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V) ^ g! C) p% ? 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
. U8 [# P& f3 P/ s 做会议记录，写着写着笔没水了； 1 N) f% X: \( \+ F
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
% ?$ F5 b( R9 H 用胶水时，找不到刷子； + X% I1 m) e; L6 _
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
5 d6 r( g k6 H 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
O; w) B4 }! b- h5 C3 G 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
+ H) v& r, F7 f l2 t" G; }1 Q 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? # k$ P& q, i! {. {
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
& ~3 d/ B1 P! l* Q6 @$ `" ^ 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
) S4 k: f6 o/ i 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 . p+ [0 @, r/ [. \6 g
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
; i2 g Y0 l+ x3 |5 w 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
$ v, q# e+ v! { 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 2 b; {( u: M* r- c" ]
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 4 [+ c5 m6 T* l+ R& t
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
% m& u4 t/ D( @* _: X 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 ) C! A, \! ~* g' w. o) s+ y
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 8 n$ i% w* O* x
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 $ X* d( o- w( x% P: f
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 $ F7 D2 W) O: W5 Q5 |1 k
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ' C4 M( z, t" p% _. g* W
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 2 {) a3 A& p2 g" r( D$ H1 j0 G
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
0 A0 ~7 R5 q4 p 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
9 ~) A7 x' ]; J0 O; t 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
# l0 l& s; D/ a" A 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
7 @! i( U5 ?+ l 9、与本职工作有关的表格。
& z+ X; N0 k; H& C: s; q* q6 f4 ~! J 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 4 ^7 N& z* ~ t [
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