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; G: y3 r( n0 K% }, L' m; q 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：8 A4 T8 |4 C, O+ s+ T" G( H( Z
做会议记录，写着写着笔没水了；
, D2 Y. e5 N7 s 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； + B+ M; L1 J1 c; ^ I
用胶水时，找不到刷子；
; @+ z" n) g7 R3 F4 U 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
8 X: i: r0 T9 f9 ^2 z( v; C 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 7 @. {: c1 m l$ U& F' q+ a
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 & N% x7 ?6 M: u _
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
- I* Q, t/ V3 V( Q. z7 K0 q 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 + O$ L* V" b6 }6 W$ H# h( r- v3 z
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
7 ^0 N/ l: X6 v& m6 q9 L% r- C 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 - t( M1 Q, t( H
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
! g7 o n( W) N. g, t 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
, s ^8 C N/ P 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
% g- x+ T7 x2 t- q3 M 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 6 c8 u# `1 r4 N7 A! [
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 . E8 \1 C8 S& }* k' w( ^" C
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
; q( v/ ]- o7 m* Y3 y 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ( ^/ V# }- |8 Z' ^; H" {
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 5 \" g2 c. H6 ?$ v$ s# W
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 $ }8 A$ Z" v: S
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
+ V- Z, Q5 }% M( j$ z9 D 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 " V) |3 j+ g. F* N: h+ p
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
- V: z+ j5 ?4 N 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
' U5 T O" O _# n i/ ~ 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
/ Y3 i5 h. ]1 `9 b 9、与本职工作有关的表格。 3 s& {5 H8 \ _' Q: W7 |
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。4 I1 T6 p: q: T6 B. I% V
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