一段：发通知( P n% ~- J2 I) m6 M6 G6 @
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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) V7 ?8 D5 F/ \3 N4 ~" t二段：抓落实# {% t9 x2 B; Y! p9 @
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查" j$ {6 D' N; e" Z8 c3 I
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间5 \- x) f3 u0 S. k. W; j9 _; o
' I. T: |1 R! h! N" w7 k四段：勤准备
b! X4 I4 C. {5 g发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议) a2 B( v% r/ N; ?
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五段：细准备
/ A; U$ }' b6 N& T发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）6 _, \9 N8 c" ~, {9 A% P
! I. c1 T# a# T! H. [. z8 M六段：做记录
; [: V, D) I: f: I; Q: y% F9 m$ p" e发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）+ h8 x# h% e2 M7 A# Z0 f) `
4 e/ |1 D: u- ?/ o" k! a0 U+ z七段：发记录( p2 B, u6 u# l, I. f0 _# z
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员8 u* c q7 R3 g; i# L
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八段：定责任! O# |* S7 d6 p* X; B
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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九段：做流程
- u2 H$ V2 }: {# W- k6 ]9 s, \把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系& a1 \! T/ k6 [) Z7 n
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