办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设

6 B9 }# a# K6 N  b/ b5 E三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

7 Y. I2 l/ N/ U1 x$ f职能定位：
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+ r; X4 \1 x: I行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

* K' J: ~% E" S8 q一、办公室人员岗位认知与基本职责
+ S' q& @0 ]% u7 i% v  k8 q4 h9 |
（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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3 l' D) v8 Q7 D; _. A5 [4 S7 D按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：
. N/ r, A- c: P- y
/ o- W/ @) H% y9 F7 g& B$ }3 g- C* ~5 `办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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: }3 X$ k2 i+ M1 `$ @综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
/ H) p+ `3 G* y3 c" B. n, B
: q, g4 z! v9 P! X* @一、办公室人员岗位认知与基本职责（

/ |* g* G$ q" v0 @  {3 {三）办公室人员角色定位
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+ r! I4 c+ P3 W9 c办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求

6 x9 R& G  d' L8 D8 S8 I2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；
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6 x, Q$ {! a' o6 ?' a2 r" X  B  W二、要认真细致；
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& \; u& d1 j  G三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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! Q2 S" Z! |1 j5 I, J  J- B6 H四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

. L1 h/ ]/ C8 }0 g1 E2 t4 R责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

/ G3 n, P/ Y: v2 {3、心理素养

4 P+ E* p$ M/ y# |0 R心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。

意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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; b, M7 d7 w& p2 N) I) n2 u& }4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
9 h3 e' |" D# I& T) l2 `* s# i
1 P2 V5 F' v0 h* Z6 q全局意识
% {0 {9 V$ f# J. U3 @5 L1 s
责任意识

创新意识
5 ?) ~& f( [+ B4 q4 b/ n: H' s
奉献意识

信息意识
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程序意识

学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目
2 p2 t; S$ Y" ~; v! i( Q
3 z0 S9 W3 A) \3 V1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

% G% E6 f2 [( u4 B, g他是否了解你的目标和意向?
5 i- V: m2 @" }, p  s; Y4 `
# z2 U+ Y5 u$ a8 }4 H他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

( ?8 {& x5 F: V( i2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

4 K# B7 F" m" a4 x$ q  ?+ \领导测评办公室人员的20道题目

. L) n2 }- W) t4 ^& |, W5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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7 m4 f, b& ~& l. x, ^能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

3 o, u3 P! U, t/ P! O能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?
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' v( [5 @/ b" t/ M0 w) l' Y5 O7 a% O他的工作有条理吗?
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1 O6 |" h& W8 U* q7．他是一个机智的人吗?
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9 A7 c6 N, H; x* c. i: v( Y7 T能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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/ l" c0 ?8 h3 ]2 L8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

& i# Y8 r, k9 P能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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$ G3 c0 D) c* ^& T3 p  b领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

8 |' b& z# f3 X# e7 K/ @10．他在危急关头是否沉着冷静?

& l0 h& {- ]& w8 @8 p4 w4 K5 ^当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

3 a' A8 d/ Y5 X' i/ m, L, z% C11．他对你的忠诚值得信赖吗?

, W2 D) w5 s  y9 c2 o你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
3 t! W# C- ^. ]7 b' g
; }9 N& O8 H. Y; Y( o6 l13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

4 T! H7 l& h0 d9 k6 d2 s14．他是否有个人学习计划?

( k; d, \" A/ H: p是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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( F- j* Y3 Q+ I. k) ^8 N4 t1 ^能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

% t: j3 K  A) [( V3 \* V18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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. K% E% s: Q6 A1 [19．在调研工作中他是否称职?

# r$ G0 n" }5 ?9 `/ t1 z能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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! o/ M$ A6 y4 Y" F. y启示……
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, F; y7 W- G  y! [& V4 \4 g! W8 W二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象

* J! p# v/ L: x$ t5 F良好的电话形象
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  x" n$ {& ^9 L8 s3 F, q# |* b良好的文字形象
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良好的语言形象
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二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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3 y# l/ u& l  \" ~' n1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

; A- n! k* ^; g4 j9 {3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；

* t/ d6 U% ]- p7 [# @6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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* l6 t1 I  e: C7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

! {  u5 Z) x% _2 e: r! w8、不居功自傲，有容人雅量。
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& O3 `  q. M, Q. C9 U1 x& x9 n: p8 j. i三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作

3 j: C. h# f+ N6 Q7 v1、设立会议承办部门和服务机构
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; X9 H8 R) p. m1 Z; C% }2 T2、协助领导确定会议目标和议题
8 e/ p* L3 [* k8 y6 c
' n* h1 n2 A7 q% `) C3 J/ S% ]（1）确定会议目标
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0 q( I0 o4 r# G2 T% f& O, _- j（2）拟订会议议题

6 l; H: ?$ {. w6 m, G& i% B$ j" a3、拟订会议财务预算和会议方案

; u( g# ]1 Z- g* z1 T0 d  H; p0 f( m（1）拟订会议财务预算

1 t- K6 }1 r+ A( j0 k（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容

会前准备工作

7 m: r0 \: v- \! [9 _+ t6 w4、确定会议的议程、日程和程序
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" Y$ u% Q5 V1 {5、分工撰写会议文件

3 z- m+ T" S6 @6 Q) A6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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+ V* t' n  S" M" L衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~