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( t( x+ o) ]; @3 ], Z8 x 一.总则
; F# V9 n- T8 l) c 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 ; C5 ?1 {! y0 t& x6 R, e
本办法适用于全公司各部门。 3 ?1 Y6 @5 x2 ^- P
二.对外接待范围 + y! P0 a I5 k
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
) f* e: P6 r* l# I [ 接待的对象分为内宾和外宾。
5 @7 {, p' I. n, [. O3 R4 b 三.对外接待部门 - y& B) c+ l9 P9 q$ e& i; g
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
( N- t4 ~8 \; b( M( M+ {( Q/ ?2 F 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 2 {' g0 d+ a/ q! g# _8 P: y
四.对外接待原则
8 b4 Y& {8 }* T6 Z/ z 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 # s# \0 K0 q5 \7 C" y L
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 9 p# Q& q+ R$ v
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
! Y$ M; d$ H0 ~4 ?8 d3 k$ I* w m8 m! k 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
7 c* K G* A6 ~8 |. }# r" ? 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 / d! S! L" }" M8 `' i# p' |* Z
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
, v/ o' t3 Z* b2 Y$ ^9 `+ Z 五.接待规格的确定。
2 ]0 @# A" X* d 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
Y0 I1 i% X: `- D 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
r& \* \0 o! a* i$ N 六.接待礼仪
4 U+ ~8 D- X( d% k: ` 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
2 i$ Z8 T& Q- Z9 |1 A7 o9 s" J5 V; G 2.接待：主动起迎，问明来意。
% e3 a, s0 D: L& ? 3.安排交谈地点：
8 Q* P0 \( m: Q1 E9 b1 H ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
# o P4 j7 ^8 A3 B) z ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
% R* r9 |" P( W+ j ⑶切忌让客人久候而无人问津。
7 T4 K" _8 {5 l$ T9 V' M: P ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 * R4 f( X" o: F8 o Q9 q
七.引见。
0 R+ g, U: |. _2 b& G 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
( m* g, v( ]$ G* t7 w9 X# v! } 引见顺序； $ S. Z6 }1 C) Y+ `" J9 I ~
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； , P7 y3 Q0 ]9 g6 P
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
6 J: N9 y7 ^% d" Y4 U! ] ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 , n1 s; f! C6 f; O. I3 J3 h/ `; m
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 , } X7 H) e/ v1 l
八.行路。
i! K; v' K+ ? d$ P3 I 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 6 C# t9 l* f& d' k, ?( A
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； : Q2 w) M1 ]' [6 e+ T1 S
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
0 q5 L5 ~; G/ a, r- J! k2 O 九.其他。 1 n2 d& S" D9 Q" O
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
- e# C4 D: K n, n 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
' b( {7 P- Z) n- G5 I 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 & x/ x5 S3 q' j: T
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
2 a9 J; c6 r: U5 F; n ㈠接待内宾。 4 C' J# e/ y3 K% T: @& }
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
# c$ I. G0 p" L; H' p+ H 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
; s0 N/ j$ e" o; p4 x1 w6 l1 ` 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
: X" U# Z7 t: `5 Z0 N8 Q 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
& O$ K! |/ k9 A 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 : R; }* k3 [3 }+ S+ N2 }4 g
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
' G, ^+ A0 l G1 O9 w 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 7 c% z: ~5 y6 U
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
& B) n& x+ ^7 V. ~$ c# C3 G ㈡接待来宾。
. M5 s3 @3 ]% a 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
/ F- @/ y, e7 l0 R 迎送。
% N2 y+ M$ m& q1 Y! [& R7 N' H 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
& e8 A6 k A& U 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 ' @5 ]- o% l2 B l7 `
会见会谈。 + M9 D- M' S# L
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
2 v; k7 N. ~" _: i 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 1 ?' l5 a2 Z# Q& K; F+ y- B6 F
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
C7 n) C4 S/ q4 \5 P. [2 i 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
0 D( g# w5 T6 k4 v. k- H 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 0 ~2 M( J+ _, T8 D5 h/ B/ W! [6 P k
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
' l- a( L# J6 e# G$ `+ `1 _ 宴请。
+ t; A$ m0 P3 d: f B/ r A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
! L0 ?7 O4 D6 \( t; e B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 ^) ^( d7 G- G) t' k
文艺晚会。
6 h) R* Z# V: M; I/ q 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 ' g6 `6 @- M2 W. H% X% m
参观游览。 * w6 N) l$ A7 q5 n2 u6 j
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
. e, @/ G6 u+ G4 J7 a9 A 接待标准 ; G+ M1 I& d5 p1 N; r Q
⑴用餐标准。
$ t4 y8 r+ C5 t. a! P; Y8 e 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
+ n# Y0 l' k( Z' x9 ]5 p2 `5 h 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
2 L6 C! N. w r, |* |/ {$ p 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 ) b0 W- A' \0 g8 H- A
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
4 q& v) Z: u' L9 l) q' w) p 5、常客 员工标准
, a; B7 Z ^6 [( }& ^0 p (2)住宿安排。 9 u" X$ u) ^% }6 t# f) P
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 * i7 b, Z$ E8 T v8 C; W. M( z
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 ' v$ r ]7 `( }
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。5 M) j- p) F3 v+ Z: C
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