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# s- n6 A9 Q# W+ x 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：+ z- r+ B; [+ F. c
做会议记录，写着写着笔没水了； + {* Z4 x; O) X: H1 a' ]
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
% V4 S+ u1 N( t 用胶水时，找不到刷子；
. P7 A7 t, J$ v- ?3 @ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； / B7 U1 G) J) L2 W5 P e4 ~
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
2 s7 f- s: s i4 X6 J L$ ^3 ?0 [ 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 % z& B- u' Y( m4 D1 C
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 8 S! r6 R# V! u7 G- u3 \3 j4 A
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 0 J8 W* ~8 h% W0 T+ f; H3 K h
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
0 p6 K9 s2 J+ l! b3 \ 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 , B- i: j# h3 Y8 o% H
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ( L& c' Y" g( Y1 A7 B
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
. \, Y1 @( E3 O7 B% {" x4 r 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
. ~( H0 M5 w" y) O* h- I' q 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
9 ^( K, [8 Z- g! U& R8 l$ J( g# Y) _+ b 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
0 m3 h2 M8 B( c( D+ m: H 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ; z' K1 B4 x8 I$ Z! J$ a: O. C. O
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
! R. F, ~* d2 V( ~; F8 R 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
- \- }2 q6 A2 S* \/ K 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
8 `% ]+ i+ y j9 y6 b 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
/ C, ?9 L% I+ D, h; ?4 U( H 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
8 I1 o: ~; ~5 T4 _0 R1 q 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
) G' t' h1 {# N! Q; Z7 M, z 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
- C* A% L0 h0 r( w( K7 |4 S6 G 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ) t2 r1 R8 {& w3 B
9、与本职工作有关的表格。 , t. D! \6 L# p5 F$ N5 M; g
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。2 s. ]9 ~, n# e
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