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2 h+ V* m. E3 O 一.总则 , t+ E. ]! o9 v2 G# O- U5 x$ u4 ]
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
* {, b8 P+ i, E1 B3 x- j! O 本办法适用于全公司各部门。 + S) Z; s: B+ f G
二.对外接待范围 $ d/ Q7 ~% ?4 S! O
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
" t: b( S* c! o3 Y% f 接待的对象分为内宾和外宾。
- m) Q9 K0 f$ T/ e0 C 三.对外接待部门 ' N8 h1 g0 ~! \, N* {* e7 ^
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
. \) `* V$ R" B! k! C 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 7 d3 M3 ]' h! I: t& a( P
四.对外接待原则
2 U1 Y5 t3 x# y) D8 t; h 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
" {, G/ o) f9 p* f2 k& Z+ ]& ~) E 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 3 p0 O! S& K$ ?" p6 n0 C7 f
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 0 @6 S, m7 r, X, v. G9 [
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
* M+ F1 c+ u! G8 X! R 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
# I- S: q8 @! f+ G 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
( ~$ L# \4 I+ k' d: N/ L: { 五.接待规格的确定。
4 N4 G0 O) V5 g/ ] 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 " \3 F+ ?0 |/ T. _
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 2 c0 O; o' A! J9 n5 p3 l$ i
六.接待礼仪 , g8 R) ^) ?- C5 z6 J
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 4 A9 k6 c& i( G+ `) Z+ h
2.接待：主动起迎，问明来意。 / U# s/ s- A) w3 `0 F6 V
3.安排交谈地点：
, H/ e3 |6 \: S7 f/ T+ z! b, j ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； " m; d2 F7 @. {: o
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； ) F- [1 r$ \2 q
⑶切忌让客人久候而无人问津。
$ M+ C8 H6 U$ ]" R- R1 L ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
( o8 e/ I9 Z) H6 p0 D; M; L& x& c 七.引见。 * u# e* X. R7 F- `9 t" b
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
X; G) h1 @9 Z3 y: P# I 引见顺序；
. E* Y+ @: m6 ~. q& ], F5 M4 z% W ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 4 e7 o% d3 [6 w! Y. {
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； + n% G8 q7 H. K
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
) i/ N8 [+ ]/ v* P3 b ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
$ G( u8 H% ?" N 八.行路。
2 y- z% u/ R* k! j! H$ l1 u" @8 Y, U 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； : U3 N& H7 a, ?" a8 ], ]& N/ K
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 1 a7 @ C1 `/ Z) D* q" f( H' C- {$ h
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 6 s7 O8 o* Y) [( x
九.其他。
9 O( R9 L+ k1 i& h; N6 Q 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
% G* |. Y8 _& s. R: V$ \ 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； ' Z2 T. z1 F3 y: b8 s2 B* z
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
0 r) U. E2 b6 y, d/ J8 S 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 $ V: f# Z( n; R
㈠接待内宾。
7 G5 t+ n/ R+ D. U& K5 `/ d 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 ! p% ?3 U+ g- d
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 ! d) Q4 L# O% L* J' H- i
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
) R9 I- {% `$ d. V8 n 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 ! g( \7 Z0 Z" T9 T# f
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 / O5 u# g, a/ e2 Y" G9 F3 r2 C& f" B
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 " z [/ b% A: @5 ^ Z
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
! L1 _) k# J8 u3 H( q5 g 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
, T- G: `# N) s( T4 c ㈡接待来宾。
p6 C1 d2 u; k8 o$ M 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： + x& E1 ^: o1 o1 W0 d% {0 p
迎送。 % X! ^8 T4 d' X" N9 [* T
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
( T) p3 A9 p$ F! ^8 o( Q 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 0 h- v1 s% ?9 I: d. {! v: a
会见会谈。
9 g( [# d" {/ ?3 M* T 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
4 y5 Z* m) Q& N 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
: Y+ N, j3 n( x! r* P 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
J7 Y- _ P8 c" {! e 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
) ~" i& K7 l/ `$ ^ 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
0 g( M, t. v; O( v% c 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 $ R$ z0 |, }7 |# \1 d) k+ N0 H {
宴请。
" h( a5 L f( N8 p+ t A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 : }% I/ z" G* a
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 / {! {9 z6 o k {, @
文艺晚会。 ' P& q4 g6 v; a V- v" m/ Z& c
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 ; s1 H; e B' p% |. N
参观游览。 8 H, ?9 T7 C! B6 B4 {
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
/ }& v" {! T' h' c 接待标准
' U' q* v/ W, q9 | ⑴用餐标准。
6 q) M" S* a6 u/ l: W, u 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 ; D2 c) V) w5 u: s
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 3 n L) `+ K: m8 k3 D8 q6 |7 A7 x
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 % |- t8 h6 f& `1 ~
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 F4 w: J; \; Z! ?9 q4 g) L5 _
5、常客 员工标准
3 M+ P3 d) ?7 v' D (2)住宿安排。 * e- w2 u9 }+ ~* d
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 " D/ @% l2 s; d+ b% p$ [) {
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 ( r& l- x! v; O' c% {( F- k; y
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。# A, r1 X6 h& C, z
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