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mso-font-kerning:0pt">2012 . w2 X& Z# N1 h4 Z; X% g' t% x4 Dfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 4 b2 `) ^, B1 b, E
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容8 L) C& ^- F% c. L4 l9 Gcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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i& y6 c D1 {7 u6 c% [, y3 c7 Smso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。$ z& a t) }8 j3 I7 p' i3 bcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 2 ?3 s! Z+ c5 T) r5 _
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mso-font-kerning:0pt">1. - a! @, I+ z. E, `3 |宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 : G% ~# C: z$ K% X6 d& A
3 [! r8 q- y$ I9 x+ C& H8 O$ ]4 B4 S$ a- J6 Xmso-font-kerning:0pt">2. , k/ }4 f, I4 g
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。# v L' A' ]9 e9 R
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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. a1 {' U+ f& H ymso-font-kerning:0pt">1. ! w7 a2 e/ K5 a9 x! w& k
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. % S) o' e; D1 E
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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5 x$ M$ V' T, Y8 umso-font-kerning:0pt">3. 1 M2 N+ Y8 Q/ J
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 3 D {* D+ |5 L4 {) ~
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;9 o# j1 i: u! X, e* `* d
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。+ G4 n! r8 j/ e( K/ rmso-font-kerning:0pt"> . e! U& X8 d4 V
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mso-font-kerning:0pt">1. 3 W$ A) e, |) w: \, m, T" q; a. j
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 & c/ ]6 M! Z) U+ W9 `: K9 Z
b2 j" e9 c5 N1 ^9 G& Z. G# b0 n. N3 ]mso-font-kerning:0pt">2. 2 I- ~$ _! b# Q# U1 P7 S4 H" j
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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; m1 f( h+ Y$ ?. {* x% Z' C( ^9 W& s% W& Amso-font-kerning:0pt">3. " U6 j0 u5 ?. P- ^$ I. w" m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 ) Z% k. D3 J0 U- h9 ^6 U3 C) J
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。, Z6 N6 i' r( W) Y8 V
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 3 j/ P% P7 z4 }% R6 p! e$ d
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4 ]8 t) q; G% ~8 Zmso-font-kerning:0pt">1. ) k6 q, L& e5 o2 q9 N0 C- d2 t
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 * x o6 ]9 E5 Z5 Y
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3 M# T+ x1 P+ `7 {9 T9 pmso-font-kerning:0pt">2. ! I6 v8 q$ B2 k8 E# n7 N/ l
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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e9 k* H4 W& \6 {mso-font-kerning:0pt">3. . o" A: X$ Y8 p3 Y0 d宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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2 F m4 {2 K: O4 Vmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。6 \+ l" @9 b6 A
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " {3 x" G% E+ {! ~! P
- ^' m4 Z. v0 s9 |7 o) ~9 t/ B Z5 g2 g0 m7 B7 g: Rmso-font-kerning:0pt"> ; a; d" }1 c, Y# h" h( {0 D( L8 G宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> * g+ v- p* s7 y" R+ E
' S7 c M6 ?" T9 @9 L. }0 F) g- `7 v0 a' Y2 S- S. v) S6 Y# S- H" Zfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考3 b' V& y; m# g8 F0 ]
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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8 J' v! g. X( Q+ f4 u12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
1 A, S$ k. \7 A/ r8 B/ f0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 3 [6 \ F; [( _) u! F1 `7 v
/ M% p8 r) K, a+ a% @) ?9 S. O& L; K Q0 F) ^color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
4 r3 m7 w% ^. J/ x* J8 r8 FAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 2 ]' K6 L0 A6 u: h- M: ~; p' V0 H' B
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:) p) E- g1 V, ~9 ]$ J5 [4 K, c
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