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一.总则
1 V4 e0 h3 Y! X ?2 U* {7 t 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
( l2 B% P! _( @1 v9 H# f* `' u 本办法适用于全公司各部门。 , ?! V4 y3 ^) a0 q( q4 A" O( N" m
二.对外接待范围 2 s' ~6 E* o% t* r7 A- W
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
+ v7 Y4 b% o$ W- _& f, g: x0 o4 w 接待的对象分为内宾和外宾。
) o7 y; c, X+ {6 L2 p 三.对外接待部门 % w% f1 o8 e2 p& ?# h+ s3 x
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 ! j$ l+ H. ?+ ?4 b9 h* Z1 t
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 % n) X" r @- x
四.对外接待原则 a' B" o* [' x3 X' M
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
) `" [ I/ d2 S0 P' k" q 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 9 K h! U; f1 N! U2 ^4 I. k
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 4 z/ ]( B% D* T1 g" Z# N$ Q* m
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 ; m# }/ P8 {2 E& c2 S
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 7 D. i! r) U3 L2 Z) ~: o# @3 w
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 , w( [9 e9 M' U% d ]3 L( F" ~5 r& b
五.接待规格的确定。
$ { @6 u: B+ S6 k. q* a 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 ( A0 e* P" w, K' N6 K" L3 d! ]8 S* z
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 # \, }6 c6 B- P6 G* c# t% b
六.接待礼仪 ! Z2 F1 ]4 J; {' @
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 & f1 [- I2 G. K1 S- h6 J
2.接待：主动起迎，问明来意。
5 k7 D1 h8 `4 l% W" n6 H' G- a& d 3.安排交谈地点： : i6 A0 R$ e. \# Y! M& k; Y
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
, \' }2 I/ {0 ? ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
$ x e H) T( t9 ~( h) q& d ⑶切忌让客人久候而无人问津。
7 }" B# d: J. n3 I8 R ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
+ r7 U1 d: ~, W- i 七.引见。
! N' ?4 E) O' D: O ?* J3 ] 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
" i2 y8 U7 N' S 引见顺序；
. O. m/ ^8 f7 T8 K* Q0 p; h ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 4 X( a2 r y, ?2 Q/ n [
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； ' @5 J5 X3 O: g
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 2 G- G+ _5 a3 _+ P
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
: x% ?0 }7 }' j: Q( Q 八.行路。 - {3 l% b t! Y) G5 }- v
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
8 Y! d/ O: t. o) Q# T/ ` 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； $ L; X4 b9 l6 F; f0 Y+ ^. ~
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 5 L# Z2 O+ M/ y# }, P+ A$ [
九.其他。 # x3 }- z p- B, a6 j# e, ?
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； ( l' N6 ^4 E# }: z: q7 t* O
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； : A* ^& k7 Z0 J/ Z: l
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 6 Q& S" G: i2 H
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
( s# {% ~* h! [' t$ }. v ㈠接待内宾。 , D; U' H+ o+ X. {
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
+ G- b# @8 a' k6 w" I 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
1 M' Q& R: ]" J6 b* b 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 7 d# e0 D/ k/ ]6 q/ K& B* b
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
1 {1 ~" a5 o. \: I5 z 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 % e! m$ Z. W- Z0 b% R
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 8 e/ S# x3 m8 q
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
+ `: A) G5 U% [( ~( |* A 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
, \% t1 l. k1 ?. u' | ㈡接待来宾。 ) f# \+ N! A' z6 ?/ r6 W
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： ! o& ?( L; s% G
迎送。
0 P# ?! u+ f. y. p6 \7 q3 U: F 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
9 w& _- F8 M& b) i 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 1 `: v4 V' G' @7 Z
会见会谈。 9 d7 X3 j$ A. q
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
3 n7 K6 m& w# C* e" K 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 % r& \. w" D! k3 K
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 - z; y# U7 m) j& R T2 C `% f% ]
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 0 l; t4 E; e+ T' x: Z$ F; D q
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 & f# T; K5 F. ]+ e
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 9 n, f5 [& V6 a+ X& Q0 O. b
宴请。 & k1 }9 w) \0 h; E6 H7 F& v! s, ]
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
0 w! u6 Z8 n; G B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
2 a2 R) c! p L! w! A1 I 文艺晚会。 8 `. u6 s' Y6 ^; H9 [
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 - ~: J: |4 ]& [
参观游览。
* h+ p+ H+ d. P 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 ) O9 g: b7 M) X, U
接待标准
3 {. \$ p1 U4 q! W ⑴用餐标准。
: s& C1 l4 m+ ^/ G 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
L6 `9 [& H6 e6 h: H. G 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 0 G; ]* T. s+ x) s k$ A* V1 n
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
2 x0 L" h1 r) W n: L( j 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
) S- w2 N+ P( v3 e 5、常客 员工标准
1 s6 c1 W ?6 ^; d! C (2)住宿安排。
. E+ K! |; E8 I! D7 j5 g, y" h 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 4 {. y! {+ E* z' Z
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
; i: L0 g1 e3 d* t 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。( G8 ~9 m& w0 u4 i% d$ ?
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