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众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。 ; S% j& j) h( i# Q$ V) S2 [
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一、会议记录3要素
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1、准备工作细致到位(前期) - R: X( h% Y$ A* i. j1 J# I4 m
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议 ; s$ V" o, H Z' T; F2 t# T: m
' |& a, J+ h3 g, i' Z决议等做到心中有数。
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) O z4 @; J. o" G2 M* J$ _# j" O 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 2 f h) Z, E' h) N
$ i2 n6 ?3 ^& M- X* C8 c5 C4 F% F" { 记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
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2、记录完整真实
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 3 D- L+ [& _( Q: t) w/ B
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真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。 . j( d" R. J' O7 }( ]' G
3 ~, h5 M/ n1 j& G8 c! y9 O6 p. E 3、整理准确及时 , p. T# H5 F8 h- C8 c* j
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会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 ! r9 P @+ H; G. h2 d# r8 _
& w, W$ R, d' [9 f 一是对记录内容查漏补缺;
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% I' c( d$ D6 W7 P! E' O5 q二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;
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三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。 , r0 \& s. D" b
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. P" y1 U/ r& a8 J! Q二、电子邮件4提示 $ V4 a( i/ {+ R1 i
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1、信箱名称 7 |! C* l# v2 s4 j q$ p
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5 u M: S3 X7 A" \9 y首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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2、邮件标题 6 _2 O$ N( x; }% {
% l( a5 J' ~$ B: e' O 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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3、邮件正文 ! ]: E B) l# {% ]9 i* c* E4 @$ ~3 s
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 + k0 b y8 I# s8 t8 {/ T. l
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行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。
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: O3 Q7 _* Z6 i4、邮件附件
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3 x; a$ Q. `7 c* ~) x! P名称清晰规范,注意反复核查。 . x% z+ L3 h) M* w2 i0 v" Y
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注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
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提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。
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3 o6 z1 d! ^, [' {$ z三、负分公文5宗罪 ! D4 E, \( K7 G
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为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
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1.文种选择错误
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( C& t; Y4 G' b6 O( S( c! Q 公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。
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7 r0 q& e& ?# |9 o (1)文种选择的重要性 9 B. G# A2 R& V& e
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在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 / v! `* ~6 J4 X+ Y- g# q) I
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' X# y8 g/ b1 ]( t公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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(2)常见错误例子
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a.错乱
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如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。 / J; F1 j* b$ d3 M
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: V- T! Q4 T* Q8 }2 ]7 f9 J/ [- ^b.缺失 : e, z+ |; d# @* E# M, q j- ?; k8 B
& Q, j6 N( s) w- m 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
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c.非法 . p i$ G1 f, t4 B% B
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& J% A' @6 ]" `6 ~" o超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 * [/ P& ^6 A' b/ L; M& Q7 S
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2 B& @) \: ?' I8 [d.重叠 . i* N$ ?/ G# [ F" s% R# h
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: \8 X/ @2 [% h1 F0 i* A故意把多个文种重叠,让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外,比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 2 f! |( b6 R, ~) v# A3 ]3 P+ s
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2.重要信息重复或者失误 # d- B, U$ s0 x5 r# f( H5 z
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) B' p, w" V/ V- o9 J! M# w# ?1 p “一轮红日映朝阳”,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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! s: W- H7 |; ?3 k4 k6 S3.核心词汇使用混乱 - q$ `8 \% g* P3 ^
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蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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4.内容冗长,关键信息严重滞后
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特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。 0 }) c; q3 _: f5 I- i
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2 \ K: J$ y8 L9 T+ ]5 p5.修饰性词语贫乏单调
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑“用户友好”,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 7 m/ n4 @/ K0 S* G
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四、结语
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希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up!
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