1" r$ N1 S9 O& p% Q
来文通知或领导安排' [$ R. s6 ]/ e$ p
一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。 ! J8 u- p- J' A/ e( _9 x; w
- p( @! O0 b- G3 y
2
0 w: ^6 K/ t; {与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜: z: ?$ z! @& [+ r$ G% x/ o& Y; ]! a
确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票。
# M2 d5 e) G$ r1 e" h$ x# E 0 i2 q1 S0 I" g3 O2 q2 W
3
1 n( e& c a$ W' Q. n8 ?" k5 p制定接待初步方案
. B) d1 b% ~6 f0 z" H 向有关领导汇报,确定我方陪同人员。安排日程及行程,合理制定参观线路。落实责任人,分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容: 1 ^5 z# c0 W5 X) G( y$ M! `
一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等);
5 K' R& I8 m! j* Y! v0 r 二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等);
# y$ c) S$ e: i- l% I& |: R M 三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等); # A+ A! k _2 h5 D2 n+ t- F
四是对方人员名单;
8 @9 O; e% M+ a, C! z# |# [/ ^. A 五是我方陪同人员名单;
( V) v ?- I X! k 六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。
6 R: `/ c$ R- s. y2 [ 若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。 $ E& E. {$ [5 @& [* g: y
+ `1 N& j* p5 ^4 C$ P, q: v# d- h
4. }0 p/ ]. X) h8 C6 H
与对方进行沟通,修改、确定接待方案
6 u; i$ Y0 V/ b* A 按照对方要求,修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。
6 s2 Y7 S2 i$ @+ x1 B$ A7 @
& r' U3 j& V) x+ P& v* `9 G" h5 w. C$ u+ ]# S( r# T
迎接、引导(或接机接站)2 X7 [' w! f( g A- S
向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。
9 W0 a* m( k: ]0 B( T' u, } # e# f' t- ~3 z7 r; m1 ?3 A! @ t
6
+ y, Y+ M- l& c8 j/ ]9 P: C0 m按路线参观
8 [; s8 p0 l9 c. e 要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现突发事件。若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。 # h( }2 K0 P7 Y! E& i1 m& g2 p
. b& u& L" {7 y! _0 ~0 L: F/ u7
4 I' U$ C) \ q4 }9 H V& U召开会议$ q2 @3 J; U! h8 b/ f; }
如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。 ) A- N! P2 Z r( ?6 k
7 d# m5 x) v9 [ j- d
8
3 y$ a. @" a* p, M& L& E9 _) D+ p用餐
0 M/ }6 b8 h& |' f/ j* g$ w 要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。 g, E) A9 P3 m
一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆;
9 {; r' _) @$ _5 g H 二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用;
$ V. K9 c, O# s 三是要确定用餐规格,严格执行餐费标准,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色;
7 n& H6 Q) B2 {$ V: P 四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待);
5 z* H. Q: b+ a2 x4 g. V 五是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。
: l8 n% j, h) I" J! q% v
: Q9 ~% t; w8 T9) ]7 q: Z! J5 @2 a- t1 X8 V
住宿8 B- ~1 p A& |) k& z# f" _+ T, A
若需要住宿,需提前预订好老秘网,遇重要宾客,要先派人到老秘网开出房卡,放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。 # R- I3 ]+ ^- p* L3 y
8 W. Q1 U/ }$ Y' S. ~9 p; y10, a/ J% g% S X, b: K+ J: n
送机送站
6 c2 K# a: B+ u f8 K 若对方需要,提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品,要提前安排好。
5 N" M; U' P2 W. Z! s( C
0 ~/ h1 d2 O W& {" H- T) O119 _& F! p% w) _% j) i9 _
与对方联系人联系,听取意见建议: \& g+ a0 u% B: `, D/ j
及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。 2 @* S8 h' B6 q) x. D4 G. n' @0 Q2 N
; C0 A/ m4 ~) E5 m3 X1 s( P12
7 d7 T2 }! n- w. t Q( z% U召开总结会,分析、改进
" T! ?4 }7 }/ @ 组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见。
$ D8 O5 A5 q* T( Q |