职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
: z; T' \, _! N$ [) Z: Y& x& V8 p4 A( Z8 h
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 2 L) t- J' h$ U1 ]/ s
' M6 f+ D7 `) [ 一、秘书的职能
+ y3 y- I1 z0 C5 O; f) l; ?1 d 1.辅助决策 ! ^* h2 R* G0 ` C
' J e$ [7 F6 Z& L* n1 [: d4 z （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 : ]; G3 Y3 j& g* A& n" \
; |# x- J/ I4 _% g0 i
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
( ^$ g4 u! B( n
0 r( ^* m) ], I3 \" a0 V* I H# ` 辅助内容的综合性
/ ^4 q# v. j- w: x% g8 T I5 B' p5 j+ |2 E
辅助时间的经常性
- p0 H& N- v, X1 b1 k" P1 z- y: v; Y3 z
辅助环节的全过程性
! {/ m O6 H% ]4 u+ i; j$ t4 _) F8 m; x4 _4 X) y( Z- b
（3）、辅助决策的原则 ; _; Q3 y8 Q' Q, B4 v2 _2 p* ~
, Y) g! }' {/ J* A, E5 G 超前原则 1 m0 K( p- T2 X" e
3 j( ` S; P5 ?4 u 定位原则 6 N( ]# @2 p+ H
2 L0 G+ I0 a' z2 `) l6 Y! e( G! ~
信息原则
6 m+ x3 d( W2 u6 X3 f4 {
+ O; ^- m! o$ r1 r! U# K7 q% e 谏诤原则 0 E {$ A" T0 E, i/ e
4 @# R+ G* `+ Q% X* D! c7 G7 U/ K1 t （4）、辅助决策的过程 3 ~/ T- x% G8 I" G
+ j7 l7 l: t# s5 ^2 y 协助领导确定目标
5 G2 D- v& V. Z3 R- G+ [9 b/ r/ w
协助领导设计方案 * H2 ? I" D; ~6 m) o$ K/ Z# [
( \; Y9 f) t2 S* _" X' P
协助领导评优选优 " f8 s9 B! _' C9 `9 D2 U
- k- c) Z# k4 P$ ] r) O8 |
协助领导实施反馈 ( B6 t, }+ T1 T) @/ H% x
1 D5 u' N R Z' H$ \/ d, z. {
2、协调关系
9 w" m9 D3 J% L0 q( d& M6 G9 |4 Z" b' `+ ]1 j& V
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 $ y! T4 K: [. C# ]
/ E4 W) n9 r* k
（2）、协调关系的特征
/ A: p+ L& X1 x2 a; u! U% @6 |3 H; p( ^& y5 i1 K
从属性
/ L X. D7 ~( H( K' O# q# v" I# ~4 ~! ~- r; p; M
广泛性
- v' J" i) z2 b! x. v1 s& _/ v7 D& a3 o
间接性
" \/ }* x3 w* j: ]1 c2 Z
* M( ~! M+ o: J7 K$ Z7 G& ^ （3）、协调关系的原则 : K$ T+ H5 k4 K4 A" P9 @
9 w& ^) }4 \, _! k. p
政策指导
5 J4 z- \7 W& j1 p: M% h$ E. p% E- ^) S2 }- n" A
客观公正 " ?. k& W3 a8 F, t
2 a' p% M* k& {1 i 平等协商
" |* } p2 c% n) G
( Q1 s# h4 C, D9 Z& O 注重整体 2 A1 T0 i% _4 n( P! n
( K( f4 ?, m1 o' k
灵活适度 & ^9 O4 j2 H% s; A) E
" L! h& {( @2 h) w& N- i
（4）、协调关系的过程 . z: |) K9 A# a
5 K F( q! c, J% g- M
摸清情况 2 @' [( z) L0 v" o4 b5 ~0 g5 C5 x
8 Q4 i) y" J. X; H2 L6 G& s 找出症结
1 L) ~0 s( b# E% g$ }0 I3 U8 m2 q
+ m$ ^6 f9 s6 r 恰当协调 ! d# {( N3 f( S1 T1 x- X, t- }
* }5 ~- c1 Q0 q; Z& B& I7 Z( h 督促落实
! a& Q, G5 {/ o" |
" i) l& [- q& R0 L6 n 检查反馈
( ]& |! X, e( _) H+ C8 U. C1 y) _7 n" Y2 e$ A8 _
3、处理信息
5 K, Y8 G9 u/ _" A" U, f3 ], k! p# A- j- n( J8 z( C" S1 a8 l
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
, u6 @# |$ C# b* e' A# J/ i* k' c
（2）、处理信息的原则 - B, p( Z3 C( j6 ]0 ]) Z& Z
; h, S- e; u7 E, D- j 及时性原则 % d% b6 [- [! ?7 p# N1 H
1 z' c7 x3 {* [9 r8 I* t 保真性原则 & P3 K: B9 Z" o8 U8 N
# q7 f4 Z0 Q( d; u" h) |" l 适用性原则 & e) t2 n# E( u* c7 p* K
% ~4 ^; K4 o: F- T n: r3 k8 T 预测性原则
; K6 n7 D7 c e
! E7 q" a& R" Y7 l* T- P （3）、处理信息的内容 5 y$ e, w2 e+ A! R% i. \
