一段：发通知/ z4 B. \% \; r
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议# S& s3 T$ n+ U1 f6 `: N" j; t/ C
; f1 I3 F0 C# R" s. P二段：抓落实+ j, \2 p& T [# ^6 _# Q8 ^ v# I
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到8 {6 m7 i8 |+ v/ @
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三段：重检查+ b% L1 B0 J# X3 v8 y% [
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间7 B! A) T) `4 ~. X
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四段：勤准备, H' q, N3 p3 y$ H; O. Q
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议6 |3 V2 c6 w! N" r9 Q( E
M* I# w3 l' H1 r& _! Y五段：细准备' U z, ?. A l( h3 R8 i
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）. `( u3 z: l; o$ o* Y+ r
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六段：做记录0 H( r- f0 L1 A0 }( o( m% I
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）3 p6 F! e1 f; }: Q
M, o% ~; e' E# F/ Q' o+ Q七段：发记录
$ K e g1 C% i6 R7 r会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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; j$ q3 @4 }6 Q5 g5 @6 D4 J$ J八段：定责任
# ?: q7 i4 H" v将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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九段：做流程+ ]* B, B, J9 z8 q! m6 C9 O
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系: z, Y& a( R* M7 c/ O
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