老秘书传授大型会议或活动会务工作注意事项

一、分工明确：

1、        知人善用：组织者或分管领导明确会务组工作职责及有关工作内容，根据内容，结合所辖部门人员特点，进行合理分工，做到人尽其才，才尽其用；杜绝出现安排一个性格内向的同志去做较为灵活的事情或者让一个作风过于浮躁的同志去做十分细致的工作；
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2、        有备无患：备留一个执行力强的同志作为机动人员，随时对各部门、各同志所负责的工作进行督促检查。
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8 L# q  z% Z2 f/ Y9 ]& V二、具体工作：

会 前



% V7 {8 k$ _6 I2 w+ n【一】编制会议或活动预算：

) {$ t! I" D! N1、各类材料的耗材费用及场地租用费用等必须提前了解价格，拿出初步预算，呈交领导批示，切忌事后诸葛（包含会场场地使用费用、水电空调等费用、宣传板报等相同材料在不同广告公司的价格比对【会标、横幅、竖幅、气柱、】、食宿价格的比对【就餐问题、住宿房间层次问题-双标、单间、套间】、会议礼品、纪念品的花费等）；

" ^+ R5 U3 q4 s2、市委请示，专项拨款经费【分管办公室】；

【二】会议或活动场地布置：

. P9 S" n: k) K0 w+ F) U1 _一、会场外布置：
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1、横幅、竖幅、气柱、拱柱、水牌、宣传板报等基本会务：由广告公司全程跟踪负责或安排专人负责；制作前要求发电子版提前对照，是否有错漏；且要提前一天悬挂好横幅等，会前半天检查悬挂完好情况，如有异样，第一时间进行修正；
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2、交通疏导、车辆清场和通行：会场内外附近无关车辆不得驻停，由分管领导发函到交警部门，由其早上或晚上提前清理乱停的车辆；车辆通行问题，属于下属参加会议，要制定车辆通行证；上级领导参加，要安排专人接车，不宜制作车证，且要视领导级别酌情安排领导职务同志迎接【需要提前熟悉领导的车牌号和车型、领导面貌-照片】；

3、医疗急救应急工作：医生的食宿（房间、就餐地点时间）、会场驻点具体位置；

8 N$ j( a# h, b- {& s7 E9 ?4、消防应急工作：发函联系消防部门，与会场提前对接停车地点的确定【消防车位】，以不影响会场外交通为前提；
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2 z( f& H0 k& d. u5、洗手间应急问题：如遇会场洗手间缺乏或紧张问题，联系有关部门准备流动厕所车；同时要在显眼处张贴卫生间方向引导图，安排专人负责；
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9 X3 H, j9 E; M" [6 o& W4 c6、电视转播工作：电视台采访车辆及人员的安置；摄影组车辆及人员安排；
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) p  [% H% s3 w6 W; D. u8 d7、会议用电保障工作：发函联系供电部门，切实保障会议期间的会场内外电力供应；或与场地租用方协议，必须保障正常用电；

: }6 n$ Q6 t/ r5 p& C/ U* ]# J8、会议安保工作：对于选举或重量级领导参加的会议，要在会场外门口布置警力，做好安保工作【需要发函的要提前请示分管领导，联系相关部门】；
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+ ^9 w. ^! A* Y6 c( K/ E9、会场外整洁工作：与场地租用方协议好，或安排专人负责，及时跟踪检查，确保整洁的会场环境；
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10、会场座次平面引导图：要制作打印会场座次平面引导图，并结合实际在会场门口、签到处、楼梯入口等显眼处进行张贴；如果参会人员是作为团队参会的，要给每一个团队发放团队牌，由队长手擎团队牌带领本团队依序进场；
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, s$ \8 D( s0 h' G9 i3 Q2 ~7 m11、设置签到问讯处：参会人员进入会场后，在映入眼帘处设置签到问讯处【制作统一的签到问询牌】；

5 s, W! f2 V6 _, Q' m12、电子显示屏与水牌：对于大型重要工作会议，要开启电子显示屏，提前安排好专人做好有关内容（上下移动），如果有上级领导参加，可请示主管领导，是否添加热烈欢迎区或市领导参加。。。。。。；同时结合实际，明确是否需要安排专人制作水排，一般做1-2个，内容由领导审核确定；
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。。。。。。

二、会场内布置：
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  e, `: d2 t4 m& Y! Q# e1 n1、主席台：

