职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征,解决的是秘书应当做什么的问题
6 n3 a* g* y: |7 E3 [$ W5 P, q) A: l# L+ S
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能,它具有宏观性和概括性的特征,它不仅解决秘书工作做什么的问题,还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 * ]1 h# Q! z/ H% B: }4 i7 v
, Z# M3 M8 z* i, V& z( W( L
一、秘书的职能
" L r; T4 X: C, S, m 1.辅助决策 0 ]- R1 _4 a' p0 M% m
% a8 l1 O6 v8 R" S/ K (1)、辅助决策的含义:在决策过程中,在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。
0 S2 o: p6 @" H7 r$ p$ A; E( P0 P# B6 m
(2)、辅助决策的特征:体现在以下几个方面: ; [( J9 P* y) {' |/ b
6 u2 d U/ I$ H- a) |) y- |: R 辅助内容的综合性 # T! ^ m9 q8 C0 B, x
% N: E1 r. Q0 i6 |9 z1 W
辅助时间的经常性
3 z: a Z' W4 y0 f$ y+ N8 y$ `! ~8 c$ h4 r
9 }( q' P0 o2 `$ @ 辅助环节的全过程性
: m2 N6 I4 k+ [0 {4 g6 R! G, @; k
1 [0 ~: {, q+ S( r+ w (3)、辅助决策的原则
6 r" A2 A+ N4 I' E5 _- K2 y" n
6 ]4 g4 ^7 O0 t5 Q& n0 R$ u6 ] 超前原则 9 y, l, M4 g y" K$ @& ^
; s0 W" c- Q# C
定位原则 ) K, O: K% ~1 u$ ?
7 u. g* J" h1 n5 K) | K5 n 信息原则 & ?, S' P) j7 C( ]( l
8 H4 a3 f' C" K0 H
谏诤原则 : l1 ]- v# z6 p6 b+ k
1 g. V" x4 _' E
(4)、辅助决策的过程
. T+ u3 ~& _. J* k: N" W( m; A: i$ z# H. ]- F& C$ g5 k, `
协助领导确定目标
/ h: W& O; V* k7 m& _
, U4 n0 d$ S! c3 J 协助领导设计方案
- a, L2 {! N1 G4 x5 \9 @2 T- q. S8 {' M( P2 L1 {7 M
协助领导评优选优
. z- v$ C' Y+ R4 W+ g7 t, _1 k4 |0 F7 s4 ? P- [3 f5 G
协助领导实施反馈
" |1 D' Z d7 a1 O! A' `2 j9 i2 k0 Y% R
2、协调关系
) c- r/ k3 r3 D9 s
- N- a5 ?4 j; Q' n' a (1)、协调关系的含义:秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。 - u0 U9 U+ M+ d4 m4 H* g
