职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 1 L$ v) l+ c9 z, P
8 ]( V4 F5 ]3 a, c. D 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 9 ]! p9 D6 ?' K: \3 z3 R
! Q, A9 V Q. r 一、秘书的职能
% C" N* F/ K2 U" ]$ B 1.辅助决策 # W9 V8 ~& i- ?% z& E1 H
& z6 F, ]7 N V+ X/ L5 Q; D3 S （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
1 y r8 _* E9 P- O# j; ~' J0 N1 q5 C
% D5 x: m1 ~! ? （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
: M0 A% p- N1 j! s* Q
9 y4 @. q0 a. D 辅助内容的综合性 9 a0 s2 X4 z. i3 z8 | o
4 r$ R* {; e5 I2 l/ S* i# ^
辅助时间的经常性
) v+ R5 P$ \9 r7 `. A$ l
9 t3 o) m# f4 E$ x$ G' h 辅助环节的全过程性 , S, s( \; I0 k+ N
7 c) U. {5 W2 |8 }* @ （3）、辅助决策的原则
; K1 t2 N% K4 V: Y0 [1 ]0 F# q- h" |' @
超前原则 + `( J& ~1 H# G, ~4 U9 U
. B/ ]0 h8 b0 \: Z, x3 G' a; C
定位原则
( y* i4 \% w& e7 P2 s! a5 j
0 A2 C) r! c+ T* a, B. P/ c 信息原则 % l, V2 n4 t4 ?1 t
# x( q+ m4 U# ~& b8 |/ e
谏诤原则
6 G; K- R9 s$ E. L& U s% ^+ P9 }1 f. v8 N
（4）、辅助决策的过程
* r; G. @& B0 [3 ^% i! t. y5 Z! X+ }* H/ j
协助领导确定目标
, D, V, ~! h3 T0 h0 ^- n# g
+ [" E5 F3 T6 | G/ m/ y 协助领导设计方案 , l& P) C! _& M( g9 n/ A2 k" A
. o; Z* L' |- D# W% @8 n9 Y' Y- ?
协助领导评优选优
) ? e0 b9 C. J
1 D: d7 q0 i5 y: k+ L2 x 协助领导实施反馈 - d9 I) D* p3 ^" n# E4 o. I
V0 p3 Y& ]; p" J3 Y k; f0 Z {
2、协调关系 # r. P# {7 T6 A6 y/ C* u
# _8 i# K- l- w( K （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 3 K { I' n: ]* M9 i9 @9 ]' L$ F% M
+ O9 Q0 A0 a% Q2 y6 f （2）、协调关系的特征
, N- a/ _) N8 e' `" _& ]
& f1 ~% ?) h; k3 o; I+ m 从属性 % @- Z% K- h' G* \
' T$ ]3 M- f# Y2 u( m! u1 |
广泛性
* H2 s; R1 P4 x. }
7 b ?% g: l- g) ^9 k 间接性 $ A, r+ ?0 q! z/ [, c; T- \
2 m6 O( d5 i Q
（3）、协调关系的原则 ' `+ |! p4 j, p. C
. A, K' s' d; Q7 o
政策指导
7 z7 b) m" Q0 P# W% W/ k' E0 \( Q- J
客观公正 3 \, ]4 J) |, n6 H1 K: m
. Y5 {7 d! w) x& v" z. H, Z 平等协商 ) Q: f5 M/ e( @0 @* B* S6 F4 k
0 d8 S: H4 S" F$ U; M- U8 ~
注重整体 ; w) Q) `; }$ I9 a5 h
/ L" q$ z( S4 a# D9 M" O 灵活适度 ) C* {" y' o# [. X3 [( I% ? m
+ J5 R2 t. s; G& R
（4）、协调关系的过程
! f% F+ I# B* W( o7 h5 b5 w9 z# J
* J# S8 H: m f& v) k3 D- G 摸清情况 5 A5 i+ }8 ^6 G0 `+ C+ l' {0 z
- d9 ~# {1 _( w! l, V" T Q. V$ ]
找出症结 2 z! i8 Z" ^# Y6 m2 u
( k2 N0 s. b" ^9 U 恰当协调 4 o' x/ Q' O4 F5 x* K) L
2 _2 w# E7 Y: B3 O+ C 督促落实 + g3 J* f% n' s
5 a n% a9 K2 R7 f3 |; i 检查反馈
5 Z+ l d% z; v" P0 d) B% E( i% M3 t/ _/ F' k
3、处理信息 % @2 Y. W6 c4 K, [, u
$ X: w' c- g- l$ M, [
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 2 r* F$ z% {; H9 \- q
# c' Z) X4 |# ?7 P7 d* \, f
（2）、处理信息的原则
7 u- s, @4 u# ^/ T
' T7 s( s0 O4 K) k8 a5 ^2 l! g 及时性原则 ( ~% j0 P* B* l- ^2 ]
+ v3 |" F2 E, M( o1 n* F$ w 保真性原则
7 g" F, C# ~3 W8 d9 f" V( G9 _( o. ], p9 W8 U" q2 k! b
适用性原则 ( @* b. k% N. \
8 ` L, {0 O+ W$ ]0 y4 h4 q$ }8 T 预测性原则
& `0 D) } \2 d3 o2 \
- j! D# \+ {! X& |; r# u s （3）、处理信息的内容 & H3 e. [) Y" n' Q3 {8 S- K2 e
