|
' I8 D# d: L6 }# N/ C1 X
同事之间的相处之道
; Q: C) P/ @8 d8 e, ?5 K
. X' B) U' A! Y ?与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。
- Z, \! C$ `) n8 u9 [9 z
. n/ J8 h. h+ ~9 ?0 x# g ' T" q1 A) n% u7 U4 {- b5 d* w
1.树立男女平等的意识 # R7 D8 \% I% B2 u3 a* z) i: E
在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。 * }0 _: r4 M$ z* Z- {) ?
% H% @' c; D2 Y. P
2.规范礼貌的称呼 : f* M0 g1 K4 {1 C0 U+ u
对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。
* U4 i& b8 a6 F8 Q/ S& O# N上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。
% G& l/ `: L% c: |如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。 $ }- E& |/ b* Z' {3 m7 @! ]
3 ^% w M% _ ^9 }& x2 m
3.言行谨慎
. v; d6 S% @+ M不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。
, V! }9 Z2 B. t! d喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。 5 S3 ?; t: x3 l8 N4 \5 H
8 _% k" ^* g9 p, E9 o# e
【举例】 6 d" q" X3 k: `) ~- y$ _/ ?# W4 g
秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。 ! i9 J: O% j6 j @2 }1 G
有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。
0 ]: k( X4 z* E# n6 h3 ?* M0 }0 \, P0 d; E S
0 Z( D7 {9 W$ K) g
4.工作积极主动
3 H: T9 p% [ Q8 ~/ V Y) i认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。 ' K2 i) @7 O( P+ H2 K
在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。 ( ~) ^* |# G+ {$ S) ?2 A; C
* y5 @: a7 D8 w- p2 [
【举例】 : m U" s P n5 O: c
小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。 * h1 p- J/ }8 `6 x
- n9 m$ \* J& N( _5 V
5.遵守公众礼仪 5 Y4 o) R1 _2 w
办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。 * @* h8 W2 V. n i! W0 Z" i
$ P, X0 \- i) Q4 A* a( U6.慎重对待办公室恋情 % d: }3 j) B3 g. `: j/ @
办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。 % N8 J% k7 o; U+ h. F5 s N
此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。 # b4 |5 Z% x# K& {1 G+ Q# m
, p9 j) Z( P& [8 X【自检】 - {9 }9 p1 L" Q* Y
秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。 % y* ], t7 v. b4 G
(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”
0 |! Z$ z" y O) B" f! P' {* W回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。 , e$ i0 U( n- {9 U" v
回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。
7 G5 v/ h. D$ f(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。
- [8 G. B% L0 M! h) K& F做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。 3 w& t O# H2 G q' l6 A4 {- w
做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。 , H' L: L. W n: k) u: R! H( P
(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。 # U. j' |! g9 _3 `3 Y
做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。 3 t+ M( P* Z3 h* x/ N1 L. H* B% ?4 h
做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。
. O$ |( Q' K/ i$ X% L@___________________________________________________________
, d3 i8 C) L3 P, V, M6 t____________________________________________________________ " v: O& X& [3 R/ }# v6 b* z$ g N9 y
____________________________________________________________ 9 V. E7 k. }$ A6 I
$ t/ S' R Q- w" ^' z/ w 3 N z- ^7 T- g& F' r, ]4 j1 K+ Z
要有敬业精神
# T' { _' V0 ?, V% U
8 r5 M8 V4 P; x; M& [$ e* O' D |1.端正工作态度 1 y5 Y7 J. @1 N
工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。 3 a; p8 ^) j7 b. L! P1 e, J
事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。 8 C5 d4 R" z h/ I; Y! h; Z
当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。 / a: m( p! l/ ]9 c) G$ E6 u( ^
- F0 u8 F$ |# ]1 K0 ]: k2 E
) e4 J6 P' y2 a
2.树立专业形象 : O; d! i: g" R
我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。 - Y! X+ i. v! V& N! `
需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。
8 }3 f/ P, u3 c* ~ ~
1 a. R# V7 D. o7 ^7 I( v+ q指令的接受与汇报
1 J$ b9 I4 j* J7 S2 ~- b 8 R9 Y% [1 `9 v' Y2 P2 ~: h
指令的接受 # A4 c% b0 S& M% X, e! I
2 A1 S4 N9 R0 w: Z; F7 d3 M! H' l1.接受直接上司的指令 + l1 j& H6 A, v$ B" n* |2 N$ V8 |
一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:
5 ]. x5 X" G4 K1 Q?清晰地响应,并即刻前往
5 h, H7 d% g2 w6 }, h+ S听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。 5 G% C9 S0 d' T$ f0 h# ]
?向主管询问应办事项 4 z) R, ]7 K8 O! R, e, w2 e1 O
在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?” ! f# ^& j9 r7 ^8 f
