公文是具有法定效力和规范体式的文书,是进行公务活动的重要工具。 g& ?) `+ T# A* \% s6 \& T
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(一)公文的行文原则9 P8 W3 ~) z$ Y y' a: S) Q
$ p( z# @% C q2 k7 @1、依法行政的原则;8 B; j3 K- e1 k/ h% m6 p6 ^# g
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2、职权相符的原则;
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, E( i* G( S9 ^7 i$ d- h3、党政分开的原则;
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4、请示一文一事一头的原则;
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, v. L8 O# E2 s+ w' k5、逐级行文的原则。
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- g' ~; i7 g4 d1 L: x( L% }2 F- b(二)公文的文种
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3 V- Z2 s' C+ x1 h; i文种就是公文的种类,它是公文的名称。
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1、请示与报告3 `2 S2 C/ Q9 Y
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“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。- B c0 t0 A- A0 q n/ z3 q
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“报告”适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。0 y8 m- s: S9 m3 L# X
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2、公告与通告
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) W+ B. d, C) ]. X“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。3 t8 K7 {7 b. @1 K$ J( Q ?8 ^
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“通告”适用于公布社会各有关方面应遵守或者周知的事项。+ H) M- _6 W) R7 O6 Z" z* i8 Q
/ N8 ^7 L+ _+ [% g7 N4 e9 I3、决定) l- `1 ]% a0 T2 r8 {3 M
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“决定”适用于对重要事项或者行动做出安排,奖惩有关单位及个人,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
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4 @0 O5 b" Y. g% z4、通知) Z) E; k+ m( k0 {7 ^! _! i
1 l, `; I9 ]( G* u8 e# z“通知”适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知的事项,任免人员。/ F6 i7 z+ M& @# G7 c/ f
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5、通报
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“通报”适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。; d- s. z3 b4 n: Y% t
2 r9 X @; d+ Y5 F$ D6、意见2 E* i" f& F; s8 g
( E; T0 F7 V- J$ n7 w% g, x“意见”适用于对重要问题提出见解和处理方法。
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* \6 u( w4 F; }* m. `8 v7、批复
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. L1 E; I4 Q* t7 c2 m0 g“批复”适用于答复下级机关的请示事项。/ I, C- d- j6 @! b7 F5 ^4 V, H9 @1 k: g
) l9 U, X( h( x* _, v/ q8、函, m1 O7 ^( n. c0 i
0 ]5 b9 k! D$ `* X. ^% b% }“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请批准和答复审批事项等。# r$ ]$ Z% F' w! i8 W
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9、会议纪要0 y2 s$ m; ^: z) |6 \5 w! L
0 q. q" o9 Y4 C“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。( L! t) e h. v
& B- u8 Z) A' I8 v" s3 z(三)公文的格式
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" W& `3 ]8 y& q k3 x公文格式是人们在长期实践中逐步形成的,并由权威机关以法规形式确立下来,它既是一种约定俗成,又是必须遵守的规范。
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, b1 o* f/ r# K) W1、标题 p' z: |* k N& z9 E- f
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公文标题有四种:& V! w% O1 s1 y8 ~" F& B
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⑴ 发文机关+事由(公文主题)+文种。如《中共中央关于整党的决定》。
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⑵ 事由+文种。关于×××××××××的通知。
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⑶ 发文机关+文种。如《中华人民共和国外交部公告》。
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a0 I7 O! ~# ]/ M3 R" ]8 c y- [⑷ 文种。如公告。9 ^4 H+ @8 U2 J
4 G0 ] @5 g' F7 N, ^& j草拟公文标题要注意的几种情况:
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! {+ M: V; f6 Z' q① 公文标题一般不用标点符号。8 |" j# v/ h6 p7 s* X/ g4 a
; m0 [. J- H; q. I( h8 z$ {; U② 防止“通知”接龙。如转发××××××通知的通知。
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③ 关于对×××××××××问题的批复。“关于”、“对”都是介词,不能重复使用。
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" J1 `5 \( `* l) r5 ?! K7 u" K0 G④ 标题要准确简要地概括公文的主要内容。
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⑤ 正确使用文种。
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2、主题词
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主题词是由于公文计算机管理的需要,根据公文的中心内容概括的规范化的名词或名词性词组,以便以后按公文的主题进行检索。
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! a# `0 z9 c, [' b8 a& {) f标注主题词应注意:
) p$ d' G" C5 p' {+ F7 m( o9 i: b! B% ~( m, K$ t" Z
⑴ 主题词应当准确地反映公文的内容特征和归属类别,不要与标题混同。
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⑵ 标引次序应根据主题词的含义从大到小,从内容到形式,最多不超过7个词组。第一层是类别词,即明确属于哪个类别;第二层是类属词,是反映公文具体内容的词;第三层是文种,如通知、批复等。+ U, V) n" b6 a/ \8 `6 ?& s
. T1 s" i G$ r5 e3 B' _) w! Q⑶ 当词表中找不出准确反映文件内容的类属词时,可只标引类别词。: N; V& q( ^0 x& p# X: v. E9 P8 t
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⑷ 上报的公文,应标注上报机关主题词表所规定的主题词。1 n6 W5 \! R3 {" P
. \6 F4 }, N0 r+ D' p& U! L1 [7 T, d- e0 o3、签发人
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签发人是发文机关批准发文的人。
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4、成文时间; S: g* f; _( R/ ]4 p/ Y! `- c
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成文时间就是文件生效的时间(有的公文如法律、法规的执行时间另有规定),一般就是公文的签发日期,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。公文签发后因故没有及时印发,时间超过20天的,成文时间可由秘书部门确定。电报以发出日期为准。. l0 w7 r& J6 M- ^7 z! M
+ y; k# Z6 w- c* ?7 ?2 ~1 t行政机关公文的成文日期必须使用小写汉写,如二○○四年六月六日。党的机关公文用阿拉伯数字标注成文时间。
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$ r3 M9 |1 l9 A" h) V7 D5、抄送机关& U D: o; Q* Z) n5 q
& A! e4 h2 @2 L抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。这里应注意几个问题:; c F0 k! x; s0 d8 i. v- ]# e0 o$ A- y
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⑴ 特殊情况越级行文,应当抄送越过的上级机关。5 `, N* ~# w7 i0 ^" [
7 ^* S8 x# u, D: l⑵ 请示不得抄送下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。
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⑶ 抄送机关排列顺序为:党委部门、人大部门、政府部门、政协部门、军分区、法院、检察院、人民团体、事业单位、企业单位。
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⑷ 抄送机关不分上级或下级,一律用抄送,不分“抄报”、“抄送”。: w5 g; i! d: y
; e7 E% [2 q3 m* A `! z9 z, C% E9 ?; B⑸ 不要自己给自己行文。领导代表本机关签署发出文件,然后自己又成为接受者,这就是自己给自己行文。9 d9 r/ r9 E" V. q* \: i' V
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