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办公室秘书的电话礼仪有哪些?% w- |6 m1 q8 g& n9 \# L
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老秘观点:; b4 t; O+ ]" l' c5 O$ L( C0 v
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办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。 8 h' \% F, ~" c7 R
■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。 ) T7 A: l6 G: ~: o6 B7 v/ A
■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。 " B! E4 P) X: h- K
■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。( w% p% x9 P! B4 B! O: }0 h4 L: @3 c
■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。 p! T7 V$ w9 J/ \3 J, E8 W1 b, S5 E
■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。 " Z! a1 f: p# N5 \# x
■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。
: z$ N, B- N, Y: ` ■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?" ! M( X% `4 n$ O8 e7 E. r$ l5 {( s
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