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* q& E% M1 }* ~ [1 r3 y 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
$ ?1 H4 ^8 U( G& j. j3 u0 p 做会议记录，写着写着笔没水了；
: ~' p" ~0 O1 n5 @' K3 @% t# r5 h 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
" e' r: e1 f A) s8 `# k/ ~; O 用胶水时，找不到刷子；
4 O$ @! ?7 K* p; n. F 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
: X" }5 ?( g0 q 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
|1 l/ ~/ F" k" `& x# R 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
6 N9 E! x5 N+ b Y. k. E 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? # [6 O" D) e5 e8 W
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ' F% X0 ]- K* g- y0 L
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
/ R& F6 J: L) Q5 Q) C7 N( \ 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 $ ?1 Z7 ^- _, b2 t" C2 n
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 # G+ Y. T6 [5 U" N. o- S
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
7 `7 w9 L4 U, J; @6 X, ?1 E& g 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
# I+ T+ U( O: q' j 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
# _5 O+ c+ ]; g4 D, K 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ( N+ h; a& K) n/ _
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 ' o( K- j+ P1 o4 p: e& R4 R4 Y) F
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： . s8 e( L. w7 Z+ n- A, X
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 7 [) z" S" ?2 {1 n+ G) e1 F
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 * |& c: ]8 A7 K3 M
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ; z. i# i$ N3 F+ s0 W1 E% q h
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 " C, x! T7 x9 j
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
g; b. n4 ^- ~' K9 ? 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
& H3 ~+ j0 T5 B, V! `* N, n 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 I: b1 \" u' J' e; v1 G% z+ A
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
5 t5 M+ m; W [. b9 e7 B/ I 9、与本职工作有关的表格。 + a i- V: C3 h
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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