 e" g$ }; x

       公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

   （2）常见错误例子

        - ?& d7 Z* C" P4 N. i$ N; ra.错乱

! x2 T2 r# R! r" s$ e; B L0 A 1 j N* \4 g8 ]/ S# E" a! S( f

        5 l% @& F+ U5 z* a4 D/ }如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。

; m* s ?! A3 m2 T8 c% l/ d

        0 L1 e9 B( e. b. t% r# l6 ib.缺失

       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。

+ v/ Q0 c% t3 i k3 \. V ! u8 \/ L$ f" q8 o+ |. A, c& S0 L

        0 {" K6 i5 _& Vc.非法

6 C1 f- k. T J7 }) _( r $ {" E, o/ G7 ?" r

       超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

: i( {( w6 h, Q! C

        d.重叠

4 p% E7 o! b9 Z

       # U; h! E0 @- o7 ?$ r5 x故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。

6 J* m" Q e3 t# S

 

. r$ O; r1 k( L; i8 w; f / S5 z2 f$ Z4 F$ r

2.重要信息重复或者失误

       4 R' ~' J+ |9 W, P “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。

 

3.核心词汇使用混乱 

0 ~: X. K& P4 D

       0 c' P8 S9 _0 n0 N( a3 z蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

# f2 s4 N% S& T1 C+ g5 m& h . @2 d6 n, i) c% j

 

7 Q0 Y) I8 m Y( f

4.内容冗长，关键信息严重滞后

       特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。

4 O4 s, d8 M9 T# T8 c

 

; C" ?4 H) z5 g

5.修饰性词语贫乏单调

V4 [& E: E0 B

       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。

 

四、结语

2 Q' s- T1 E0 k

       希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!