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/ X8 t3 L0 w8 n# P; H- V 一.总则 5 [ w! t' B, U0 ]( x
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 ( Z( K; C. o+ h1 [
本办法适用于全公司各部门。 , Z& \. }, B+ g4 X I9 k
二.对外接待范围
- q& |0 z4 c" w5 v 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 , Y! r5 g& C4 ~2 X) [; d5 Z
接待的对象分为内宾和外宾。
1 M$ z: p- X% f8 `2 a 三.对外接待部门 4 K5 E; l: _& y2 ]
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 ; O7 z+ M" V* Y8 j! A+ I3 B+ ~
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
O; W7 u( x) ^" Z# V/ p7 j 四.对外接待原则
6 a% v/ i, Y3 L+ K+ F C- y6 ~- Y 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
( b' F1 ?3 B( ~- w 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
0 c9 N# N' N+ b, I% Z. s 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 0 n5 H7 U7 V7 K1 W3 _
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
( O' C4 m) \7 \% v! ~ 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 ! h6 _# g3 o1 f8 p
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
: e. [+ v2 ]% l 五.接待规格的确定。 8 Y& \5 ^7 x T2 P F
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
B& b* Y3 e& ~- X: ]4 E 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 2 z! e8 P4 m" d) [; f. w7 W0 H. ~
六.接待礼仪
! u3 c) Y3 l6 X2 W" _7 C b7 D 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
7 f7 K; z* d# O' E I1 v 2.接待：主动起迎，问明来意。
, w6 S7 e$ ~% S1 r4 m 3.安排交谈地点： 6 o% q' N# L2 L1 b% r* B* I* m
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； . [: c" N( }, ]" s- F
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； ) Z `, T& _6 E4 d; e f7 R
⑶切忌让客人久候而无人问津。 d; [; q, y) O/ r+ d
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 ! I) u& d( ]6 o7 {. M% F* u$ o/ n
七.引见。
: L# V5 E9 [. X) V- G; s$ c 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 + s( e6 Z z% \- i2 v. L
引见顺序；
6 V$ N' v7 A- {) }, j ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
. X3 R: m. m+ R) y/ n+ T3 `+ O ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
5 j8 M" q1 K; J4 j ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
l' r; O0 H. u s ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
+ X! Y" r! ~7 l# T: h 八.行路。
% Y5 e& F! S$ A2 b r5 W0 n 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
) z) b( O9 S: G 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
; ?; z. Z7 Y$ f3 b7 T& [ 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
0 j3 y0 T/ F7 |$ C5 q) A 九.其他。 1 Z x* ~# s$ ?2 l$ f" O
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； ( P) f+ Z6 q7 d, H5 I
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
0 u$ S# m& [0 J/ W" ?5 P 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
+ R# t7 R1 t* f( U) I0 A7 T 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
2 G! K4 }* @& {1 z$ L ^% ] ㈠接待内宾。 . t1 N$ f9 H& b5 L; @ T
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 7 w* }: E6 ]) {8 }
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
4 E: O5 w4 y( P$ N& x 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 , n# D( B h5 M! z
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 ; B+ [3 w- x& f" B8 S, r- e
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 " a7 [4 k6 Y+ q7 k9 Y
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 # \/ ~; n; H) ^
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
- `1 M$ [8 w. l* K) g 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
2 T* Y3 l% U# P! o: V ㈡接待来宾。 * a1 q# |, ]9 m, Z; K) ?) a/ D, u( `, m
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
" U% K9 Z& K- v 迎送。
; Y9 f; _& g6 X: Z6 K' T5 o: A 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
: V( l: ?% \7 X6 ^ 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 ) G- H5 b/ z. u9 I! ?! H+ P
会见会谈。
% T: C" z" m* t2 @3 { 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 y1 _/ \) S0 \ s+ l# `
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
/ \& n0 d: ?, h" _. n) M 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 ! m! G, G* L: t
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
5 q& \+ [: J, ~2 t3 e 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
% V1 I( q+ |8 p, W7 ^ 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
: e5 t5 g2 q9 r2 q 宴请。
9 G( ~& x u b; |" ]- ? A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
3 K# u$ t3 L' o% C2 y4 ?& |" ]* x B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 b ]* i# x6 Y
文艺晚会。
( M: o2 A/ [* X6 h 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
1 ~" G0 }/ ]5 Q 参观游览。
7 v0 _% [% U( n0 @* E 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
. S$ p" \9 l$ r/ W 接待标准
; m% _2 {4 Q2 I ?8 k$ u* \ ⑴用餐标准。 " \$ G1 ^0 X' a, [- f) J
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
+ l: P; x0 P/ e. z 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
( T/ W2 x [$ b2 Z8 s 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
9 w8 |5 u/ o6 Y7 s1 M" ] 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 # r% j& r6 A7 P7 W8 ]: n
5、常客 员工标准 0 |+ e' f- Q8 {3 v' `8 H
(2)住宿安排。
! ]" Z! n. Y- g. i, B 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
" z# G+ H4 Q6 } n$ [ 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
$ v% }1 g% @( U s9 R5 ` 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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