& O4 G- u; @1 W4 D 历史信息 {) i- h* U; Y3 X- F# x2 l( ^
: h' X* W! G: h, y# p0 H
上级信息 / Z4 R' d& M, i. m1 Q% f5 j
& B4 V& H( }. L& |) n 内部信息 $ ^3 i' k T. L W
' L* j. ^" ~8 F* c+ p
公众信息
, L0 a6 Q& h8 ?8 e7 k0 k, V7 U6 @1 F+ n6 z
社会信息
( m2 d/ |$ i- n4 [/ T" z' z. c8 v# L" z3 l: B$ y
（4）、处理信息的过程 0 R0 ?: ?: G* @5 V7 c2 i
8 v% M3 i7 @. E3 S4 i( Y
信息的收集
6 Z8 E3 x2 M/ \! o& I0 B
; E3 ]* Y+ H. G3 o3 J" N! _ 信息的加工
@% [ O& \/ v z0 S. `
% k& F2 L$ P. i' \- ?: b1 ^ 信息的传递 + ~ T, m/ E3 Z" I- h
0 U- c4 u; q# h7 A2 N2 U6 l0 F 信息的反馈 ) U% q+ ~8 ]# p
+ c0 s$ f9 N1 U* o1 E
信息的储存 + ~4 ?+ \% x* M* [$ Z
5 h, q* O' g% L$ V
4、办理事务 3 h4 }1 Q1 R" t1 N$ v1 k
& N' g& h) M! O2 b( N2 A- x （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
5 G* S- u6 x2 f& n8 J
4 P% K1 m7 y$ ^3 [, l. r6 R （2）、办理事务的特征
2 n5 u1 N L5 n! p7 `' _% ~9 c* N$ R& s6 s% e) J9 f! \
综合性
6 N7 }: R0 F6 V& B8 d; ~/ P9 X3 n3 k0 T3 I3 D$ Q: F( v! N
服务性 + J( l" o& x# o# \, h
* c3 {9 W' ~3 ^- `" m- o 繁琐性 # R! R2 p+ v- P0 n
8 E! ` i% ?2 r5 o$ x) S
突击性 ! k u/ ?! O+ @4 Y4 P8 ~
; q$ L) @' E+ ~
（3）、办理事务的原则
) r8 W/ K, r2 y# R) p3 L! a$ q
# Y$ p. ?7 T' l! n# f- { 被动中求主动 5 ~% V( }/ l5 ^/ u# l- G$ Q
5 H8 `9 x2 l6 Z3 g
原则中求灵活
]3 Z U# l) F+ Q/ p. n1 a2 F* S. {- n
繁杂中求规范 3 f- A, R3 }+ S/ e1 U
# Z$ i5 m9 @3 S( S1 D: S
（4）、办理事务的程序
$ @7 V1 T( |1 J, w; \* |" @
|- T7 M9 u- Q$ E( n) d 自然程序 & R) r. h1 z) ?1 T
& |6 A, ?: x& s6 J) X 理论程序 # Y# t `6 F5 g7 n
# c! V" a( S) W& G5 |& q: {
指令程序 ' \4 O* L0 e0 p$ ]$ J
. ]# K" z4 b3 R4 K/ z; {: ]; e( W* b
法定程序 9 Y* T* F, W8 H2 u) Y! c
: N& u" Z# T) T# o: B' A2 ^ 技术程序 # {7 {% \6 z# f3 [
1 R$ A/ p3 O9 n 习惯程序
1 f7 b. \! x+ O$ \4 l4 X8 o8 W" D3 g! d! B" g
二、秘书的职责5 A6 U) W4 R$ y ~( l5 i+ Q) H) c4 O
大致也有以下11个方面：
3 B4 N/ G8 ^1 S& R
0 M: `1 `5 r( A n 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
" D9 Q B+ ?2 @7 U4 l; @" l
* t6 I3 @* R6 \ 接待事务（来访接待、安排服务等） . Y6 B* u1 b/ R) u( i/ L6 G
/ F2 t# ~2 o! C- T3 N3 w/ _
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 8 P/ m1 F2 n E. I( q4 i5 t* C
4 ]1 A: s+ V6 q6 Z; ^
行政事务 * ^% ]8 l2 g# x! S1 o$ u! a
$ N' \$ u/ i. A: X% N! f1 \
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
4 R0 x! R2 e4 V
" o5 f9 I# q- c2 c4 y 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
) _) w2 C7 B6 I' o3 |( S
2 F0 I+ Z1 T) E6 Z# |7 U9 I 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 8 S( z9 `" f) _% O" Q Z N
- G8 Z- B% l J, |0 j 写作事务（各种文体的写作）
0 d5 q3 a2 P& g3 a9 s" D, o
. `4 F# J4 d" m, q$ s: c 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
( D% K w( u- G7 r& r; K) E3 r% W+ v7 Y
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
4 Q& ~9 _+ Z- q' j7 y, `9 y: U! N: i6 `! R6 o; W
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
