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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：( p5 d+ A; a* |% Z& G4 ?5 w1 H
做会议记录，写着写着笔没水了；
6 |3 M7 |: ^. @, I f5 F 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
2 G, t- p$ \2 ` t 用胶水时，找不到刷子；
) M1 c; `8 Y0 _1 [" A2 E 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 6 y2 E% p0 e3 D r7 H3 D, V
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
2 p. |( _- k+ L( R4 y" P$ E 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ' _6 g9 d* y2 e* d
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
1 T2 Y. c- T7 c& l1 A 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 0 g! \/ ^2 H) |/ x
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
0 c5 O. @& q! b+ P 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 : M* c; {- f0 u" y& X: M
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ( u m2 d( s" z$ u8 P& V
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
( Y8 Q# u1 y/ c; t# a; k4 t9 B7 H 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
1 S. }; E9 Z' _8 |) N5 s 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
: i, d/ @! m& \" } 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
7 z8 i, k- ` j' j 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
9 p7 h' Z) O: a- [1 g. C2 G7 o 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
* O. Z% i2 D8 S t 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
9 @7 C: Q# R, }1 A3 x2 e 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 7 P$ f3 w, I. c) C2 }' E
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
, Q7 _" j8 Z2 J) E 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
t9 i' T8 J! |: P7 ~ 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 9 n* D. V. i6 y# Z9 b
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 + \# O) @# ~, @
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
: m" ?6 D4 J' w' ~ 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 % a5 }' P5 g3 l3 z6 R' l! l
9、与本职工作有关的表格。
- j; U7 S# I7 C1 Y; M 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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