浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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9 J) `' w' x: e& F9 d( G　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

2 q' \- f* X, {* Z8 G# I　　一、秘书的职能
# V+ V& p# c4 S- t! T　　1.辅助决策
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) R8 k2 p+ O; Y! i! F. P　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

8 `: U- x* O- ]! W8 L; h) U, U　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

　　辅助内容的综合性
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　　辅助时间的经常性

( e' p2 u8 @! ^　　辅助环节的全过程性

　　（3）、辅助决策的原则
7 y9 R7 }6 I& a" H$ m$ Y
　　超前原则
, Q- j" K; J. b) u5 F4 U, i
/ |( t0 M' J- K) V2 U+ m( N/ A0 |　　定位原则

　　信息原则
* `- Z+ O1 ~& r! M9 T
1 ^& O8 X* V# @4 a0 @5 K: @　　谏诤原则

9 ?, P% L0 o9 P8 e# S. l- v　　（4）、辅助决策的过程
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　　协助领导确定目标
& A% R" ^) z' N* p6 W! R
　　协助领导设计方案
6 e/ m  F$ V2 f7 l
　　协助领导评优选优

: z0 x8 `! E: G# l　　协助领导实施反馈

　　2、协调关系
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　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

　　（2）、协调关系的特征
$ i3 Q/ G" d$ j) u" V8 r" [
* \! D1 V' T, n3 U2 K) o6 F) r) l　　从属性

　　广泛性

　　间接性
0 F* \7 a6 a7 C" S
　　（3）、协调关系的原则

- u) B) m: u: Z" J　　政策指导
2 K( b' P0 f0 y2 X3 m0 G9 y
/ g' _2 C; I0 `+ X$ a+ V, B　　客观公正
4 v# h4 X: F  I' L
　　平等协商

, O: M" w' Z! T& A- g: q　　注重整体

　　灵活适度

* n$ N* m; z) b　　（4）、协调关系的过程
8 a! t  r3 G6 \9 m
% \  m# @. O: W# W: D& |" }( p4 F% T　　摸清情况
0 N( O) ^4 C, d. p
　　找出症结

　　恰当协调
! ~  A- l- d* t
　　督促落实
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　　检查反馈
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! M2 g. d& t! E: b2 Q  ^7 B　　3、处理信息

　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
3 Y4 e. z$ m8 {; e
1 G" u: \2 p. ~) |( Y2 c0 b% @0 t　　（2）、处理信息的原则

　　及时性原则
  v$ c# a$ N( P7 L
9 l0 h" O( |7 H8 J: Y- R　　保真性原则
( u& c  @$ ?$ ]1 o$ D1 |( T
: H  P" T- R+ j　　适用性原则
; w% o' I/ v( ^* O/ x; K2 z
* a, G8 ~; |5 R) J9 F: t6 L　　预测性原则
3 f* M, V6 W7 {, d0 S
　　（3）、处理信息的内容

　　历史信息

0 \& B! K7 V, z* }6 y$ E　　上级信息

" ?' @* b: \& w- @5 d3 u　　内部信息
4 r4 |, |' ?8 m* T* n4 V5 Z
　　公众信息

1 F' j: F! i$ o: T　　社会信息
0 c7 C9 z3 k) f: R' u
6 j4 e$ r$ L9 n# @6 \3 I  {+ J　　（4）、处理信息的过程

5 G* d, @# \7 l　　信息的收集
6 f" X2 P  c4 A) d3 B! X" U
  r3 s) o5 C: k* b5 Y# S0 a　　信息的加工

/ V4 @5 R5 P6 N" D; c, a+ y  o　　信息的传递
6 C4 N0 B, c" o! i- J& u
7 l3 f8 \: ^$ y- y. P/ }3 Z5 C% H　　信息的反馈
5 ?& B$ d+ d8 `' j8 C, {' d
8 I0 ]7 Y/ ^* p4 \# e　　信息的储存

9 n3 B! |4 n) u8 Y( D+ R4 h　　4、办理事务
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　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

　　（2）、办理事务的特征

! c% y+ ~. ^2 ~  [* d1 L; G　　综合性
/ K+ i, J9 o8 \9 d
　　服务性

　　繁琐性
2 q7 V0 v2 s6 i0 _) ?  }) s
% ?" x$ `! \, v' R0 {　　突击性

　　（3）、办理事务的原则

　　被动中求主动
/ ^" q( J8 ^/ A) R
, R2 h1 {+ g; k6 o　　原则中求灵活

- O5 d- s7 X7 Q　　繁杂中求规范

　　（4）、办理事务的程序

8 y' d" h$ n' F  z8 c2 X　　自然程序

　　理论程序
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　　指令程序
& F7 E2 E+ U5 I7 Y/ T5 S) `
3 v: |0 W* x% q+ i  f2 `　　法定程序
% C5 v/ Z4 _& r; l' ^! M
* E' C$ F7 {3 N/ P/ ?5 P　　技术程序

　　习惯程序
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( s& A* F8 _: i- {7 q　　二、秘书的职责
/ h! Q& @, T- \4 C- c* L% W0 u( T　　大致也有以下11个方面：
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　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

　　接待事务（来访接待、安排服务等）
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　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
* S; C  y1 s4 I; X& o; p/ `( x
  ?- n1 l  C0 t* C　　行政事务

6 f) E- `: f0 Q5 [　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

' X# d6 }: a3 z+ A　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
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　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
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! W$ F1 p6 W  f" g　　写作事务（各种文体的写作）

　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
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9 |. H1 L7 Z- P- [　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
( X3 a7 l' K* w8 w0 I# V/ t4 E
　　其他领导临时交办的任务