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# A5 f/ e* h, j2 N& `# O: e# J 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：- q1 C/ c P0 v
做会议记录，写着写着笔没水了；
2 r9 M2 k( q7 s" h, p) {4 p 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
- j, F$ X% G, S1 H: x7 N 用胶水时，找不到刷子； 3 C5 j$ g% {2 P, K2 p; o1 A
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； " o& v* i7 F* P: D5 T
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
/ ~. w& G6 f4 U 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
; q, ^+ A* K% B% f9 G9 p 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ( D8 d0 K- F; i
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 5 I( ~9 Q$ }- p3 E1 j9 Q5 I: u
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
# T, X( h/ |1 e 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
. \7 X* ^* F0 \; @+ X 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
0 G0 a1 o$ a, }$ E' f 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 9 q: K) O0 S# \ Z: V
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 & q( ]/ U2 w8 [+ [* N9 x& S
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
( E" u# H( Z1 I, G, |/ e( m' K' K 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
]) @/ Q1 B& T 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 : ^! ^3 G% S2 O
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
* w2 j/ u* n: l* H 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
* S( {) W7 J. K' Q/ g 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 + `* b# H1 m+ d2 h) z a# P# d
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 $ y8 s1 y( l8 `9 [9 ^: x
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 - S3 G3 \6 S; C" _
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 2 C5 G; O- }7 {, u2 \5 S
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
) }* \8 \! A* D. M3 Q 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
1 E! H* v, g# b' u! M 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ( \) i. u, i3 R- T- p9 P/ G/ L+ [& [
9、与本职工作有关的表格。
* W' g$ R+ Z3 h6 y: x: e: v( a 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 % j9 k* r$ i! B9 i/ v; b1 i6 H
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