|
+ F/ J) f {1 u( A+ o4 f( h6 _
同事之间的相处之道
4 P8 A6 \8 G. ^ J0 d2 m* N3 G
+ X* j& M& s. a7 [/ ^与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。
9 ]+ y, C) q( ?3 Z I- O8 i9 [
2 M. {: L; b2 Q$ v/ Y' M" p * L( _4 [' J2 K
1.树立男女平等的意识 / r) {6 _1 }( H. _
在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。 ) y( k, |/ h1 w& z# ?
. \/ X# P, j$ [
2.规范礼貌的称呼
2 L4 |' a4 ~: P- l4 G$ p0 L对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。
; ^# w. V) I: F) q/ Z+ s( z7 ~上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。
6 q S _! N' @如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。
( `$ r4 S5 A; f* Q" J * C- o* N8 F! Y- B
3.言行谨慎 ; ]; M% `3 H: |
不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。
. `! q- c8 |7 I, k# M' W' U喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。 3 U% ^, x T$ N% p ~2 p$ d
, a7 F( F2 q4 Y3 P; S
【举例】
5 m1 t% ]& ?) E3 B( v) W秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。
7 k1 _+ \5 Z' Y3 Q3 x有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。
, E% a- `" D" J6 g
- `0 |, N" @. x @7 R1 k
$ ]8 R5 W7 h7 w2 M1 f2 ~. i3 N1 _4.工作积极主动
! h& |" Z# d! x认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。
, U( G( d! I6 e. k. X" }在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。 7 a" H6 f# R/ H" a Z
( A2 ]( ]0 k+ J4 W! U
【举例】
; ]3 u' o7 d& ^小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。
9 `* I, [+ o: Q4 F1 l$ q' H, B; U- X
. U! V: \$ k, ]9 J5.遵守公众礼仪
* ^! {- L1 }( Z) l办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。
$ C( H1 h1 [- E, z
% { A# e/ E, y1 I2 k- S! b8 ^' M6.慎重对待办公室恋情
% @9 G/ j- k+ r! P" ]: ^, d办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。 , S% ~9 Q- {2 E1 x4 H! `) [
此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。 % D1 {7 C3 W- v
y' c/ T( R. @" b" G$ o
【自检】 e2 u) ^& @. J `5 ~' N. x
秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。
% U# r( B9 T8 _(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”
6 {1 ?2 I& U- x4 T' ^回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。 0 ~* |) ^* r! e5 [7 a- V( T* H4 E: N8 l
回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。
8 u% y& q. k0 b k(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。 1 A' W$ S( c/ y0 X# I5 g8 `4 g
做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。 / I: C8 J. c" K
做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。 / C+ \: o+ e6 n
(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。
6 d9 j0 m; {8 C9 e做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。
2 z0 h& w7 `' I. P8 U做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。
4 D$ D, R6 @: E( u, p% ~8 K@___________________________________________________________ 3 [/ E% [" y& A ?) `
____________________________________________________________
' m7 Y( `7 y( Q7 `- w. J4 ~- W____________________________________________________________ 6 y- b8 Y# j9 I" l4 j' N
7 f" [ h% g' F ) j2 a) ~! ]) R7 n: _/ a2 x
要有敬业精神 1 N$ i5 ~& ?3 Z1 z
0 ?( p6 w6 B, k; P
1.端正工作态度 3 Q" g: { o/ L. A, P% ^
工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。
) p. i" _0 _% ?8 a! h1 C9 T8 R$ f事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。
+ ], x0 u$ x: P当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。
% t- z6 |8 q1 C' u7 A9 `, f" O+ `0 e, z. R" X
% M7 M2 o* \2 z" ]% e0 }6 K* l
2.树立专业形象 9 o1 e7 q3 P, y' k+ l* d
我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。
{, W# B1 N+ a) Q需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。 2 t8 | ^4 z/ M' }7 ]3 K
4 o9 j; _$ Y6 v4 T' a F* S
指令的接受与汇报
. w8 R, h+ L8 ?9 `; V) ?
8 q: v Y% g9 c3 | }, m指令的接受
4 P6 |+ _/ m$ p! e* w& I# `+ q
+ a2 N: L7 J8 h3 e0 I- Y5 N; w1.接受直接上司的指令 ! y, `9 J3 y M) x8 M0 }& U9 g
一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:
# I6 V" i; |$ l( K- m/ o?清晰地响应,并即刻前往
% J9 V+ B* x" d- g, Y9 L) d4 f3 H听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。
# n6 ^( X' v& M* ~0 _ h?向主管询问应办事项 & E! ^" m& }! s
在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”
/ O3 L# ~" w2 C# @; T?逐条记录应办事项 3 {! h" u9 \. q, k( c! u, V
对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”
5 \9 j7 m2 N+ S- Q
- u0 G- G _1 v9 K3 ^7 S1 O【举例】 4 c; D+ {% c, f
林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。 " k' f! t/ c: b% C" G
4 I: r/ Z' x- c2 Q/ ^# O ]表2-1 在接受指令时的注意事项
; Q2 O2 A# H9 Z* o
! [0 I4 h; t# b! B& m- ~# u0 z% X. _) I& a% }
1 \% f, s, G7 v" H
o$ U# b) z1 T6 h. a5 H; [! \0 `5 K; c| ) `+ X) ? T2 d4 C
1 |
7 A! l9 S& D9 ^& L. H5 K) S
g" H4 I$ }" w# C# `8 O: g4 Z2 u 准备纸笔,方便记录重点 |
% W3 S# J; O' A) j2 q- W5 F
3 `6 G0 |: G- A; r- N|
; r4 p3 l. B4 Y( ?/ G6 L" f/ ^ 2 | , a& Y w0 z7 w7 a2 U9 b% u; ]
; c4 E5 d: c* s& L# R 接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听 |
: X0 T$ d9 E, k
6 ]7 O% Q a& o| & p7 c% Q) a6 _0 D2 k: |+ ?
