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一.总则
# q/ i4 {3 p+ p9 q v 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 p5 g9 }' \$ I# M5 l" x
本办法适用于全公司各部门。
& t2 D+ O$ Z V 二.对外接待范围
% }' }9 }5 \( G0 \* G( M 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
" E0 \- r, q" k# b 接待的对象分为内宾和外宾。 3 s" V( J; B, N& w3 G. v
三.对外接待部门 ( V% X% S4 Q$ N/ P: \: B4 \
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
3 R c4 p& D7 m Q( J" d7 S/ S 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
; W/ X3 j. P/ d7 C' b 四.对外接待原则 - B3 M0 t; H- x
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 5 Y# W& X5 Y* `0 F% g
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
2 c: L/ T9 u4 ]1 `! N" E% G# b 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 8 C+ P4 F. h# [6 Z% G b
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
3 N* O% W. B3 j1 n 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
0 @2 {# i1 [% J* r1 j+ U 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
5 I* l1 f2 _. l& F/ P 五.接待规格的确定。
- @& B- r: N8 w; ^) k% |4 Q 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 0 r; ^( b9 M7 o9 d( |4 Y2 J) o
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 7 {2 C& }, h6 y( z
六.接待礼仪 4 e( ?9 n* Y% N$ o9 `6 Z
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 ; V. N k4 n2 Z. `! m6 Z3 Z
2.接待：主动起迎，问明来意。
5 ]2 [" v+ F6 v4 e 3.安排交谈地点： 7 ^6 A l. I% ^3 k8 d2 ]8 e. X
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
0 T2 Q: K" P) G. n, N$ Y7 I ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
: `- l7 X0 N( N" o! c' Y7 z ⑶切忌让客人久候而无人问津。 & I) L1 z2 y2 ~5 t6 y/ } n
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 1 r, a0 i4 s% ` c
七.引见。 5 f, s/ ?/ p, c
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 ( @& H. T- ]: f5 w) N
引见顺序； + M6 W) d- k, C
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
& l+ H; j) v: R ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
& F0 q: D8 h/ q; H4 | ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 8 u1 l; ^& k; O% a9 O! Y+ h
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
2 P, e7 G: u" d9 n; |9 | 八.行路。
, p% r" `' k0 L: E 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 6 h% e: y6 J. c( Y4 {/ z
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
8 D# `. ?) X- n! t' V6 c 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 1 U( ^/ {2 A7 i' Z- V/ u, u( ]7 X$ W
九.其他。
! p1 p; }0 o, o* p) I 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
4 ^+ y+ y3 `7 |4 m) E- c 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
% Z! n- t1 ]$ M$ m K0 ] 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ) F7 K. I1 s2 k/ P
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
% f" \% z) X6 ^, }5 W2 R ㈠接待内宾。
) {6 C( x0 ?+ v) [5 B [ 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 1 ?1 W7 C0 i; ^$ ^% X
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
. f5 s( C' Q2 V! c' x _- U 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
/ o' |8 T& v1 q 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 / B' ?: N( s7 u. [- Y, o& G4 c3 d
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 1 r3 ]+ S! t8 I! Z
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 W+ m, ^4 i" ~$ e& k/ S" D( B9 G
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 1 x6 \6 ~7 i6 T! ?; t% S
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
) t% h0 R2 N. n8 m; W" B! T ㈡接待来宾。
+ ?9 v J% J( r9 f9 r 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
7 P2 P4 ~) `) P8 y. U( b 迎送。
4 C$ C# i4 b1 H7 } O. \, _ 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
% e7 D2 J. H/ X+ ~) N& `: U 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 9 s1 t$ u* u8 [. _
会见会谈。
( g$ {" K9 h8 U- ?# z" G 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 6 {7 M$ X) O6 Z4 a. k! V& R) U$ O
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
3 n# G& O" y% I 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
( e/ N0 m1 F. V+ e4 m2 B. D 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
; J5 E% K* c# f6 k1 A* k1 [ 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 * h$ ^, ^) \. @# w8 i9 T, ?& D
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
2 e+ Q" G( A; ] 宴请。
+ O8 v1 ^- a7 M8 `; N A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
# M% I+ y* _- }2 P! c3 E4 } B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
+ ^/ O5 L" x5 I3 ^: f! l( L 文艺晚会。 ; {8 Q. Q6 F% v- d; |
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
* o' {' I2 E" M- ^4 ~ 参观游览。
/ `1 q$ K+ A2 n4 @2 ~6 j 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
, l j, w2 x$ v, k 接待标准 , N# B; c* H' f# B+ Z" p& _
⑴用餐标准。 4 A4 B, T$ G! C$ \
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
6 Q! x# h2 l, ?4 o 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
+ }$ d- ~7 |% v+ M 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 & d+ V: _4 a4 o* u+ R- c
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
' f0 r& t f. n v S) p4 ~9 \ 5、常客 员工标准 8 F; S$ ]. Y8 A- K! T8 ~. ]
(2)住宿安排。
* `5 }9 {6 z; O3 ~# D* q 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 7 r; K* N' k( P5 X# H
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 % {2 {, [8 U) E' n
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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