语言艺术在秘书工作中的作用

       秘书是在领导机关和领导者身边直接为其服务而承办文书、会务、信息、文电起草、催办查办、调查研究、公务接待等工作的，其工作内容无不应用到语言。秘书要做好为领导服务、为机关服务、为基层服务，就要求具有较高的语言素质。特别是，秘书经常要起草文件、领导讲话稿，编写会议纪要、调查报告，对基层发通知，向领导汇报工作等，而且要求质量高，出手快，语言准确精炼，通顺流畅。如果传达领导意图话讲不清，有可能使对方贯彻时不合领导意图或违背意图；如果起草文件文字表达不准确，就可能使政令贯彻得不够彻底，甚可能造成不良后果，给工作带来损失。在中国近代史上就有这么一件事，腐朽的清朝政府曾德国借款修胶济铁路，双方签订的条约中有一款规定：沿线铁路左右内煤铁等矿德国有权开采。这里的所谓里，原意是指铁路左右共里。因为语言表达不准确，模棱两可，被德国人钻了空子，被说成是左右各清政府白白将里的开采权“拱手”送给了德国人，哑巴吃黄连有苦说不出。因此，注意恰如其分地使用语言，对表达人的思想感情，准确无误地反映客观事物的本来面目是极为重要的。秘书人员提高语言素质，是当好领导助手，搞好服务工作的重要基础。

) n% Q* l; v- t1 w2 `' {     一、秘书交际的有声语言艺术

     有声语言是发出声音的口头语言。秘书经常向领导口头汇报工作、反映情况、提出建议，或代表组织到下级机关口头传达领导指示，或下基层进行调查研究，或在机关接待访客等，都要使用有声的口头表达语言。因此，秘书必须提高交际的有声语言艺术。1.1、体现情感性 有声语言的情感性，即以声传情，以声达意。秘书说的每一句话、要把音调的高低、语速的快慢、语音的轻重、音量的大小等语言的具体形态直接展现在听者面前，同时，要富于情感。因为“人的喜怒哀乐，一切骚扰不宁，起伏不定的情绪，连最微妙的波动，最隐蔽的心情，都能由声音直接表现出来，而表达的有力、细致、正确，都无与伦比”。秘书要善于调节自己的情绪。从跨出家门或进人办公室的那一刻起，就应该把烦恼留在家里，抛在脑后，以积极、愉快、欢畅的心情迎接每一天的到来，每一句话每一个措词都要体现出良好的心情。例如，在打电话时，不论自己的心情如何，都应以一种机灵、愉快、适中、热情、轻松的语调，有条有理地讲清要讲的事情，使人对本机关留下良好印象。
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' X( e6 |) ?% O     二、秘书交际的无声语言艺术

    表情语贵在稳重、谦和、坦率 秘书不仅要有较深厚的理论修养，良好的思想品德，能够正确地调节好自我 ，又要“秀于外”情绪，而且要有良好的外部形象，即要“慧于中” ，善于把自己内在的情感流露在表情上。具体地说，秘书的神情应是开朗、坦然、温文尔雅、临危不惧、遇急不慌，从容自若，给人以信任感。切不可神色严峻，愁容满面。特别值得一提的是微笑语。心理学认为，微笑作为一种表情，不仅是一个人形象的外在表现，而且也反映出一个的精神面貌。一个奋发进取、乐观向上的人，总是微笑着走向生活、走向社会。微笑与形象有着一种微妙的、奇特的关系。一个善于微笑的秘书，能为自己和组织树立起良好的公关形象，成为展现机关风采的“门面”或“窗口”，使群众感受到党和政府的温暖。
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     三、文字表达能力
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    秘书工作人员如何来提高自己的语言素质呢？简单地说，一是要学点语法、修辞；二是大力推广普通话；三是加强正音正字的读写训练；四是多实践，活到老，学到老，锻炼到老。在今天的信息时代，秘书仅具备文字语言素质和口头语言素质是不够的。随着科学技术的飞速发展，高科技的手段层出不穷，给秘书工作带来了便利，也给秘书带来了挑战。秘书传统的工作方法或操作方法基本是手工作业，已不适应时代前进的需要，又影响秘书实用技术的使用和工作效率的提高。因此，秘书工作人员还应努力掌握计算机语言，努力学习电脑、网络、通讯和办公自动化等先进技术知识，使这些科技知识成为秘书必备的语言素质的一部分。这样，秘书才能很好地实现服务领导工作的使命，方能更好地适应世纪的到来。