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8 j7 T- D$ g6 L3 H: C# e 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：' ~- a! B& {9 ]8 Y. i+ s) A
做会议记录，写着写着笔没水了； & l) h! `9 c9 W+ ]: c' C
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
) x( }# [* A" _9 z$ a# P8 Y 用胶水时，找不到刷子； 5 i: M& t- L+ I- s
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 8 ]5 E7 p' N4 D* g6 i7 ^- d- _
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 4 W y# _9 V8 S: I2 X" t9 ~
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 5 Y0 G+ j+ q; [5 i$ Z" @) g
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
1 R4 T- W, H$ f2 P+ j7 f+ B- x/ a, b6 i 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ; K4 ?. ]+ |9 v* Q' Y& q
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
, O4 x/ Q2 N$ C" N4 C8 ~ 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
& q) P4 L& G- E/ m 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
2 o! ?" H5 I: ?3 @# b' { 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
! G+ t; T- J! e 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 5 e8 Y% `: g- t% c; D: i" {
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ) E4 g# a3 U2 B7 Y" F$ @+ [1 ^
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
: }; z8 Q9 n9 v8 A8 a. D) L 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ( _& m/ H8 @, X( ?, |
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 9 j! V& {+ u/ |2 H! D
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 * Q4 \& W; ?/ R- g5 z* P8 z4 l
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
- O+ Y* J: o6 B! b0 d 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 & F6 E1 Z2 P! x# W( p( A! A
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 4 o8 \& H( ?" D6 m
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
3 N9 e/ j2 @/ q5 \2 X 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 - U# y( l2 Z4 I- W0 ~
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 : `4 z" W- o( G# Q
9、与本职工作有关的表格。 " R3 E& U: Y% f
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。7 k0 x7 \+ ~; m, x) I: B
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