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一.总则 3 p+ X$ C' C& v) f) j
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
$ b+ h' a8 }0 c& D, z% ]; R 本办法适用于全公司各部门。
' P3 _# G; z( J) C 二.对外接待范围 9 ^: a8 g2 u! ?$ m9 M
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 % o; h4 \6 W3 e6 E0 Z; V
接待的对象分为内宾和外宾。 # n9 ~ y' X$ B* \. Q* B4 H
三.对外接待部门
/ D( C8 O0 Z9 J; ]" j 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
# T: A5 z# p t$ |5 J ` 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 : `1 D1 i3 x6 _, l" u
四.对外接待原则
E0 V$ i/ v5 h( P 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
* B+ E8 o1 C4 `, f4 @% F+ J 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
+ a, ~% S8 e* O n 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 / a" O; M1 p9 A/ ^% @0 w
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 - {0 o6 u7 E0 {
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
1 z0 H8 g% v% E 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 & C# e9 @3 T2 N; v: f% Q2 ?% O) F
五.接待规格的确定。
" |8 T b( q" `: t 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 + f& j0 R; c- K! p+ H/ X
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 0 H+ Z* Z% a% n! z9 n: F7 M3 T" O, S
六.接待礼仪 0 O2 ^) m- _- p9 H9 O* E
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
. @% e. F( H% I6 ^. i% b$ M 2.接待：主动起迎，问明来意。 " g$ o- E1 F! V: [
3.安排交谈地点： + ]- o3 |; Y D0 q( v0 i7 ?* L
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
+ P7 x `2 c" Q4 N: Q ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
2 ?8 M. P! T6 Y2 t. M& m) W; Y" I ⑶切忌让客人久候而无人问津。 % b1 ?$ f9 C9 N& Y
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 % K/ ]- q& R0 h: I. Q! V8 y
七.引见。 ' b3 z3 K: E' `9 A2 c
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 3 d9 |* l- X6 \3 M
引见顺序；
2 d2 x! R, S( H ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； # f, R, E6 Y" B$ z! @! |
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
/ u1 b( Z9 T+ I. Y7 Q/ b p ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 ' U$ |" `3 b% l: S) f' B
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 # \& T' }4 X6 i
八.行路。
; S" N" C! H! u8 F3 f# s 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
: X- `& o; r1 R 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
5 G9 _0 ?! I# |6 z1 r 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 4 e* }( d. Q8 X" g& I/ B% y
九.其他。 * n$ v$ Y( H' o: z8 l& E
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
7 u" Q2 l* D9 ?6 {' w: w 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
4 b2 a5 r; _( ?' I 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 " j: i; U n! C! l K% o) A
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
- A, y' o$ k% ~% e. e5 R ㈠接待内宾。 0 F5 }9 b$ o- p
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
4 Y% i) _. v M6 `1 y- a 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
& X2 H" B2 ~+ c! ~$ o* ~; f3 l+ l 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 1 l: ?3 g8 M( _! h: d) n, P: B
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 4 ^( v% j# A3 {
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
+ l. O" ]1 w4 d! _/ B! [ 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 : h8 z$ y- d! }4 s
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
! k! N$ ?7 K$ C8 c/ F6 j7 \1 C 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
( r. r& }7 I7 z, C$ f5 n& \ ㈡接待来宾。
0 S/ W) F4 t4 T8 M6 t# o 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： , e( Z8 {* l2 A* [% N9 p. ?
迎送。 " R" z& l. i0 ^ b( Y
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
1 ]5 [% |4 d9 O( x* e, d 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
& i. W6 C3 C/ a8 C' f7 V 会见会谈。
+ r5 d. c8 h% E$ D 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 " ^) ?& k( e' {$ x7 v0 d6 W
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
& r" C6 r6 K/ q: f7 b 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
( g% B# |3 e! x' b6 [3 g5 y+ m 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
$ O/ A/ ~ U: r) k& f 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
1 V, L' A+ D; T/ t) N 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 # N% _8 r9 u, Z+ e _$ C
宴请。
& ~; N( D5 _) H A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
! O, t# h2 I$ t. O% F B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 % d. T/ j1 Y4 F; \( t% M
文艺晚会。
% z# [1 P& e4 e9 b9 [5 {% F5 _- n 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
* H& l" ]! L& t2 @/ Z 参观游览。 3 L- X0 W$ m p( S/ r
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
( a8 U, _3 `( { Q% F7 W 接待标准 - s) b$ B- e4 Y8 y2 P4 |; Z3 t
⑴用餐标准。
5 A4 d# P& W& E5 @ 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 ; s. j/ Y7 u2 W
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
2 s9 J4 f- \. Z% O 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 9 u5 L3 b8 z. Q: |# ?1 o: h
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 / M9 R3 ~; r9 h# i$ U3 q
5、常客 员工标准
5 D+ k4 h8 P" U, d (2)住宿安排。
: m7 H& ]: E V% F 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 3 z6 Y7 c7 g7 u. X9 U9 ?/ T" U" ~
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
2 Y5 W' n, Y0 J5 j v 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。2 Z! \8 e$ A0 j5 m
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