1. 提前到场 M- E! B4 P4 L& S/ B {7 _$ s
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凡组织集体活动——集会、劳动、操课等。主办的公务员应早于其他人员到场,起码应早到五分钟。
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平时上班,公务人员应早于领导。起码提前五分钟到位,做好必要的准备工作。' x/ I: c1 Y! r1 Y0 v
- q: j; V, s" Q* P 2. 对号入座
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开会时主席台上领导人如何就座;
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就餐时人员如何落位;/ K" l1 l& y; U" E, V
9 o/ }( x1 }6 G2 n2 z- c 合影时前排位置如何安排。0 k. Y, z( v0 Q9 J0 a: |
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+ Y+ G& A& ^9 v9 j7 F5 G 主办的公务员应事先想,写好名单,放在或贴在适应位置。人员到后,自然对号入座,会省去不少推让时间。4 I/ W' d7 p" e# G
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3. 当天回复
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接到来信或电话后,若是需要回复的,最好当天就写信或打电话,这样做,一是尊重对方;二是省把事情忘了。
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4. 先远后近
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0 s& x+ V7 c$ M/ V7 o 当你同时接到两个以上的电话时,可让近处的来电人停几分钟打来,首先接长途。近处若是领导人打来的,可在接长途后主动打过去。
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: ^. W& F t! T9 x; Q! k1 \) N* N2 V6 I 5. 锁门应急
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5 p/ U# \. f7 G; y, V& D+ F 当你正在翻阅、撰写、整理文电材料,有人叫你,需要马上离开、来不及整理桌睥东西时,那怕离开只有一两分钟,也一定不要忘了锁门,以免失密和丢失东西。 j* h' R( w+ w/ b7 T h/ [
( r7 ?/ S9 H- D) q/ r3 o) H2 C 6. 一次到位; H0 [8 R. L* N4 V
2 i' }5 h. P- w/ I8 a- N' i 经常使用的登记本,例如印章使用登记本、文电登记本、住宿登记本等,可用回形针将用过的纸页别起来,下次用时,可以一下子翻到要登记的那一页。避免一页一页的翻,浪费时间。
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7. 交接清楚. B; U" l% Q/ N* K! a3 j; t2 |2 Z& n
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工作变换,或临时出差、休假,应将自己分管的工作、文电、器材等,和接手人交接清楚。必要时,应一一登记并由领导过目或监督交接,避免以后发生不愉快的事。
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8. 夹塞呈文3 V) J' \4 G- n3 M5 S6 T3 o
) z6 u2 s/ e9 P7 }+ k7 a 实际工作中,领导人陷入会议的时间很多,因种种原因,会议时间的利用率又很低,这种状况要改变也很难。在这种情况下,公务人员应学会夹塞呈送文电。就是说,在开会时,领导若不是主讲人,可以呈送一些需急办的文电给领导看,以提高工作效率。% q" w9 l1 G" j
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9. 标上拼音
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实际生活中,常常可以见到领导人在传达文件时念错字音的情况,有时引得听众窃窃私语,甚至哄堂大笑。不仅影响了对文件精神的理解,也影响了领导人的威信。解决的办法是:承办文件的公务员,在文件呈送领导传达之前,应先看一遍,把冷僻字、易读错音的字标上拼音或写上易认易读的同音字。5 G( l# Y9 K( C8 A+ \2 [$ b
# L2 ?) Z" @+ ]- {汉字太复杂了,不是专门家,恐怕没人敢说认识所有的字,都能把字音读准。因此领导人念错个别字音不足为怪。公务人员应理解到这一点,自觉地为领导人把好关,服好务。
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10. 巧用纸篓
