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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：0 N' |5 M6 c4 @; B
做会议记录，写着写着笔没水了；
8 G* _8 {% T( D0 {2 h 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； , o4 s# D! p# u; |
用胶水时，找不到刷子；
! R5 I4 o; J# _: X0 S. g 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 5 s: I) h: Q0 {
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 1 m# J+ ~* f5 w4 E! n9 O3 k
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
6 l+ z3 X( [' N5 R+ q2 n 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
( \7 K m2 g$ h: b& Y1 v1 I 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 9 n; V* P; T3 f7 d0 B3 e
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
5 ]3 N% S1 K T- Q0 | 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 2 _2 _8 D) P' a9 @. R
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
; `, d- o) R. A 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 $ T$ W0 X# Z2 y% ]8 o. ]9 S
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
, t0 n; l# }# a& v) L 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
: g# N; J$ r4 @5 R) F 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
' m+ ?: V% k( r1 ~* k 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： % q; ]% Y5 F* Z7 t
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 / F% V* B6 V1 ^0 A2 a, Z: v% w
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
3 R3 h3 J8 S: T- K B( A6 F 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
: Y% t' \+ x! H 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
! n/ [9 C/ o: J# a- I, O: U. ` 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 3 W5 Q9 }7 @+ m' C- H
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
4 j( q: M3 _* g 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
+ v8 v a+ f4 r4 a* \ 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
; C: ~6 X" I3 f% c% d4 l4 j* W- f 9、与本职工作有关的表格。 % a9 G% k4 E# [( j7 Z; I, M) I% u
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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