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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：9 d* H' T! K2 Y1 g5 A9 g' `
做会议记录，写着写着笔没水了；
: s; ~, q/ O* a7 f! U9 H, \$ p 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
2 Z' W! ]) Y+ M7 @/ Z2 C+ W 用胶水时，找不到刷子； 7 t. I1 k3 s; f: h4 l6 O+ I
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 4 ~2 X9 U/ _' X V P: ^) z& y
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 8 n* e! }6 F5 h1 p" X2 q3 B
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
% ~% _/ B0 {: q0 `% n9 u9 V( \: z 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 7 n) S8 I9 f& T4 x( q6 j+ Q8 i
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 & x* I/ B. L3 t+ z1 B
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
' F' i. W: T: Q& ?; M 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
6 x( S& S r5 q5 v6 S 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
8 }$ B/ n4 \1 r2 H2 R" { 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ! X; A7 S. _& u7 U8 P. I( @
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 $ W( t R* d E& t0 a
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ) b( P5 C. \8 a$ K5 c
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
4 \. k2 j5 E# ]9 H; p2 F4 } 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
6 {. `3 }; ?) m5 e6 N1 O- c7 C% ^! g 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 : p7 a3 ?0 v$ s" [1 ^
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
0 g f3 L; s, \$ O 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ' ^2 M5 S* S$ Y' [
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ) L7 y( s2 r# x7 O% Q) J
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 6 ]5 }- M2 O; R# O7 m
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 . t+ F, j0 p2 B' y
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
- Q5 |, Z4 \5 \) t/ y 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 5 o1 `) V& T5 W1 ]3 ~
9、与本职工作有关的表格。
- U# m) Q. g. ^1 p 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。7 S& V R5 C9 @* A
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