职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 5 }- D9 l" h8 i- N9 g
: x' s! F8 p, b. y! l9 A$ l) t
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 & V4 o6 r5 d* }6 E2 R% f
3 D' i" p& O8 e7 b
一、秘书的职能
$ ~7 [9 x/ q# k p5 Z! l. ] 1.辅助决策 + S( L9 J5 H2 f- Y9 y# [* x: b c
/ X( Q2 D' F5 p. q, p5 I' k# \ （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 ; J# |% P% O* d" }7 I8 {
0 u4 [/ B* _; Z5 e* B" G# ^) J5 G* c
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： % n8 D/ L5 [0 x% j5 o
1 [7 {7 A& x6 k 辅助内容的综合性 8 @' e; S5 A$ ?. [+ E
& l2 _2 ~, Y5 h% o' G+ ~
辅助时间的经常性
$ C; ]$ _0 y) m( q# Y8 b% [& g1 y+ g! S
辅助环节的全过程性 % n: n l c5 `5 p4 u
* u9 d. ~$ L j9 K) a+ ~
（3）、辅助决策的原则
. _) K/ u- c, n* l* F& W$ x$ u
7 }9 J! Z( q4 a% M 超前原则
, Q' M4 l3 X" t
! ^8 k s. Q# q4 T 定位原则 / C: `2 _# e( M2 h5 C% Q) A; Q
# w }" x' n% [3 q8 r5 K
信息原则
2 J& o; Z" Z k! H. l, |
~0 u" g& w5 ] 谏诤原则
) K. }- F: B! q+ |/ k. b; _3 a9 s2 m' B" A: {4 v3 q% ]3 ]* L% M
（4）、辅助决策的过程 ( D- c! K O L* L" M* n
8 B( e7 v5 H5 q
协助领导确定目标 - `1 T/ ~9 V2 E7 ~: Y0 Y6 S& i% w
+ Q: w8 z! D( f: W
协助领导设计方案 + O0 l0 z& S# R' V
( j" j9 l% e* X P
协助领导评优选优
' ~! G+ L! T& Z* G# n" P/ C, a0 k- A- K" {
协助领导实施反馈 9 A& D$ B9 k5 f# p
( P7 \& H! f0 t# u7 B( c8 ]5 q& z 2、协调关系
9 L) U/ X& a0 J
3 Y$ f( I9 e$ {$ {& Q （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
* X. o5 A# W' d( Q y8 O0 e& j4 f1 Y3 q# n5 p3 I
（2）、协调关系的特征 3 B- J0 q0 Q. O8 T
D; B( b0 r1 h3 b& l% e" U4 Q# I6 [+ ~ 从属性 / q s* |, q7 X: L6 Q1 Z
% g) }8 A5 n$ D3 E7 O/ A
广泛性 0 {4 n' R: N8 D: Y1 i7 a) ?& J
/ ?! g0 e' L3 R+ U# f4 X
间接性
! x) M6 u8 l+ G/ V7 ~: Y# D( I
: S( S8 b. g4 ~ }$ `8 I （3）、协调关系的原则
/ l, u& c7 D2 y) @, D1 |+ O! t6 B, _ c# b
政策指导
, `: _' @8 K2 H3 r" V8 o: s
# q7 O4 @5 m, s0 M2 [0 z/ p( B 客观公正 ; j8 Z7 K0 b0 ]" w
" u* \0 `: }) z, b; B
平等协商 ; H( F/ G7 u: H5 M- u6 w( M- X {
) i, B8 T( m. E
注重整体 # p* Z- j" [" O. b9 w. G
; n* a$ O" o, [4 D- t8 X) G3 ~
灵活适度 3 F( O* D( G7 S# j0 ?7 I
7 P- |! i+ Z' q+ J. h* B. c+ ?" u
（4）、协调关系的过程
" Q {4 B1 \0 {: X; b5 u _/ x- r3 y" H
摸清情况
$ G+ Q3 K S# `3 z2 q: U2 V& I* z
' t0 i& a( j5 X" w 找出症结
; _& t; N, V h5 l/ N
# t7 e# Z9 Q8 l4 B. L8 h2 ]$ S 恰当协调 : q4 x+ L2 t, f' ?
& }4 ? A0 R& ? 督促落实 ) L) C! U9 ^2 r% ^7 }! e& [& R' y. _
h* o) ]5 {; v: H, E& P' ]( m, ?6 }
检查反馈
8 g4 C+ Q8 M ?6 E, @
6 p, k' @; R: }( D; U. } 3、处理信息 ' P1 a; J* t, ?: d: j1 V' W0 N
: o" }: @8 o) x# ]
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 # ~, H. e0 o- Z! y$ M
+ ~, Q3 ]+ @- w- s, a$ u" C+ a （2）、处理信息的原则 ! i5 G- H" b; E
# {: x- Y4 ]; s, C+ z9 e/ j; a3 m3 G/ b
及时性原则 - l$ _- S" g- I+ T; U1 k
& [9 f6 ^2 I' t( a( K
保真性原则
5 I# k" k, u" S& R
# }/ l$ i" d( G) o, P 适用性原则 9 R% ?4 i6 d8 I6 j8 d2 W( u6 m& K
, p# ^# ]# o- |' n; P
预测性原则
& P' `; m. W# h; E6 c3 [
; n8 H7 i- U) ~) q4 W3 M （3）、处理信息的内容