! t; ^; e8 w/ ]( ^! d' ?% `! ^
(2)、协调关系的特征 - B/ [0 [% x: `1 O3 B$ S6 ?6 ^
. e2 L3 R, M# n5 t. _% ~
从属性
- F, r# |2 e4 y9 Z m( @1 O9 q- A- g8 G- D% x# D) e
广泛性 + v. q i: N' K' y: X, m: H
8 Y( M5 N+ ]0 g1 }
间接性 7 C6 k8 ] C6 m- E1 Z% |: Q$ G
( R3 X8 E6 G; k$ B (3)、协调关系的原则
7 I: e3 a# [) E' o$ _
, Q% @+ o( l3 `2 P 政策指导
; ^4 z$ x* o0 ^- I
' F7 j/ p' D& A& u' j6 ^2 V 客观公正
( E% t0 W3 y) j; h$ x
; |- o7 H4 ?1 x0 ]$ u 平等协商 , d" z; P( p% z$ ^) t) Q, z. y% n
( O$ G: A8 }% ?+ ^! a 注重整体
3 {2 U. s8 t& z) B, O; R K. g, G, C ~
灵活适度
6 I8 U. R( t4 l3 ~6 ?
0 ^9 H1 L1 g/ H2 ` (4)、协调关系的过程
0 l( v# A! b' c& j4 F' `! |' G# q8 Q, y9 s% {6 W- Q( T3 G3 \
摸清情况 ; _" O0 \0 s$ S" U$ t/ `/ D% v, m
+ E; ^7 ?& Z z; i1 x/ a
找出症结 % k& _ ]2 C/ Y' T0 {
' J( O2 r B/ [' h
恰当协调
" H( A8 e' B, P. @7 n' @! z: O: R8 s1 R6 ^2 {) O1 O+ |, I
督促落实 ! |! `1 F. d4 U* o
\" @6 L6 w/ d6 s! u8 S2 N
检查反馈
! {; K; S, p& C+ J, ]( o; |' F0 L8 X" c- S& f, P, `% `* s. D, m: g
3、处理信息 3 q" o+ t8 ^5 n! y5 N: d
" r* c& a$ W9 G' r
(1)、处理信息的含义:信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号中的内容。 ; G8 \* {0 F/ O& f1 y7 W: c% V9 [8 I
. u' l1 A2 m: l8 Y6 F
(2)、处理信息的原则 % M* Z/ x! e3 T' |6 B. A7 S
: @. N Y7 T5 z. ]# ]5 I' M 及时性原则 : ?* j; e- g/ c# Z. @6 Z8 A
/ Z% l9 c: [, m4 R
保真性原则 8 v/ D. a" b0 r0 s
6 t v- m/ Z' F: q( J
适用性原则 " f \5 U/ g/ n. g$ n% h
5 B) [8 Y: T, q8 D7 W6 k7 N0 I/ _4 { 预测性原则
h* V, V$ s# W, D7 h9 C' E0 j* s' w& h8 A0 ~# d
(3)、处理信息的内容
+ k( `/ Z) n2 c' l. e
* S5 S9 `. x$ i+ t* s% B$ {& m5 [5 c 历史信息
& Z4 l0 N+ ]# b8 z- k
0 a- N6 [" V9 x# E; U5 p2 f2 } 上级信息
1 ]- h8 a; i7 ^2 e: o
- Z8 _% e X2 P$ Q1 T 内部信息 $ {$ m$ p4 e. v' Y* _' e; Q/ S
3 p! B5 w! \: {$ t! e' N
公众信息
+ V8 J3 C8 l; ] }0 @+ ]
W* @1 @* O& q X" t. e7 {" o* J 社会信息
4 v% @. }' g: `/ _& B* \5 `' Q$ g6 S. Q; i7 u3 G1 K! o: B
(4)、处理信息的过程 - x2 \$ w+ H" x2 J
. f* F5 \9 h& j, U 信息的收集
7 C1 J+ }- Z5 e$ p; l# ^
4 @2 S+ s# l% G( ~& u9 x/ J. e 信息的加工
- i7 m" ~+ T, L$ p6 H- A; z3 Z) a0 N7 n1 ?% \5 Z& k+ W! A1 a! ^% e
信息的传递
4 A7 ]% G0 e3 V. R' s; r0 U$ G% q$ r% I" v
信息的反馈 4 K' d. B9 f" C' t3 q4 N; Z
7 i! i9 f# e9 o. Y$ y 信息的储存
4 T' A0 Y3 D( j1 d
- q3 v& V4 w. p I6 K# D 4、办理事务 " a K0 V, F9 U/ a* P" a7 f
& F9 r% U! d& C* y8 x (1)、办理事务的含义:事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 $ ?9 U3 A0 F& P
. U1 C1 p3 C+ b (2)、办理事务的特征 2 o( \7 c/ ]# y$ D$ c
, @( z2 N! S1 P) I% F, j+ Q h 综合性
* `! e" Z! \1 U9 U+ \$ C/ X6 F9 C" c1 i. S
服务性
+ S* ?$ H6 _8 g/ R/ S2 G2 V
7 w, w0 k) `* }; L 繁琐性
! _* X J" `( }1 j/ c; C2 n. o1 b8 F4 D4 d6 |$ ?
突击性
4 `( d, _) y( J+ ], x0 b
5 s- u: x" R4 \* ]+ i7 M0 R: p (3)、办理事务的原则
4 E' H, m# z7 Q5 t
; \/ V+ Z7 L3 q! l0 F* v 被动中求主动
! ]5 X4 I- T5 w1 w5 r7 c0 o
$ m! |1 O% r: B1 ] 原则中求灵活
- ^/ E& h5 [& b/ `( e+ J" ~$ y: X& f8 l0 N
繁杂中求规范
; I/ u; `( \) `7 w
- \6 n% F3 L! _" P ?0 T (4)、办理事务的程序 8 q a; S& L0 i' m2 I( _' I/ ~
8 H9 r0 D/ n6 j8 u. t 自然程序
! n1 M# u0 T. Y g3 U6 J
B# ?, j6 u( k% ? 理论程序 9 `4 W% X7 ?% E5 \( p% U+ D" I! |, ^
6 k* s& P9 G; F4 a, e
指令程序
! _# k0 u! b. V, P7 `$ K `
) i- l* _9 P+ F6 c$ D% |( L 法定程序
; M/ H$ o7 T2 e$ C/ S( y4 Q% r! H; x, {8 d6 Q, P' j2 P, `& D$ I
技术程序 " s( S# r2 v: z
9 x* i9 R% G0 Q
习惯程序 5 ~! Z. H9 N0 s
5 ]2 y2 O2 w" q$ `6 }
二、秘书的职责8 Y9 {+ k, [% b) O, P9 u; y
大致也有以下11个方面:
: K5 i% _8 }& B" j
0 h8 ^$ y( l; f1 v. ? z: q 日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理)
B# ^) d w! F& p3 n8 ?4 F) J" a; Y/ I1 Z- M2 t
接待事务(来访接待、安排服务等) # y5 P0 }4 e2 \- L. R
* R. b, \$ k) f# i+ Z" p9 o
会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)
9 q+ i, E6 E: c2 b0 F2 x5 e
W% h1 [9 s q) ~1 _( _8 X 行政事务 , }+ ?2 p, G9 W3 e) I
_/ t9 X( Q# i6 c' v8 e1 l
信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等) 1 t, y! w9 q9 g. _+ Z/ V3 J
8 M5 D! V) a; l/ L1 `
调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择) / o7 D: [# w0 N0 @
! N( a& z% O: x3 L1 k! M 文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)
( ^6 a7 W \) B h0 x4 }. e9 b S' |$ w* _
写作事务(各种文体的写作)
( d, h0 J, e) Z; Y% y5 q4 U# \9 r& S4 k/ O3 T6 h
协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等) 2 o" o% @, \/ r4 {# O% J
; O% y& v0 m( r$ T8 _4 } 督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况) % Z7 s" Z# [- ^7 ?) X/ c
/ H( s6 h/ H$ s! O1 v9 V* v
其他领导临时交办的任务 |