做一个落实型的员工：谈公文处理过程中的文书工作

     按照办公室领导统一安排，抽时间读了《做一个落实型的员工》一书，很有感触。我认为我们办公室就是一个落实型的团体，自己也是一个落实型的员工。今后，要进一步完善工作方式、方法，提高工作效率，保证工作质量，做到决不出纰漏，做到精益求精，做到把工作当成是一种享受，在政府办公室这个和谐、进步、团结的团队里，大家愉快地相处、愉快地工作。
( ]2 g# U8 L. [8 ^! n$ R
. Q4 W. u. e4 L现就“抓落实，做好公文处理过程中的文书工作”浅谈几点体会，供大家分享交流，不足或不对的地方请予指正。
8 {" k1 m0 W7 v
: \2 B3 I# U7 m我们知道，《国家行政机关公文处理办法》及《新疆维吾尔自治区国家行政机关公文处理实施细则》都包括总则、公文种类、公文格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文归档、公文管理、附则九个章节。公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的动态的工作。其中，发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文办理指对公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
8 K; E" f* Z0 K0 h2 @
0 x' E0 y# G  n# g/ q2 f公文处理的基本任务就是及时、准确，有效地拟制、办理、处置、管理公文，为公务活动提供适用的信息。做好公文处理中各个环节的衔接，使每项工作都能及时、准确地得到落实，靠我们办公室相关领导、人员的努力。
8 G- ]* |( ~  M
  K- C8 G9 A3 O. ~* Z0 a6 h0 s0 I8 W我讲的文秘文书工作就是公文处理中的办理、管理环节。

一、文秘文书实际工作小结：

0 Y3 u  L) _' D4 n. h; B. l5 b1 f一方面，做好发文处理中用印、登记、全面管理工作。以前，政府、政府办发文多，用印量也大。实施自动化办公以来，纸质发文少了，网络上点击的次数多了。各部门需要发文材料都通过oa办公自动化办公系统传送，按程序做好oa系统公文传阅、转办、电话催办、反馈及发放等环节工作。并及时在政府内外网、政府办网页上发布。同时做好纸质发文（包括电子版文档）的日常管理、收集归档工作。截止目前，2008年政府发文50份，函18份（有文号的10份、无号的8份），政府办发文50份，纪要78份（专业会纪要49份、常务会纪要29份）。合计196份。

另一方面，重点做好收文办理各个环节工作。接收的公文很多，有上级发文（自治区、克拉玛依、党委发文）、平行或不相隶属机关之间发文（奎屯、其他单位）、下行文（部门、单位、个人报送的请示、报告等），要严格按照收文处理办理，包括签收、登记、审核、呈主任拟办、区领导批办、转有关部门承办、催办、反馈办理结果、文件收回之后的管理、归档等程序。各类收文只要有电子版本的，都通过oa办公自动化办公系统处理，按程序做好完成处理各环节工作。截止目前，2008年收到区机关各部门的文件75份、党委文件44份、市政府发文94份、市其他部门发文117份、自治区级及以上部门发文184份、部门、单位的各类请示报告49份。合计583份。（不包括oa上的部门发文，处理了，没有登记。）

由于日常工作量很大，文件来源、内容都很繁杂，所以文书人员保持良好的习惯，抓好细节，注重及时落实很重要，才能全方面的掌握文件的去向，知道文件现在哪一个环节，要及时协调、催办，使这个动态的过程走得平稳、走得安全、走得准确、走得及时，提高办文效率，从而提高办公效率。做好日常文件的办理、管理工作，起码使我涉及到的文件都要办理好，有个办理结果；之后，才谈得上管理好，使之条理清楚，井然有序，能尽快的方便利用，达到随用随取的效果。
  {9 {: [# ^, x: _
3 B+ j4 ?* }' n5 Q! R! R! {# s! n二、分析文秘文书工作的几个特点，抓好落实工作：

基本任务:准确、及时、安全地处理、管理好各类公文，当好领导的参谋和助手，为领导、为部门、为老百姓服务。文秘文书工作注重抓细节、抓落实，现就该工作的几个特点分析如下：