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( I4 V+ R0 d: Q( l6 F5 w 一般单位都有专门从市场购来的废纸篓,倾倒时,往往因为挤压太久不易倒出,有时不得不用手去掏或磕碰,既不方便又不卫生。为解决这个问题,有的“老机关”用旧报纸订个纸袋放在纸篓内,需要倒时,把纸袋一掂出来就完事了。
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, a% E ^6 @3 D) A3 j1 w 11.见缝插针4 y: ]6 Q! v. g3 X2 N5 u; e& e( K
( q7 T f6 k" C' e* g5 ^ 由于种种原因,我们现在开会往往是提前一刻钟或半小时以上时间进场,开完全会后到下班又有一段空余时间。其它还有出门等车、看病候诊、买东西排队等不少“等”的时间,浪费了,实在可惜。若利用起来想一点问题,或看点材料、书籍,是会大有收获的。有人计算过,假如每分钟读300字,每天读15分钟,一年即可读6万到10万字的书20本。
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+ C: A# K. w: y- N 12.自创符号
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$ y, L' C8 ?. ]$ y$ s 听报告、做会议记录,或自己“灵感”来了需要记下来时,常常感到“笔不从心”,记录的速度远远赶不上说话的速度。为解决这个问题,有一门专门学问叫“速记”。但要学速记也不容易。简便的方法是自己创造文字符号。例如社会主义可写成“社——义”,无产阶级可写成“无——及”,等等。总之,所创造的字词,自己认识就行。记完后根据需要再用标准字整理。, H& @" x4 b7 a- K1 _
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13.闭门谢客# q/ O2 \" T8 S+ O" P4 E7 {8 k
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就是把门关起来办公,这样可以减少干扰,防止没事的人串门聊天。天热季节不得不开门时,若工作较忙,对串门聊天的人可以客气地请出,以便集中精力办公。
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* |# R+ {* W$ n U* _& Z6 ] 14.请写作假
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% e5 i6 }' [( T- G 安静地方出文章。公务人员若起草比较重要或文字较长的文电、材料时,可向领导请假找一个安静的环境去写。如宿舍、图书馆等。不要坐在嘈杂的办公室里硬写,——这样效果不好。
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15.自备资料) m. z- Q; `! T1 C7 A/ F2 F8 l
+ r# |6 m' b) V) v( j1 d3 J @" x/ m 经常从事撰写工作的公务员,应注意自备成套资料。经手一项工作,整一套资料,这种整理,不是事后“档案式”的整理,而是开始就进行的“过程式”整理。具体来说,某项工作开始了,上面有什么要求,其它单位有什么经验,本单位有什么情况等。随时都掌握以来。这样,当工作正在进行中需要发指示、工作进行完需要写总结时,就能很快地拿出东西来。. x7 x+ V& V) m3 J7 { r- ?
5 Y$ g- C( d k- V L/ @$ Q; A( i 16.适时提示. `9 p, Y; t+ B
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公务人员除了应办好份内的事外,在力所能及的情况下,还要关心一下同事和直接领导的事,从整体上减少失误,提高效率。例如,同事或领导几点几分有个会议,快到点时,不妨提醒一下,以免当事人忘记。再如当同事或领导一时想不起某件事或起草文电一下不知如何下笔、而你又知道时,不妨提示一下。这样做,一定会受到同事和领导欢迎。
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17.事有回音1 z3 v+ P- w. a1 u2 |
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当同事委托办一件事或领导交办一件事,应做到及时回音。何谓及时?一是开始打算怎么办讲一下;二是办的过程中有什么问题讲一下;三是办的结果如何讲一下。实际工作中,有的同志只想到事情办完了报结果,而有的事“结果”出来的时间又很长,造成了交办人对承办人的不满意。正确的做法是:在办的过程中至少报一次,省得交办人挂念。这也是个新生交办人的礼貌问题。
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; h' d, K! K1 i9 g; R 18.慎重许诺0 P$ C0 g4 T+ Q( b% K2 L
8 T. s* K6 K. f0 a5 h1 w 同事委托办事,要实事求是,能办的则答应,不能办的不要许诺。千万不要爱面子、不好意思,把不能办的事情也答应下来,这样不仅会误事,还会影响同事之间的关系。' ~: M7 i0 O$ f9 v* ?( R
: K D& D/ N( w 19.抓住要点
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