浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

　　一、秘书的职能
" L  r; T4 X: C, S, m　　1.辅助决策

% a8 l1 O6 v8 R" S/ K　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
0 S2 o: p6 @" H7 r
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

6 u2 d  U/ I$ H- a) |) y- |: R　　辅助内容的综合性

　　辅助时间的经常性
3 z: a  Z' W4 y0 f$ y+ N8 y$ `! ~8 c$ h4 r
9 }( q' P0 o2 `$ @　　辅助环节的全过程性
: m2 N6 I4 k+ [0 {4 g6 R! G, @; k
1 [0 ~: {, q+ S( r+ w　　（3）、辅助决策的原则
6 r" A2 A+ N4 I' E5 _- K2 y" n
6 ]4 g4 ^7 O0 t5 Q& n0 R$ u6 ]　　超前原则

　　定位原则

7 u. g* J" h1 n5 K) |  K5 n　　信息原则

　　谏诤原则

　　（4）、辅助决策的过程
. T+ u3 ~& _. J* k: N" W( m; A: i
　　协助领导确定目标
/ h: W& O; V* k7 m& _
, U4 n0 d$ S! c3 J　　协助领导设计方案
- a, L2 {! N1 G4 x5 \9 @2 T- q. S
　　协助领导评优选优
. z- v$ C' Y+ R4 W+ g7 t, _
　　协助领导实施反馈
" |1 D' Z  d7 a
　　2、协调关系
) c- r/ k3 r3 D9 s
- N- a5 ?4 j; Q' n' a　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

　　（2）、协调关系的特征

　　从属性
- F, r# |2 e4 y9 Z  m( @1 O
　　广泛性

　　间接性

( R3 X8 E6 G; k$ B　　（3）、协调关系的原则
7 I: e3 a# [) E' o$ _
, Q% @+ o( l3 `2 P　　政策指导
; ^4 z$ x* o0 ^- I
' F7 j/ p' D& A& u' j6 ^2 V　　客观公正
( E% t0 W3 y) j; h$ x
; |- o7 H4 ?1 x0 ]$ u　　平等协商

( O$ G: A8 }% ?+ ^! a　　注重整体
3 {2 U. s8 t& z) B
　　灵活适度
6 I8 U. R( t4 l3 ~6 ?
0 ^9 H1 L1 g/ H2 `　　（4）、协调关系的过程
0 l( v# A! b' c& j4 F' `! |' G
　　摸清情况

　　找出症结

　　恰当协调
" H( A8 e' B, P. @7 n' @
　　督促落实

　　检查反馈
! {; K; S, p& C+ J, ]( o; |' F0 L8 X" c
　　3、处理信息

　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

　　（2）、处理信息的原则

: @. N  Y7 T5 z. ]# ]5 I' M　　及时性原则

　　保真性原则

　　适用性原则

5 B) [8 Y: T, q8 D7 W6 k7 N0 I/ _4 {　　预测性原则
  h* V, V$ s# W, D7 h9 C' E
　　（3）、处理信息的内容
+ k( `/ Z) n2 c' l. e
* S5 S9 `. x$ i+ t* s% B$ {& m5 [5 c　　历史信息
& Z4 l0 N+ ]# b8 z- k
0 a- N6 [" V9 x# E; U5 p2 f2 }　　上级信息
1 ]- h8 a; i7 ^2 e: o
- Z8 _% e  X2 P$ Q1 T　　内部信息

　　公众信息
+ V8 J3 C8 l; ]  }0 @+ ]
  W* @1 @* O& q  X" t. e7 {" o* J　　社会信息
4 v% @. }' g: `/ _& B* \5 `' Q
　　（4）、处理信息的过程

. f* F5 \9 h& j, U　　信息的收集
7 C1 J+ }- Z5 e$ p; l# ^
4 @2 S+ s# l% G( ~& u9 x/ J. e　　信息的加工
- i7 m" ~+ T, L$ p6 H- A
　　信息的传递
4 A7 ]% G0 e3 V. R
　　信息的反馈

7 i! i9 f# e9 o. Y$ y　　信息的储存
4 T' A0 Y3 D( j1 d
- q3 v& V4 w. p  I6 K# D　　4、办理事务

& F9 r% U! d& C* y8 x　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

. U1 C1 p3 C+ b　　（2）、办理事务的特征

, @( z2 N! S1 P) I% F, j+ Q  h　　综合性
* `! e" Z! \1 U9 U
　　服务性
+ S* ?$ H6 _8 g/ R/ S2 G2 V
7 w, w0 k) `* }; L　　繁琐性
! _* X  J" `( }1 j/ c; C2 n
　　突击性
4 `( d, _) y( J+ ], x0 b
5 s- u: x" R4 \* ]+ i7 M0 R: p　　（3）、办理事务的原则
4 E' H, m# z7 Q5 t
; \/ V+ Z7 L3 q! l0 F* v　　被动中求主动
! ]5 X4 I- T5 w1 w5 r7 c0 o
$ m! |1 O% r: B1 ]　　原则中求灵活
- ^/ E& h5 [& b/ `( e
　　繁杂中求规范
; I/ u; `( \) `7 w
- \6 n% F3 L! _" P  ?0 T　　（4）、办理事务的程序

8 H9 r0 D/ n6 j8 u. t　　自然程序
! n1 M# u0 T. Y  g3 U6 J
  B# ?, j6 u( k% ?　　理论程序

　　指令程序
! _# k0 u! b. V, P7 `$ K  `
) i- l* _9 P+ F6 c$ D% |( L　　法定程序
; M/ H$ o7 T2 e$ C/ S( y4 Q% r
　　技术程序

　　习惯程序

　　二、秘书的职责
　　大致也有以下11个方面：
: K5 i% _8 }& B" j
0 h8 ^$ y( l; f1 v. ?  z: q　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
  B# ^) d  w! F& p3 n
　　接待事务（来访接待、安排服务等）

　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
9 q+ i, E6 E: c2 b0 F2 x5 e
  W% h1 [9 s  q) ~1 _( _8 X　　行政事务

　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

! N( a& z% O: x3 L1 k! M　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
( ^6 a7 W  \) B  h0 x
　　写作事务（各种文体的写作）
( d, h0 J, e) Z; Y% y5 q
　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

; O% y& v0 m( r$ T8 _4 }　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

　　其他领导临时交办的任务