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浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

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浙江秘书 发表于 2012-5-1 19:13:54 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
 职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征,解决的是秘书应当做什么的问题 7 Y. G( n( I' n' R% T; F

( y0 A- I8 V4 q+ q# a  职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能,它具有宏观性和概括性的特征,它不仅解决秘书工作做什么的问题,还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
$ v5 n0 J+ D5 t" O
4 r" ^6 U5 l' m0 i* \9 R( H: W  一、秘书的职能* \/ d3 z$ O4 i$ c: }
  1.辅助决策
/ N  n" b% e" W4 d( }+ S
8 T' N- W" L" M! T- v6 D  (1)、辅助决策的含义:在决策过程中,在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。 & U" H# M2 w" ?! B+ T( m

# N0 W2 {* }0 t9 j; e( P3 X  (2)、辅助决策的特征:体现在以下几个方面: 1 @( n. s4 U$ G  N$ [# l

# k6 n- v8 l/ x% w. [  辅助内容的综合性 . y; t# }4 \+ o7 m

4 j4 x3 n: c  M/ \  辅助时间的经常性 * R- L) _# d$ M2 P

( G" b6 G6 W& Y+ d3 N* p- C  辅助环节的全过程性 % m5 {# }3 q0 H7 d5 w. E
8 k8 s3 j' O8 M  U
  (3)、辅助决策的原则 & G$ `9 \% i# [! S) p4 O3 J
/ {5 L( S. B1 O
  超前原则
0 F; R1 A4 a) T6 M" ]7 `* |1 M! q0 Y8 Q, [. `' ?6 d
  定位原则 / m+ c, J5 f8 _! y2 T
; j7 a' i. }" ]7 y
  信息原则 ; W( C  E) A( T6 p2 U: _0 }6 Z9 N( |
; \4 m2 a, p1 g# g, R
  谏诤原则 3 ?3 r( l1 i0 H$ R) r
8 q3 e1 b# L  Y% a" y' z
  (4)、辅助决策的过程
5 {# k0 ^9 U% |4 M8 A3 W1 q: f' O  E8 T3 Q  r
  协助领导确定目标 7 _1 L" {6 j" T% }) [
4 a: }' a; C6 l( ?
  协助领导设计方案 ( g* k# ^6 |/ l. @! U
* s, N% Y- [4 i( x
  协助领导评优选优 - c+ }' k2 f1 w, A8 y6 P

$ n& f2 O& y5 Z. p# u) K  协助领导实施反馈
5 }; D5 {" p, ?1 Y
( V) h5 N# T. N  2、协调关系
/ y, Y5 x* r. `) A
7 T3 \! T% D! y) N; e) M: D  (1)、协调关系的含义:秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。 # K: x7 z- f, C4 T2 @, }

+ g8 h+ T  N" k7 C  (2)、协调关系的特征
0 O: C9 Z& ?% |; c" Q1 y) m  P3 Z. r8 g, S7 |4 W/ r
  从属性 7 e3 r0 ^5 b* b7 t

2 {, {, O, u. L! F  广泛性 $ T; P2 r. U7 m0 X- q
" g* A% y5 u. y) r: e. p
  间接性 1 w6 g5 K! l7 h3 C+ u0 W* Y6 b

6 Z- p" o5 j2 U& P- W* u  (3)、协调关系的原则 4 U  w. e8 T7 N1 }* H8 n

( }) s/ }/ P* e) e4 t: S& I) |; }, Q  政策指导
9 I: H4 U  A' `% I2 l! g; a* c/ F3 }. N+ J& j9 J+ d( ^
  客观公正 ) g$ L) Z# O4 F9 j* ]6 D

$ C3 A  v7 k5 R2 X) V3 b  平等协商
) J- \5 [; B3 H, q  C' ?) n7 Y9 b& M0 X) X
4 M5 K$ c& d# S# N1 R. P- `  注重整体
; F* i4 Q1 p2 E4 R! Z! b3 J* j6 h' X6 x, E1 N# D& Q# r; [
  灵活适度 + V7 d! G* m/ S3 y' a# @! y
/ s- X  `8 v. F
  (4)、协调关系的过程
# I3 I2 a7 X" m0 Y3 A4 V& C6 Y) O. I" V3 U9 Y& Q
  摸清情况
: k) I3 d+ j6 K+ Y' _7 v8 e1 U4 k0 A( B
  找出症结 + ]( W$ c0 H. T% H6 B% r

3 G- w9 }) J5 Z  恰当协调
4 ]) ~- a' g# s; i
' U8 D0 B% P% R: o- q8 X  督促落实 & z4 }4 M& Y7 E

2 G2 E0 s- D. c6 ?: G1 J  检查反馈 9 x$ V% D6 b4 G! E# |( S
+ ~( D" R- [9 z
  3、处理信息
/ N" K0 y6 D, y$ ^  d2 a
( Z( b% M4 g) ]  (1)、处理信息的含义:信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号中的内容。
5 |; w; n. x7 U( }% l
, O7 }# y/ x+ v  (2)、处理信息的原则 . ?6 w5 @$ g' k8 o% Q

