第三专题8 ~2 [: i1 O# C
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加强办公室建设与管理4 V0 J! Z1 {8 s$ x; F j1 r
4 i5 {; X ^; L, y+ I3 q# c$ ]9 X" Z' r
一、办公室人员岗位认知与基本职责
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% \1 \! W, C- j4 l4 |9 P二、加强办公室建设" `( s4 E, o8 E) O) V/ _1 M
. Y8 R0 v$ D. h1 m& g/ u" I三、办公室办会工作基本规范9 a% z: s4 g; c
; ~( l1 H+ p4 P1 m3 G四、加强办公室的日常管理/ v3 t- H9 T4 p4 d5 q. V
* o5 V/ u! z2 A1 X: z1 d$ w一、办公室人员岗位认知与基本职责
6 E* F$ O, r V8 Y; z+ u! \& P- P' G* N% U, \) x( y
（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。3 n9 ^$ g% _2 m1 R6 e) H4 Q* c
3 @2 a, K% C# K! U: \. ?: [职能定位：2 x6 v1 P& g! Z& X8 q* _
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。& o7 W0 |; d2 S q6 [7 F
8 T$ ]$ X/ g/ [% P. p' W: d一、办公室人员岗位认知与基本职责- {! o. U9 g: {0 Z; `- ]. ~
2 \% ?7 I: y _8 A5 ^3 J' G3 I
（二）办公室工作内容与特点工作内容：6 c, {% V1 h3 n9 I6 B
4 }9 G2 e1 Y7 F1 ]9 _5 @按性质分：
, W' j; u! f9 s+ W0 U
1 {" ^" x ^: q1 o9 k% i程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
2 O: y2 C, z' ^+ k5 f$ r( p3 Y+ ?0 ?$ N } z; |
按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：. Q0 l# [1 K3 S) w
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。; x, A* k7 Q( g* h
9 |. p0 ?% [9 I+ h一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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8 c* K6 X s1 w) L A4 `" C三）办公室人员角色定位- K) ^) R/ l+ i9 J% W
. j0 C! _6 U! \# T( D办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求
+ q" @0 T# [ \
4 V0 D* ^% r$ R3 ~7 F) }$ O2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；8 h. R9 N( j I- m) l) D8 c
0 @. I4 B z% A9 [; ] a7 W* R% J
二、要认真细致；
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, e) m% s$ u8 M# D [4 }三、要讲究程序(不要打乱仗)；% O/ }+ p7 B" D+ F+ L3 u
5 E2 u v0 G* Q* c) ~7 n: H- ?# ^四、要讲工作效率。7 f0 g. o. y' ?7 ^/ j6 a
! x9 \5 F1 G1 G, a( l& Q6 O（四）办公室工作对人员的要求
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1 y& o. g8 B0 n/ T1 q6 D, R% o1、思想素养+ e0 [$ q$ h' m9 J* ]
4 ^. M3 p Z# G' ?热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。+ Q3 O, L% O9 r+ v0 G9 Z
. `: n, A, }6 f" H9 x0 ~
责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。" a3 r. n0 H; Y
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踏实肯干。舍得为工作投入。
; `7 y" v( O0 Z
9 ~7 k' O& ?* a/ V% V3 [# J（四）办公室工作对人员的要求! ^/ s& C5 x1 r
; `' s1 ?& j( t# f$ G8 B7 O3 s
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。: i( a2 |" H! G, b3 t% p" c
9 V3 c, F( d( N( k. M' ]0 L! C调研能力。善于通过调研掌握大量情况。& o9 b9 o R. `' x) d
& }8 c# c2 z, m$ g; _; J$ H思维能力。善于思考问题，抓住关键。- \4 S# x# f! B
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求
, v; \+ P' p' m& N: i# o: d) S4 K" |
3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
3 I# Z- F# `1 g! r/ @
) T3 f2 p0 z3 Y9 n: L. b注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。2 r& y1 A0 K+ ~* ]3 M4 L: n1 O" a. a
" a3 d2 i0 s3 x0 t$ F2 _3 E调控力(控制情绪的能力)。1 g( f% d/ d$ ^5 l( U
0 J8 h/ j" R) ?' I意志力。7 G2 G1 k$ Z @
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（四）办公室工作对人员的要求& s3 @* S+ J+ y. y# Z1 w
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4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识" A7 w7 v1 w! y: C2 o
$ `8 \ n3 D; Q全局意识3 o7 g" |. j* K& Q
* |5 k% j; k4 w" a* r4 i责任意识
+ _) z! |* x, F( n) M1 q4 D9 h: y4 @- b5 Y, f6 z5 Y1 v
创新意识
; v* V- U) g3 n( y M& [
; b; r9 b9 L' c' w% W奉献意识
