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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：( _ }* \/ G. Q: T
做会议记录，写着写着笔没水了； 1 ^7 D' z; C7 W, R) ~) `
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
0 B8 j- w5 ?* `5 Y 用胶水时，找不到刷子； . M4 z" N% @: D1 v
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 2 k. Z! V3 X% v! d, ~0 l( b' s
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 8 h- ?& H( B# c7 v4 r/ M ~
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ! L/ o; J; w7 H) `
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? * `1 `" c: r5 Z) \' x, @
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 - R! X; }$ P7 w& d/ z; N! o! m; d
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
$ X& k3 `; O- @: P 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 * w$ a$ ~8 c" W3 k! X
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 0 p+ j: e+ q, I" f1 W2 o! @* _
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 2 z! I" S- b `8 T
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
5 J+ s. G! E$ s 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 2 X; V* z% j, g5 }/ N: [- q0 Z
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 0 C% s& i, n% ^. o0 A3 s
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： # Y4 s4 P. ?% {
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 k% n+ D- R `
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 9 A" N3 j' H: Z. `# w' |
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 u/ k( F$ I* B1 u9 p' P" g: @7 l
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
" @8 x% `% i' y3 u0 v. F% n 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ; O/ W3 ~4 l) Y! E4 A8 E, |
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 3 H1 O. O, R0 E. V. |/ r+ i5 J
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
# H, |) B+ Q2 e6 v' p) ]6 k; N2 [ 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 1 R( M9 C8 h/ y; b6 V6 x9 k
9、与本职工作有关的表格。 2 o9 h1 O% R/ G l& ?
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。& g' z: U1 X4 Y1 i1 v+ q
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