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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
$ G: ]! [1 H+ I7 j1 g: Y2 ? 做会议记录，写着写着笔没水了； ; d- L; }/ e" U% j6 ?0 d }
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
: ]1 d' |$ J L/ j! A& X- L 用胶水时，找不到刷子；
$ D7 C5 E6 ]; | 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
' Y8 E) Z/ {; ^ 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
# l# P1 Z5 q. z: v' i* L- R 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ' T0 l6 B$ L: w" V: b" a
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 8 m; b, z) Y( f, \0 U, M
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
6 y+ R/ ]7 @/ b# H. u8 U6 k; _ 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
0 S$ I7 I9 o2 m4 `6 ~) |! O- K 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
) I+ p$ p9 Q* U& z* ?, G3 F5 [ 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
% b: r) R- q# \+ {8 Z, u& p 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
- C0 \7 M! _1 G. R 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
|" L0 s! o& q8 I$ t) T" {! l 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
$ @* Y& h* z, z, ]- s/ i* v% P7 Z 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 6 N7 I5 }, e" O
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
- `3 Q3 w$ A: g" R2 z2 |# y: Q 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 # L T( M0 \+ g+ P
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
5 |$ {+ j0 ]. e& |* |4 w 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
' T" M5 L+ i1 R* {' y+ ?7 t e) W5 c 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 8 e$ }- Q1 g3 ?
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 + f" Q4 r8 C8 {! l# \' Q7 [! l) X
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ) D7 N# h& e B7 P: U0 I
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
5 d9 U, N$ V$ `2 Y 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
- i/ b! b9 _5 r' r/ c5 } 9、与本职工作有关的表格。 3 C2 v% w* ~2 @) t
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。; q8 b: U* u6 @2 v: T3 Q* a: K, a
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