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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：$ r' L/ x k$ {1 q/ j+ T$ s' m6 e
做会议记录，写着写着笔没水了； , C0 p% M/ p* C2 n8 J9 B: V( O5 {- t
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
( I3 i# ?0 L# o! ` 用胶水时，找不到刷子； 9 P: F/ e, ]. z1 j
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； / B+ _. M; r7 q" f v
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
+ s2 L: _7 V, J: M8 t 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 9 |- \& o/ i* l0 c( L: E
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
5 S$ r1 L3 y. A- c 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 % p$ d4 d* f1 ] z8 s6 G
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 7 @5 u; v: x8 v2 o' U
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
9 V6 y- M' D2 c5 V 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
& u" h! \6 O3 y+ p, f 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 1 X8 ?' H# k, {. J. `
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 1 A0 f1 g0 U% N
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ' x% k3 x( V% T4 ]$ X: J. {# t
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 5 z9 O5 ^: m# K& W
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
. k( k2 H0 X( [0 R/ ] 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ) B4 c- k0 x( a! b
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 $ G0 P5 }. U! A
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
- ?9 k) U, j0 i( ^! W* r 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
! w2 g9 V8 Q: r/ T 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 e, X. b2 A' l' n
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 # J7 G6 P5 p$ z5 h; A' c$ X
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ' I8 X* P! M* U1 e7 _) G2 Y
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
! d% ^% w7 u$ v5 t4 V" \) E 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 [$ t4 p( i4 p3 l9 a
9、与本职工作有关的表格。 4 U* W' e0 N' w( t8 R3 U) Z( f
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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