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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
r2 c. g% m" J! i7 O; X 做会议记录，写着写着笔没水了； ) ] O, ` Z4 l* a% m+ \
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 0 Y3 r1 V" u: G' ~4 ^5 |$ Y$ }
用胶水时，找不到刷子； @( @, k+ k% Q$ _& L0 i1 }
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
- ^1 \) O6 X% a( I2 N7 _ 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
; i- D8 F" T, x6 ?' I 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 - I' ?6 ?6 S" p4 |; v9 \
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? - d* G5 }' \- ~3 l7 W
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 2 e @ I, d, S+ b6 O$ e3 c' E
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ) \8 k9 f" a, M* a) y7 X# @- `2 ^
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 9 S/ Y# v5 g2 G+ P
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 / Q$ ]" g0 o, Q- P. i
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
; X/ _9 ~: l. p5 U 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
+ m( H) O- q) u% h 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
' z) a2 f0 `; Z4 y! [( ?: n o& O 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
' o) O7 E5 i. T: s$ k* F6 e 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
7 O3 Q5 t) F) v! q; y( k 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： , B# G* k: q' t5 Z
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 3 G Q- y- P$ [
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
3 X7 C! v" C& L- t& [! ~$ @6 Z/ ? 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 8 X. d% l& ~% W4 e) z4 u
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
% t, x, g% w. r1 I! R# ~ ?. k 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
/ h$ m! `8 _% N% F2 l& V 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
+ a* H: W' I% u4 b+ g+ A7 t. g 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
. |. l1 L+ l; Y0 b0 b/ I7 F. P2 y 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 : ?- d& `! v$ F" a5 X7 s) E
9、与本职工作有关的表格。
% D& R4 m& p' z8 V( d4 b# s 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 0 } E* L6 c! K! n0 y/ r$ A
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