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8 v3 ^6 W+ [" D( w5 _ 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
: I/ P9 G* S6 I& ?3 [ 做会议记录，写着写着笔没水了； ! F1 a8 L4 v3 i' E5 G. h
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 6 }# E& |0 G X. o' U
用胶水时，找不到刷子； ! [: D4 `8 l" C9 y& Z6 P; b) v
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 1 V/ f1 u/ h( `# r
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 0 s5 a8 C0 l4 j7 P8 c0 ^- I
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 4 ]- b9 U! D, }$ H, ?2 v4 P
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
% P A9 [* f C" v/ b/ z+ @6 R5 B 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 2 v9 I2 W, J( l8 ]" c& q
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
4 Z% |; G) X# z' N+ }" x* E/ u 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ; D6 Y' e" x. M% l: L r8 ~8 S
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 6 E( A" j+ C3 u3 u) @
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
/ u! \. s% Q! K" d4 h 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 & Y. c" q1 M w3 _
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 % [ l" g; A5 ]
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 0 Z, T- |+ u9 J( T
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
- J d# Y* m$ k r* @ 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
8 F- u J* J8 K5 H% p' ]6 w5 r 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ! }: i% \9 d I& A) J% s9 {- \
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
+ k; F( L: M# a8 W( L8 [ 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 0 G& W. P$ W6 y6 U; j |
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
- z9 ^1 L3 `: q$ o 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ! u. N& K9 K7 Q! ]
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 & e8 {# x+ E6 r1 e6 j' S
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 & z8 I2 |5 `$ H3 m) n; R1 Y
9、与本职工作有关的表格。 . G7 B3 y9 E# i2 k0 s) o- ~6 T' [
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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