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老秘谈怎么写公文之五:语言使用得当

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福建老秘 发表于 2012-2-4 21:25:25 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
不同文种的语言特色是不同的:指挥性公文(如指示、意见、命令)的语言,应色彩庄重;知照性公文(如通报、公告)的语言,应通俗具体;报请性公文(如请示、邀请)的语言,应恭谨明确;法规性公文(如条例、条令)的语言,应简约规整;提要性公文(如会议纪要)的语言,应概括凝练。总之,语言使用要得当。
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语言使用得当,关键是公文的语法语气要恰如其份。所谓语法,也叫“文法”,是语言的结构规律。语法包括词法和句法等。语气,也是语法范畴之一,通过一定的语法形式表示说话人对行为动作的态度。语气,有的是陈述语气,有的是虚拟语气,也有的用语气助词和语调来表达。语法和语气相辅相成,不能截然分离。但是语气决定使用什么样的语法,而语法又会强化语气效果。语法语气可以反映和表达出行文主体的威信和影响力,产生良好的社会共呜效果。在起草机关公文时,必须针对特定的事因和对象,注意机关公文的语法语气。把握好公文的语法语气,可以充分表达出公文或者其他各种文字材料所要表现的内涵,有利于提高国家机关在社会管理中的影响力和号召力。同样,领导的讲话、报告、讲演等也要注意语法语气,这样能进一步体现领导者的讲话意图,有利于实现领导者所要追求的目的。
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! m+ t" H+ P) J; c7 X0 x& w% z* X(一)词法
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公文写作,在遵守写作一般选词规律的同时,重点是掌握好下列修辞方法。+ A! H: f* `$ g

8 l; m, H1 s; j/ |+ {0 A1、敬词。为了适应上行、平行文的意境需要,公文写作中应当注重敬词的使用。所谓敬词,即表示尊敬的词语。敬词多用于公文主文尾或开端,如“请”、“贵”、“遵照”、“呈”、“报请”、“谨呈”、“为荷”等。
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2、雅语。公文要求在公文写作中尽可能使用雅语,不用俗语,这是公务活动的严肃性在公文中的体现。所谓雅语,即比较典雅的书面语。在雅语的具体运用上应注意,要用规范化的书面语不用口语,即是用雅语,有的典雅词语如“夫人”、“先生”之类,除因礼仪、引用等特殊需要,一般情况下不使用。一些文言词语虽然文字简明、含意深刻,但要酌情使用。
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) ]. n( |" h. Z0 o3、强调语。公文中的主张、意见、要求部分,常常大量用强调语作为每一部分的开始词。所谓强调语,即带有强调口气的词语,多是一些能愿动词,例如“要”、“必须”、“务必”、“坚决”、“严加”、“禁止”、“不准”、“严禁”等。
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4、进解。对前边使用了一个词,接着做出进一步的解释,这种解释的目的或是赋以新意,或是拓宽其含意。进解方法,在前词与后解之间或是使用“就是”,或用“即”,或用“也就是说”等。运用这种修辞方法,可以给读者一个完整的概念和更加准确、清晰的印象,有利于防止歧义。4 T8 v- p7 I* C) J

' |$ H* Y* v2 _, f  A4 I5、警语。公文写作中为了做到言简意赅、发人深省,当多使用一些警语。警语在公文中运用主要有三种:一是以格言为特征的警语。如“失败乃成功之母”、“吃一堑长一智”等。二是以成语为特征的警语。“两袖清风”、“一身正气”、“为政清廉”等。三是以比喻、歇后等辞格为特征的警语。如“夹紧尾巴做人”、“老鼠过街,人人喊打”等。* p: u8 {* Z4 J9 S8 z, U

