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[会务安排] 老秘答如何做好会议筹备和组织工作

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老秘书 发表于 2011-8-4 17:58:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

网友提问:

* L5 P$ g, _' H, x# G

 

; P$ ?& D0 i- h' y8 j9 e

现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?

) a( e# f2 Z# h6 G0 [

 

# X; F) G; v. X |/ v! Q

老秘回答:

, L# X: C( d, |

 

% E ^6 _0 R& C

会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。

0 [3 `% u5 Y( r3 h: O0 P

 

6 g( [$ T) B2 E) A4 O

●使会议开得卓有成效

8 d, V' q' {0 l: F& f: W

  开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

" e9 G5 |! D! {2 O5 T9 f- x+ O

  1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

1 Z, [% _% G1 Z4 a- N) y

  2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

! k% }3 X9 p, Y* E6 Z

  3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

& @* H- O, K9 }. A0 \

  4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

0 d$ y3 i! o6 k9 [

  5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

0 r* N* M6 W: z0 A9 D8 H

  6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

; h* ]7 E/ v7 Q" |: X

  7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

! K, `5 ?( s4 q6 Z' W8 J4 z

  8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

! A+ | s. q1 y( i5 j7 n e

  9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

1 M9 V3 `+ ^0 O- J' z) r

  10.信息要加以选择,避免过多。

$ q1 Q9 Z0 I. n2 @; K" h; w. O% X

  11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

, ~8 l; K' Q0 W5 [0 E

  12.通过限制网上会议时间使会议完善。

2 p0 w( N; @( D3 o/ p' q' K# C

  13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

4 `8 P6 y: u- }" g# ~2 \& z/ k, t

  14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

3 {7 h' S) f* _6 }& O. g

  15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

6 ]8 \+ [" k' |' F6 K+ e

  16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

! U; @7 v: D/ A# A

  17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

" R8 X6 j8 e& `' E' J C, o. H" x

  18.会前先拉几个盟友。

! W3 L& g4 F- w9 e ]

  19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

/ J4 D, l9 ^& X o2 K9 U# P

  20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

2 \! e& c* t4 [, f$ M* g! _/ c" p

  ●会议准备

' M/ O' J4 U* V6 {4 k; C0 e

  为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

, c3 J1 b4 L3 B7 J0 [4 C

  21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

5 w- B2 f$ R$ S1 V- [

  22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

. z7 I" h8 s4 ]% `/ `; r6 k7 I

  23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

; H+ B7 c: z8 Z' M* A* Q

  24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

V1 \7 m( x$ z0 s1 w2 q R

  25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

+ J1 @5 \. u( ?1 l9 K

  26.任何议程变动都必须通知主持人。

: d. O) J& a% a/ u8 z- s/ _; s

  27.议程要尽可能短小简单。

6 w: y+ [- t H1 B) R

  28.尽量将议程限制于一页纸上。

C2 @8 F, q3 T

  29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

% O8 B' Z7 b0 O' _/ t# v/ J

  30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

- f% b7 S* L4 G7 O# r

  31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

3 T8 F; w1 }! S

  32.必须将电话转移出会场。

* R- {8 J' n: Y6 i; G$ L0 m

  33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

9 Z8 y9 c0 Z6 x( d

  34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

h( V) G6 b" V8 {

  35.要找个确保没有干扰的会场。

! A1 f4 J* V( k- G0 D

  36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

# {& c) T9 B$ O( g/ E1 @

  37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

3 H: Y2 j1 [4 h$ q, {

  38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

2 I) [4 x1 n1 n$ E

  39.座位之间应有一臂长的间隔。

! Q* A, P+ `% }4 {) d

  40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

* f2 D: l" K2 b# f

  41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

( t$ q3 O9 S) E! |! O+ z

  42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

' ?7 R& |' R' S2 k( v8 E& P

  43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

1 L9 i0 s% s) ? q( W l, N! Y' s

  44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

7 K. k9 h% a, O

  45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

3 v4 l" u/ W( U7 z; f

  46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。

! S/ [- O) C. [+ m4 u

  ●出席会议

2 \, [( F( |' h+ W! y

  一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。

& T. r/ G& D9 H# m/ R" `7 N) |

  47.会前拟出自己的发言稿。

+ D7 n u2 T1 @9 G( {7 x

  48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

8 o/ C& B! u) K4 k% h# X5 r/ Y, N

  49.要保持积极的脸部表情和音调。

( r0 n- U5 w" d S

  50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

; F2 I9 M U# q y
, B# h7 j! C) v! J3 p( X9 S: ?# l4 m

  51.开始发言前先作深呼吸。

; Y/ Q7 v8 {5 E5 @2 D; G# D) R

  52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。

8 x7 `& ~" l# J1 R) @$ C, X# d

  53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。

# `% |& i0 q. S

  54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。

; t7 s. t A4 ?

