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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。
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% y5 q7 d* o3 Q+ V一、会议记录3要素 8 E! A7 \3 X+ j. l9 @, V2 m
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1、准备工作细致到位（前期） % D* U3 O! m3 s, x5 j$ ?5 T
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议
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$ u/ B& O9 M, d决议等做到心中有数。 5 e, _2 L9 R1 a$ Z' _0 ~+ `: `
, G% L# r1 Y7 h! w6 h2 I 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 ; s8 J4 C u/ n3 w& k4 E/ R: l
$ P3 O8 |, o( ^ 记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 5 x0 t9 N3 E7 y( ^
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2、记录完整真实 $ X, o# `9 e$ n1 ] ]# b' _/ K
1 d7 ^/ T3 G6 A0 p; {% @% w 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 0 m, }( ]* z7 n
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6 q% g" {" ~4 ^/ V& ]1 u6 [3 Z真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。 - p \ v6 T! r7 z M G) z# L
9 D+ m6 l& X8 W# h2 t: I% n 3、整理准确及时
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" K8 n$ _$ ~( j$ a会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
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9 t* l* j; W6 g7 |* `6 j; c' h 一是对记录内容查漏补缺；
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； 6 l$ `0 H! a% Z0 f3 b+ {* h. Y
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三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。
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' H' ]: T! Z' Z3 y' {二、电子邮件4提示
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1、信箱名称
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首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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2、邮件标题 , `* P3 b2 p4 m
$ t. v- S+ r7 f. p 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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3、邮件正文 2 p5 l p5 b9 k1 R3 }" f- x
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: W+ |# j7 }; t' A+ q' n3 a邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 ' S7 Z0 ?3 ^5 r4 n
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2 Q" R- t6 A0 Y2 [8 P3 J1 G4、邮件附件 9 W! x) M& H+ |' q+ x2 _
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- H( D% h! ^7 K名称清晰规范，注意反复核查。
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' R- }6 s6 ]& y1 W注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
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- x8 }7 v1 J7 {! z2 n) D+ V提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。
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三、负分公文5宗罪
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为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 1 H, _7 W% g: z' x9 ^ P6 V7 c
( H7 B: v5 _, r1.文种选择错误 3 c# H9 M5 z, R6 J7 _8 o8 ]! W- m! g
. w" J& i, n2 Y! j; x; W5 ^8 W' L 公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 Z; e* X7 M+ v0 D( a/ Q
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
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0 u# B4 u% _! c; d( U2 ^$ w7 x8 ~ （1）文种选择的重要性 $ G9 @/ L ]+ o( D5 U
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6 { v; w: ~" r. N在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 " K' X' \) X7 ^* V' P
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/ U7 {" L8 `2 g/ B& m6 c7 y公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 ) n8 T* ?# v( X) U8 e1 x
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! f; N4 O6 ]0 Z0 e# G; Q0 O0 C% e（2）常见错误例子
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a.错乱 ! e2 M. P9 Z5 H# [( M8 k3 U
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1 L: G- A c0 S) c+ K6 m2 q5 g如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。 & b/ K4 e. c) L2 l: L5 X0 m0 g
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b.缺失 1 f& u( K4 M0 q
3 w: m1 C7 { E8 G. x; n$ y2 t 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 " ~6 G$ j0 |: h, i6 } H
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2 Z4 B+ k N: r6 P0 T7 ?8 cc.非法 3 i1 r5 v. R& B7 a9 v; C- N
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超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 ; L. ~7 M7 M I/ y1 s
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; l; K* ]& s8 K J# {2 Sd.重叠 ( n$ U: o5 ~+ C4 J6 \
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故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
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2.重要信息重复或者失误
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+ H+ ~7 D8 \: n. v. K “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。 6 {1 E' H+ F% n7 D( f
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7 z0 @' J2 X* U: H8 W( c5 o. H: P3.核心词汇使用混乱
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蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 n% m2 o% V/ K; H5 \5 X+ X
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% C. U6 \) O0 Z' _0 h, K3 [4 s4.内容冗长，关键信息严重滞后 5 [; T! Q! b2 s
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特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 . d/ ]" I7 i1 B9 a, ]
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$ x8 M3 o. B, i' }) F3 P5.修饰性词语贫乏单调
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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0 Y$ J, N3 f' F2 H# ?; D四、结语 h- E1 @. w9 H
& G, b! {2 _* f3 \. A6 d" `( y) V/ F : V& P1 X4 z4 |5 W! p+ ^, W
希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up! " {) J5 K6 L1 x W! T
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