& B# u1 m* [1 R6 y* y% `, n4 d" i: k4 g u" a! v* }* I u
信息意识
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程序意识* l/ s; @9 k+ z1 I; h! U9 G; k% y' f
1 D$ ?# _' d: \学习意识
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_( A* ?, U% T- n0 w: `( h" a9 }$ r) h（五）领导对办公室人员的期待1 z' n/ Z5 W7 B( [& B& s# C7 z4 n/ }
% @' ]& Y' z1 t; c# z) _领导测评办公室人员的20道题目9 Y B5 p# a- ]$ e% q
" t* `' Y& E3 g) ~# J6 h1 M" p1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
' U* ?( Q# t( g- B0 _* { K+ g+ y2 v& n/ j# i9 L
2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?. s( V9 T( d/ O3 _
, o8 U/ w% M$ [2 [& H$ M3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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8 M% F7 \/ X: }+ O" `4 | p/ j7 c他是否很会安排时间?! o! Q% q0 G: ~8 r- a+ y
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?+ X4 ~3 P1 q) m/ ?: l
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领导测评办公室人员的20道题目; q! m4 j1 M) q. r
; S% ]5 M5 \8 `" Q9 o4 D5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?) {; ?9 }! R, ?/ {3 I, U
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
( ^. P7 L- u: i* Z1 A1 S
( X! e- ~2 o. k; g0 \* |6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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; d$ z, k4 u8 l; U% a5 z2 _7 i能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
3 _( V. }- Y$ w' i4 S* \6 [8 O9 ?8 Q5 A! M3 z# Q& G& P: _+ k7 z
能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?* z& ^4 u {+ N- f. |+ b4 l
& B9 R7 Y0 ]+ ?. f* \" u7．他是一个机智的人吗?
8 X; U1 w `6 Q2 F, ~- b* k2 k7 }* Z
能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?7 D/ q; i t8 P5 _: p9 `1 p; b% [9 B
/ k. [% z X' N' H( {8．他能否提高文件运转效率?) l5 t, m* c' j2 ~ G) J2 q$ |
6 W$ _6 `) B3 b6 ?能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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m4 N7 x g! S* F领导测评办公室人员的20道题目4 a* ^7 q _" J& _
* G9 T! m0 N( B/ |; m9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
k& x4 b, [7 f- i( Z: q/ y
6 H0 f) w1 T+ T. v) i. R; h10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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# u ^) g/ g7 R# K7 u11．他对你的忠诚值得信赖吗?/ }' q/ Y6 P! S6 r* p/ k' i
: y% I( Y+ v( T
你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?$ D; v1 d8 G7 k7 b- ?! i
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?0 e0 Y) ~, z' c& G
& @# }* B. k6 v& O" A! O
领导测评办公室人员的20道题目6 F3 L. U$ J j" H! j
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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2 y" h h3 ?) s- X而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
( }! l- [4 {3 J5 B7 V* T x
+ M9 A3 d$ N# K8 Z7 v* h14．他是否有个人学习计划?% P7 R3 |+ c3 m4 x; h% p8 y
( Y9 T( j4 f! w- ~& F% g6 c
是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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) \2 A0 \8 r2 k是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?: H; W3 R" X& L& ^' W# A
: ? @( q: l7 R2 q# _6 f( d15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?7 N6 \2 {, `* i, h {
9 Z) N( t$ A. r, j3 J' k' `7 t
能否准确地传达你的指示?; x3 [' f+ M) b8 F+ f
5 a, p; M9 ?( N3 g3 A9 U
能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?% s4 R0 m( N, r: T2 X2 j
$ t$ k, a* D o7 v, i }
16．他是否按时完成每天的工作?- Q7 j# k6 X0 N: w8 ^7 Q2 D
3 E: y5 d* ?) v) k是否根据需要自愿在休息时间加班?! E/ @- z5 ?; |3 v
