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众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。 - S0 p1 q8 Q' a6 b' y
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0 C4 g1 _/ |( G2 j1 B R! N, `4 I一、会议记录3要素 / n+ S! d& Q1 G; e Z: q' x
* E2 @* J$ g0 U6 } 1、准备工作细致到位(前期) & ~8 P. P2 X' E8 J b+ e
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
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" a* W8 k" ~ ~决议等做到心中有数。
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现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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& e5 y0 u) H- N 记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。 8 f' t3 {, l! B9 ?! E! [
; R" `6 H( r( ]# H k& z2、记录完整真实
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 ) k- j8 K. z1 q) k
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6 R; A' M! d; C- L8 e( T真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。
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# f$ D2 w* Y* h( U+ W1 w1 h 3、整理准确及时 & h8 e& U9 ?, n ]; h2 {! s
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& u. y! L4 @. W会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 5 O: E: C A3 ^) V( O
7 N4 H9 A G( Q6 y1 U 一是对记录内容查漏补缺; 6 C e: ?# V3 y% A W# L1 g
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! y) d8 y, P" u# |. y二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实; ( |: H- R+ P6 g
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/ X1 A4 ?" l" w7 O( r, ]. J* O三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。
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二、电子邮件4提示 . Z( B/ ?4 n1 x. s0 q
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1、信箱名称 . g5 `3 f9 x- G
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首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 1 {, Y& b( J: Z$ `$ |
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2、邮件标题
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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3、邮件正文 2 }2 l! b: a9 w! |+ V
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 8 z8 Z$ v- _9 E1 t! W2 X
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行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。 * y* x9 c, X0 F: G5 C, x- t& u
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4、邮件附件
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9 p% S, |# n4 \ o名称清晰规范,注意反复核查。
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+ ~5 s. ?2 y" C! w* u- _注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 % v k2 i+ q: `! s$ e
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提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。 2 @8 R- t7 y# f. c2 }0 y
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三、负分公文5宗罪 $ C% ~1 c4 Y2 k6 Q
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为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
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1.文种选择错误 2 y6 W& t0 T- x& D6 w9 P
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公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 , V9 Q4 l% n9 q* @; E
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 3 J0 `0 L' r4 x
+ P+ K: g8 V5 r$ b (1)文种选择的重要性 6 H0 G, E1 N, f. \2 p- h. S( v
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" z9 _) u+ K/ ~% u! a在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 " ~) H6 _. A! p' {! @3 {) T
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公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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. A" A$ }$ v9 c. O(2)常见错误例子 ' [! V- _/ w8 y) P3 r
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a.错乱
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' C ?# ?: D4 V/ C0 K% Q. x5 J9 ?如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。
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b.缺失 - }. k8 {# {$ D- n
& Z% J* L. w. M& S) z; w: T, s 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。 / t w. k3 b5 J: U" Z! H
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( H0 A5 |' Y0 T& h; ^2 A( nc.非法
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" [: B4 v0 x! m超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
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d.重叠
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J( a) F& g8 N+ @4 H5 C- d) l) S( A
h. T8 t+ W% v' q y' M5 B e故意把多个文种重叠,让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外,比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
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5 X5 C5 k* C4 d, E: k7 n2.重要信息重复或者失误
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“一轮红日映朝阳”,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。 2 G, U* N8 y7 }7 a5 b' f
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3.核心词汇使用混乱
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蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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4.内容冗长,关键信息严重滞后
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特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。
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1 Z# V; @/ q% G: ^0 i5.修饰性词语贫乏单调
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7 f' E4 M2 z5 o% x 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑“用户友好”,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 4 @% u2 ^$ M7 d
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+ S; Z2 Y1 h1 T8 I$ L四、结语 ; O( S. d. \2 m& y
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; l. b* u9 U- N' e8 [& ]: R: ^& f希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up!
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