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5 B* b& V: [' d% r" n! { 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：, O' S9 o; w* B# N9 D8 @4 U: q1 \
做会议记录，写着写着笔没水了； 9 m# q2 g9 G) Q l
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
1 }4 c" e N5 P1 D9 K 用胶水时，找不到刷子；
" E# K8 a( l) ?1 @ Z$ ] 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 3 p7 J- }# x- I) ~0 L0 \5 x
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 4 i2 Q5 D* U% P
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
* P! I6 P7 U, }( ]2 O 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? . m9 Q G6 _& ^4 R- ]* S q/ H
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
0 M1 f! N7 d' o2 U/ M% P- Q) } 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
* o5 ]$ |" f5 x 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
( ?" q- Y! G2 N$ v4 m" S% m. J 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
3 x, K* J- t6 P. Q( n 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 + V7 ~9 [* ]- L2 }" ]
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
8 N# G/ K* s4 Z! Y+ \ 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
. J6 B& j1 j$ j. ]. O' L 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
9 g- l; P% w9 u: K 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
. f, Q$ |! `% |; j. |* V+ e 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 0 \- ^$ a0 u% N- \* A+ C% O! ]
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 % q6 k3 k z1 @" b" v5 q/ {
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 . t% L+ O8 [/ T. K1 [: {# c% f: p
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ) n" ]: { ~3 r3 D; ^4 q
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 7 Z d( T" F- v0 K, a( ?
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
4 i7 m* E& f( h# x) U 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 9 X, ^9 x# }8 {" s
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
6 [; F9 J! o9 o( ?' | 9、与本职工作有关的表格。 3 R6 T9 w K7 O
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。7 F% M# U7 q- @0 M* x2 X. H
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