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- {- p8 J, u8 z$ @( _. | { 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
4 d6 t( }7 T. j7 m) E: _& { 做会议记录，写着写着笔没水了； - C8 [+ z# g, B4 _" g8 H! A+ t
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
# c- [6 @3 S, j. I6 \# e) Q 用胶水时，找不到刷子； ) |! K; s' @4 x2 Q, w4 b! s
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
; u. C3 n2 X0 \* H. j; F 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 5 f& A, }. { W1 S3 x% k
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
7 \* v. G- E8 ~1 K3 z% k 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ) f' k' y: R1 W, C/ `! e
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 - h2 e, l* d2 ^9 P
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 2 }* A- Q5 V- ?" d3 H' L7 y2 F
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 D4 T3 Q/ c* d& K3 x
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 2 @# K$ S: L. @
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
7 R [7 x" |4 w' p' z! m 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 1 y' t* @& L* a# N% ^' q
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 $ o5 @( R4 n7 s9 g
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 # ^- }3 a" S# Y; I# x- r ~
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
* a" Y$ s( N7 d 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
5 a( Z# l4 `9 ` 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 2 }( A, i3 K) Q0 a) R
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
. K3 ^7 w' V9 K- \ 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ; K% w1 C1 {% C1 E
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
7 f0 D, ]- n; E) z 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
( B; [9 e6 V6 f" W 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 3 r5 M4 Q R+ k* O
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
% ^6 D. K' g3 D0 K. z r; H( [ 9、与本职工作有关的表格。
9 v) p, k/ r1 v! f- [7 b+ P' b$ i 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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