& G, ^7 g9 G3 X' y7 s7 h( |4 F; h1、总体来讲，秘书工作显著的文牍性集中表现在文书工作上 （“文来文去”），文书工作感觉就是整天与文件打交道，每周办理、管理的公文少则十几份，多则几十份。每年移交档案局的档案件，政府办的最多。
( s! c. Q# A% B4 k5 @
, n& b- L( ]+ W, A5 @$ ]3 f7 j5 d2、文秘文书工作要全方面的掌握每一份文件的去向，知道每一份文件现在哪一个环节，办到哪个程度。
) L. p) l. U- X  \3 {) V+ h
7 i! R5 k, C% n% K3、文秘文书工作的时限性。在文书处理过程中，时间上的规定和要求十分严格。时限性是文书工作有别其他工作的重要特性之一，直接关系到文书工作的质量和效率。表现在三个方面：一是文书处理的迅速性。各级党政机关制发的各种文件一般都有时限规定，时间性、阶段性比较强，这决定了文书处理工作要及时、迅速，不得迟缓和积压；二是文书处理的适时性．文书处理工作要求要及时、迅速，但并不是所有的文书材料的处理都要求越快越好；三是文书处理各个环节的时间衔接性。文书处理工作是环环相扣的系统性工程，每个环节处理的时限大体上都有要求，某一环节延误了时间，势必造成以下其他环节的拖延，导致整个公文处理不能如期运转。
1 C+ B  ?( i" F. K  S
9 Q! o# ]2 A* S9 f. q4、文秘文书工作中要及时催办、督办。在提高公文处理速度上最关键性的环节是催办。除部分要承办外（承办：根据领导者的批办意见,具体办理文件中提出的有关事项），要分清公文重要、缓急程度，掌握好催办、督办分寸。领导有重要批示或文件内容有严格的时限要求的，要重点催办、督办，掌握情况，及时反馈办理结果和问题。所以说，做好文秘文书工作，对提高机关办公效率，具有重要的意义。   
- ?5 @$ o  r, I& W, }
5、文秘文书工作是政治性、机要性很强的工作。安全是对文书工作保密和完整的原则要求，它要求在文书工作中既要保证文书材料政治上的安全，防止泄密和丢失，又要保证文书材料物质上的安全，防止文件的破损，保证文件的完整。文书工作安全的原则，是由文书工作的政治性、机要性决定的，是文书工作中的重要原则之一。
, R9 |$ v$ P+ X( _
* q. v% @( h( A' O, E公文内容的政治性决定了文书工作的政治性。在我国，我们党和国家的方针政策、法令法规等，绝大多数都是以公文的形式下达和公布的，文书工作则是通过一系列文书运转环节对各种公文进行处理和管理，可见文书工作直接关系着党和国家方针政策和法令法规的落实贯彻，因而具有很强的政治性。文书工作通过信息传递，使整个国家机器按照统一的意志、目标进行有效的运转。如果没有文书工作，或文书工作运转不畅通，都会影响党和国家方针政策的传达和贯彻，因而势必影响国家机器的正常运转，保证国家机器的正常运转，是文书工作政治性的又一体现。 文书工作的政治性，还表现在文书工作与提高机关工作效率的关系上，即文书工作是提高机关工作效率的重要环节。 机关工作效率的提高很大程度上取决于文书工作效率。文书工作如果准确、高速、有效地运转，就能促进提高机关工作效率，反之；则将影响机关的工作效率。

; K/ F$ g$ \6 A- y8 e9 k3 d 文书工作的机密性是由文件内容的机密性决定的。党政机关制发的文件，大部分都具有不同程度的机密性，是党和国家机密的集中所在。文件内容的机密性，决定了负责形成、处理和管理文件的文书工作具有很大的机密性。文书工作的疏漏，通常会造成失密泄密，甚至会给党和国家造成很大损失，危害到党和国家的安全。文书工作的这种机密性是机关其他工作很少具备的。   

7 R% k: [! J$ F  Q% b# F文书工作的重要性，主要是指文书工作岗位的重要。文书工作就其性质来说，一部分是具有机密性的工作，一部分虽不具有机密性，但仍是很重要的工作，如信印的管理和使用等。文书工作的岗位是十分重要的．文书工作的机密性和重要性构成了文书工作的机要性。
5 ~' z! }$ ~7 a5 @0 ?7 C1 v
6、文秘文书工作的集中统一性。公文的处理、办理各环节结束后，要采取妥善的措施，集中统一进行管理。文件办理完毕后，需要将那些有保存价值的文件立卷归档。文书工作中要合理设置文件的归卷类目，把工作中办理完毕的文件分类存放。要执行平时归卷的制度，保证文件随办随存，避免散失，要按照有关规定对形成的文件材料进行整理，并立卷归档，保证文件的安全保管。保证文件平时传阅的组织、文件的借阅、文件的贯彻落实等工作，在不违背工作原则的前提下为利用者提供最大的方便。   

6 U) [$ F) l; O5 o: e7、服务作用：是指它为实现各级机关职能所发挥的服务性作用。文书工作是为机关业务工作服务的，是实现机关职能的重要手段。其服务作用主要表现为三个方面：一是为本级机关服务，这是文书服务作用的主体；二是为上级机关服务；三是为下级和人民群众服务。

8、助手作用；是指通过文书工作在机关领导工作中发挥的辅助作用。文书工作不是直接进行决策的工作，而是通过文书为领导决策提供信息资料和某些工具、手段，是领导决策的辅助性工作，在领导工作中起助手作用。
' f) M) b( M3 F+ \3 B4 j& { 以上特点仅是对文秘文书工作的概括，在公文处理这个整体中，文书形成是文书工作的前提环节；文书的处理，是文书工作的中心环节；文书的管理和利用，是文书工作的经常性任务；文书的立卷和归档，则是文书工作的终结环节．弄清楚各项具体任务的总体位置，有助于掌握工作的重心。  

总之，认真落实办公室组织的读书分享活动，将《做一个落实型的员工》一书的精神贯彻落实到日常的实际工作中，具体到我，对做好今后的各项工作都是必要的，对其中的文书各环节工作更是必要的。《做一个落实型的员工》书中说得好：观念决定思想、思想支配行为、行为觉得结果。落实是一门功课，是一门科学，更是一门艺术。作为综合协调服务部门的办公室的一员，我也应该，也必须在抓落实上下功夫，把份内的工作做得更好。（文/郭红）