负分公文5宗罪

众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。

) D7 a6 J* h+ I. G4 N% T

, \3 Z, T8 s: `

一、会议记录3要素

' d+ @9 y/ I5 U; U( s

1、准备工作细致到位（前期）

      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议

' |& a, J+ h3 g, i' Z

决议等做到心中有数。

/ u6 l: U n. O3 g4 o9 Y! }. ]* U ) O z4 @; J. o" G2 M* J$ _# j" O

      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。

$ i2 n6 ?3 ^& M- X* C8 c5 C4 F% F" {

      记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。

" ~2 I, X: _* ~

2、记录完整真实

: X0 O* h. }$ a: n# z- m

      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。

% u% ^. O' o, e3 |: Q2 K, _6 w- i9 k

      真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。

3 ~, h5 M/ n1 j& G8 c! y9 O6 p. E

 3、整理准确及时

% i( \- K# X1 a# }. q$ T5 U/ F9 Z" F

      会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

& w, W$ R, d' [9 f

      一是对记录内容查漏补缺；

2 C4 a9 f- P7 p( _

      % I' c( d$ D6 W7 P! E' O5 q二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；

- v, t2 C F3 `; T; n ! b: X. V) ~6 {" \( Z7 l+ x x" f( e

      三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。

# ^! X" R) P9 A& t+ h) l! r2 L

 

. P" y1 U/ r& a8 J! Q

二、电子邮件4提示

 1、信箱名称

' [! H4 L; u/ ^2 I/ Y- r

       5 u M: S3 X7 A" \9 y首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

; k8 `2 v/ `5 j( D% | - n( R6 e' F% K& A

 

2、邮件标题 

% l( a5 J' ~$ B: e' O

       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。

1 ^! I$ U/ b' l& R# S8 _! z

      

[- }8 @' G; Y# q

 3、邮件正文 

       邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

% I; v: T% Q( z% W" B- T

       行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。

/ s) B, h. V0 I" A) H

 

: O3 Q7 _* Z6 i

4、邮件附件

: ]' B0 V; ?- s % t8 p2 w4 \ h- F: L$ c

       3 x; a$ Q. `7 c* ~) x! P名称清晰规范，注意反复核查。

+ f+ b |( F' w: ^

       注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

7 b0 o0 Z' z# c. C

       提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。

' y9 Y6 C5 W0 }/ T1 @3 F : B k C! ~% a# `% F# R4 A

 

2 E, U7 m0 p, \+ U2 a$ g5 q, A / X' f9 [ \( O" J0 p s" P& C+ u1 `

 

3 o6 z1 d! ^, [' {$ z

三、负分公文5宗罪 

; y+ W! M; ^$ s1 }; l Q. S

! |; l; [' c9 i1 @$ D

为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 

2 o+ s9 F9 |' P' ]% O* S

1.文种选择错误

2 Q( x! _, C% y- E$ ~2 F+ \) x ( C& t; Y4 G' b6 O( S( c! Q

       公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。

; A! w9 x5 i. b& Z' U . g* a% Y3 A) w4 q' g# `

       公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 

- v3 W$ @* G7 r! V( K& o 7 r0 q& e& ?# |9 o

   （1）文种选择的重要性

       在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

       ' X# y8 g/ b1 ]( t公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

. n3 `5 v S4 |0 L6 k# r " S. T; I y5 y3 `+ O

   （2）常见错误例子

4 m; X" M* o# K. Z. Q0 N3 k

        a.错乱

6 C! @" C" U4 s7 c! R% H( d

        如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。

7 z2 o: X! ^- P8 Y6 v

        : V- T! Q4 T* Q8 }2 ]7 f9 J/ [- ^b.缺失

& Q, j6 N( s) w- m

       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。

2 Z! R7 b t3 l3 p: R( }* P! q4 g

        c.非法

       & J% A' @6 ]" `6 ~" o超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

/ m2 u2 G d& A8 q0 m# _

        2 B& @) \: ?' I8 [d.重叠

9 c) U) ^ }& U! ^

       : \8 X/ @2 [% h1 F0 i* A故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。

 

2.重要信息重复或者失误

. M# X2 X, T- X- T4 t! R

       ) B' p, w" V/ V- o9 J! M# w# ?1 p “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。

3 P+ \: @. y3 ?, l

 

+ |0 H$ O9 z; \5 |! v ! s: W- H7 |; ?3 k4 k6 S

3.核心词汇使用混乱 

       蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

9 F( J1 I9 v1 {9 }9 X! I # n8 }9 j/ {! a0 k6 J+ ?

 

4.内容冗长，关键信息严重滞后

0 M5 ?% I* ^8 p0 l8 M: c6 `9 \# C

       特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。

! }* z B/ S5 b) K1 j. u* \

 

2 \ K: J$ y8 L9 T+ ]5 p

5.修饰性词语贫乏单调

8 x; B& Z4 }" R2 _8 J: W4 O

       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。

 

四、结语

. L9 R) B. {: ^, N# t3 o5 @

       希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!

% p- c: m) y0 ?( Z2 Z6 c