# U8 i+ g! N$ k6、换字。它也是在公文写作中较多使用的一种修辞手法。所谓换字,就是为了语言表达的准确、形象、明快,将比较固定的一具词语中的某一个字临时加以更换。如“与其说他向前看,倒不如说他向‘钱’看”。可见换字可使语言很有说服力,铿锵有力,十分生动,形象逼真。
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(二)句法
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切实掌握公文写作中的常用句式及其特征是十分必要的,它不仅可以提高公文写作的时效性,而且可以把公文写得言简意赅、鲜明生动。公文句式的修辞,除遵守一般写作句式修辞规律外,还要按照公文写作的特殊要求,突出自身的句法特征。常用句法有以下几种:
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1、以“为”、“为了”做句首,以直接说明目的为特征的句式。为了把行文目的准确、简明的表达出来,便于受文方理解和掌握,常用以介词“为”、“为了”做句首,并切直接讲行文目的句式。说明上又分为两种方法:一是在“为”、“为了”的后面直接写出目的、对象、内容。二是先叙述所提出公务活动中的问题,尔后在“为”、“为了”的后面用“此”、“这一问题”以此说明为什么要行文。如“为此,特布告如下:”,“为了解决这一问题,特作如下通知。”这样做可以使文字简洁明快。
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2、以“数词”为特征的浓缩句式。为了言简的需要,在公文写作中常对一些内容特定的长句,通过附以数词手法,进行高度浓缩,使之言简意赅。比如,把党的基本路线概括为“一个中心,两个基本点”;再如“两个转变”,“三改三加强”等。浓缩句式要借助于数词或数量词。采用这种修辞方法,应当注意切勿为浓缩而浓缩,使句意难懂,甚至带来歧义。7 X, l+ K+ _. i; _  N' R6 r

# C, ~6 E& u* E' L% n3、以“综合”为特征的综说句式。使用综说句可以使公文达到简洁、精干的修辞效果。所谓综说句,即把几个并列成分联结在一起,由句中的一个相同意思的成分综合成句的一种句式。这种句式一般分作两种情形:一是综合修辞在前,并列成份在后。如把“实现干部革命化,实现干部知识化,实现干部专业化,实现干部年轻化”,综合为“实现干部革命化、知识化、专业化、年轻化”。二是并列成份在前,综合修辞在后。这种用法前句多用虚拟语气,如“只要×××,只要×××,只要×××,就要×××”,可见不仅节省文字,而且铿锵有力。$ a5 ~4 k1 a- m  j; b/ c; H
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4、以“将”为特征的宾提句式。一些批转、转发性通知及载运总结、计划、调查报告等非法定公文时所用的法定公文(即文件头),通常在开头起笔处采用这种句式。这种句式会使语言刚劲有力。比如:“现将《×××××××》发给你们,请认真办理。”“现将《××××××》送上,请审示。”
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5、以“是”、“妥”为特征的重后句式。公文中请示的结语,基本上采用重后句式。所谓“重后”,是指一句话中两个截然不同的含意,一个为“虚”,一个为“实”,而且“虚意”位前,“实意”在后。例如“是否可行,请批示”、“当否,请批示”。前半句是“虚意”,是作者本心不愿看到的。后半句为“实意”,是作者的真正意图。请示的结尾采用重后修辞,不仅文字精炼,而且,体现了作者的肯定性要求与工作的严肃性。。
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精彩评论12

正序浏览
福建老秘 发表于 2012-2-4 21:26:30 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
一、 明确发文主旨
+ K, u2 R  _$ m$ |8 X5 @5 a* d. C3 Q, {5 [
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此,在动笔之前,首先要弄清楚发文的主旨,即发文的主题与目的,包括以下几项内容:
# p! b; \* ^* ^7 j" x/ A2 i1 V& ]0 n, o% F1 {7 u% f
1、文件的中心内容是什么?比如相关工作的改善,主要提出目前情况怎样?存在哪些问题,解决方式、需协助事项;再如请求事项,拟请上级机关答复或解决问题等。1 f8 i9 ~4 t; R  d

8 @4 H! o3 X# {! P- t3 K) H2、根据文件内容,准备采用什么文种?比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报;针对下级来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是一个带规定性质的通知等。9 o1 d: X0 B; ~% ]

+ i8 G& ^, D2 u+ u# a/ ]# g# e3、明确文件发送范围和阅读对象。比如,向上级汇报工作,还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导、有关部门人员阅读,还是向全体人员进行传达。& {- S3 j6 u$ H4 i

7 p* a4 ^/ N0 K' C2 A8 ]4、明确发文的具体要求。例如,是要求对方了解,还是要求对方答复,是供收文机关贯彻执行,还是参照执行、研究参考、征求意见等。
$ Z$ U, a9 P* G# `; Q3 m2 j
, [3 d+ Z6 ~" V! t5 V总之,发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要达到什么目的,只有对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草。
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二、收集有关资料,进行调查研究
; k" v" u, }. U6 ]
! n$ X' m' [4 s+ J  z% [3 \发文的目的和主题明确之后,就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究。当然,这也要根据具体的情况,并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如,拟写一份简短的通知、公告,一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作,在明确发文主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂,还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件,拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等,往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。; ^$ c( j+ F, V$ r

