关灯
《文稿,还能这样写》作者雄文《笔杆子碎语》作者王一端《机关文稿写作入门》作者杨新宇《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间《公文写作百法例讲》作者房立洲老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫《公文高手的自我修养》作者胡森林
开启左侧

办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

[复制链接]
办公室业务 发表于 2014-11-3 13:28:46 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

1 p: m% _+ f2 M mso-font-kerning:0pt">2012 / F# u. `" G s7 qfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年16 日,中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年29日,为提高党政机关公文的规范化和标准化水平,又发布了《党政机关公文格式(GB/T97042012)》。所颁发的《条例》和《格式》,其目的就是要求统一公文格式,突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中,各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索,形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面,作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例,展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

5 i% F2 h# C( Y: Y; R2 J8 i- R 8 s' C( {2 t1 j- Q. E- Q) U& K0 _

: E7 G* N1 h: k6 L1 n2 N$ bfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容1 r* l# g2 g( {% g `. Ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

* u4 d3 S: z; l% ^, a5 b+ l# [& v( ]8 N" v

+ @9 f* p J5 h3 l; C7 o# r4 Ymso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(一)页面设置。) S/ I. @! ]& P( D, Y color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

$ u9 \7 r9 N' p1 X2 a , q# g: x% V5 _

; g0 G' Y% K# W- T' Z" q- J mso-font-kerning:0pt">1. . @# @5 W2 n' R宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档,单击“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,选择“纸张”选项卡,把纸张大小设置为A4

2 p1 _! U; I) n% A% R6 X1 S9 y9 ~ n0 k

+ F1 o+ ~8 y# _% qmso-font-kerning:0pt">2. # X% h" b5 y9 Y2 T ], r3 O宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡,首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”,然后在“方向”设置栏中选择“纵向”,然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm,下3.5cm 2.8cm 2.6cm。最后点“确定”。计算公式为:标准A4 纸张297mm×210mm 版心高度297mm37mm-35mm=225mm 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下,布局满足三大条件:一是从垂直方向看,公文版心整体略处于纸面下部,给人以沉重感觉,符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间,便于公文处理。三是从水平方向看,订口略大于切口,便于装订阅读。

2 r% f( R0 N: p x9 J; j) m: r

( n2 N4 s. E4 ~% \, |mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(二)制作发文机关标识。& K* x' X+ n0 B/ E5 p color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

0 d& W, i5 D" l. { ! w* w1 i& u5 i, G. x- u$ u

. i! d5 S& o$ N/ e! C mso-font-kerning:0pt">1. 1 M; T9 h% S# y9 S( s$ |+ v/ c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符,并把这个回车符的大小和行距(固定值) 都设置为99.5 磅,即35mm。或点击插入文本框,设置文本框高度(行)3.5cm,选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范,取消以往上行文与下行文差异距离设置,统一规定为35mm35mm亦是三行多的距离,正好可以标注份号、密级和保密期限,以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

+ D2 e" Q) l; e, P# ?( Y9 a$ I1 C" t$ b# o1 w& I( y" r( [$ R+ V k+ I$ a

2 ~# _. G) O' Q- M mso-font-kerning:0pt">2. ! D/ w( r' T6 |+ N3 h宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”,并使之居中排列。选择这行字,对它进行格式设置:点击“格式”→“字体”,选择“字体”选项卡,在“中文字体”选择框中,选择“小标宋”(或用宋体代替),在“字形”选择框中选择“常规”,在“字号”选择框中直接输入“62,即单个字的宽和高都是62 磅,也就是22mm,在“字体颜色”选择框中选择红色;选择“字符间距”选项,在“缩放”选择框中选择“68% ,使单个字的宽度缩小为高度的68%,即15mm。点击“确定”,完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm,主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准,而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值,但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上,文字少的情况下要适当拉宽字间距,文字多的情况下尽量压缩字间距(或缩放比例),总体上要小于版心,做到醒目、美观、庄重。

( i* T9 a- u' ^ 0 t8 u T1 m U$ D) b3 W8 u' R8 ^

& O' o W0 E) v+ J, J( mmso-font-kerning:0pt">3. $ Q' s$ y+ ^4 n4 j宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行,把第二行的行距设置成固定值“62”,单击确定。

5 v) w3 t$ U# G7 F r9 y9 ^$ R) \% Z

* `& N+ e+ Q1 G; W. a3 ] font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;* s, z2 F2 S, b6 o1 ~7 A color:#353535;mso-font-kerning:0pt">   (三)确定并标识发文字号。- f6 h4 R# V2 smso-font-kerning:0pt">

