网友问题:
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办公室秘书的电话礼仪有哪些?8 K6 h* ~- S6 n+ \5 Q
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老秘观点:
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办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。 & k7 T! A! J! ?+ I, y+ J* C
■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。
1 d [, I8 i7 Z5 o# q ■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。
: o e" w# E8 R ■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。
8 w8 e) d6 U/ e( X+ m. L7 M1 U ■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。
* Q( S' g# G! n5 Z& | ■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。 9 Y- M. w8 p8 e8 _( n4 R* ~- r
■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。 8 U' g9 H6 c6 M
■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?" 3 s! J% Q2 R/ f2 O; z0 d
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