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! @, \& {9 j& E; [9 B) ^ 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：& s$ M4 \, v9 @& u
做会议记录，写着写着笔没水了； 3 J7 l- G3 R( l$ O; {& }2 w
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； & d8 o U4 W, b, ^" S
用胶水时，找不到刷子；
! b+ z1 z" A) j2 A' t 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； . r( E( D( D" c- S6 a1 s. r
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
- t. N& U2 [- y# k& ~ 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 9 o- _ p5 M* g# M* t. v' L
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ! M8 C9 X* a/ H2 v8 ^+ s
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
s: d- L2 R5 M+ z7 C8 g/ V 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
9 U4 ~8 i% E) [. W# o7 m# i 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
) \' z! f* g2 ~, p3 f 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 7 ~$ @! _( V( |
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 z/ k* t8 B8 N* r
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
( w, n4 C( Q4 k+ F5 K 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
& s5 h/ A& {1 b- l( X 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
6 d, J# w% L* A# ^* g r6 q: ^9 u: l 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： : `7 t. N2 U$ e" l0 R9 |) g$ Z
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ' ?* n/ \2 v% ^+ }$ c. o t
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 & m, z3 U Z* w& h6 n
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 , B5 B. I6 c0 Z
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
# @/ V' a1 s: L7 @! D 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
; V( q+ R6 t# U5 I- J* O+ u 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
) M; h' F( o2 Q% i8 | 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 % C6 _4 C7 i; B* [( L
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
: Z5 H6 H1 h4 ` 9、与本职工作有关的表格。 ; G6 U% S: m8 J r2 |9 }/ x
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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