职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
* ~# q% \% w2 }/ L( ]
6 o, r' m4 P. ]3 p Z$ h8 m 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 . A) H( j v; j6 M5 E$ h
7 r7 d% C+ o, y: |( @& Z+ C
一、秘书的职能$ n+ o6 D! H9 c! k2 }
1.辅助决策
; D1 ^. x; X$ i4 n2 A3 v" j% v' k' O" D' o; O# z9 d! o7 Z4 H
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
( u# F' p) n! d7 e1 o$ X C
3 \8 m( A) Q3 d3 R6 N （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
) ^ e1 G. G$ B- K( j$ }! |/ l: g# M0 J! v$ N
辅助内容的综合性 |1 ]2 W, X6 s$ B# u
! d* F6 D5 H; k# v 辅助时间的经常性 % l M5 k5 x, {0 [
2 ~, P3 H& \7 G [
辅助环节的全过程性
, y7 x9 A( x( w3 B: T9 V/ X* n) |0 K3 |) m6 [; P5 `$ g
（3）、辅助决策的原则 9 S9 [' [& g, A S9 X' ^' t$ R! e4 U! ~
* ~! d& ^/ B1 B+ o 超前原则
. g1 L# b9 \9 o: {! Z3 R! X
) q6 m# ]5 v0 d9 h+ e$ z8 e) ^/ c 定位原则
: W5 f( z7 F0 n. o; P0 q; C$ ~! u1 J( r% v/ l
信息原则 0 |' d4 l- B* q. o. P
! y3 `: w2 i. F$ U 谏诤原则 , b) U. {* a1 V
/ L3 c8 ^8 q% O) z* |
（4）、辅助决策的过程 ) I% ?$ F% N. G8 v
! F; Z; f C E+ R6 q x* S+ J2 b X 协助领导确定目标
3 t& [; h9 g: z9 C: t6 m
# d' t! ]3 B! B. z4 G& c1 O8 z% x 协助领导设计方案 ; U. \% H+ Z" f. g& L) b* e
! V; l2 P. Q8 ?- Y6 |# t& [3 {% S 协助领导评优选优 7 m3 x! Q" h) F4 r
; G& u5 e9 Z H; S, k D
协助领导实施反馈 1 Z" H$ Z* G. g; V
7 J/ L* q3 f$ B& p' d% z) b 2、协调关系 6 E3 g, V- J$ K1 q- i( O$ E
$ A4 B( a+ b4 c$ a7 g- ?9 g （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
( u0 Q: y5 H. b0 f: e* L3 u3 \9 }% _
（2）、协调关系的特征
9 M/ m0 i* K& u" { \* G) G- ]
# c3 L4 a2 N3 {1 J; z8 K5 V 从属性
$ e& I- A; M& F$ S$ j( N
5 k8 P# k/ \% V/ V! P/ ~! ` 广泛性
2 Y% T' g4 k2 F1 P, g3 W- o: o* v) e+ G! W, [$ Q8 a- }
间接性
8 e7 [: O& y3 t) P8 h6 {
; m, w( q) q- W, ~4 z$ W$ v （3）、协调关系的原则 ; ]7 S: n7 Z/ v0 v$ T5 E
; r+ E1 I" d" J3 }+ { 政策指导 9 N# _2 ~4 }0 N, ?
# Q: k8 F7 Q1 Q) w+ s( f, f7 n
客观公正
; o& E2 r* S) h7 ]
0 f9 y9 p3 O; {5 C 平等协商 * T' S* q3 T: ~. d0 [
0 F2 U0 T9 o& y" Y# Y4 M
注重整体
; ?5 {& @+ M, S. y9 A
, r- h! s: o+ E- @% H6 m$ j 灵活适度 7 E0 C$ J1 b/ j7 n+ l8 x O4 ^9 s
6 N* i. N: i+ i& `% T. T
（4）、协调关系的过程 " g0 h4 W" P) c& c8 m/ H7 c
2 v+ b# ? H; T: t' u5 e
摸清情况 3 R2 }) v/ K' N! U7 ?: D
% R% A+ I" ^" B. w 找出症结 0 H* z6 G& i7 ^ _7 }6 ~
! d# u& b3 L' V& a
恰当协调
3 [+ M1 L3 r/ v# k$ |3 u0 P; Y- J |+ S8 W. J
督促落实 - V' P+ Y% Y5 m& P$ M2 ~, M
! Z3 H$ D4 N2 `. } 检查反馈
6 q. h* G/ R$ T f$ n# n1 c" k6 I. A: e) E6 ~. D
3、处理信息 , r- X* h* G2 w
, }7 j% h& t8 i* _
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 ; D# l+ Z4 U# g7 o1 r8 |$ m
* _0 r9 o1 D" D# U5 ]- K6 k
（2）、处理信息的原则 6 @7 a1 ]- J0 A1 G. A5 M7 V5 {8 b
5 F9 w3 L. a0 O) i/ f 及时性原则
# e( u% u q: A) ~
- j) m+ U, l! P! E2 g1 z" ^ 保真性原则
& E4 ?. {/ T) I& T* s ^! G3 @+ E
: Q7 i9 @0 R2 a. ]0 w" V 适用性原则 & B' J# s$ h2 v
/ m2 U6 Y; n. @1 H, } x 预测性原则
2 Z3 `5 d* `& j" b/ H: H
" j; S, F; I" }& \ （3）、处理信息的内容 ( A/ E4 U1 T( u/ |# {3 y7 K$ g% P" I) U
