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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
8 v2 S1 V' V+ j 做会议记录，写着写着笔没水了； # C# @$ B( g$ g% Q% ~0 l5 @
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 8 R8 v! L* d0 A: m0 n8 p
用胶水时，找不到刷子；
3 t) d. v3 b4 |& E2 y4 N- R 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； . n: u; \0 j* K8 E) m. ^/ k: w
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 2 @7 b" _# O9 S
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
. L; T$ Y" e& o- @6 w* L' E 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? / v" f6 n' ^: x1 ?
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
0 T/ D6 C3 q9 `5 g; x" I, e 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 2 {/ T; U/ [1 x7 Q7 h# I% }5 B
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 % b G9 K* C* ?' L
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
/ p# |1 o- D% H9 R* g% f# @; ?( y9 R 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
0 r Q$ d& s4 b$ w( P6 | 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 R% L6 l' `& R
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
5 b9 t: H5 S; y( t6 t% [ 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
, w2 _9 A& s3 v 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 3 A/ w2 w% M; `# z
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： : b) A; T0 ?4 J w- [- Q
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
+ _: o7 U- O3 q, n- E 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
% ?; v. b$ E& {$ g8 u 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
, r2 j% V, T' Y+ a d 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
: Q+ }# X! m0 R. P/ O+ w$ ? 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 $ x0 J) L6 f* j. f! `' z
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
& |& B" D! j8 C$ r" s. I; O, n5 d5 }8 C 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
' Z5 e+ Q$ `! @5 f 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
1 t6 {+ ^5 Z) O b* |4 ? 9、与本职工作有关的表格。
/ E$ W$ l% b1 y- f4 U( W 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 * v( _& J! v! y" n$ W6 b7 f
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