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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
7 J* F' a, q# Z 做会议记录，写着写着笔没水了；
* v# O7 S0 @3 G 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ( J- W- k% k$ u" E
用胶水时，找不到刷子；
# L, o; `: x& Z9 s3 r& w* |# L 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
4 ~- C4 i7 z! h }! F 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
- S9 _5 V2 z* _7 Q3 ?3 A! p1 {4 J 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
g" r" ~: }, W6 k. B 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
1 [0 P0 C2 h5 Z. q9 R# r 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ( e, O0 ], u% ^9 ?" b" ]
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ! C% h4 ]* H3 C( d
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
1 \( d% I! _# q. ~ 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
8 J) |9 Z$ T, b% p 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
5 i! ^ L# Q3 }$ @" x7 I 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 + j* q' z* g& F" b- Y; _
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 M9 u, @6 `8 p7 A/ C+ t
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
7 J, j8 m v; }5 I. A- R; B 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 ( f7 L) w2 s1 e- B# g
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
% D5 n5 l3 C6 s6 a. E7 p& Q 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
5 I$ C9 ^- s' r$ r! V1 J: g( J 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 , s% O5 F3 e3 S% J6 m \/ |
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 + \: o& A. j# J O8 e
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
* A6 x$ {; \$ z: @5 |8 @& K 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
' e1 D, I% E- B& w9 J6 a# @, d8 I. O 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 t! g- u @3 J8 t5 e/ ~' Y
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
8 V8 g% h" X; S! I 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 0 c$ N7 w- h0 p8 Z# }3 X, q- D% F1 |3 {
9、与本职工作有关的表格。 9 o+ G) @; e/ G! E8 f
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 4 E5 m/ b/ x/ p) Q, E4 E% y. i
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