; z4 d, k0 j- a' y$ N( l0 y1 P 历史信息
4 c5 x4 ^/ e9 ~2 Z( V. C7 w6 g, A7 L2 N6 F; s6 V4 ^/ H% d
上级信息
" M) h6 c- ?% v4 i0 ^: Y0 q0 ^3 _$ Q- H4 M
内部信息
0 ]! d7 f4 u7 p8 j6 }$ I: Z% [4 m& e h" ]6 }- L; O
公众信息
" a, W; r( L7 r% R
; I! B. _! ?: @: L4 }7 X 社会信息
9 r7 h/ a$ |; @+ I
- r0 S( s% Z* u p8 Y0 g （4）、处理信息的过程
) ^" i4 U5 r8 q; d1 G, j( @- [; n
信息的收集 : q( h% \& s% `1 e, C* I) w
' c9 Y3 w! R: D- i
信息的加工 0 Z1 y9 T/ H, E$ j
" T6 o$ `+ [ q- Q4 s
信息的传递 * c! Y' J: ^) ?% O. K& O6 C
x w9 P, @6 V- P) Q* k
信息的反馈 : W. N8 E Q- N2 \. z9 {6 }" ^
8 o5 O" P' ]- N" ~ 信息的储存 ) S$ U) y0 ?4 O
9 G" S6 N/ j7 @- G 4、办理事务
) C/ j) s% M3 V8 I3 {5 R, ]4 S+ H* I% P2 p- N, Q4 E
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 " ?3 S) |/ i+ G: c2 {: i
3 T) s0 D0 B! \3 _ （2）、办理事务的特征
1 J6 D u) m0 F
; F' U$ ^& Q" B6 N 综合性
6 |8 y, z7 B+ x% N3 ]3 `- a
* K m+ V; i- }9 s$ J) Y( @ 服务性
" Z+ H- g, Y. Q6 r4 x8 o0 O
% Z5 y7 t$ t& T' y# \ 繁琐性 - V& O0 F6 x+ C6 R8 M
; \- u" A+ M6 [! o7 l 突击性
$ a# `8 B4 U# L+ e% I% r$ u H- o, n# {
（3）、办理事务的原则 + V2 W# F* `: m
5 C( |& ^! @, q) @; q! k% B 被动中求主动 ( ]" g7 F y: Y" j: Q
* J- j3 O9 x* ^) k0 j 原则中求灵活 * m/ s6 [* s# o7 R+ z. o9 v' W
# @3 R5 K$ m/ D* d
繁杂中求规范
8 T$ {& s% C5 [0 o( T2 F
7 `8 J" v5 C2 z/ r, [8 w （4）、办理事务的程序
+ V. {0 V1 c# Z' ^- W; t7 K* }3 d! B7 a
自然程序 + ]0 n- K) u1 @6 m2 I/ f* y
: \) |( f$ A& ~: _5 S
理论程序
4 v B1 [$ D; n8 J. c8 _( [
6 A( P' ? V: ~8 L* | 指令程序
; s$ a' F% Q. S/ c
, D1 E* [! f: M 法定程序
( e$ z8 d- _% C) g% z% ?: {$ h' }4 ^
" \+ ?1 Q6 O; p# G 技术程序 ! C/ M5 i, ? j4 x( P
' o8 |: V- H3 ]" R% g |
习惯程序 ( @+ }/ q& I+ ~$ D |) U6 g; y
. |4 f; `8 {9 |+ o. z- U# G
二、秘书的职责7 [4 P1 f' s- D- }: `4 h
大致也有以下11个方面： $ |: Z5 s+ B* g- y
1 E2 @9 ?8 }6 n( f: w+ c2 n 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
1 ~2 {% o1 O n+ v0 n' q9 @# w; V2 L/ S% w' @
接待事务（来访接待、安排服务等）
7 l6 Q- H- ]( [1 W, y4 ^0 @
" V& S; z) E& M; Q 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
. v! \0 s8 H) F" ~, g; K* y6 r h) ~+ N
行政事务
3 e8 V( o& @! L9 U8 ~3 {+ s. d ~$ V! i1 e2 I1 e6 t4 [2 j7 s
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
; H9 ?) U \3 I7 e1 J3 X9 n% p, X5 @; X$ T% }9 c5 ]$ L
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） ( F! F0 q' c B
' M* C. z2 d5 u: Z' [4 b
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 2 D' e. b* n# |' N2 x
* T2 O) i; G% n2 k9 V/ n
写作事务（各种文体的写作）
, F( M! `3 }/ P7 S2 o1 J$ e8 n* k/ ^, n
4 u/ V7 E6 b' F 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) ) O5 t* s6 ?; N2 S9 f
' X" x9 z7 m8 c0 N G: ? 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
& z q9 u" I0 l: s! W c# k( c$ t [/ k+ h; K! O) b' Z
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
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