?逐条记录应办事项 1 k3 Y- D4 } u; t* A
对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”
4 R& Q7 J8 q- v& B( I$ o9 s / d D3 e# v( ]& ~% @
【举例】 " C3 c6 Z: E$ l; B. N
林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。 - j: X. q2 q% }/ j# O/ [( R1 A0 b
y4 d1 z7 J: b表2-1 在接受指令时的注意事项 T8 s$ H$ S3 l F2 m
: X# S l; ?! ^2 ~# A- f
3 m. }5 r: w; O' O
: W% r$ `8 g) x, L7 L) s! ]3 S" a+ P$ v% Q. m/ v
|
4 T5 z4 `, Y% @2 [+ O, P0 c 1 |
" w+ i' f$ C7 ?2 g, Z& d- k4 A) y9 S* [
准备纸笔,方便记录重点 |
* D5 F8 B1 @0 X: C! M7 o7 o2 V" a- a, Q9 T
| , ?2 r/ H1 @" x1 Y, P. V
2 |
7 U3 r( D' j, a) l8 \+ n. }: d2 E$ B% {" S! U8 T, j9 a
接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听 | * J: N7 F# ~/ n- Y+ A1 l
0 X# P* l; G, N& H|
* n z& T7 t3 S6 u8 j' m 3 |
. Y0 w! H% v4 @1 f* `# |' H+ G% _4 d4 \& h i; {+ g
听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限 |
, V! J! l6 e5 C2 f6 V- k
6 u$ j" y( X6 T4 {) U0 ~|
' K& }! M& _1 C 4 | 8 O- Y# x- B. M8 X
* [. R7 ~9 E" @- @$ s1 r5 ^" e! s
如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论 |
: H$ d& p4 g# x0 S+ ]" N/ G# Z3 _) |9 V
|
% {2 @+ d2 l9 }4 Q; G3 ~( ? 5 |
0 ^. [( ?6 c$ M" }/ @) L3 G& F2 V. [' |! W% l: V
如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持 | + E$ N! e x9 R
5 j/ P" i' ]6 I4 B/ H4 A- ]" A7 v7 _| 7 f g) ^+ r! |
6 |
6 w" {9 ~. M/ @
n$ y- }4 }6 z! ]2 e4 _$ U 不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟 |
0 I2 B( x% y( C0 j - [- h9 s x8 {6 C3 u) H& B
2.接受其他部门主管的指令 ' p8 [2 f# _; H% D7 f
一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。 . R4 f: @8 ~1 \5 ^2 H
; [$ a7 o+ E9 u+ N5 M
【自检】
' o8 {; ^/ @" `分析下面的案例,回答问题。 : h+ c$ P0 v$ n
秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。
- z9 a' h- r: h ?: k- L小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?
; l6 A# _/ `4 x- \@___________________________________________________________ 1 Q) o3 q3 a# U6 |" d. P- F
____________________________________________________________
& X" ^+ J% L8 _) H* j; u# F! }____________________________________________________________
/ Z6 y0 d2 X9 X4 P1 O$ M ! B0 t4 S/ E7 s& g: h
4 A4 a& s" p! j+ {& [1 i( p
指令的汇报 1 l) v" z4 c0 Q+ J
秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。 % h7 k7 w6 J- W. W# C
?汇报的时间
' @+ [' p0 l, }; {' ~* X何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。 4 [/ q2 h" N' L. D s: |2 ]
?汇报的方式
+ W6 E8 g9 I# e% B8 S; U0 D如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。
1 l; i$ X0 l1 M% S& i
2 S0 N$ F: C2 V8 r) F9 R表2-2 汇报工作时的注意事项
% f& b9 |6 d# S: Z! u! R( `' D- q( X7 {2 {9 `, N% |
( i& [+ O* O/ n; G
7 q% S$ x: g! [& f+ V
* c9 v4 h3 z+ e0 p| - ]; I, O+ H1 E( B! q5 z5 }
1 |
T! s! l/ X# v2 P& [2 y
, H' x% f' M/ U( e 要主动进行汇报,而不是等上司来发问 |
0 Y. y, ^9 }. J( o& a. `! A
' P, m1 o5 n/ N# A* j% H8 [6 U| ! k/ O' g2 o i3 Q8 r8 q
2 | - m+ H; t: D2 o" `2 }; d8 U0 s0 F7 b
4 s3 A! | ]0 l9 v% c1 O/ K
报告的三大重点:简单、明了、具体 |
$ |% b& o' y/ e8 s5 ?" \6 q. _
! J1 C' w% J" Y|
0 U- [7 C* B" a 3 |
- L O' y) V% E
" ^+ V$ _$ S- j. | 汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要 |
6 c% a9 y! ^. a u- P7 L: e6 z# A: {+ i, ~: A
| + k+ h2 [# t3 O& \7 H
4 |
4 k, O' `. v9 B+ s, b3 F: O* I7 b2 c2 ~5 A1 r. Q
牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明 | M7 s7 w, O3 j" s4 i, e; P
! ]( F N& ~0 _: t. r2 T| " u8 F) h! q+ T6 Z
5 |
/ D: }* P! Y3 [4 ~# \. ]; _/ P1 O+ w6 a ]( z6 s
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测 | + S9 F" j, `0 I% \) v$ z
" ~/ x5 C4 H# F
|
( i6 ~# H9 G8 W: M' v 6 |
( z$ Q+ g, o/ q' G% T @& O# _4 `0 ]' l9 Y! i$ Z, E
对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责 |
$ f j/ P0 t4 |0 G
8 x" e. P$ B3 G4 z1 n' f|
3 B1 O! e; `: s0 _ 7 |
0 z0 Y) ^( B; b+ |4 l/ @1 R1 [+ F$ J; k1 I* v4 c# y, T0 c' t& P8 \6 u
对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任 |
. O/ O6 v# i6 l. p4 ] 5 B8 S( I# {% M6 G
【举例】 5 S6 A1 d' K9 _+ W* Q
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。” ) l3 ]. H' A: c0 U3 k
, ~5 d% J. p! u$ s' U& R6 A【本讲小结】
1 d4 E7 T# Q3 c7 i3 z) b本讲介绍了办公室礼仪。首先, |