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* ]+ \# j. X- E& ]) f 一.总则 * ]' \! } D" J: P8 ]
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 # ^, J$ S4 |/ V; Q
本办法适用于全公司各部门。 0 K+ G# }5 n9 }- `* ]8 }8 Z
二.对外接待范围 / s. X: P1 [2 Y0 H: j% i! a# h7 E6 Q
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 . ?' ]6 \# f, Q+ m
接待的对象分为内宾和外宾。 3 X/ W# n9 R5 E4 g$ X' H
三.对外接待部门 6 l- v4 i6 i( r4 U
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
/ L) Z; y6 T; f4 Y( v2 S+ Z3 _) A 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 9 e* k: {9 e7 g, F) x
四.对外接待原则
* Z) S1 T1 d# T8 _7 Q9 q 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 ( ~' V6 K% q8 Y: }2 i1 x3 w0 e
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
" L& \( p% `$ b1 }. [& f, { G9 ^0 F 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
* P. J0 Q& u% r. g# F: M! J( s- A 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 & B! v9 m9 e) V
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 9 [9 m0 W- L |$ d' a
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 + O$ M* A4 P! {$ ~" B! ?3 i6 a
五.接待规格的确定。 ! N0 Z' v6 J/ J
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 6 k! p2 J, V* X& t8 d0 a
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
5 O x* Y) g5 u" i% ]0 p6 B$ J$ |1 T8 _ 六.接待礼仪
6 o0 u( R; d5 S8 | 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
8 n; e _# x0 K2 \% S 2.接待：主动起迎，问明来意。
: j4 P8 Z4 c6 K& K 3.安排交谈地点： 3 k, x/ M) a9 m$ [$ B( a M
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； L; R3 s. Y: d/ M! G2 I
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 2 @* G6 J9 [" j' N$ m# P
⑶切忌让客人久候而无人问津。 8 h( o' n3 H/ u: H# V/ N3 T
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
. s. b2 b' T7 @ w; C5 F/ K 七.引见。 8 y! f% q7 q+ \+ n4 Y% h. E! `
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 3 P/ q6 J* i0 b: t3 M
引见顺序；
$ H$ s6 Z0 T+ D4 Y ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 5 L6 |: V, @- R5 w9 @* K
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
$ c/ b% c' w% O0 s7 w ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
" n4 b1 g) Q2 w$ V ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
9 w7 W$ K) j) L 八.行路。
" d" r) n$ M9 e/ a2 w& h$ d 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； , M. H) K1 x4 r/ s* {
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
- v7 U! j# |+ ~# O 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 : K5 K3 K- h$ C% r
九.其他。
) ~. p( y/ m' X2 H, T 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； - `1 X- l0 n' g L& N
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
+ n% G* t& r7 M" ^) f 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
9 q. W1 J5 t( r! Z8 V 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
. y/ }) }6 y% d) N ㈠接待内宾。 ! q0 D3 y; Q, Z& W+ v
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
& P3 ^2 N* [! v) Y 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 4 ]6 c" Z+ `9 ] E+ J' i
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 5 m6 ?9 P% ?' g. w P$ j
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
7 y% S. o3 _- A* s/ W4 d 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
( K, Q t% t2 q: p3 y" j 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
, P' ^& I' @. ~, R 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 3 s) s2 o( y$ U3 F0 F: g! s d `: f
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 2 T4 C9 J6 w6 ^: w7 j/ L
㈡接待来宾。
* K3 Z) x# j. }0 e; K0 q 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 2 Z; p( L* d* l% l$ X
迎送。
4 i: p# v4 z3 W- q 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 / h, P' U5 A, H
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
2 b7 i: i0 g1 Q3 @, M7 K2 \7 t2 o- s 会见会谈。
3 w: @( q: H3 V 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 0 X5 ^' P- t7 \9 i
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
$ Z* k+ s k' Q3 ?( C; U) t, D 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 * l% k% r9 R0 g7 b, P% T/ ~
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
' q7 Y6 ]5 ~) ^ 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
4 c; Q( p9 \. f' w& a8 A 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 : i/ B" S. H o% ]2 H
宴请。
% t2 X% x+ |1 u: L) [! W A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 " j$ J" M" [# n5 ~) R2 r& l3 j
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 & d; x2 b* B! q
文艺晚会。 9 ^' {: j# h; @7 b' B
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 . Q6 z4 ` ]" q- p; C" N
参观游览。 2 T6 o7 C8 r6 n: s" Q* \
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
# y4 a5 W2 l, R) P 接待标准
+ E& p- H; g9 @% q [9 n ⑴用餐标准。 b" F/ q- F: G9 x- Q: d
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
' H2 p3 E+ X) V* v 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
; [8 |6 y S& @& d% G% {. n0 n- G 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
3 K* {4 X: k7 C# t+ N& L- {3 k! H 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 * {7 i& y, N& ?% T) _- P: a6 C$ T
5、常客 员工标准 , c* j" l; j9 J
(2)住宿安排。 5 Y. n2 I" v4 r' k' V( k% O: V' l
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
" Q9 ?3 Q6 V! r# e2 e 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 q$ b+ [ }+ t+ W+ Z/ b/ O
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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