|
众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 7 |8 o) i7 N1 s5 P. O' y4 H
2 w8 h) x7 x X4 E
8 ~) R5 S/ x. j% @' {' a0 m9 b
4 M+ E8 h5 I8 ?/ A7 A
8 ^( C! X) k4 @5 [( x
; t K9 k( d8 j一、会议记录3要素
, z) g$ d* v3 Z/ E7 T, A( ^6 w- `1 E4 S9 V5 e+ Z: U
1、准备工作细致到位（前期）
0 {* z4 y3 w+ M& k
$ j d8 ^) y/ V3 h 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议
' U2 h [* _( E& M1 Y0 o* K- J5 y+ J1 X% J/ x
决议等做到心中有数。
2 S# @) N$ E! r6 X0 X- Y( n5 U% H' C
现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 8 @2 c, h$ j* x+ ` c
5 n' {8 l7 m! f7 d& ?; x/ b! x
记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 8 I# I' I; ~% [6 |( V: E& \
( g/ o; R- A6 E$ l
2、记录完整真实
* Y. k w$ n9 {9 l+ h
/ @% [: S9 x9 K4 U- L' q 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
! r/ s, Y% A" v6 J2 @9 E2 P; T* H( E$ i
$ ] c: z3 X; X' @/ X
真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。 p* X* x: | [, q2 |: q4 n
& A2 y+ a. } H5 @( G0 `% y 3、整理准确及时 ' d7 `, u0 y1 f' O/ ~5 E( @. p& U
, ]/ k7 T$ W* ?9 ]7 }3 D
2 F9 H0 [3 D j# N+ W: V
会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
5 H' d J$ a4 |+ j
9 O( ]" j, g& m1 w- X 一是对记录内容查漏补缺； ]! Y4 i) ~ K( ^ u2 _+ U: ]( U1 {
& t2 \- t, r# a6 ]3 x) h' v 1 H* l+ W4 u. v+ }- {
二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； $ o8 F3 a. K; w1 o/ p! b4 ?
0 y# s! r1 v9 |$ ]+ | y
9 x3 n& i8 `+ R/ @三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。 ; v% p3 w* U. l& V& N- C' H
. Z7 p. I) K! d2 W7 M
# ]8 y4 H2 L4 N. m- o K! W$ F6 z/ z. ^2 \( \4 r2 C% H* d# u. k3 Y# B' x2 p4 u
二、电子邮件4提示
, H! L+ N) N0 L q& b
4 }! g* _' @2 V 1、信箱名称 ; R0 w( |: E, u- N
2 |% @4 G" l7 l5 d
; c! T" t" Y# x7 |7 i首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 - a! x! ~) `# A4 o
( k( ?% c' I4 m8 n7 P" S4 Z
1 Y& v7 o' D$ {) l
' X* u+ W3 M) U$ a% _; ~. T9 b' r
2、邮件标题
: i/ @, m9 r1 x
$ g$ c/ j* ]8 z7 e1 t9 s% t- b( Z 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 % w' h6 O# J$ B% k
. M( z- I s+ B( {! h, T2 I " Q2 z* F( `8 E: C9 b
' X9 m& `) S: o4 @3 f L4 t 3、邮件正文 2 L7 O" u- D7 H1 N. @
' d8 c- @5 x, x ( n/ J9 ]* _2 \* D+ A
邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
; V" j6 U* x8 Q1 b( ]; l3 d. {: X* I6 R: e' ?
2 O: N9 U, ]+ O1 s9 q
行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 - L. U! m% W5 j6 r& y
% \5 O) g5 e$ S- [* f - n+ m j+ j. k/ L, M
; N; }! } \. q5 _5 C/ H3 I
4、邮件附件
/ W3 u# [" O5 B0 m! r# l" o$ W( b7 b' b5 q3 y1 J$ @% G6 e
: X; ?3 Z! S8 d( }# Q名称清晰规范，注意反复核查。
" t; f. l; p. v# i" u# c9 a3 v
2 H2 F8 [. b5 L6 S8 W9 K . C- }: ]/ S5 v5 M' M1 `
注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
. o& K) h. ]2 x, R1 o/ c* a- {; Y' P1 d9 C* v# |8 p6 r
5 P- ?8 ^4 y$ h4 V
提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。
; p$ s& ] x3 ]8 V6 f1 y
) ~# h# p) k% G+ e0 J+ }/ n; }
9 U2 n, V! q% V' F
6 N: n/ P/ V; j! D, D+ T 0 M# Y7 p7 B/ L. u1 T- F
9 v3 r/ q2 y" P0 S三、负分公文5宗罪
) @9 L( X/ y6 J* ?
