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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：/ Q6 K3 Z5 {7 J0 N% b0 i+ _% B
做会议记录，写着写着笔没水了；
% r2 } _! \ p6 W/ P Z 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； * ` B+ m/ b _/ [3 j: r' [; r$ h
用胶水时，找不到刷子； / |% Y+ N" i M( M+ E- A+ r& y
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ) e# k9 l3 W/ S/ x" C9 W$ z
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 , r' f0 q3 k8 t8 F2 v6 b% P
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 7 D2 A" N4 [& E; C3 R
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? / i ]4 u- M/ I: k- w$ [+ `
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
3 H Q# p: L. Y! ^) E9 [6 S9 o% N 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
) B$ m ~' k @ 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 4 ~2 X6 B, k; c+ N$ p7 A3 @
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 $ l' A Y+ s+ ?" U+ v
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
: a+ k6 z, t2 R& t3 f% L- m 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
% A4 k7 T7 H5 ^# n 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
2 L2 [2 g5 B' b9 w7 ?! K% \ 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
% c% C4 d" h; z7 J! I9 I 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 " T$ N0 @! R/ e* X, t
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 5 M9 q3 z3 s }* ]: h; r7 F
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
: @% |) t4 y6 d8 H7 O4 ~# `% { 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
0 F5 d1 A a# f. _ 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 $ Q( R: O9 u6 Z+ E
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 : \+ ]) J1 `; E
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
5 o6 Z4 Q; @' e7 r6 b& a 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 . D' O5 h6 g+ z6 r _
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
$ P" h, X# D5 ?/ m 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
& H+ s0 C$ n3 @" I% w# n4 z 9、与本职工作有关的表格。 ; [1 W- J4 ]/ C/ s# x
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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