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[会务安排] 老秘答如何做好会议筹备和组织工作

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老秘书 发表于 2011-8-4 17:58:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

网友提问:

$ ]- j0 x; d6 q+ `; K

 

6 D3 f& b) Y5 |) ?; ?3 {) G; ~

现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?

9 f7 l; Q# z9 n$ d- G

 

0 j3 n- N7 R/ P3 _* R9 \

老秘回答:

3 @1 d4 e8 t! n7 ^" d2 r& R

 

2 @; n: t' t( T

会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。

, |0 ^4 l4 |! O" Y$ [( @

 

# r6 b5 K! N" P+ B( W8 L+ f& G

●使会议开得卓有成效

. ]' X. S/ q! t. @

  开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

" Q# j$ L& ?* T( o6 j" U0 R

  1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

: l, Z2 c: ^' V* H4 ~

  2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

9 f& \5 N% ~7 _$ Y0 a! N

  3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

) {4 u: N, g$ F/ f4 k+ U. f& f

  4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

2 w Z% A3 m5 T, D/ m! @' M

  5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

6 d3 e7 Q; S z5 o) K/ f0 D6 l

  6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

$ T F: f( _0 \

  7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

( K+ s# t+ I8 V

  8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

6 k# ?8 i9 j% F9 b

  9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

0 d$ e+ Y) l& U2 d

  10.信息要加以选择,避免过多。

& d; |; y6 `# r1 _* a2 Z

  11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

" A/ |4 _3 s7 o8 V

  12.通过限制网上会议时间使会议完善。

5 Z: k3 F8 G5 Y0 K% \# i& L7 U

  13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

9 D2 A2 z$ g- n4 b* S) f

  14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

/ d b v3 }; Y! F; Z

  15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

9 q, b9 F3 i% f8 \6 E

  16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

+ B2 j" q. H# y' r& a

  17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

$ R* f6 Z6 R! S7 i$ L; j

  18.会前先拉几个盟友。

: i2 g2 B& v* `% F5 I5 y

  19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

Z; ~" v5 j) p

  20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

/ q: p( \: A1 P$ {* J& P! T& J5 z. q' x

  ●会议准备

; y5 k* U1 h3 U. m

  为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

: g, M# b; F; A* V

  21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

1 k! r% Z2 e+ f9 d& ]$ U* \0 E( ] a

  22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

* x, M( {, `# g, l9 }- E! Z3 z' M0 ^

  23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

9 ?0 z' N0 x$ c- o" U

  24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

3 E5 h: i2 c* ~& s* R) ]

  25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

( ]3 W( G3 d3 w2 ~+ I

  26.任何议程变动都必须通知主持人。

& l' y$ x+ U f5 t6 }

  27.议程要尽可能短小简单。

- ]4 J* j" `" Q( M- q

  28.尽量将议程限制于一页纸上。

0 O p$ I' r, Q8 ~/ G% T

  29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

7 R4 P. e2 P! M

  30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

' [$ a" ~; m+ p" a

  31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

1 q/ Y G2 C! E& @1 f( A

  32.必须将电话转移出会场。

% a n6 f) k! X' @9 Y

  33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

9 |0 U6 M S2 W( c7 Z9 @+ x, ~5 `

  34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

& X) t. j- ~$ P0 R: _. f

  35.要找个确保没有干扰的会场。

( V, H4 m2 p# }: x: L1 T+ Y4 O+ V" a

  36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

5 i5 L+ T4 I- R' X$ i

  37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

0 j- q" X; G* C% M, h8 S

  38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

3 f6 O; d! e! d( V3 M" z z

  39.座位之间应有一臂长的间隔。

+ ?+ u8 a+ ]% V$ r& e2 }4 F$ {5 H

  40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

) ~( z: w' g# F8 V- A7 B

  41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

: q, @. i* @/ ^/ M) r; c

  42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

, c1 c& @# I7 `! G& B3 [% G2 j: K

  43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

; H% j7 @# M: w! u& z

  44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

6 L. P# w# F9 @% p

  45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

/ H* V8 `' U, ~9 [

  46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。

0 |' D$ {" |8 u" o# _9 x( J

  ●出席会议

z) q( {8 F: a8 i# Y( X: Y

  一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。

