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一.总则
0 C5 E2 C- \% Z- I( L* } 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
5 n0 y! L0 H4 H 本办法适用于全公司各部门。
( `5 V9 y# \# _0 e: u& {- E" u: C8 b 二.对外接待范围 2 L. a' u8 j9 q. d
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 & Y. X( \: Z% J5 y/ D
接待的对象分为内宾和外宾。 ' S# Y1 D7 u0 H# `, G4 x2 g3 _
三.对外接待部门
" g! L) v! v3 u2 e 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
! l' l0 W% a8 m) ^7 q! C6 G 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 ( F2 W u# f+ ?0 X& _6 u, d s( `
四.对外接待原则 ! d' K2 N- f0 M7 _& I% D
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
: n# p {( y" a2 D+ d% j 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 % s8 `" s7 x0 y
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
5 r: E. \0 ], Z6 T- N 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 - u; I' P" f0 T' u2 ]1 Z
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
+ l5 S0 f6 ~* r# Q 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 % X) w* C' o# b3 p0 F$ B/ H0 a
五.接待规格的确定。
. ?/ D; v" U# a' ^ 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 0 |2 y8 C1 n4 D7 Q4 d
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 9 e: S6 A: h& K+ P7 Q
六.接待礼仪 . ]$ o: G' M) k8 n
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 / R. ~, R! b0 e/ h$ o
2.接待：主动起迎，问明来意。
: C* \) w. Z6 [5 i8 Y 3.安排交谈地点： 8 e7 H- f- M6 x( t
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 2 X0 p+ F6 V: E! q1 [8 @
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； ! u8 B' O3 ]1 }
⑶切忌让客人久候而无人问津。
: u8 j' J: y! d! d" p }9 p- { ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 $ I4 Q% Z* B1 e* g- p& P, i% X- X+ @
七.引见。 : l6 V9 i# L. C& S
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
) @- R7 F. M7 d. T 引见顺序；
$ G$ ?# x6 m5 ~: u9 z& @$ C% X3 Q ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 0 r% B4 T5 D7 m Y
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
+ \+ }' N& F# h+ ^+ i ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 @5 M, p8 \) z, Z; q
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
( q. X+ O) u5 K5 q9 z, } 八.行路。
. a5 k' J4 |3 Z1 M/ m8 I% I. L 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
% m1 @7 o0 G+ e# h5 [ 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
( I) y9 i/ L1 M/ c$ D+ V 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
6 y' z$ V8 W3 e& I 九.其他。 ' H3 d! K6 f* j1 J0 Q: e
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
% w5 M5 d; Z8 `$ [% F1 N4 I 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
& E" s- _7 [) e9 Y" Z6 e 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 " n) [' L9 w9 n
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 : W% G3 ~& w: z" P+ T, K
㈠接待内宾。
- O' W7 ~+ U# _( ]- k9 `4 W 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
7 h% b) ^" E8 \7 ^4 X' R- m3 t 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 8 L0 Q! Z- s0 N8 H
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 3 ^) m! ?& d; R0 b# Z; X. [% |; C
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
. [* d: F2 r: k0 A 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
9 i/ p Z' k' l( x l! ^0 ] 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
/ O. }# R3 t' ~# z% d 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
; G, A$ Y x. x; @# z3 u9 ]0 j 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 % f% D5 g5 E* Q& ]: h
㈡接待来宾。 , W9 D. W9 I0 B6 t( M W7 Q
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 1 c0 t& {0 O; D z
迎送。
5 ], g; X4 w- b! C5 [6 ^ 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
0 v6 g. x- T5 S% A. d 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
& J/ v1 O7 Q' \2 m4 s 会见会谈。
0 ^1 G" z+ C( c; H& d0 h* U 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 - \! [) i" g6 \+ z2 T' @, N3 Q
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 ' O6 ^+ A. U4 A! |$ U6 q3 s
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 / _( x% D/ N* u+ q N- w2 m
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 8 R- ?- q% t( _# b% P2 v; A
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
: G) o& u7 O: i% T6 U* B% _1 J 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
# N* S7 K1 ~& O7 b$ a0 d 宴请。
& L& i) h$ Z4 D7 o A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 % n) c& c3 |2 }3 n. X+ \
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 / T2 o" J5 x% [: ?( b0 j/ i5 e
文艺晚会。
3 d2 F2 Q0 L9 i, V$ A( S/ N u 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
2 R, p; E9 p, O9 J 参观游览。 # o( J6 u, f" X
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
% h X& r9 p; U- B# O 接待标准
9 T& d8 R4 y2 o! E/ I# T ⑴用餐标准。
) {1 D( L {( F+ {: f 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 . |# z; y& V. q0 @
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 " ^, M- H+ `; k
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
Q N# \0 Q9 D 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 % v/ R& m/ W7 T( G/ ]
5、常客 员工标准
% C1 }1 A _1 w: v& ]% ` (2)住宿安排。 0 v' h; t3 ^2 I9 O) t4 ~. q
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
6 q+ S2 F/ D: k8 E 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 * U! e' X; E! l/ [# A6 O$ c
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。$ ^: i. o6 H4 W0 ^
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