（1）座次安排：就坐人员数量为奇数，居中为至尊，至尊左手边为上位，右手边为下位（如在观众席下面向上看，右边为上位，左边为下位）；就坐人员数量为偶数，【注意：偶数座次摆放争论较多，实践中，可查看各部委的会议照片，大多以“左为上”，即第一种，1号领导位置在中间位置左方，2号领导在1号领导右手，3号在1号领导左手，其他依次左右排列。】
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           （无争议）            （有争议，常用，具体待定）

（2）服务领导：对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位；如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现；主要领导要保障手脚有足够的宽敞空间；
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（3）会议接待：矿泉水与茶水（品牌的选取和质量的优劣），需要注意的是品牌必须统一，不能有所区别；摆放位置统一在内测，防止走路碰到，会议重要隆重，统一在台牌右侧；
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( {% V/ l! P) E（4）会议台牌：明确出席领导的姓名（务必要书写准确），提前做好会议（台）牌(由专人负责或者请广告公司负责统一制作)，并指定专人负责摆放(由专人负责或者请租用场地服务人员摆放，摆放后务必请主管领导审查是否妥当)；

（5）话筒、司仪台和音响等：需要确定准备几个话筒【不要忘记主持人】；明确是否需要司仪台；是座式、无线还是站式话筒等；如果没有电要准备小蜜蜂扩音器；

（6）工作人员讲话台：明确是否需要在幕后或者主席台旁边准备一张工作人员讲话用的台，并准备好话筒；
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（7）主席台座位安排：根据参会领导数量，结合会场地方大小，明确第一排最多摆放多少台为最佳，一般以第一排为奇数为佳，后面递增。安排好台后，结合会议隆重程度，适当铺设台布黄色或红色为主格调；
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9 ^3 ~. F5 ~5 M# F" ]+ l. U（8）主席台上方会标：定做时避免出现错别字，要发电子版检查后再做，同时收到后要悬挂起查看尺寸大小是否合适，要求悬挂时必须扎结实牢固，防止风大吹落；
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（9）投票箱、捐款箱：对于选举、捐款等大型重要工作会议，需要在主席台设置投票箱和捐款箱等，需要安排专人提前做好，做好后务必请主管领导审查；

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0 [3 \7 {  x" R- U2、音响播音室：
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（1）音响调试：至少提前一天调试好音响设备，会前三小时内检查音响设备是否完好，能否正常使用；

（2）乐曲准备：根据会议内容好议程安排，安排专人【分管宣传文化领导】提前准备好有关音乐（欢迎词、曲，欢快的轻音乐等），会议期间，适时播放与停止，提前将会议议程安排表或会议主持词送播音室一份，让师傅预先了解情况；

. ^. B' `7 H2 d9 y& @7 E% F. Y& Y" K! U5 w3、观众席（主席台下面）：

3 T9 d0 A+ W3 T, {9 Z" p（1）会场整洁工作：会议前一天，搞好并检查会场卫生清洁和桌凳整齐摆放等工作，如是租用场地，必须与场地所有方协议好；

（2）参会人员安置：

①备足台凳：根据参会人数，计算桌凳数量是否足够【如果是租用场地，要提前所要会场平面座次图】，分为主席台上和主席台下两部分，预备多余的凳子5-10张，视会议重要程度，越重要，空的越多，届时安排人填充；
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②座次安排：对于大型会议，需要分片坐的，要制作打印会场座次平面图，并结合实际在会场门口、签到处、楼梯入口等显眼处进行张贴；如果参会人员是作为团队参会的，要在第一排放置团队座次牌，如果没有台的，要张贴在凳上；大型重要工作会议，要考虑打印粘贴座位牌，对号对姓名入座，统一制作迟到席位；

③饮水问题：天气热，人数多，一方面要备足够参会人数的矿泉水【会议前，摆放完毕或者签到时候发放】，但要多备3-5包，如果空调性能不好，要及时抽调足够数量的风扇；

3 k$ @$ s( L/ ~. g④投票箱、捐款箱：对于选举、捐款等大型重要工作会议，需要在主席台下方设置投票箱和捐款箱等，需要安排专人提前做好，做好后务必请主管领导审查；
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⑤禁止事宜：选举等重量级会议，禁止参会人员擅自拍照，会前由主持人必须明确；
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0 w" t2 `. @# b% D/ J+ a$ d4、会场门口：
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% e6 V% c0 F' E7 M. _# L9 U   如果是选举或重量级领导参加出席的会议，必须要在会场所有的门口，安排专职人员，负责守卫；
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; T* M+ e. D' N2 _【三】会议或活动材料准备、发放和签到工作：
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$ v4 u, s8 u2 ?$ x( w3 y  U1、会议材料准备工作：
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# B. ^' ]0 m- s# s) v3 P①   对于党代会、人代会、团代会等大型重要会议，在制作代表证的时候，务必要多准备20张以上。（多准备的列席证、出席证要提前拿出来放好，以防万一）；出席证与列席证颜色要有所区分；挂链要保障质量，杜绝以次充好；