4 d4 r" a4 q6 E, j9 _0 V5 i  及时性原则 ! ~+ N1 s+ G. a: U7 F

. ?9 x9 \* r5 k& P  D' `* T! z  保真性原则
  a# U- E7 v5 C: L+ \' {- U1 U& B: U% D- M! z/ D4 K
  适用性原则 3 w" V. B1 E3 W) I2 |' C. m9 Z
) W7 ]% a4 R7 k1 @7 a
  预测性原则 7 I" z2 _$ U( a$ O! z
5 V/ J8 |) v6 i+ W& O
  (3)、处理信息的内容
: H+ [7 o8 o6 ~2 f) t) H
, N0 @) @3 N; Q  R9 }2 T  历史信息
7 X" {7 B- N/ S1 P5 q
$ y' z- {: \  d9 {7 u4 U  上级信息 0 U6 z: l, o5 X/ X; ^# D. x
# p1 z! M5 M4 @
  内部信息
7 @( b7 A8 U4 s; ?1 s  v& S. v1 W  R8 l  K8 |
  公众信息
, ~* \. k% R8 {- z, r7 l7 A8 K
! F0 o9 H) p# }8 S9 R) p  社会信息 # j5 }9 {+ h* I  K* d+ ^! s2 g2 M; t0 F

1 C% C* B0 n) j& R  (4)、处理信息的过程
( ~& Q. A3 g& @, ?0 d. W* ~7 c! X, [+ U+ ]. d7 X% q
  信息的收集 - ^  i3 }1 R0 w# z  k+ x

- N! X9 f8 q4 z  信息的加工
# e8 E5 P; y5 Q6 D& i) H
" z0 k2 I* m/ [+ O5 d0 T  信息的传递
* Z, e) T2 E8 o
, v0 u$ A5 c1 ?+ S  信息的反馈 5 V. d% |/ T" H. _" e2 ^6 p
" }- g' Z$ m8 Q, ?$ s. @  a# Z& T  u
  信息的储存
" |! E) {) Y& u+ y% P/ z5 {. H) K1 O
  4、办理事务 % m( ~) _7 V! U: U; D' v

0 f5 |7 c) K" k3 X. ~  (1)、办理事务的含义:事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 ) R  |- z3 O0 @7 y% K0 ?
" }- v, g: R9 X- U  Z) q9 N/ ~4 m
  (2)、办理事务的特征 + ~8 t) m5 X: [/ L' Y

2 C5 }: F* ]8 r+ Q  综合性
9 }0 g: u. i( Q4 `" h
$ h' o  o7 N) [3 v0 q0 Z  服务性 2 C7 g1 y2 z& c4 T

) b: J4 V  C1 o2 o, D' h  繁琐性
( R7 P; @$ ^- g4 p5 `! E1 y# O" H- G+ E* o. d
  突击性 1 R0 ?  Y/ M* A1 k2 y" B

6 Q  H. ^3 Y( x' S/ H7 g  (3)、办理事务的原则 * h$ w& T3 }; \+ Q7 I1 _4 \
8 \* N. _7 Z- t' h6 n9 D  N) @  b
  被动中求主动
8 E; |6 Q/ |0 h5 {* I5 g1 ?# b! ^" U5 W
  原则中求灵活
/ K. j7 G5 r$ I0 ^7 e, F& v% h" R" U6 H) N; ]9 a3 \( N4 g
  繁杂中求规范 3 E& a; s* m3 w9 \' n2 Y/ ^
( ?& X8 w7 I' U  p$ |! E
  (4)、办理事务的程序 / {6 |. x' s, R

; W9 }8 `; F0 _0 O! a  \: J! s5 i  自然程序 ; s1 [5 p6 U! {) d& p
+ Y$ z, R2 g7 a- T
  理论程序
: L. f5 C/ h6 \& Z4 P* e& ?1 B; b& O" N+ o$ c
  指令程序 3 L. n$ h# u2 Q; L

* ~+ p+ R& |; [/ ^9 q5 f  法定程序
5 R5 L( k3 A6 C2 d
6 ]- P, D7 m# t; J" B( @  技术程序 1 C& h: V) p. F: q3 n6 x  Y; Z
, w- w- C6 \0 g- v
  习惯程序 + ^4 A! c6 g3 `! M/ _
  t9 @* v4 C2 ?
  二、秘书的职责
7 P3 V) \' @5 R  大致也有以下11个方面: 7 I' F7 A1 W' J  R5 a% b* M

7 m' ~4 D) j  [5 z  日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理) 4 N+ p2 Z, {' k5 q

; \1 I# h" k0 P' a& ^  接待事务(来访接待、安排服务等) 8 v9 m* n# \9 C' @2 k: G# u7 \
4 B1 s% s5 z4 |
  会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)
, a$ S( c* N5 ]1 G: [) ]
3 `4 S) k( G9 x! {+ W  行政事务 ) `7 W  D3 r  |4 H8 q& E
' p  r# R5 H4 C0 r8 L$ o9 x9 c
  信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等)
6 ^2 m3 L, v0 f. z. H  S6 d+ x! B* e$ t5 }. x6 F
  调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择) 5 v/ w  E8 g* O/ X7 b
0 l2 ^5 z# o1 M) [: u( N  H  C
  文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)
1 z1 ?% h$ G! y% l2 M* U# U2 \" M! O
% f2 S& s$ Q* `6 l* C* `! F  写作事务(各种文体的写作) 1 N, H2 `: f3 s, ^7 A/ T

  p. m2 T9 F5 p9 r' V3 E, c8 @  t  协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等) % H# ]7 y$ Z/ \' x5 k

& S& N* B0 i$ f$ Y  D, L  督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)
  _8 m: e- z, Y$ r* x
$ w6 z$ B8 b8 L$ p  其他领导临时交办的任务
标签:工作秘书
 
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