( I, c$ H( G3 y6 x; s/ A怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢?一是收集和阅读有关的文字材料;二是到实际当中搜集活材料。例如,要草拟本部门的年度工作计划,首先需要查阅去年的工作计划及工作总结,以及参考有关先进企业的同类工作计划等,还要研究本部门今年所面临的形势,今年的中心任务上级要求等。
  O. S8 N4 `- L3 Q0 e& N) V
9 C5 X$ t8 a8 c5 \. ~, Q6 s总之,收集材料及调查研究,是一个酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
3 v7 g3 H. A% A
- D/ W2 o. o" ?3 g2 w( D5 F三、拟出提纲,安排结构! S' c, |- ]: S2 @' w8 k/ B

1 G, [1 l" a- N4 [4 t在收集材料的基础上,草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工。
7 w0 q  ^' G# K4 p: d
8 M+ [8 c! Q/ K0 e8 s" _4 q' L提纲的详略,可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件,可以大致安排一下文件的结构,先写什么问题,依次再写什么问题,主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括文件共分几个部分,每一个部分又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲。当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
% c2 H0 \0 R1 ~4 z' V* Y2 C- d4 L9 Z
拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的基本观点,可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改,使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件,更需要共同研究写作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。' @7 ~4 D% |! }2 i3 ?( W
& u/ I# p5 ?4 C$ t
四、落笔起草、拟写正文
5 B' t, }0 Y8 C/ D* u6 u+ K( M( a- M' Y, s% I# B! _
结构安排好后,要按照要求所列顺序,开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点:
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1、 要观点鲜明,用材得当。也就是说要用观点来统帅材料,使材料来为观点服务。用材料要能说明问题,做到材料与观点一。/ G) s0 v- a! X1 _- I! D' Q
" c+ L' N$ v. m6 ]7 c5 c5 ?, o
在写作当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱两可、词不达意,似是而非。如果观点不明,令人不知所云。有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞、缺乏依据,不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使人弄不清要说明什么问题,不了解发文的意图 ,特别是情况汇报、工作汇报介绍。
- m+ s  }8 ?9 t3 I# `" S
- N1 e+ v& q; w4 u# d3 F+ |2、 要语句简练,交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代的问题清楚明了。8 [& t3 d6 |* Q, D+ ^
- y! x: J* `: T
五、反复检查,认真修改! D" e( I) H5 K" s# v

4 d+ D$ O  s3 H3 w" W4 E1 |初稿写出后,要认真进行修改。写文章,需要下功夫。自古以来,好文章都要经过反复 修改的,写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能通过。只要认真,有耐心,写公文也不难的!  3 O# \: b2 o8 c0 Z; ]

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 楼主| 福建老秘 发表于 2012-2-4 21:27:02 | 显示全部楼层
 
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一、 明确发文主旨% F+ l" S7 i  [* F) m$ y0 P

$ X( A7 j% E5 ?( b% m5 A: H任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此,在动笔之前,首先要弄清楚发文的主旨,即发文的主题与目的,包括以下几项内容:4 u( a4 b+ Y" H9 l$ o6 ?$ R2 p8 R+ z$ G
( W: \, E# l& e
1、文件的中心内容是什么?比如相关工作的改善,主要提出目前情况怎样?存在哪些问题,解决方式、需协助事项;再如请求事项,拟请上级机关答复或解决问题等。
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2、根据文件内容,准备采用什么文种?比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报;针对下级来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是一个带规定性质的通知等。1 u. G5 J/ r+ m' B
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3、明确文件发送范围和阅读对象。比如,向上级汇报工作,还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导、有关部门人员阅读,还是向全体人员进行传达。' J# ?: \" s9 ?" t
, K+ T. C" v5 E# h( X
4、明确发文的具体要求。例如,是要求对方了解,还是要求对方答复,是供收文机关贯彻执行,还是参照执行、研究参考、征求意见等。
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总之,发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要达到什么目的,只有对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草。
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二、收集有关资料,进行调查研究
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发文的目的和主题明确之后,就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究。当然,这也要根据具体的情况,并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如,拟写一份简短的通知、公告,一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作,在明确发文主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂,还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件,拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等,往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。8 w" I- s; F6 H4 z! n; {. t8 W6 p
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怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢?一是收集和阅读有关的文字材料;二是到实际当中搜集活材料。例如,要草拟本部门的年度工作计划,首先需要查阅去年的工作计划及工作总结,以及参考有关先进企业的同类工作计划等,还要研究本部门今年所面临的形势,今年的中心任务上级要求等。) Q2 Y) D0 g3 t) [( N( [

