老秘答秘书在公关活动中要做哪些工作？

网友问题：
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秘书经常参加一些公关活动，具体要做些什么？

老秘观点：

. z  `' U1 `+ e. l" D一、组织专题公关活动
# @  v/ {; Y, {, B6 ~% Z　　在公关初期，公关活动的主要任务具有扩大组织的影响，提高组织的知名度，提高公众对组织的认知程度，增加组织的吸引力;实施双向的信息交流，有效地进行组织与公关对象之间的信息沟通。
　　在组织推出新的产品、新的服务项目、新的经营方式时，要及时利用各种形式的公关活动进行宣传介绍，消除公众的观望心理，诱导他们做断的尝试。
- [9 |7 t! y7 l% ?　　在组织发展顺利时，公关活动要宣传已取得的成绩，进一步扩大影响，强化组织在公众心目中的良好形象。
8 y6 T; N/ q4 d3 ]: f/ t　　通过公关活动的开展，使组织付出的努力让社会知道，在公众的心目中树立良好的组织形象，提高组织的竞争力。
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$ ?1 @! K3 e  R3 s+ ]' n. I& z　　二、采集信息
　　秘书人员应及时搜集与组织发展密切相关的各种信息，并及时将信息和对信息的剖析反馈给组织的决策部门，提供决策咨询和建议，以更好地发挥决策参谋作用。
　　秘书人员应采集以下几方面的信息：
4 A+ t# D4 G9 j5 z+ Z, d　　1、收集政府决策信息。政府的方针政策直接关系到组织的发展战略和经营方针，因此秘书人员必须注意收集和研究政府的决策信息。
8 Z+ g; \' p  L* r( v/ j" B　　2、收集法律法令信息。秘书人员应熟悉法律条文的修订和颁布情况，以便决策时依法规范自己的组织行业，帮助组织取得合法的权益，减少不必要的损失。
; ~3 W; a" }% s' Y$ h　　3、收集新闻报道中与本组织有关的信息，以便及时将单位的新情况、新动向，通过新闻媒价传播出去，吸引公众的注意。
  U& \: ], a! H  t, F　　4、注意收集公众对组织的机构设置、管理水平、人员素质、办事效率、服务质量，以及产品质量、品种、价格、包装等方面的评价。只有把握组织在公众心目中的整体形象方面的信息，才能对组织的发展作出正确的决策。
( n. o- a& o2 Y/ d& {5 P3 d　　5、公众信息收集。要赢得公众的信任与支持，必须了解公众的需要和要求，了解他们的分布情况，了解他们对服务或产品的意见等。
　　6、秘书人员还要掌握竞争对手的情况，了解竞争对手的人员配备、技术力量、管理方式、产品质量、销售服务情况、资金实力等方面的信息。
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7 J! a9 T- \% k3 S　　三、做好组织内部的引导协调工作
4 ?/ q( J/ e' Y! V1 ~( x　　现代社会组织是一个开放式的系统，其各要素与社会环境之间的协同作用是非常重要的。
　　因此，应教育引导内部员工珍视和维护组织形象，牢固树立组织的公共关系思想。秘书人员要使广大员工懂得，组织良好形象的建立，不仅仅是少数领导和公关人员的事，它需要全体员工工共同努力。
9 j3 v/ U5 `; }8 b　　1、树立公众利益第一的观念；
2 j9 T' O0 i  @8 D: Z& Q　　2、保质保量完成工作任务，为社会提供优质产品或优质服务；
4 B' k5 ^; F9 j) a: [8 o; X. D　　3、使每一名员工都成为一名公关人员，能积极主动地向外界公众传播介绍本组织的服务项目、服务方式、服务特点和各方面的成就，树立良好的组织形象。
" n* L: A9 y; b0 b- P2 U. L3 ?1 E　　4、教育和培训员工懂得公共关系知识，掌握公关实务和技巧。

" i' F0 H* n$ \; L& k6 Y# E7 a　　四、做好组织处部的协调工作
　　公共关系就是组织与社会环境之间的一种协调沟通机制，即运用各种协调、沟通的手段，为组织疏通渠道、发展关系、广交朋友、减少摩擦、调解冲突，为组织的生存、发展创造“人和”的环境。
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