3 P3 x% Q3 J7 V/ U/ B
1 A+ R- B, X9 m, _5 }! w/ P) P- K/ h
+ R8 T2 I7 I! d+ R
+ O. k/ k, [3 }* U3 M" `4 v0 ?. i$ C5 J
: K( [1 \0 u; ]为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 1 C. J9 u. U2 ?+ p/ U: E9 O
( @" {4 R: Z2 b5 \
1.文种选择错误 ' x: V( n1 a+ C4 I) S
# q: q: ~2 f+ H% v, T$ r
公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 / }8 y- R& ?6 G" O* ~: [+ }- L
8 A# {5 T Y$ D! P; }6 j( k
/ [$ u9 y9 b( X公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 % m2 Z1 D s! D" }' a: M2 t: R
% l9 s# I. \' e* Q2 n; Q （1）文种选择的重要性
1 u: ~/ u! q9 h6 s
: o, o( j0 z: [- s( K$ ~ Q& i g& |3 g8 B) f( W3 x
在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 8 P! u: [; U5 P) E& c2 r
4 H+ `- N4 j% h
M& W W, X& k* W- M+ [
公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 + S+ N% A, B8 t$ k
' M1 h" Z3 d% G5 d; y! I L! c- T
) y' C8 E7 K. k# U6 C* x' M（2）常见错误例子
& U& ~) z9 `# r
; ^8 S; N, S8 s# V! X, \, ?
7 I4 L& z! C3 i3 qa.错乱
- \+ n1 O8 F7 ^# X
" i* u# v1 B; C; J `# v! Y 0 A6 v+ O2 @/ v- R$ D
如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。 , Y+ c- C/ X' w* D0 X& p! l. ^
/ g. p9 o0 J0 N2 ?0 Q . w) I1 h& I5 C# m8 I
b.缺失
' [9 O- v' [, i
) v3 V' C, ~( s8 A3 C% {% T& U6 z 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。
) E3 w1 I1 \ ~0 ^
2 u2 ^% T( \- }9 u7 k" ] 8 C8 [6 E0 W, b) H. s
c.非法
7 ~" L% v \' D! v# C; c5 n( j8 E. x
' q( n+ Q" d5 l超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
7 o% S: m' j3 C* E
( H* I! m% X! A( i
, B: |6 x7 {8 y8 f' bd.重叠
, g$ `# j- C7 U e( P- t
4 Z: h0 x- e# C6 d2 o x# d' d; _' o; g
# Z; k5 n0 z: L2 A& Q故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
: R0 m9 u1 Q `: \1 ?
2 c6 b; i3 h( Z+ Z1 ~8 O % {5 @3 G& _/ v9 t2 [; Y
! ^$ o2 O. P0 w9 ?& ~! p2.重要信息重复或者失误
: ?" Z. ~- X% _- u/ g$ F8 N) B( s$ T$ K0 ~0 ~* f
' }) W6 c v& E2 @
“一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
$ E8 v9 H' f J" H: H- K
1 o( ?; T# f; O( i" {. k; k; |
$ |0 f: P; n' D$ m% i+ Y* ]5 Z
# I( B2 [& h3 o. R0 I3.核心词汇使用混乱 1 S3 Y1 _9 k" [) z: @' Q' J* Y
) u- [" y( p4 C: ^. x* s+ R, Q# C # D7 ^* N% ^( `5 \( [# s
蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 . _4 } H; V+ c8 Q% X1 C
/ o$ Z0 k& u( p8 h- r
, k! u* ?- N, J& o& K6 V0 S4 q: G; Z$ O2 m |% _8 @9 x
4.内容冗长，关键信息严重滞后 3 s. ]) Z( t7 U. P, Q
# G( e3 P8 v' Q; L* i% }1 [
- E+ M" G9 v/ V
特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 * Y4 O5 ?6 B4 @/ f4 v( y- o3 f% V8 W
# j+ G( l" r6 w0 j$ F( L9 _ [9 `: G# C# i% B! Q
( Y7 ~' e7 ]* h
5.修饰性词语贫乏单调 5 a& D: G8 o8 X: a5 D" r) A
. b: d" l" X& n7 B 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 ' z2 h3 D* u! @/ L/ l: W
! ]: ?' g( M {+ `; X" x/ A$ S; G- M
+ u- T: r3 s# H9 T1 X
7 e3 J# O/ F# @) v& b1 F四、结语 - L2 x7 T" ]8 Z
0 I3 H: I7 E$ P0 ^1 |" ?
3 N* B# I3 n2 e/ E6 {0 E5 t- e% A希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up! 6 B1 O5 E9 U0 N. d @0 d
9 J! E1 w3 N# `: I3 d | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
