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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：, ^" ]8 f) s! P- f
做会议记录，写着写着笔没水了；
: b9 g d: z' c! J5 s! ?# N 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ! U# S+ c, s) @2 x( n6 Y! W& [% w# K8 {
用胶水时，找不到刷子；
" R8 i5 _1 F! H% b' X0 N 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
6 c+ _3 N/ d& _% @ 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 0 j! ~% Z% c1 J
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ; {5 U& N- ^% Z/ U% c* Y5 V1 J' {
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
% T" F: L1 b% e 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ) P4 p# ^/ _. a
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 - d& ?' f8 M P2 b, q
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 4 H( s/ T7 Y: H) D' Q, r
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 . W, f# f3 w# `) {8 D
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 1 }" }) E8 T' v/ J/ ^& \
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
' i: Y' n, _! O" O9 @% b 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 % h1 H- }8 A* G
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
) U$ I! o1 G- t c$ i9 ^! a 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 % @; l5 ~$ ?9 [% H0 T* l) R
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 8 c/ k0 Z. ~' O* E9 m8 k7 b" ^$ X
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
% ^5 d* q) B+ H" w6 t6 S 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 # G9 L3 c/ z" v* D3 A x
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 h* C" H* ^5 c" X" U
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 5 N" L# q* [9 q% N* L6 a8 V" O% ^, A
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
! }0 {! k! j# [, ]% j2 r% i+ f) G 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 8 T, q8 \. R' F5 |1 c
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 $ A6 h0 R0 `+ e4 `% ]4 c
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
- M8 e! J1 n' a) `7 ^0 v' t 9、与本职工作有关的表格。
% e6 D4 }+ z. C- @5 i 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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