②   对于党代会、人代会、团代会等大型重要会议，至少需要安排专人提前两天以上买好装会议材料的塑料文件袋、笔记本、签字笔（圆珠笔）等材料（多买100个/支左右）；

③   会议内容和议程等材料，务必要提前装袋准备好【可由分管办公室的负责】。与会议无关的其它材料，此时尽量不要掺杂装入，以防出错；如果确实需要，提前一天打报告报办公室主任，安排专人届时发放；

④   根据与会人员数量（出席和列席人员要分开，区别对待），准备好足够的会议材料，指定专人进行核查；

" d, F- Y/ R+ }/ p4 L⑤   如有礼品发放，要注意登记好签领人员名单，原则上不得代领，如需代领，著名代领人姓名和联系电话及工作单位；

2、会议签到、会议材料及礼品等发放工作：

⑥   准备好会议签到牌、台，同时在签到处柱子上张贴“签到处”彩字和“会场座次表”、“会场引导示意图”（一红一白上下对比）等；

⑦   会议签到登记,以安排2--4人为宜，必须先签到登记（1—2人负责），然后才能领取会议材料、礼品（1—2人专人负责，注意与签到责任人核实），注意区分出席代表和列席代表；
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8 V% Q" d( x& G# u5 ^7 z⑧   会议签到，不得代签、代领会议材料，以防出错，要耐心解释，不得无礼拒绝；如果真有需要，必须要留下代领人和被代领人的姓名和联系方式；

⑨   签到后，对于进入会场的人员，可以设置一个问讯处，指定一个专人负责对与会人员进行会场引导和答疑等工作。
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【四】参会人员食宿安排：
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1、住宿基本要求：携带身份证，无身份证由团队负责人代为登记或联系组织方及时协调解决；如有房卡，必须提前与老秘网宾馆沟通，须缴纳一定的押金，退房时返还，杜绝出现未收押金而房卡丢失后无人赔偿的现象；住宿房间内参会人员自行消费的老秘网物品，在退房时自行结清；明确住宿费用由组织方承担；

2、就餐基本事项：就餐人员有哪些，每天就餐的地点及时间必须明确。
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: H: y. [( M) w% k  N$ ~: u一、     会场外的安保（投票选举期间，守好前后门）和会场秩序维持工作（切忌会议到一半就人走大半，安排专人守好后门）；

/ _0 R& Z$ y8 C/ G二、     会议期间，安排专人做好拍照工作。会场全局照、市、县、镇主要领导讲话，投票等关键重要时刻、完整的会标（注意角度，能同时拍到讲话人、投票人最好）；

6 P1 M! c  ?0 l5 `三、     音响广播室根据会议议程，适时播放和终止乐曲。
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会议后（当天上午或下午）


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9 o( y/ e* `/ t( v6 e" f; y一、善后工作：
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1、费用结算：

2、借物归还：
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一次成功的会议，不仅要有充分的会前准备，周到的会中服务，而且要做到善始善终，超前谋划、合理安排会后有关工作。一是统筹做好会后服务。要注重统筹衔接，提前拟定大会闭幕后系列后续会议和活动的组织实施方案，做好组织协调工作。二是全面做好会后总结。及时总结会务工作中的经验和教训，对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善，使之更加适应新时期会务工作的需要。要注意收集会议代表对会务工作的意见和建议，认真采纳其中的合理部分，促进办会能力不断提高。三是及时整理会议资料。要牢固树立档案意识，在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料，按类别整理成资料汇编，为今后办会提供工作参考。

  会议期间，安排专人做好拍照工作。会场全局照、市、县、镇主要领导讲话，投票等关键重要时刻、完整的会标（注意角度，能同时拍到讲话人、投票人最好

写得太好了，接待是一门大学问，值得好好地学习。

不错不错，每一篇都需要回复实属有点啰嗦

学习的榜样  希望能尽快成长

很实用，值得学而不思则罔、珍藏！！

会务接待礼仪也很重要，学习了！

会务工作无小事，要好好好领会！！！

总结的特别到位，感谢老秘网

集中收藏打印了，谢谢啊。

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会务工作无小事，要好好好领会！！！

方案，看一看！！！！！！！！！！！！！

新秘书特来学习 学习 在学习

详细具体

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果断学习，持之以恒！

会务工作无小事，要好好好领会！！！

学习学习，太全了，镇有信用