2 _3 I( T+ \5 F/ n6 c) }总之,收集材料及调查研究,是一个酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
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三、拟出提纲,安排结构* I) B  R0 m8 A

' o! `. e: A; S* l0 r在收集材料的基础上,草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工。0 Q/ z, z8 Y( w6 K9 D

- {, }5 w) L+ U" G7 ~提纲的详略,可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件,可以大致安排一下文件的结构,先写什么问题,依次再写什么问题,主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括文件共分几个部分,每一个部分又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲。当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。9 y4 s- _* V2 a. q% [# p
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拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的基本观点,可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改,使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件,更需要共同研究写作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
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四、落笔起草、拟写正文
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结构安排好后,要按照要求所列顺序,开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点:
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% O! Y: ~" u6 e- m9 W1、 要观点鲜明,用材得当。也就是说要用观点来统帅材料,使材料来为观点服务。用材料要能说明问题,做到材料与观点一。. {. U# N; V0 e! \) `' E: d
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在写作当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱两可、词不达意,似是而非。如果观点不明,令人不知所云。有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞、缺乏依据,不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使人弄不清要说明什么问题,不了解发文的意图 ,特别是情况汇报、工作汇报介绍。
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2、 要语句简练,交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代的问题清楚明了。
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五、反复检查,认真修改
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& X& X/ C) E3 h3 e" s$ s: X初稿写出后,要认真进行修改。写文章,需要下功夫。自古以来,好文章都要经过反复 修改的,写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能通过。只要认真,有耐心,写公文也不难的!  
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 楼主| kelvin 发表于 2012-2-5 14:00:10 | 显示全部楼层
 
专业写文章
鼓励原创,感谢分享{:soso_e179:}
 
172098339 发表于 2012-2-22 10:34:46 | 显示全部楼层
 
谢谢心得分享!谢谢了2 h" e9 Q9 M( g0 V
 
lianchenggege 发表于 2012-3-23 07:47:58 | 显示全部楼层
 
分享                                    
 
有木有 发表于 2012-4-13 15:12:31 | 显示全部楼层
 
四、努力深化公文主题
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    公文的主题,是通过载体内容所表达出来的明确意图、基本意见,是行政目的和行文目的的具体体现。有些文种的公文明显地呈现着旨意性、直白性、具体性,并不存在多少深化主题问题。但也有许多公文确实需要深化主题。所谓公文主题的深化,就是主题向纵深层次性发展,呈现出由低向高、由浅入深、由粗到精,由残缺到完整的态势。
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4 X1 r. E$ u$ }- J1 d5 I    (一)公文深化主题的重点
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    1、深化领导意图。公文的主题是制发主体行为意志的体现,承载着领导集团(班子)旨意的传达。剖析并表现领导意图对表达行文目的有积极作用。领导意图最初表现的形式的比较复杂的。有的十分明确,有的仅是个倾向,有的比较零碎,个别情况下还有意见分歧的态势。因此,对其要进行提炼、深化处理,形成一个正确的领导集团(班子)的旨意。这个深化过程,一是补充完善。领导人的新思想刚刚产生时,由于认识和实践的局限,很难完全正确,这就要调动各种手段,综合运用多方面的知识,从实际出发,把它系统起来,成为完整、严谨、系统的领导思想。二是凝炼提高。要经过智囊组织的熔炉加工、优化、磨砺,再送入领导思想体系。三是延伸挖掘。要善于分析领导思想的发展趋势,按着这个趋势拓展思路,延伸思维。这种伸延不是随意的而是从工作需要出发,从客观事物的展变化的实际出发,有所突破和创新,使新的思想始终保持一种对工作的最佳导向力。深化、完善领导思想意图,是一项富于开拓性的工作。要善于学习,培养分析能力、判断能力、推理能力和综合能力。
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    2、对客观事物的再认识。公文主题是通过各种具体材料支持、丰富和完善的。各种材料与主题内在联系的关联度高低,对表现主题有很大影响。材料是客观事物现象反映的一种客观搜集。不同的材料,对客观事物的本质反映也不同。一般来说,材料所反映客观事物的本质及其内在联系、规律常常是蕴含在深层次里。事物的本质最能揭示主题。因此对材料要进行分析综合、概括抽象,注意向深处开掘,尽量挖掘出事物最本质的东西,对事物要着力探求其思想意义,要在事物所显示的多方面中找出最主要最深刻的方面。这个过程就是对主题的深化的处理。3 O, f1 z, l2 `1 v! ?

