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/ X' z' b9 k, C7 G 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
7 i$ _& N$ s2 w; W# u/ H- ?/ S 做会议记录，写着写着笔没水了；
' z" | _9 i4 S" u2 z: b 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
1 R/ N% \" V" a0 B2 U' x$ s 用胶水时，找不到刷子； a+ z& t( O3 M: y$ K! D
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
1 l$ ^; m& j( |4 Q2 d2 [3 v 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
: r4 A% ~( n& k: R: M 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
* B( y) B ]# D+ \2 N! r% ?9 p 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
' x8 W. `. F. ]3 f: m; i 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
! P& t0 P' m& l 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 8 O4 d+ V: N0 N1 ?9 C, A
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
) O( U$ U* L \ G 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
3 e( n8 M0 C8 K+ N5 f( { 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ( x; Q: W5 [# W0 Q
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 * j3 w( w7 e( l1 j8 i5 C$ v
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ( v$ U9 R! b6 m. U& R R) {
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 6 I9 b' N+ [: W1 c; y" r: r
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
/ I$ e1 e% k; D6 h 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
8 P+ O! ^0 }9 s6 z" L$ L 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 , u* `; o& i) _- z
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
8 E0 O7 v! N! V& z 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
2 j% B$ u; |# l 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
& y! N; c. x0 I 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 6 o4 w1 K5 l( t- @( \8 W& v9 _. X
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ) S" A& |( L9 q# f" X
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 , S; Z" k2 ]. \
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 - `/ n$ f; b! ^2 l
9、与本职工作有关的表格。 0 P+ V+ q9 E! p
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 . M. m8 x2 ]9 j0 {( Q, d
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