; K# [1 ]) y3 G+ W7 R, Q
9 D/ E! c& J# i& F9 I! z+ t' S1 A 历史信息
4 v8 V0 _% K' ~* L& x& Y" d6 Y5 c# h/ |* W0 E
上级信息 2 H; `% v/ Y; H7 `
3 }( m' G k+ k5 `. f8 n4 E
内部信息 $ d- e* e- \7 r+ ~* R7 Z
: i' C) U/ d/ J9 K& D8 _
公众信息 + o: Q7 L+ s* ~8 X& o! v
+ @5 u6 h3 `0 K! C 社会信息 1 t% Q! r3 y% Z. \- X
3 \) ?) w- H( A- ?6 U （4）、处理信息的过程
' |. z$ F% c- N, W# \! J$ y+ l3 q3 [& \
信息的收集 ! e M% H- {* J/ y0 S, T/ g6 U
" M- a' c- r& G0 p7 g 信息的加工
. d( E Q8 X* D8 c7 { o/ L8 L
- x& S6 P1 S- X9 E# K1 {- ` 信息的传递
+ G# R9 r1 a% ?- V4 Y3 N, g$ t! } [) |7 s; \& ]
信息的反馈 ! S9 y5 M. t8 _ k
/ [: m* m! h( T
信息的储存
$ Z6 o2 A) {1 t0 o* P
9 q3 N4 b! L1 }- d3 w0 |( }% c 4、办理事务
5 k( F& C) e4 F7 V- n# ?. d& I2 g. N+ d5 j: u; }9 I
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 5 v# w- R! W+ e$ [, p8 T
% a) E2 c. J) h3 u9 ~, l# {6 T （2）、办理事务的特征 1 U( x! L/ K* d3 D9 |+ m
: u0 `# x( Y8 A, L 综合性 6 s g1 C9 }' d; q6 L- J" ~ [ `2 D9 C
/ u8 h# ~# C8 S+ T2 |4 {/ N 服务性
8 _! G+ M9 A+ s- f& O: ~9 j% t# j1 o; R
繁琐性
7 ?! \- ?4 y2 r# C
# F l8 [; s& o 突击性
4 `& W% F# A- A: P& q# U+ c
4 D3 c" R+ {- R; x( V （3）、办理事务的原则 k" E x# Y. m6 M: r( q, G
: ^, y9 A! z5 l: Z% Q6 J/ e 被动中求主动
! v/ @ s/ f; c1 `' l$ r1 r5 Y4 r
原则中求灵活 - t+ T! c' l: p% h2 @) ] m w; R
: E8 B$ r' @' n! I5 z: ~
繁杂中求规范
+ v2 N. }' Q# S D$ K8 r, @# D( K3 ~+ X8 G, l$ Q) I
（4）、办理事务的程序 $ i- }# `* D6 l D' p9 K
9 L7 Z, [4 f7 [ y* ~7 U# \! s
自然程序 7 W. E x6 U4 E/ U
1 g2 A. e! E+ @& { 理论程序
: L; W! A# @& i9 `8 y8 q: _1 g& B5 K+ X" r
指令程序
; K7 ]8 J+ Q+ L, Z, A
% I) b, n8 Y! U1 q* _9 e' w% [( Q 法定程序
+ ^5 h& c; ]; L5 d9 E, @ s
% V: B$ W( r7 \0 _& T0 p 技术程序 - A ~* {* M9 q0 W0 v' |
& b C- \1 s% U& q, m3 x
习惯程序
+ [0 L, s9 n/ X' b6 X: y7 u* ^& w. |( J- Q8 q% [% k* N: {/ k1 ?8 q
二、秘书的职责
# v, Z3 q _5 @3 C 大致也有以下11个方面：
. n; h! p5 S$ V. i. h+ t# p8 B+ z) W( n' l2 o
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
, G- ^2 q* z( c6 d) y' G7 \3 ?% z( z# N2 P( W
接待事务（来访接待、安排服务等） - g+ e! @! y7 _+ x4 A
$ q! N/ W% X, J' } ]3 s8 S3 {3 u 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
9 }6 t3 {) h' T2 k: h, M
0 r' [& L( X8 o* L' V, q; J 行政事务
; s( F& [# V% T5 Q$ r2 m+ g
l+ q# u7 Z6 i$ Y" x7 y: M( y 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
+ K( w8 o0 I0 X0 v" `- S1 l* B! H
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
( T9 F R6 B3 V, r8 f) T9 c" x3 c& \
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
7 k- o) C- c- W; J- [5 x+ o
/ q# m8 f5 B7 Y/ ? 写作事务（各种文体的写作） 4 x. L- R* O5 ^' }7 Z" F* N, q
; y4 I2 h0 c( c s" k 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
% U& V: k, |' F O- ^/ S0 E% A+ d( q
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） ! i% p$ i& R+ Z/ M% I5 k
) q1 b$ N/ Z' b+ v+ t 其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
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