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; f0 |5 N) F) I 一.总则 N) P8 I2 P- ]( g
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 ) o) }$ }, }, ^4 E `1 O; m
本办法适用于全公司各部门。 * e/ v9 E' k# B8 H e0 }5 f
二.对外接待范围
7 o9 \, F6 r2 [ 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
3 n. M7 O- w9 A! ^- ] 接待的对象分为内宾和外宾。
" {& J# k8 `) z& Y 三.对外接待部门
6 T) x r) l5 h& _, A% V h 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
/ H+ F5 |$ W" F* y# { 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 & E- [. z. n6 \
四.对外接待原则
( `$ F$ ~! l: A9 n7 F 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
) X3 s% Z( I+ _. e 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 9 A; T8 y- \) e/ i0 ]
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
5 _4 @% \# W8 f/ w$ x# t 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
: V; P4 |6 F8 ^+ c) x; [ 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 # ?$ S5 \9 E" C7 i& w% D" t; o
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 g) h+ L7 O3 |, |) Z* I
五.接待规格的确定。 7 x3 F1 G) U$ K
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 / [3 ? }& P% e. \3 R1 } X
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 " l' J6 t, s; R7 c7 B+ [) ^
六.接待礼仪
r7 h2 Q' X `& k. ` 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
7 e1 L7 C, [; w# ]: o; g 2.接待：主动起迎，问明来意。
2 }2 p% F- x) K) @+ H 3.安排交谈地点： 7 T/ \; S' ]) m5 l# k# E! Z
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
# r0 L8 o. f' w) F* z& P: g/ Z ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
' a1 f1 I8 I* |% y4 y( ^! W ⑶切忌让客人久候而无人问津。 & m- t, A8 f8 ?
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
+ C& K4 O/ }. ?1 c! M 七.引见。 " e9 g5 n% p- a+ u. G: e
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
) i2 N1 L! d. Y2 p0 p- x5 D2 T 引见顺序； 9 c. f7 E% e/ i: E" f
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
1 M% K2 t3 t, t: N% Q ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
# w5 g8 Y e) D3 K ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
# B7 @+ i9 o$ b0 i0 X5 z ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
6 J1 h0 T. g' p& s: ^6 a 八.行路。 " r% |% y8 H2 c; ~' L# F2 X
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； ! H7 T9 M1 U% a: N" F$ u3 {& S, }. }
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； - }/ ?( p# I: k/ g% r# k2 m. D
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 & C, g% m' W& p8 J, l
九.其他。
$ v9 {( m, _5 G" y% S0 F' R1 ]8 S 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； $ k2 ?5 i) g% s1 S3 L
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
: x. Q) ?5 J/ U* P, } 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 * \8 V7 Z) J3 a1 X
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
. b( @; O- @/ m, R ㈠接待内宾。
% Z: v; D5 U: x5 V 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 0 A3 E* U& N% R: V' d9 ^
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 ( |( b$ u2 c7 Z2 h: H0 L
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
; k. r& i" A' w0 f; s4 n* _ 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
2 {% f" q8 D9 K+ t* c; J 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
$ l2 ^. c9 y0 u+ Q6 W* f7 ]. \( t7 R 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 2 t& n% R- C6 e
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 ' ?; l2 M5 i. [ ~. x
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 ' W% z8 H# i/ i9 z
㈡接待来宾。 $ j8 G4 C8 F: @$ p$ m- W# [- y8 x
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
/ Q! t: u7 H: D3 L 迎送。
7 Z* W$ q& Y7 U 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 3 Q8 G! S$ I* s9 y+ Z* j0 L
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 ; ^# U/ B; b7 D$ X! `% y F! ]: |
会见会谈。
7 _7 ^$ |& t. T8 R1 o 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 9 i- O, S2 N. |% Y# F
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 . Q2 H, ] L$ L' \
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
% P- X0 F; K3 H _& \+ t1 A 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
/ M6 Q1 O& |6 }' G 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
, I: l6 Z; l2 f# [7 R/ Z1 v 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
( Z4 X3 r+ f9 t T 宴请。 + [& w# |9 F/ [. z4 K
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
, s$ s8 m' g5 v, e1 \ B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
3 S3 {+ F4 S0 e 文艺晚会。
9 q2 x" }# ]5 {- v4 J; m, _: d( k 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 " p. a* T a/ a( q
参观游览。
" G7 n) _: f8 Q b- o" q2 d 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 u! j$ `# W/ P! G; y/ ]
接待标准
2 h& R, w7 X& C2 ~ ⑴用餐标准。
y% h B( A& F q/ s; b. R9 u 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
( r1 K6 j [; n% ^# P 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
: b3 a0 `5 `6 h8 N 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 2 }, d. F- ?5 X6 l3 O
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
9 e; }. Q! E$ J; J+ M- T* v 5、常客 员工标准
: V" H$ W- H: d (2)住宿安排。
o! [. ]% [$ c7 }2 ~ 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 ; A! V$ Q7 Y) A; u' c
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
( {' D% C7 H' T; Q1 F! E 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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