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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：$ f V( w* h" d
做会议记录，写着写着笔没水了； & s6 |) {: ~ T3 ~. Z& D
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
; _9 f, k# a; |- m( ?( d 用胶水时，找不到刷子； 5 s! f: ?, I" _7 r
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
! W' D' |4 X( G% \+ N/ H8 E 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ( I7 t: G5 U" d: |
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 0 H' A2 ~# ?; ]2 f0 y, b2 T
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? + L$ w: I$ g7 O4 A
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
0 ^2 l! Q! z$ o5 z! f/ o 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 6 l# T+ O- E3 R1 I4 Q! r
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 " ^+ q. O, n' @6 N7 G$ M ^
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
( O |" p! k8 h; R; Q6 F0 B9 r8 ~ 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
. v, ^- p! f+ A- y' Z 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 2 d7 P# @* \/ h) W0 |' C
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 " x, f" F$ f3 E' y7 W, Q
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
6 h3 t: F2 O. k$ M0 q 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
' N* \' C8 g2 g1 v 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： . z4 p4 y2 F; I/ S% B, {
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
5 o; m! i( B4 }* L' O7 O1 n+ r 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ! T# K1 M+ Q5 U
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 3 u( S7 M, L9 A9 @0 ?
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 9 R) f. H, g' x
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ; r9 G/ m9 Q+ G3 W# R" b
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ) W7 Z4 M0 n, H+ S5 v
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 - m0 b& E4 E% c7 w, N$ v
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
$ d/ e7 P: h, G& e) X( M/ r 9、与本职工作有关的表格。 ; ~$ p! f" j: q" \; L @
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 X8 W! _6 y1 F0 ~0 R
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