! B% N# `6 Y# c7 w5 K3 O4 h领导测评办公室人员的20道题目4 [1 u B. ~0 E
& c$ \5 H0 Q! k+ Z
17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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_0 ~6 D$ c1 P" L& w5 }8 R18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?$ i5 k$ B E4 a( k( n7 k6 W
: A- C. o- C- S7 q- c8 \
19．在调研工作中他是否称职?! S) c/ m& J# G, J0 z F
$ H/ B) J) Q3 d' T, s
能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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8 l7 C. w) C5 G. `% v20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?) i) s& H* J; M3 J+ F# p, x7 r
7 e4 B. g- l# _/ P# F! U
启示……
3 O U9 y* C7 T& @8 J
% \& j5 R# T$ e! t* O- C8 P2 ^: }二、加强办公室建设* u/ T) [' ^/ K* I- e4 D
4 i8 x' |0 ?) W1 x2 g
（一）办公室建设方向. p8 O( V$ {% B# Z
. y7 v" O( v1 M$ V1、不断优化硬件和工作环境
1 d( \8 R2 O7 T. X5 |# I: c. e
* e6 H+ `, [/ i1 L2、积极推进建章立制工作
. x) O1 @+ R% E7 Z' L C3 M# p* k, x
3、努力营造和谐人文氛围& y- l) { |& R$ W" q6 |
0 t* [- Y* v; a0 J' q( w y7 W
4、大力倡导团队精神0 j, g& c* E' l/ u* f
" s! c+ t! l! }: j2 F6 K（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
% P' ?# S9 B$ b. M% P3 x3 n7 j1 C* u2 _- a6 n3 k/ C; h& W0 W
良好的礼仪形象
# |' P1 e9 {2 Y# w3 J
4 C% @9 Z* C1 K. [+ `良好的电话形象. m5 Y" b' M7 U3 U2 Y" A. r
, D, H3 E9 [2 G
良好的文字形象
0 a2 a5 [, r, x. P# H
; l8 a. Q7 n {* p良好的语言形象3 f- K) t4 N: n: n' L. p) c H
5 \' q5 \$ R. ~% m" l+ ?二、加强办公室建设
- q8 Q3 X# q" H. H7 z+ L- U7 t5 A/ c
（三）人人争作办公室受欢迎的人员
6 _4 E6 C F: b2 w8 t5 @2 X) V
0 i! }, E1 E. r; }7 I% X& r1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；1 _# U/ Y) p( r) G5 k6 M% z
' l2 h4 |7 m' N, s" S5 O" D2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；% ] {1 R- e6 T1 d% [; T0 i W7 x
; I3 M% J3 a8 T- {7 H k
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；4 S+ @: L' r9 p. p: z6 M
5 t! K% N1 Y! m/ Q* G" Q- y; M4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
1 T. Q* j% }& v3 A' E, c7 W1 V9 F+ w2 j# K$ G
5、随时让同事知道你对他的感激；) {( m6 W6 k: P- {
# U1 s/ F6 ~" g/ A4 L6、尊重个人隐私，公私之间分明；
G; O8 l. j# c7 K1 ~! t; m4 b
) J7 ?' a2 a) D' W7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
( b5 \: G, G% D. z& {6 [; x6 U2 r) G. K! l( B' K+ W1 M
8、不居功自傲，有容人雅量。
3 [; r0 G( D6 g, B9 ^3 H! z& w" t: T/ o h
三、办公室办会工作基本规范& J i+ q/ h- |. n* Q
- S0 J8 A5 t: t0 e3 y- ]
（一）会议服务的基本内容会前准备工作1 m# k# a" G) o/ Y7 j! J1 e
/ m) F5 A3 a2 L* D1、设立会议承办部门和服务机构
, r1 p- {$ s5 B# ?& i8 p! Q2 @; D- E% S- H& }- S( B2 @3 P
2、协助领导确定会议目标和议题( P, G; ?8 [& E. R9 Q' _
' o* s4 @! s& |: X4 N: f（1）确定会议目标
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, S' N9 ~& D' |3 L7 ]/ i: b（2）拟订会议议题& b9 O$ g1 `$ J# {
6 t! p+ a+ L0 L1 l3、拟订会议财务预算和会议方案+ y K7 `0 R# f9 [. k
- L% j' }- u9 d+ a( G! w（1）拟订会议财务预算
4 Z1 i1 x( G0 n: S2 P1 m
7 a( R. O- E( K9 q8 a& S# N6 O（2）拟定办会方案
3 M. b. d" d9 |/ s+ C( n% U W ^& s' w/ U- ^/ F- C
（一）会议服务的基本内容/ x' t6 _' p# j" E6 p: F- a
) D& |+ z/ Z& b" M' H9 C) @! }! [. U
会前准备工作5 A6 n+ p3 _) s/ c) h
9 S3 U- J$ J- q5 J+ q4 N4、确定会议的议程、日程和程序# c9 m& c6 W$ \9 c4 b8 j" ]7 E& t( G
" w/ f, `# ~, R' N( |- J" o5、分工撰写会议文件
+ m L7 i2 @6 e" P
3 U8 q; T" }# ]7 y( A7 W8 o6、确定与会人员名单以及会议编组方案
3 m6 I4 c$ J g; i& p+ j9 p
3 W H4 m7 E; N7、会场的布置工作5 A' M: ~3 i; i4 ~
- x8 k, p0 n: |
衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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- g8 [- W7 c# r# e主讲：姬瑞环
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