常用公文的定义、特点及撰拟要点(九)
. W/ m$ h1 ` T F6 ]3 c* ?; q第四节 表格文件的设计与填制5 n8 Y6 R: s# T4 [7 B$ u
' k+ I! f% t. E9 f0 h 一、表格的分类
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& g; N% T3 [: y$ ]. h5 Q! R: | 文件的分类表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件,它以线框表明字词的具体含义和组配关系,可以更加简明、直观、具体地表达信息。" T/ y6 D3 k1 x& G3 `
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根据不同的标准,可对表格文件进行多种划分。! I; q1 n6 O& p* D( H% [2 V, r
6 t6 t+ u! U' p8 z 二、表格文件的结构格式5 _4 e0 `& Z' F r& u
& u+ K( Q c3 j: G 表格文件一般由标题(表名)、正表、说明组成。
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三、表格设计4 f- R+ V8 @ Q7 V
- j- H: t0 b3 b 表格设计的内容包括:明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式;选择用纸,确定幅面规格;确定文件的图文区与白边区尺寸;确定文件数据构成;确定数据项目的名称;确定各项数据的位置与相互次序;确定各栏目的尺寸;选定字体字号,选定线条的型制;作出有关数据的定义或说明,形成填报说明书、术语表、计算公式等。8 S" w. C; P; L- l
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表格设计规则是:实用、标准、通用、简便。
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四、表格的填制方法$ N7 I8 d9 q+ d1 D, O
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填写表格文件时应注意:用语要高度精确,保证语意单一明确;字迹须工整、清晰;按规定的项目和内容填写,不得随意增减项目。 |