 公文写作须知 ) T/ j" b4 v' A* T+ j' Y1 q. Q( w
一、 公文写作应有之态度
$ @+ u6 i& H% i% y3 R& {% p# q! z 在行文时,撰拟过程,必须要有高度之责任心,不但要对机关团体负责,还要向对方或人民负责。因此,在写作公文时,态度要严正,心情要平和,不可苟且敷衍,不宜意气用事,才能综核名实,事情才会处理的合法、合理、合情。遇有争执时,更应以「对事不对人」之原则,处处为双方立场着想,才不至于偏激或武断情事发生。
" m4 T. j. _. ]* R+ \二、 公文写作应注意事项
" }& s* F& ^( `* v1 F公文为处理公务之重要工具,行文必须讲求效率。公文制作属要式行为,要有它应具备之要件行文之原因、依据、目的与立场。 / k7 [7 r' _* D" e3 ~
三、 公文写作之基本要求 " S2 S% i2 G/ L5 G3 @" _8 _8 F v8 f
措词要简洁、言简而意赅,对应叙述者亦不宜约而不详。撰拟公文,对行文体系不能紊乱,要认清立场,根据法、理、把握重点,顾及现实环境陈述意见,主旨须确定,用字须适宜,用语须恰当,文理要畅顺,做到合法、合理、合情之境界,使对方满意,因此,写作公文须细心研拟。由此可见公文要做到「简、浅、明、确」乃法定要求公文写作之四字诀: 2 x( _# m! E. i# y* @
" l0 B; N$ k$ q( u6 h# ]
1. 简就是化繁为简、整齐划一,使公文结构、程式、文字都趋于简单明了,以求撰拟、缮印、阅读均可节省时间及精力。 7 \- I" F" Q! n, ]% d
2. 浅就是用语通达、不用奇字,以求浅显易懂,使公文所表达之意思,能为一般社会大众普遍了解。
# D7 E* Y2 l% |% S/ m3. 明就是叙事清晰,不用隐语、夸张、讽刺语句,以求条理分明,澈底摆脱陈旧落伍之程式用语,使公文充分发挥意见沟通,达成处理公务之功能。 9 w4 e5 q- I8 m( j) ~/ C. s/ b
4. 确就是主旨明确、语气肯定、叙述时间、空间、数字精确,不模陵两可、似是而非,以建立处理公务之责任观念,进而提高行政效率。 5 z3 W/ P& n6 j) r
) h5 p! J3 Y$ K$ Q
除上述法定要求外,对于签、稿撰拟之一般原则中,列了左列作业要求:
; P; f; G/ e& z# C - @8 B% p# d$ |" V
1. 正确:文字叙述和重要事项记述,应避免错误和遗漏,内容主题应避免偏差、歪曲。切忌主观、偏见。 - e' Z [7 G: l8 Q
2. 清晰:文义清楚、肯定。
7 R0 N+ A6 r1 b6 F, J5 j3. 简明:用语简练,词句晓畅,分段确实,主题鲜明。 $ h4 S% d% Z3 f' p
4. 迅速:自搜集资料,整理分析,至提出结论,应在一定时间内完成。
2 }0 a' v9 c: Z5. 整洁:签搞均应保持整洁,字体力求端正。
d1 [: ]. c0 q+ a% O- m, ]6. 一致:机关内部各单位撰拟签搞,文字用语、结构格式应力求一致,同一案情的处理方法不可前后矛盾。
4 _0 n9 o: w+ v7 v: a. u7. 完整:对于每一案件,应作深入广泛之研究,从各种角度、立场考虑问题,对相关单位应切取协调联系。 . X: ~, k$ p: F5 L# E, E
* V$ U8 v5 H7 b g # S1 A4 R* q9 \& n6 d a6 }* _
四、 公文写作之原则 & S( z: l8 q9 n& v! z/ E
1. 应力求简、浅、明、确:公文写作应力求撰字端正清楚、语意肯定、内容清晰、完整、简洁、具体,不可使用模陵两可、游移不定之语句,或晦涩不明之文字。 1 B/ S$ g% \7 k i) p
2. 段落要分明:公文写作应采三段活用式之结构,即正文内容各段意见,应截然分清楚,不得前后夹杂叙述。 & C7 T) }8 N4 K: J# |
3. 正确使用标点符号:公文使用标点符号,能使句读清楚,便于阅览,免除误解。
! t2 W! q& v( R e3 G3 l4. 其他应注意之原则:写作公文,应以一文一案为原则。公文送判时,公文夹应标明承办单位及送往单位,以加速公文传递。
* {1 m+ A) G+ Y2 ?* B' E+ V 5 o: x2 r1 v4 L3 y
五、 公文之结构 |