2004年7月,大学毕业后第5天,我来到N市某区直机关报到,开始了我的秘书生活。
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有人说秘书不过是个打杂的,刚上岗位的我认为此话不假。每天上班的第一件事,就是打扫卫生、
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* o2 m0 v) Z0 a( m! d$ a打开水、取报纸信件,除此之外,买买文具、办公用品等也由我负责,也就是说,管理办公室内务是我
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- L8 @& @7 y1 ]- J2 z1 j+ G5 O/ O工作的一部分。这些活儿让我相当郁闷。当初单位到学校招聘时,门槛挺高的,要求是学生干部、学生+ [6 J% k' i6 q
7 m$ y! A, s( N# c5 `& J* [党员、成绩优异,可干的这些活儿初中生都能应付。 & V! X0 V- f$ |. Z: I! I
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可是时间不长,我发现这个“秘书”并不是那么轻松好当的。整理当天要处理的文件、写通知、送
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文件给有关单位、把文件分类归档,所有的事情,看似简单,却又琐碎烦人。我相信有一些人面对满桌) ~ Z* {; q+ K) A# V% l ?
1 l6 T& p, ^8 D& u子的文件和一柜子的档案,仍能面不改色,从容应对,甚至十分欢喜。据说比尔·盖茨小时候就曾到一
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家图书馆不亦乐乎地帮忙整理图书。每把一本久久没法归位的图书放到它原来的位置,比尔都会兴奋地( \3 M; _& Y* S. N3 x
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说:“嘿,我又帮它找到家啦!”遗憾的是我天生就不是那种人,看到堆积如山的材料我就晕菜,并且
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6 e( K3 V \! {6 @. Q$ a一忙起来就天昏地暗找不着北。处长布置工作的时候常常是多个任务同时下达,而且经常切换,思维极
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5 B9 x" C6 X, |% h, Q4 | j7 h具跳跃性,常常弄得我手忙脚乱,不是头脑瞬间空白就是背脊发凉。有时我想自己的脑袋是电脑该多好
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,可以快速检索。 + r2 k! q$ c& h" T, s
6 u V( I* f t$ @& A1 | 遇上要开会就比较忙了。会议材料有时比字典还厚,材料出错、遗漏的事情也在所难免,我的头脑: E: j: U" ~3 A+ t
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屡屡陷入混乱。面对办公室那个高高的文件柜和准备会议材料是我最心慌的时候。文件实在太多,而处
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长表述时,往往用的是文件的大体内容。一个文件从起草到最终发文,中间一般会产生N个相关文件,比
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如党委评奖的文件,从制定方案到下达通知再到上报党委,一共有4个相似的文件,而机关开会的准备,
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往往很仓促,开会通知早早下达了,但在开会前两三天才真正开始准备材料。处长反复地推敲该使用哪$ U% B0 r- r* U6 x/ ^, h9 u4 s
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些文件作材料、定目录,突然删掉一个早就准备好的,加进一个新文件是常有的事。这样一来,我只有
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暗暗叫苦了,也告诫自己今后做事得细心细心再细心。 7 P% a) ]/ }* x0 C/ M, ?! E
3 }6 z/ x! s5 q: z( U" s 处理文件,留心点倒也能应付得了。处理人际关系以及和领导的沟通,才是更挠心的事。协调领导* Q O* Q' P A+ L$ h( W1 M% J
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工作的开展是秘书的重要职能。沟通不好,往往影响工作。学会“听话”和“说话”,是我做秘书遇上1 {) g' V4 x; q8 T
" Z& {. ]9 V- R$ [的一大难题。 : {: x0 s7 p4 [, e
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我是个有话就说的人,很少考虑所谓的说话“艺术”,觉得那种说话艺术是不真诚的表现。每逢处
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长布置工作的时候,我总是简单地回答:哦。有一次同办公室的前辈问我:你是不是不情愿做处长吩咐
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的事啊?每次都只“哦”一声了事。我心里那个冤啊,不过从此多长了个心眼,后来处长交待任务,我5 I- G, ^& k; ]/ y9 S, \* Q
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都改为:好的,马上就办。
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/ \5 p+ D! q: } j* v “听话”就更费神了。处长很喜欢他的前任秘书,直夸他“悟性”高,要我们多学习。夸多了,我- ?* d! T9 b/ Q4 S- A& t \
5 R" a5 K# ^" X, w/ L1 k不觉纳闷:怎么老夸他,什么才是做秘书的“悟性”?于是去请教和前任秘书相处过的前辈。前辈告诉
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我,前任秘书确实不错啊,领导交待过的任务一件不落,做得干净利索;领导想到没说的,帮着去做;4 @2 O+ f) X* O( [% E
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领导没想到的,他也想到了。看来我这个秘书离领导的要求还差的远呢! 6 l3 `0 A2 ?- d* c( ~. M8 z
" E1 I# ~; c. ^9 {! f# U 那段时间,我跟爸爸通电话说的都是这个问题,觉得自己很憋屈。爸爸每次都开导我,说你不用成4 N' F- q+ m# T9 R% D9 V
! ~% @, ^: }0 ]) d: _天琢磨领导们在想什么,也不用去阿谀奉承拍马屁,但是加强沟通是必要的,连基本的沟通都没有,怎8 I5 y" D$ N" X) G" H! F' ]( Z" a/ o
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么做事呢?毕竟工作不是靠“有一说一”就可以完成的,顺畅的沟通有利于工作,为什么不去做? 8 ?" J' |5 o, t8 S# I8 c6 F
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前辈和爸爸的话让我也进行了反思。多沟通、多站在别人的立场和角度去思考问题,并不就是处处
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顺着别人。现在,面对着繁多的文件,我尽量提醒自己要耐心、冷静。有时候明明不是自己的错,遭到7 S) V) ?6 n* B
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批评,我也能深吸一口气,告诉自己:你什么都不懂,什么都要学,低下头来才是最应该做的。况且在
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6 r( j5 n! R" [3 a( G' v- u8 H工作中不断学习,不断发现自己的一点点进步,不也是一件乐事?
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, H" s0 J( l/ Z, m 春节回家,同学们说我变了很多,没有以前急躁了。我想也许这就是我的秘书生活带给我的职业习4 O- p$ R3 W5 x2 ^ Y
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惯:必须耐心,必须细心,必须有心。 文/草木 |