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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
2 i1 s- t2 [( [ 做会议记录，写着写着笔没水了； " d8 t% G3 u, g* | g* R) B
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
4 @; c( c' H( A5 E 用胶水时，找不到刷子；
+ y+ k4 t, Y! a. H, d8 S7 A. z 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
; ?$ [; U: k3 S) f, |4 n3 P 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
7 i; o4 t( B4 g. i3 V 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
. t. F7 R3 ?$ V4 ?8 T2 [. G 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
0 {- ^9 ]# K# J$ `! } 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
6 r) F3 v7 h3 E" V# \& t ` 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
' l& A" M$ Q) P" f& X4 z% k 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 % o# U% U" S3 x) v; b" j5 V: b1 f5 A
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
- f1 ?) t4 v7 k0 B 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 9 A# h+ V" g0 C! p* u7 [+ Q, g" E9 r
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 5 S8 R' j& @$ n
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
- J8 i5 c- L- ~, H 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 4 Y: f9 h% T3 g; b" {9 M
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ! Q3 ]/ V" K2 a& _6 R: i; Y
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
% h q( w9 M+ P" U 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 * U' Z; u7 i) s- D- b; i4 L& q
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
7 [1 L6 C7 B# E/ B7 Y) U, D" i 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
, g0 z: ~( O# g' _7 N$ i. C& | 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
3 o1 W7 C8 B7 |" Z 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
, i' K% B$ v) t* T8 C; s 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 8 @+ I. h. V$ K% o
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ! R( j8 \( W0 a
9、与本职工作有关的表格。 . m1 ?- q3 K$ N9 b7 t6 `6 ?
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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