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mso-font-kerning:0pt">2012 / F# u. `" G s7 qfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 5 i% F2 h# C( Y: Y; R2 J8 i- R
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: E7 G* N1 h: k6 L1 n2 N$ bfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容1 r* l# g2 g( {% g `. Ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
* u4 d3 S: z; l% ^, a5 b+ l# [& v( ]8 N" v
+ @9 f* p J5 h3 l; C7 o# r4 Ymso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。) S/ I. @! ]& P( D, Y
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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, q# g: x% V5 _; g0 G' Y% K# W- T' Z" q- J
mso-font-kerning:0pt">1. . @# @5 W2 n' R宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
2 p1 _! U; I) n% A% R6 X1 S9 y9 ~ n0 k
+ F1 o+ ~8 y# _% qmso-font-kerning:0pt">2. # X% h" b5 y9 Y2 T ], r3 O宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 2 r% f( R0 N: p
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( n2 N4 s. E4 ~% \, |mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。& K* x' X+ n0 B/ E5 p
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 0 d& W, i5 D" l. {
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mso-font-kerning:0pt">1. 1 M; T9 h% S# y9 S( s$ |+ v/ c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. ! D/ w( r' T6 |+ N3 h宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 ( i* T9 a- u' ^
0 t8 u T1 m U$ D) b3 W8 u' R8 ^& O' o W0 E) v+ J, J( mmso-font-kerning:0pt">3. $ Q' s$ y+ ^4 n4 j宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 5 v) w3 t$ U# G7 F
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;* s, z2 F2 S, b6 o1 ~7 A
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。- f6 h4 R# V2 smso-font-kerning:0pt"> & u/ D4 s5 P" T( Y
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mso-font-kerning:0pt">1. 4 [0 P. H& a: ~& O/ r M) r! a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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mso-font-kerning:0pt">2. 0 X. k j0 d7 G. b4 n: V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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mso-font-kerning:0pt">3. : b* I) f. x) q) C: o
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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* S% l; F! S. f) [mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。6 Y; q3 Y( e+ r+ Q4 p3 C
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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9 ^3 b# p. T' P3 ?; D; z0 G' L2 w4 p, ?$ y* wmso-font-kerning:0pt">1. V1 u: z4 x+ q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 / t8 r& `4 ` N
2 i( _! ^$ b' ~5 K8 l; q: e: @7 _" l. j0 D7 l* F' [" }
mso-font-kerning:0pt">2. 0 R1 w) w/ t. L w6 Z8 w4 g
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 ! K1 y- v0 z6 o- E* j: r* x
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8 m3 Z( @6 A G& Pmso-font-kerning:0pt">3. ) T: K3 g& M7 Q5 j- n g+ Y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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7 [3 E: y1 K/ _4 V7 ]9 j' V; C3 @. f7 X" M @& O6 Dmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。6 {4 q3 a! b" ]+ r7 d! }
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " Q; N0 i# g$ L- x" j
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 0 P9 C0 c) q. W* }: Z/ i
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考# p2 J9 Z, `, N; C1 b% fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> % A( t) n W5 j8 }; M
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:- G2 c" y! Y; W) A
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 ) G8 v+ Q- F1 w, T
2 \/ Q9 Y; B) Z2 n4 K6 T( _3 ^6 ~, ?$ O6 ycolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:) w; \7 b" l6 G$ R) f
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ) O6 i- R9 w6 H' \0 jcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:. m4 \% Z8 ]' b3 \" }
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