& u/ D4 s5 P" T( Y 2 u( L% O# O# s' F, I. P+ `

% g2 G5 H( }$ O! | mso-font-kerning:0pt">1. 4 [0 P. H& a: ~& O/ r M) r! a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为号仿宋字的回车符,并把这两行的行距都设置成“固定值”“16”,即号字的高度值,这样根据《格式》要求,发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

* L7 u6 e0 D* |8 [9 U9 \" |& P0 Q' w" r

; }; r+ |8 \# N$ F) ~+ b mso-font-kerning:0pt">2. 0 X. k j0 d7 G. b4 n: V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号,比如“XX 司〔2014号”或“XX厂〔2014号”, 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

- c; N+ k. C/ W" |: e% i 4 I) R' `7 z; F' f

, L5 |* k/ i! b+ ^6 q7 J. b/ { mso-font-kerning:0pt">3. : b* I) f. x) q) C: o 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行,并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

! |. t1 |0 I- Q6 ~1 I9 A( ]% @ u( ~/ w0 h S4 j

* S% l; F! S. f) [mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(四)红色分隔线。6 Y; q3 Y( e+ r+ Q4 p3 C color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

7 T* M( w* z$ v5 M" k# { 9 ^3 b# p. T' P3 ?; D

; z0 G' L2 w4 p, ?$ y* wmso-font-kerning:0pt">1.  V1 u: z4 x+ q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行,输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

/ t8 r& `4 ` N 2 i( _! ^$ b' ~5 K8 l; q

: e: @7 _" l. j0 D7 l* F' [" } mso-font-kerning:0pt">2. 0 R1 w) w/ t. L w6 Z8 w4 g 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行,并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

! K1 y- v0 z6 o- E* j: r* x ' }3 v( P$ M# p

8 m3 Z( @6 A G& Pmso-font-kerning:0pt">3. ) T: K3 g& M7 Q5 j- n g+ Y 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”,打开“自选图形”工具栏,选择直线工具,在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线,打开“设置自选图形格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,设置线条颜色为“红色”, 线条虚实为“实线”,线条粗细为“1.0-1.5 磅”,即0.35mm-0.5mm。单击“确定”,完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整,最大应不超过1mm,即“2.8”。

2 A4 B% K% s2 r3 W6 ` 7 [3 E: y1 K/ _4 V7 ]

9 j' V; C3 @. f7 X" M @& O6 Dmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(五)设置标题。6 {4 q3 a! b" ]+ r7 d! } color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

" Q; N0 i# g$ L- x" j , ?% Y5 G P0 C/ \ y5 d9 ^# u

2 w4 G5 E6 @% H" H mso-font-kerning:0pt">

游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复

8 R6 h0 h; U! ~4 i# b. x' e6 t 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

0 P9 C0 c) q. W* }: Z/ i ' S9 H; i; e6 y# g a

! Z9 f% p, j8 p7 ~6 m& I9 B5 U font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考# p2 J9 Z, `, N; C1 b% fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

% A( t) n W5 j8 }; M ' I4 [0 o( `) \2 Z4 }& r( F

& B* @* r, S6 q: _ 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:- G2 c" y! Y; W) A 0pt">笔者通过外出学习和参观交流,以及阅读上级及相关企事业单位公文,发现不同单位不同部门,甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同,千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方,更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解,也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

) G8 v+ Q- F1 w, T 2 \/ Q9 Y; B) Z2 n4 K6 T( _3 ^6 ~, ?$ O6 ycolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:) w; \7 b" l6 G$ R) f AR-SA">(作者:中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ) O6 i- R9 w6 H' \0 jcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:. m4 \% Z8 ]' b3 \" } AR-SA">)

 

精彩评论4

正序浏览
tshli 发表于 2014-11-3 14:15:27 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。3 K! C3 d& @( R8 D/ M8 G4 T
 
yqczqcz 发表于 2015-1-22 22:39:26 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
谢谢楼主,学习中,这是好东西!
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:30:33 | 显示全部楼层
 
专业写文章
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:32:58 | 显示全部楼层
 
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则


0关注

14粉丝

249帖子

排行榜
作者专栏

关注我们:微信订阅号

官方微信公众号

客服个人微信号

全国服务热线:

0595-22880819

公司地址:泉州秘途文化传媒有限公司

运营中心:福建省泉州市

Email:506070961#qq.com

Copyright   ©2015-2025  老秘网 责任编辑:释然Powered by©Discuz!技术支持:秘途文化  备案号   ( 闽ICP备19022590号-1 闽公网安备35050302000919号 )