3 | " B8 b0 _, R' W! d
) Z' [9 t! w( P5 m
听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限 | % u% t* S3 F: H# _; b
) F, i8 e9 r. g# J|
1 c; o! v& M# x% x5 L8 Z 4 |
- c% M9 t1 V \- r1 Z" H4 N9 V$ i! k0 e8 V, B( e
如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论 |
6 I* g+ \; b. R/ A1 L3 }' r0 q* M8 t) f% L D9 W9 p( C
|
0 A# I/ T3 ^# } 5 | ! c h7 I& v, z e/ H/ {
) w) W/ {2 N- R3 h 如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持 |
0 T8 X0 `+ l7 p$ N3 O' B' C; S) g' {- ]
* z: ^+ Q+ N( D0 [| 5 `8 A4 l2 |6 Q+ F T I3 h
6 |
0 v' O: X& r8 {: t/ W% R
/ o1 u% X2 ^" ~/ Q d; {1 W, A 不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟 |
% a* J. X) A! q5 N
* v6 D/ q [( Q' ?9 Y2 F2.接受其他部门主管的指令 & @ |: a; `: [
一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。
- s) L4 `! y: d8 l3 ~4 ? 2 O8 W4 W/ G( M8 Y U
【自检】
! x" v f" Q1 ]+ b* }分析下面的案例,回答问题。 - b, Q$ s% |% [/ k
秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。 8 \+ e- Q3 ~( {" o
小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?
( R7 P ?' L" o; U- s4 D+ z& S@___________________________________________________________ ; _3 _# x2 w( ^3 K: b0 N: H
____________________________________________________________
* E4 ~4 n! \8 h____________________________________________________________ W; M0 J7 n/ o/ m& ~. R {
5 G0 D8 m, u0 U8 P6 t3 R9 H- b
+ V% q* g& U* g' S+ R
指令的汇报
5 _+ r* @) Z' A" {5 e; T秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。
! h8 Q5 S/ V2 b1 Y! o?汇报的时间 : K. h" C( g: z! X% X- e
何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。
& n7 i* U4 W1 |8 ~?汇报的方式 : ]0 ] M) o- i: ?$ D& ^
如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。
; H. h( N/ i4 S & u/ u e" L% p' i4 U8 z; B
表2-2 汇报工作时的注意事项
^' A2 T G1 T/ f! v# J
4 k! ]2 {4 z/ b0 [, z0 k/ h% D* _9 {0 a7 v% O0 i
& V2 m1 F! B7 n3 ~3 J# m
+ N) ^5 x7 X$ c/ Z4 d3 G% C7 P+ T, k" x
| & J0 C d& E+ G/ C3 K
1 | . L4 z+ J$ T, n2 V0 X
, x- x) ]* z$ d4 H) k
要主动进行汇报,而不是等上司来发问 |
$ q* ^% b0 i9 O
1 l$ f f4 [% `4 n& i3 U) o6 `4 `| # U9 c8 u5 H+ \) [) Z
2 |
$ N$ }5 m0 s" Z% U4 {) J- m* X! L* c1 S6 y8 y% t; z# l$ n
报告的三大重点:简单、明了、具体 |
) S0 S1 k% i; Q; q& `
/ }. h. k( p3 r" Y| 2 k6 c5 i" A# V
3 |
, o3 M+ K9 u$ y1 E- F2 W. Z2 Y. o, w0 X6 w" h) V0 s/ D% b
汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要 |
# }! I; i" |* m# `! ?4 _/ A! w3 I' S1 G+ B
|
3 w/ G7 z) a* B+ k' q 4 | " `# X6 v( |% ~
|" b' E% W( v! m9 u
牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明 |
! Q& `$ o$ }" G
5 d) _# i! ^* b# k: W' X% S|
+ H* d" j$ ]& ^9 E2 {' X+ H2 u 5 | + r/ C9 U( a2 [/ f& V! G. h/ G
7 K. M) M; ?" B# U 工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测 | B5 i$ S, O9 i, T; X9 D2 m! ]1 |
( I6 f% e" j1 K( Y3 a- K. c/ Q
| % m9 n! A+ V! ]- p4 l
6 |
. m1 } O% w* W
; h# D, ^7 [) R) m% p2 B 对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责 |
+ e! V8 Z* M9 K3 I6 C& s% {- i& i$ \( G6 C* C3 Q# R
|
, ?2 g2 z# S M% y0 @, [4 O, K 7 |
P7 g% o Q8 `# W) Z( i" \$ T0 R7 y& }" c0 R8 u% k6 q+ M
对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任 | & n0 q9 x8 ~8 T
8 J% ]7 w( M( O4 d) p【举例】 " K+ ]0 O: q. \0 d8 ^
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”
0 z9 _1 Z' Z+ o ( m9 u5 [+ N/ K5 m
【本讲小结】 5 m' b" V/ h& R8 p* c+ Y3 z
本讲介绍了办公室礼仪。首先, |