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秘书的事务处理艺术

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爬格子 发表于 2012-9-19 06:44:51 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
    某大公司人力资源总监张先生说:老板对某些秘书在工作中的拖沓、松懈、低效作风确实感到难以容忍。他们需要的是工作井井有条,在办公室一呼即应的秘书;是在工作紧张时能自愿加班而毫无怨言的秘书;是用脑多于用手、善于管理时间,而不是整天忙忙碌碌、穷于应付而毫无成就的秘书。
' C& c" b* R; G, m; O8 {4 O# L% l
* K" ]- q1 d' `(一) 加强纵横两方面的密切联系' F/ B! Z0 `+ x$ u4 a
1.纵向
/ V$ G  P0 R5 n1 w3 t, _7 k2.横向
3 U! J) C9 s3 d9 A0 l* F& A: R& ?, G; Q7 {1 C6 Y
(二)把握事务处理的先后次序+ X" }! F, o% I
1.事务工作系统分析法
. ], `+ S+ V2 n5 @* B: n4 X  s2.用"5W1H"法来检查现行事务处理系统的的合理性。0 z7 u5 o* G+ z- Q1 O$ h7 m  K
这"5W1H"法的含义为:, y! E7 P, B+ {. ~8 P9 ^2 z
(1)Why(为什么)--这是探求现行办法必要性的起点。就个别事务而言,要考察其处理方法是否合乎领导要求与企业目标,就整体事务而言,要分析这一系统是否合理,科学。
% W0 D0 t6 K" G/ G7 P; z$ b! T(2)What(做什么)--这是研究现行工作的每一具体内容,重点分析这些内容与目标间的联系。
! R& g$ a7 C* P(3)Where(何地做)--这是研究现行事务处理的空间位置及相互关联性问题。
4 e8 f! P; [9 F% O5 P3 S(4)when(何时做)--这是指对工作时间的分析,一是时机上是否合适,二是时间长度是否合理。
$ Z5 q, s- \- z" X% `(5)Who(何人做)-一这是指事务处理中的人员定位问题。& G, K! f4 X; G0 W3 a
(6)how(如何做)--这是指方法分析。如何做最好?有何注意事项?有无更好的做法等等。
) H  F. \8 k4 o% T- m: ]7 o3.用"ABC分析法"来理顺事务处理的先后顺序。
5 t' O4 }3 z; t" M/ N"ABC分析法"是重点分析法的一种,它强调对一切事务应有根据其价值的不同而有不同的努力程度,以合乎经济原则的观念。"ABC法"又叫"主次因素排列图"或"巴雷特图"法,它有两个纵坐标、一个横坐标、几个矩形图和一条曲线组成。左边的纵坐标表示频数(具体数量),右边的纵坐标表示频率(以百分比表示),横坐标表示各种要素,主次因素图的习惯用法是把累计百分数分为三类:0-80%为A类,80-90%为B类,90一100%为C类。- `% y% y! I% R+ i
试以某公司秘书事务处理系统进行分析:我们将该秘书所处理的事务概括为五大类:文书,会务,接待交际、临时交办、常规工作(办公室布置与整理、通讯、领导日程管理,档案管理等)。经统计,一月之中,该秘书所处理的各类工作时间为:文书3800,会务2180,交际接侍1020,临时交办1900,常规工作1870,总计10790分钟。各类工作占全部工作时间的比重为;文书35.4%,会务20.2%,交际接待9.45%,临时交办17.6%,常规工作 17.35%,累计100%。
( n) @/ E/ K8 E* p, O# j2 t: Z画出前述坐标图,将各类工作按比重从多到少,顺序在坐标上画出矩形图,然后,再标出各类工作时间的累积数,最后将累积数的坐标点连接起来,就得到了累积频率(百分比)的折线.
$ [, n: W3 f3 v  a
0 u5 \" X8 A! L) s/ j. y6 W(三)妥善管理工作时间
9 Q$ g$ _( a/ ~; X+ Q" l/ D& w1.确立时间的资源观与效率观。3 D8 v3 ~9 B5 u! v4 G# D
秘书工作效率=资源+效率
) J7 }2 z1 S% o" _$ P' s0 o2.学会时间诊断和制作计划。* j# m4 L* v5 L& t) g% w
3.营造良好的办公环境,挖掘时间潜力。+ g: z( |1 _% R* y* m8 j$ ^8 x6 ]# s
[案例]:" }$ i$ L; Q1 A: D9 l& n5 w
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标签:秘书艺术
 
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