常用公文的定义、特点及撰拟要点(九)
8 C) d" F: K) L0 B9 N2 l+ d/ l第四节 表格文件的设计与填制
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一、表格的分类2 y: [! E9 h! t W/ B% A
: {& r/ B3 D5 @( S 文件的分类表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件,它以线框表明字词的具体含义和组配关系,可以更加简明、直观、具体地表达信息。
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% y/ ^2 e2 N7 K4 m5 M 根据不同的标准,可对表格文件进行多种划分。
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2 P" s, N, Y4 C) _% `! |5 w 二、表格文件的结构格式
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表格文件一般由标题(表名)、正表、说明组成。5 H( a4 u" y6 O
5 O3 S. p; g' o+ K4 H8 V3 t 三、表格设计
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8 w- y8 F5 N& F+ R+ o& @ 表格设计的内容包括:明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式;选择用纸,确定幅面规格;确定文件的图文区与白边区尺寸;确定文件数据构成;确定数据项目的名称;确定各项数据的位置与相互次序;确定各栏目的尺寸;选定字体字号,选定线条的型制;作出有关数据的定义或说明,形成填报说明书、术语表、计算公式等。0 O' e- ?- v% ^2 m1 Y3 D- K
9 S; \( x! O7 _8 g, J4 d 表格设计规则是:实用、标准、通用、简便。
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四、表格的填制方法
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填写表格文件时应注意:用语要高度精确,保证语意单一明确;字迹须工整、清晰;按规定的项目和内容填写,不得随意增减项目。 |