公文是处理公共事务的文书,通常包括命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等种类。因公文是一种有特殊写作要求的文种,尤其是在格式、遣词造句及表达手法的运用上与其它文体有较大差别,需要在写作时区别对待。1 n- s4 s2 o- Z
文章的写作一般包括主题、内容和形式三个方面,公文也不例外。下面依次从这三个方面谈谈公文写作中需要注意的问题。
+ X" C) \. e6 C( g. x" y$ ]% ]# k0 {1 D5 ~. l& M/ U
4 M7 ~2 z" O( V( w: O3 l 一、关于主题4 X) Z# c+ P* u* y5 z9 ]3 D# L( g; S" S
# F: Y9 t5 c% P; N( a: s
主题是指作者通过文章内容所表达的中心意思。公文的主题不一定都要求深刻,但必须要做到正确、集中、直白。5 `- ?/ J" S! o, O+ u* D
所谓正确,就是要与党的路线、方针、政策相符,与时代发展要求同步。所谓集中,就是一篇公文只能有一个主题。俗话说“一山不容二虎”,一篇公文如果有两个或两个以上的主题,读者就难以判断作者的真实意图。所谓直白,就是直截了当地点明主题,表明态度,提出解决问题的措施和办法,对文章所涉及的各类问题,必须有明确的观点立场,应该怎么做,解决什么问题,达到什么目的,都要明确地表达出来,不能像文学作品的主题那样含蓄、曲折。& F0 b- p s3 ]3 }
$ _, O# z0 O) h' L* v" { I
) [4 `8 X3 |8 \8 B 二、关于内容 z, b; H- @& N7 G" l
$ w/ P1 L: D' c& N 公文的写作内容与一般文章也是有区别的。一般文章可以写天文地理、中外古今等海阔天空的题材,也可以是作者所见、所闻、所感,甚至还可以进行想象、虚构和艺术加工。公文在写作内容上却是有严格限制,首先,内容不但要求客观、真实,而且要与拟文机关的职权范围相一致,不可超越本机关的职权范围。
, G* W* C$ I/ D" U/ j9 H! \ 第二,要遵循公务活动的客观规律,也就是要符合上管下、大管小的组织原则。如上级可以对下级作指示、提要求、寄希望,反之则行不通。同样,级别小的部门不能以其名义下发级别大的部门的公文。! w7 g" q% G9 C5 @
第三,条理要分明,层次要清楚,而且每一层次内容尽量都要提炼观点。& m% j$ @' j( V' R+ s2 k
在提炼观点时,要注意两个问题:一是观点的字数最好大致相等、句型基本相同,而且要突出重点、不落俗套。如“粮食生产总体稳定”、“农民收入持续增加”这些观点就显得平淡,如改为“粮食生产灾年增产12万吨”、“农民人均增收突破300元”,这样的观点就鲜明、准确,富有新意。二是材料要围绕观点来说明问题。如“粮食生产灾年增产12万吨”的观点就必须用当年及上年的粮食数量差来印证。
5 |2 Z0 W$ Z+ _- k% ~5 W( A+ F {& _/ u
4 H! s( T7 l1 L- E0 l+ n Z 三、关于形式' u$ r. r6 E7 H9 M0 g
$ U7 e5 b6 a8 u" `5 f# u
& g |" W" @" [) N, i, a6 \
" W! G# u3 m) \- M' m 第四,数字的使用要规范。一是阿拉伯数字的用法。公文中的数字,凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方,均应使用阿拉伯数字。如“中央一号文件”中的“一”在公文中就应写成“1”。在表示数量、长度、高度、面积、体积、重量时,要使用阿拉伯数字。二是汉字数字的用法。行政机关公文成文时间,部分结构层次序数,数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句,邻近的两个数字,要使用汉字数字。如“五线谱”、“一刀切”、“二三天”等词语中的数字就必须要使用汉字。■ 黄启健 蒋丽华 |