  55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

, x( {9 ~3 a! _ {/ {6 z) |

  56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。

8 w ^9 M) s! B, Z

  57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

) l/ U* E+ G9 f: Q9 h- }

  58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。

, _1 G! H; x* d6 z& j' o

  59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。

. u0 o! h2 n4 Q

  60.必须按照议程顺序作会议记录。

# Y2 z: M2 A: ?1 n

  61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

$ s) U0 Y8 B2 r1 Z2 x5 _" u& v* Q9 a( a* |

  62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。

t& Q6 E* h/ B5 {# S" m

  63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。

~# P! }" A9 a- f

  ●主持会议

2 C1 c+ A9 h5 O0 n3 M( n1 A0 o, B# G

  每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。

+ Y7 C5 @! O1 N+ R; U& U" T

  64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。

5 e! ~% Z& _7 r4 I1 ~+ w

  65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

* Y4 B/ k/ d+ V4 F% {. o

  66.尽量于会前认识新来者。

2 x: C: E# E: j

  67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

3 \0 x! X# |" _ I) n. X( G: s6 Y4 _

  68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。

2 i) [6 m( I; K$ u3 N2 @! v( F

  69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

9 |4 M0 J: R2 j A6 n

  70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

) o0 G) J; T8 E2 ~8 H

  71.要制止支流辩论和私下交谈。

7 u0 g) u# G! K. J9 j9 q

  72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。

& D8 k9 z5 j: `; }

  73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

" Q7 b! r3 Z' a+ X$ W& H- T

  74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

9 D( p" c$ y0 o K% t0 M$ M

  75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。

# X8 s0 s! w# c

  76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。

- j+ c" x, A) L! P* x% m- q

  77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

# X) N \4 ~8 ^3 [

  78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

1 q1 c+ d% T$ |0 G8 l8 y. c# Z

  79.必须清楚每次会议的规则。

0 B/ X1 n# L" h( K) t

  80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。

0 E0 [! a% l( o+ O& |6 I/ J

  81.要改变会议气氛,须先改变议题。

( O' G3 C7 w; N# W2 e# E2 w& P

  

1 [2 o6 x; g! D$ `

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精彩评论5

正序浏览
老猫 发表于 2012-8-25 08:00:17 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议,也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大,任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义,进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来,切实增强使命意识、责任意识和服务意识,以高度负责的态度,以良好的精神状态,全力以赴投入到大会筹备和服务中,认真细致、优质高效地完成好每项工作,保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致,努力提高服务质量。强化细节意识,牢固树立“细节决定成败”的思想,坚持高标准、严要求,精益求精、严谨细致,认真对待每一项工作,高质量完成每一项任务,努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作;州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作;州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合,全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识,相互理解、相互配合,努力形成整体合力,做到让领导满意、让代表满意,为大会的顺利进行作出积极贡献。
' N9 [% P; W0 ^+ N3 ?% |6 @* s/ G! m
  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调,要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度,按照各自的职责分工,全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求,对每项工作都要细心研究,每个环节都要精心组织,力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些,确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识,切实增强工作的主动性,扎扎实实地做好筹备服务工作,优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上,进一步细化责任、落实措施、查缺补漏,抓好落实。
 
czl 发表于 2017-3-23 10:31:48 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
学习了,新手求指教!感谢无私奉献!
 
青蛙 发表于 2017-6-22 15:04:19 | 显示全部楼层
 
专业写文章
谢谢楼主大人不吝分享
 
小马奔腾哒哒哒 发表于 2018-5-27 19:54:31 | 显示全部楼层
 
学习了,很详细,认真拜读
 
buding 发表于 2019-5-16 21:58:49 | 显示全部楼层
 
认真学习。谢谢分享!
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