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0 {+ J- M. }) K3 @& S' W 一.总则 " `. J- {3 o) P4 ~5 j) h- y
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 & k( v2 [# t* @$ O
本办法适用于全公司各部门。 $ m" S [7 }, d6 }) N
二.对外接待范围 ^6 \+ O1 |2 H0 [, e2 b' M3 g$ ^
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
% W0 m9 i ~; h- h& L+ P 接待的对象分为内宾和外宾。 4 {3 b0 ^3 d0 @0 w. d9 \
三.对外接待部门 ) q5 |) \4 P; d1 F
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 / r) j/ |# N8 T
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 , s8 ]; X" L0 ?% [' h8 ]
四.对外接待原则
" i4 I {7 ^9 S' i6 t: p 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
7 f* d) G- R$ l4 A1 o 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 . J' Y# f3 t8 e! {5 |+ E/ v
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
/ O. Q% B- B1 S) q7 l$ O2 p 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
6 |" d' W/ k1 q! l 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
/ @1 _5 u9 Y x" n4 v 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 " ~6 ^& Z1 e: R
五.接待规格的确定。 + G4 v: [; N7 G
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 ) E! q5 g* i( j0 a E/ _* K/ l
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 ( I2 D: v3 a {0 _9 r' ]" u9 m
六.接待礼仪
$ p6 D+ B! v; @ Q; [& X& M 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
4 M5 L+ l9 u* s 2.接待：主动起迎，问明来意。
- u3 W" d# H7 @1 f 3.安排交谈地点：
A/ ]- K9 o1 e6 t7 b6 H ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
o7 I8 U+ v4 g( s ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； $ v+ \- C3 w8 z) A/ p- {& D- h
⑶切忌让客人久候而无人问津。
- h% x, J V5 ]8 ]- b. E+ @ ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
0 Y+ d/ S6 _% E+ T8 n 七.引见。
( }* h1 C( `6 V8 w 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 - V0 U/ ~! j3 y' P: T; k R. M
引见顺序； 6 z& Y. F3 D; q1 O
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
" }7 m* T2 F3 d' \8 |) G; ]* f ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 7 j3 a9 @ U; e2 D- Z9 d
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
& k- h0 U/ E% j% p3 K8 }1 b ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 ! J; {" X9 d2 z9 y; Y6 i
八.行路。 # f2 m/ H6 u, @! r6 T8 i
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； - p* ^# y& ?' K( h
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； ! F3 q! I! [$ \8 J" |: n l
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 , b' \: v3 D, F5 k
九.其他。
0 q& b& H) X% U* k# b3 y) \1 g 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
' t+ _9 B+ r6 x; t0 ~ 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； # h4 ^5 o) z! ?: X- [
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 % k. e1 ^/ h3 C3 z) b. B8 `
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 8 q6 j' X {$ d) R% C& T( l1 [
㈠接待内宾。
# W4 f: R6 z" T. ? 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 / ^' K0 |3 B+ \$ T% e
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 5 F' ]5 q# I1 e4 }( a- P* ^
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
$ C+ b' {$ v0 L) L; {% x) z 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 " V# x5 ]$ w" } F+ ^' v' q
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 , E% D+ E+ F5 d& l: C" b- n* O
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
% N1 C3 D9 s Q$ S 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 6 H: P) M4 D+ z1 M4 T0 |% c
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
! o' B/ p# t: b) @ ㈡接待来宾。
% e# U) O+ q2 k2 F1 C9 J+ Q 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 8 a0 d0 R% b$ m
迎送。 - A1 R8 y& ~0 u2 J
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 * J8 a( q2 h7 }: ?9 P% U, W
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 4 P U' V5 y& `* ]
会见会谈。
0 t( m7 w) f) { 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
1 z8 e" D( O; t3 K/ F% U2 v" k 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
- F; s$ z+ u+ w; p$ I! Q 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 7 C/ S9 N. w6 ?$ G6 m5 e
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
6 \5 k0 l) B- H+ r. \+ B6 E; @$ N$ Z 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
. M0 W, i- y) M! A 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
5 s/ `8 D) |$ ^ 宴请。
8 X* ^7 I \+ M Z( u A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 # f+ B7 X2 |& y
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
- |8 T& H4 K- J& h% L 文艺晚会。 " u( r9 V8 i4 b$ O
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
4 M; V5 b# _) |$ A5 ^1 I+ C* q" | 参观游览。
1 A q& f0 X, H! k$ X: F) c5 w 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
8 _" G7 c" m2 e$ w2 o" u. Y 接待标准
& W+ i5 a" d. Z5 D ⑴用餐标准。 ! J2 W5 X1 B. g$ r3 {) _
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 # Q7 n3 @+ G! P( _% Y7 O/ K" r0 L
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 : {, w- @# }/ N2 U6 ]+ }- k6 I% E
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
3 k. o$ n& d* H. ~0 X 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
, U! h, g: v- j) q, k 5、常客 员工标准 , {, j. i: i0 _/ \# \- [) M
(2)住宿安排。
2 G: G2 }* E, c/ Q+ u" r, L' m8 r A# @ 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
( F N! A7 k& {5 `; z- r1 k3 H 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 8 {$ z# \0 D4 s9 W4 e& z, h9 H
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。+ f/ w) f6 n6 J5 ?" U" ^& R5 e& y- j
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