 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
$ O7 k% T$ `, ] 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
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一、分步安排，按序进行 6 @: ^1 |# ]6 V% J. `
口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点
" I* j- l- l+ o' O! H. k口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
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三、考虑周全，有备无患 7 ~' y6 E6 d" v
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
b8 T) q2 s; [7 g. S 口头汇报提纲（可根据需要增删）
1 B/ [! M- ?: s' f 一、情况分析
0 f3 A; T K# r$ E ㈠听众
7 b1 Q2 n8 x: {, K; H- z# b' D ⒈人数？
* q' u8 M# |. K- [+ s ⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？
! P0 ]7 K- S# X7 A4 M/ c: ` ㈡目的与种类 / I+ d1 \0 s/ I
⒈通报情况？
# v' T1 {) C1 b" \4 z" H% m- \ ⒉形成决定？
7 w" ^( A# F7 s/ I- K ⒊审查重要细节？ 0 V3 {9 j5 k) } B/ p0 p) s
⒋协调统一行动？
- W( l8 v6 d: D0 w2 h4 ?9 j- k ㈢主题 8 K- y! c! m- z, [5 y* P% M& l* ?
⒈具体题目是什么？
- `8 h% S" j9 ?. y- y ⒉涉及多大范围？ . k/ A6 C2 B" S/ O# `
⒊拟用多长时间？
4 h' y9 c5 k* S5 V' f& n ㈣设备
% L) O- S6 K7 s4 T% y( l ⒈汇报在何处举行？ 5 Y5 A G: f) R2 h! M1 C# Q4 l, J
⒉需要作什么安排？
1 `0 D4 w/ W2 G2 l8 W! `- \0 Y( K ⒊视听辅助器材有哪些？ 1 [+ ?' |# X% L" K1 A" q
⒋有何不足之处？ 2 U: }& L0 j/ T% V4 o5 D
⒌需要采取什么措施克服不足之处？
/ E/ J6 L5 O. {9 o2 ]! E 二、写出初稿 - A5 Q; ^, c" h- P) |# R: M
㈠搜集材料 * P* p8 q2 \7 \) M6 {9 [
⒈认真研究。
) Y1 B1 Z/ Y% t; Z6 w5 v& _ ⒉熟悉主题。 . W7 ~9 Q, [, K/ ^$ O( E e A3 N
⒊搜集权威性意见和事实。
4 m% a, r0 G' Z% `: B ㈡草拟初稿 | 
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