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' Z# H9 \' s D( Mmso-font-kerning:0pt">2012 , x5 p) t# g: u$ w2 }0 s
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容5 t: |1 g# ^" p$ r* _9 x
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 5 l/ k' T% d, p. c6 @
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。# o5 Z D* l1 Tcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ' n9 P! L+ P1 D3 ?5 l1 I
7 k" W9 C8 S" ? r7 Y6 F6 e! V+ r2 a$ c( n+ t' \: l, Cmso-font-kerning:0pt">1. 0 U$ q. Y% K) s3 e
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 9 A: ^7 t$ c, L$ g) {$ F, W; @" p
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mso-font-kerning:0pt">2. 2 }# T/ s- U: m8 M6 }; U# o
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 " i" Q2 n: P- q( m; g# ?
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: D6 n* w) H5 [) D0 V8 Z( c* ?mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。: A* N. a, w+ w6 W Q6 m2 M$ ocolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : B0 h$ Q# p# B2 j
: P" M( R* k) i* H7 v Q# P6 Z4 l: X ?# jmso-font-kerning:0pt">1. 7 G: x7 o# T: A" ]1 P" } k
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 : J% T4 I% v5 [+ w! E
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mso-font-kerning:0pt">2. 7 ~1 @& P# A( P& D" H
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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mso-font-kerning:0pt">3. 5 j* P- o: ^& i5 O0 u
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 7 f/ L: o' R/ F, h; u
. @3 y. x9 y* R; X7 f* T3 P" }2 @2 S
( o- O, }" B# ofont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
, s: ]8 T$ S3 B+ ~$ J; {3 ~; bcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。7 [# m. Y7 S" x( @4 }! T7 x
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( j& Z$ d( R. l9 z _' C, b- a; F) X4 q _
mso-font-kerning:0pt">1. 7 E; k* {5 G3 _6 E" a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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mso-font-kerning:0pt">2. # i7 @. x0 |3 O3 _4 }! |( n宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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0 N5 z; h' R* k# b, _, ]2 U! omso-font-kerning:0pt">3. ) Q1 J) x" K% B! A$ @6 n% ?& B4 h
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 9 q3 L3 A: V0 ]( ]# [% }5 c
8 g. y0 A2 S0 Y8 g% L5 S$ e& n. B2 W: k# X
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。6 c. W# K4 @/ I( D
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> , W- e& ?1 A \. |( l/ B; z6 {
0 }0 a+ p* W6 q% P, t& i: O/ [1 u% U& Z4 Q( D6 Rmso-font-kerning:0pt">1. / r+ V3 D0 N" T' ]+ \" z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 / s8 Y0 ]4 K* y* R" n5 ?
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mso-font-kerning:0pt">2. 2 x0 y& j2 I/ v
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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- M, z6 J2 Y9 T( s+ O# S: B9 {3 N. D- n! p# M: M6 \9 d( emso-font-kerning:0pt">3. , \9 l! Q9 P+ W3 V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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) o0 y1 m3 ~* D6 m* x* i+ K, X+ `, O0 G* }
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。7 H) p+ O3 v# i2 Rcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . f O6 p4 m$ m5 L. m1 n1 x
' `5 Z' l# b5 h9 e0 u* V2 f" o3 C; }" K' J6 o3 k$ Qmso-font-kerning:0pt"> * { z& [) r" U宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : P8 H+ E9 A0 i0 R/ B6 x
7 T: u5 m( `* t% V. j) ?, X# p2 {/ x
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考: a' w. e* Y6 o$ g* H0 }
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 H4 I- c6 x0 N* U' q
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! l/ I: ?4 B* O5 ?12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
# a& c6 F( Z, z0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
/ [* A, B: B; B3 X7 z* R1 q" |. QAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ! L3 f2 m" Q) \ A
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
, g; R; }& N, ^& Z2 L, x5 OAR-SA">） | 
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