# p" p3 s+ @8 j0 z' @

  47.会前拟出自己的发言稿。

6 [( U& D2 Z) B( k$ ^, p- X2 }

  48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

8 K, X% M& [4 L& b+ O; Y

  49.要保持积极的脸部表情和音调。

! d$ Y- n8 y1 g6 }' Y3 z9 [# U F! S

  50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

; n8 \2 k7 V9 q+ e
# @( K# G+ ~1 W" x9 s: H5 R/ t

  51.开始发言前先作深呼吸。

" i7 I* A" A% z! ?$ W

  52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。

9 [' `% V0 T. B

  53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。

8 Y, b. @* ]3 A- f+ X

  54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。

- ? @0 l/ y8 j6 N

  55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

! b9 u% r: N* B( w0 P/ m

  56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。

& t: s( \' ^1 G! A

  57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

7 ? A# B% c1 X0 R( Z! E

  58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。

6 s b) B" k' [

  59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。

# Q. Y$ U+ K+ |, @

  60.必须按照议程顺序作会议记录。

1 j8 t$ a4 b' S* \6 l7 m

  61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

# h' W0 W) s, ]" L; r

  62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。

\+ n3 O" U. m: y

  63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。

. s' d# x3 q& V' O

  ●主持会议

2 [0 C: v% S+ D7 K) E

  每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。

3 j2 Q, Z+ O& \2 a4 g

  64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。

3 Y. @ S- P* d0 r- E5 {0 x. ]

  65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

! I. |# l5 ^0 W: n- V- F$ [6 s- e

  66.尽量于会前认识新来者。

3 |: `) S. D! d$ C3 D

  67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

6 }; c9 N# [" ]9 ^( i* Y

  68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。

* L0 B7 t8 w- x; Q( }

  69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

$ ?' |6 Y5 C# e, |

  70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

8 Q* G" l* q+ ?0 T6 w3 V; V

  71.要制止支流辩论和私下交谈。

9 S4 @3 `& ^8 M

  72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。

6 x# q! o' J1 P0 I

  73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

4 a. ~: e* R7 R* C6 W+ h

  74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

1 O0 v( y1 v" B' ~

  75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。

* i' B' c$ g, Z6 l6 [- G% b

  76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。

; J0 @/ l) L5 J

  77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

9 D% b7 [ n( L: O# w5 N

  78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

. l( B" S% F [; k k) Y

  79.必须清楚每次会议的规则。

1 n N$ h3 H; k3 t2 m: W

  80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。

, D4 q$ c( r1 P) x' Q3 \7 Z

  81.要改变会议气氛,须先改变议题。

1 |5 x0 i7 y" i, N

  

, h* H4 X1 i. u, H u. Y

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精彩评论5

正序浏览
老猫 发表于 2012-8-25 08:00:17 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议,也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大,任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义,进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来,切实增强使命意识、责任意识和服务意识,以高度负责的态度,以良好的精神状态,全力以赴投入到大会筹备和服务中,认真细致、优质高效地完成好每项工作,保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致,努力提高服务质量。强化细节意识,牢固树立“细节决定成败”的思想,坚持高标准、严要求,精益求精、严谨细致,认真对待每一项工作,高质量完成每一项任务,努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作;州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作;州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合,全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识,相互理解、相互配合,努力形成整体合力,做到让领导满意、让代表满意,为大会的顺利进行作出积极贡献。
0 G! x4 R$ N$ p; H
2 y8 g! v' [; E3 g" b  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调,要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度,按照各自的职责分工,全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求,对每项工作都要细心研究,每个环节都要精心组织,力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些,确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识,切实增强工作的主动性,扎扎实实地做好筹备服务工作,优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上,进一步细化责任、落实措施、查缺补漏,抓好落实。
 
czl 发表于 2017-3-23 10:31:48 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
学习了,新手求指教!感谢无私奉献!
 
青蛙 发表于 2017-6-22 15:04:19 | 显示全部楼层
 
专业写文章
谢谢楼主大人不吝分享
 
小马奔腾哒哒哒 发表于 2018-5-27 19:54:31 | 显示全部楼层
 
学习了,很详细,认真拜读
 
buding 发表于 2019-5-16 21:58:49 | 显示全部楼层
 
认真学习。谢谢分享!
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