* z; A$ D0 K" p1 r& O9 w% y 历史信息 / y& d5 a( R7 t% X4 [
, K4 C h4 ?2 u4 u4 [# _
上级信息
1 H" y' R; q. M$ F3 w
+ b- q2 U6 Z+ g4 L) B 内部信息 5 o0 {2 L' Y& S4 V* {
2 j, z; U! J3 T: S! Y, Z; q 公众信息
9 l" d* ?7 ?# A0 f' a5 T; b X
1 \! M. K9 z1 w 社会信息
7 }9 c7 Q/ k/ f+ @1 x5 |# c8 x, D5 q" }& ~
（4）、处理信息的过程 9 }: ~5 @( j$ D3 P3 X) n
1 Q1 m( X2 l% a 信息的收集 2 g: {# d+ V! ~2 R
, e. u1 }. P$ i# F$ \6 M
信息的加工 + z# b5 E$ @1 |% I7 R
1 v7 G- p, Y( e' u0 X) {
信息的传递 3 z3 N* H, G8 ` R& ]
( v1 [# w" L E
信息的反馈
9 R& }: D) s; V1 M* i4 X5 L5 g
7 I; J1 B" d, ^5 f K 信息的储存 9 S8 x# H0 \* _6 X
' c/ J2 j+ n. G; q& P2 n
4、办理事务 ( J5 V4 E3 p/ Q$ l3 d- H
! g$ A2 T J; {% Z- o （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 ' Q( V& N! k K0 D
) @% t6 z6 H# c! p7 L' |& f3 ?$ A5 M （2）、办理事务的特征
- {, d( S: d+ _% G' f" j" Z/ w1 F- S0 m4 l) F( m
综合性
+ S* M7 M0 h7 S7 d3 ?
8 G; ^# K ~- _! @1 r. s$ n$ Z 服务性
1 G; U4 e/ n/ P" Z( h4 c
8 \1 G# Y! b2 V" ~1 h T- x4 S 繁琐性 - t# v* G' N* o
- ~ S& L2 B F0 o8 ?$ w# `) I% N$ R 突击性
+ e! e/ i% a) P3 T" w1 [( I- ^' K7 Q9 l4 S0 P; w3 m' l
（3）、办理事务的原则
9 U( i3 @1 |/ ]" }9 W# U: P/ ^1 ]
* }9 ^9 f5 u' u2 r; O9 M' w 被动中求主动 3 K) \: J- A f: w; y6 d
8 d' I# G% W" K7 U6 P. w3 f
原则中求灵活 g' n6 Q: f, B7 \7 v* ?0 T
; J2 r) W" \! H+ d" _6 M4 |" z2 F
繁杂中求规范 # s. f" |3 F. `2 _% A
/ _+ z8 u! W' Y: z; X1 ~/ l5 W （4）、办理事务的程序 + ?6 ]+ q* Q/ B; l' F4 q N
* |6 x9 C7 {+ p( Q* ^ 自然程序
/ W6 ]9 A- {, H3 B1 D% _
. \" i; y5 o, V5 K! H% e 理论程序 7 |# r* ^5 w, H! J: X& Y
4 k! d+ p: O7 f
指令程序 ( c0 N9 U, S" s! a
3 ^/ B! |7 P* c
法定程序 0 q+ M5 B$ _* R6 g" M: i3 h1 H
) \4 y) T4 ?# E; `3 f 技术程序
. x: Y* x2 O: I p6 W2 q" x, D/ X- J9 V9 H: t+ U" \5 N
习惯程序
0 V8 x W0 s- s2 H. u
+ Y2 v8 e/ B1 J# G 二、秘书的职责, p$ I: ?* S: s1 |, y
大致也有以下11个方面：
3 L) l- w1 U/ B( D. P) }
1 u/ F5 ~5 l* N8 P 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
% e, i3 L/ Q3 g0 A4 Q; `: G6 p
2 h) E1 I/ M+ W4 H 接待事务（来访接待、安排服务等） ; M& h3 R- V8 H) H1 K, z6 ?' q9 K! x
9 S8 y3 z0 O8 B4 P 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
1 k3 D K/ W0 R8 a& ^2 m+ y( T4 v. B4 \# E5 \/ ^
行政事务
! V- b7 j: o+ K `3 E4 g- O8 q$ z+ H' u: }: {' @. S& e2 H
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） ( E9 `1 d( f" ~* @4 p4 g: t' \
4 R. ?: I: }5 ?' a. m u 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） # g- {+ F( l5 Z9 c' V& B$ J) |
) c+ a6 p. i3 a2 R. W- ~. _ 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
0 g- q; ]0 f. A. e" X; W& e& s# T1 m' f/ t7 d; h- _0 q" }
写作事务（各种文体的写作）
1 l$ ^% O% b3 I' p# a! r, c" C5 `" i, ?: @9 L6 f
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) - r F& A. q$ f
, n- u$ c% T9 U& Z5 R 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） 2 z! g' L- G! ?
; @6 f- z; T6 \6 N$ U
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
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