办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

5 m* q9 q" V4 m$ Z加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

  s) C& n7 A7 i7 v7 \& B2 E" F二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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* _& R7 V: m  K) c+ ?$ ]（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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" y+ ?* _0 z  T& s( t9 h一、办公室人员岗位认知与基本职责
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8 n, O0 c7 Z9 F6 T( y' X9 x% E（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

' A: Q9 {8 C& A3 }. K- g4 I办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

& ^5 l  s3 F" W, X* D综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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. v* d, j, j5 V（四）办公室工作对人员的要求

/ k; ^) R* R. |5 F/ W3 B; _2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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" }% L- `: Z0 X0 n3 s一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；

2 z0 w- F6 l3 J' f: X2 b四、要讲工作效率。
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7 U' _* D3 ^9 ?! \! {- H7 H$ P（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养

9 o0 k# [/ b3 m6 c% {- R热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养

( a  f+ D: S  y: y心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

; y  j) ~! Y& ^0 K$ K注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

: ~' R" v: G: ^7 g, G& l' W) b全局意识
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责任意识

, n% s4 d1 t8 S, I+ m  k# \1 U* E  t创新意识
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7 _3 x' K% R% v6 M( x% H& L奉献意识

信息意识

程序意识
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学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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2 e$ h# A" G$ h他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

# t8 [" S) V; J3 C6 l, m) J能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

9 W6 x4 S6 M/ b: ?  k6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?

2 j: e% v# E9 k7 t6 s能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

, c: b; c. h: y* |8 V+ U# V8．他能否提高文件运转效率?
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% a, f0 I  v2 V7 C0 I, C能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

$ L: H8 G1 o% S. s# I7 o能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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! `# d" L7 G8 v% ?- w! p  {2 d4 j领导测评办公室人员的20道题目
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' a! p- R6 ~& P4 C' i" z, \9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?

- r# Z  N, z6 m& w3 \当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

7 K6 K( I1 d, _. E) ~& o" u11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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7 @7 b0 E) r9 R! b: R$ p你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?

  B* w. _6 d5 S0 l0 j是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

: c0 ~9 l9 i' m领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?
9 R" b* q0 [9 P1 [! @( c5 y, [% K3 m
, p) Y) j) G  H/ Y* }是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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; d& e7 n5 C* k- B3 F是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?

% b- E" U7 f! x6 w1 o) _' I; s- G能否以书面或口头方式简要汇报情况?

5 r; ~& g: ~; z! i能否准确地传达你的指示?

5 V7 O7 Z. Y. ?能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?

, o. F9 B/ f( R  k+ `. W是否根据需要自愿在休息时间加班?
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. u  i/ R# F) r" L! N# N领导测评办公室人员的20道题目

/ e; p  q, H4 t- b; A17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

/ ^4 m2 ~" p$ t; C4 }% Q19．在调研工作中他是否称职?

1 ^1 F8 Q. R: W. e/ P5 j能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

5 i. q& N( c4 R" w6 b2 f启示……

二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向

# O( L, R! F  r$ q( i1、不断优化硬件和工作环境
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) T9 ]+ x2 F8 A& w4 d& a2、积极推进建章立制工作

9 X8 H1 J9 D+ X, z: j6 d3、努力营造和谐人文氛围

. @) r& H- S# d1 D8 w5 N6 }" ?4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象
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良好的电话形象

良好的文字形象
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良好的语言形象

二、加强办公室建设

% [/ H  a: z' S% i# w" `（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

: V. q/ O: U3 {, r9 n2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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! R9 d8 `6 b- _/ k& H7 o4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

- G. Z7 Q0 C. \7 j2 _( A, ^8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构
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. B1 i8 U; w) a, p2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标
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( A5 e+ n& g  H  B1 B2 {（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容

4 p+ K7 V+ d7 i2 \会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序
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' \" b5 H- e" W" c5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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& ^5 `" a* t, S: g7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环
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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~