. d! i5 n. T! R) X    3、政策策略的具体完善。党的路线、方针、政策包括策略思想,一般通过会议或纲领性文件下发,贯彻到各级组织和各地区。但路线的贯彻离不开具体问题、具体事件、具体政策。公文深化主题,必须紧紧把党和国家的路线、方针、政策与当地实际相结合,创造性地揭示在具体问题、具体事件上的意义,对具体事项上都有的现实、明确、具体的表现,把党和国家的政治意图明确在各项具体事物中表达出来。) B( b5 y5 x3 ~$ c2 |; @/ Z' q  T
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    (二)主题深化的方法
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    主题确立以后要讲究深度,即立意要高。务虚,就要把话说在点子上,一针见血;讲实,就要把怎么办说清楚,拿过来就能干,有操作性,切忌在半空里论过来、议过去,主题散而不清。这就要求撰稿人具有较深的思想理论功底,有较高的政策水平,有较强的逻辑思维能力,能透过事物现象看到本质,加强对客观事物的深刻了解和理解,掌握、理解党的路线、方针、政策,材料积累丰富并能熟练地掌握写作技法。
) r& u6 i, @& x: }! V2 O. m
$ z* U+ Z) O1 \. Y1 N: r, P9 q    1、敏锐察觉发现问题,尖锐、鲜明地提出问题。对客观事物中的问题要有敏锐的“触角”,能够有深厚的洞察力。在众多复杂的社会现象中发觉问题,并且敢于旗帜鲜明地表现自己的观点,阐发观点,一针见血地提出问题实质,发前人所未发,言前人所未言。提出的问题发人深思,超前意识强,具有强烈的思想性,将产生较深的社会效应。这种方法对深化主题有着强烈的震撼作用。0 q% e- {" B% _

4 {# w6 U. g& E    2、深刻全面分析问题,立足本质剖析问题。主题的深化常常依赖于对问题深刻、全面地分析。要运用逻辑思维透过现象抓本质,由表及里揭示事物的内在联系,使主题在强有力的说服力下得以深化。分析问题要用层层“开门”的手法,把主题自然展开,在分析说明问题时,运用“是什么”、“不是什么”,“为什么这样”、“为什么不那样”,“为什么应该这样”、“为什么不应该这样”之类正反结合、层层深入的论述,使内在的逻辑力将主题深化。  l. K) {3 |6 y. B7 ]
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    3、标本兼治提出措施,正确合理解决问题。根据事物的客观和主观条件,把握其主要矛盾,科学地提出对策,是深化主题必不可少的内容,表现着深化主题的目的性。公文是以行政目的为依据而发,最终是以是否解决问题来衡量其主题正确与否、主题深化与否。例如,一篇调查报告,一个工作意见、一个工作规划,从提出问题、分析问题到解决问题,就是主题的深化过程,也是思想升华的过程,并能深刻地揭示问题本质,是深化主题全过程的表现。
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大司空 发表于 2012-10-31 16:12:09 | 显示全部楼层
 
收藏了,留着用,谢谢分享。
 
cleverstar 发表于 2012-11-21 10:38:48 | 显示全部楼层
 
好文章,好好学习………………
 
请请 发表于 2017-3-11 21:31:30 | 显示全部楼层
 
重后句式。公文中请示的结语,基本上采用重后句式。所谓“重后”,是指一句话中两个截然不同的含意,一个为“虚”,一个为“实”,而且“虚意”位前,“实意”在后。例如“是否可行,请批示”、“当否,请批示”。前半句是“虚意”,是作者本
 
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