职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 8 F1 z: @' S% W8 Y8 H/ f$ P
/ {; [7 F/ o4 X( H
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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p8 k6 \) b/ {& b9 z 一、秘书的职能: a" _" p K) d% t# E/ T r
1.辅助决策
, D7 Q5 c# ^3 H7 L i1 O# I7 {& @7 F9 q4 y0 e" q
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 3 V; Q9 C9 ]/ k' ^4 M
% Q0 L2 k' |, P0 ~
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
) G, p) o$ X5 R3 j; p% d8 h# c
0 }# y9 @0 \% K4 c, O# L 辅助内容的综合性
3 J ]: S5 c& e. a: ~
3 n( [# M- w0 p$ i, ]5 E/ ^ 辅助时间的经常性
. |/ X% p! ?0 t; [' v
( Q$ f% [+ {+ z7 h* a 辅助环节的全过程性
7 w, d2 l! A1 y3 J9 Z7 z, `8 x6 s4 j+ R- g" `
（3）、辅助决策的原则
" {8 y. }$ a: R3 [
* K- G2 ~' Y/ M0 b$ j 超前原则
# q1 m! o2 z" V& P# t/ M/ ~) L% }1 G* j. x9 A! Q6 J
定位原则 0 `0 L" |, Q0 t
% }2 D* p! S8 U W+ J& P7 S+ F- Y 信息原则
) v7 F2 {+ G2 O9 o% ^/ L2 \) m" L; O$ V& w& R G3 P7 G
谏诤原则
& \* s" a! ]% u9 |( p) _5 R% q' v+ ]7 ?) \5 H3 l
（4）、辅助决策的过程 ( C& E5 a- U! Q l) t
% X6 q! K: A6 g, M: R# w 协助领导确定目标 $ Y* | O% {! \; ?$ g
1 Y) s/ m" t/ c! u
协助领导设计方案
! y2 b+ q% U/ H3 ~* k! W# Z
( }) N; n7 l' e% o$ z/ a3 A 协助领导评优选优 ! Z ?( j" J* X2 N5 K
- ?* U, D# f/ |7 C( p! v 协助领导实施反馈
( m6 R7 U7 N6 c8 z' Q/ t6 J% o9 q1 K
2、协调关系 # B! R+ o0 V- p$ y
4 v. S' H6 ]* l, y( G （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
( J* v ?+ R, w9 ~( Z- G
. P1 }7 J+ q+ m" _0 S$ @' Y f （2）、协调关系的特征 3 ~2 c9 I s# s2 x
; [9 o6 }1 w; [+ ~ 从属性 : m3 r0 m7 S1 g: U( j
! |' {6 q# M4 ` 广泛性 ) x! t4 J, T" C' P. J! t( F3 e
& v$ ^1 I" u8 ~/ u7 R6 \
间接性 " g* B! F2 F: ]) y; P
X1 g& ?, T: |# g1 |0 e4 B1 { （3）、协调关系的原则
7 g; K. J3 {/ j# W8 u
" b- x w+ v- h8 u0 p 政策指导
* r& w2 c4 a. ~0 q& C0 K
" C4 W; F0 n9 U 客观公正 6 ^0 C( x* T$ d7 |: y0 H4 m% V( U
4 h- J$ G0 z7 V& h% o2 M, {# V 平等协商 / u' r$ X+ W$ B3 j! _& K/ ?
9 E4 n' X' h/ s: q! h: W
注重整体
5 @) x- e# R% d6 V$ F
& ~' q! N) h: l C6 V% X 灵活适度 # Q9 v- C4 V' H0 r
" _8 J. H; `, V
（4）、协调关系的过程
7 q8 Z) G4 H6 u2 |% _
I; C- i* y" x: w2 A% Z% @ 摸清情况 # x0 Y' S6 `; X9 K# e$ G9 K
, K9 k+ F: z4 m% z3 n; t 找出症结 . u* P5 W2 [" d4 Q5 R9 f
4 q7 [& o. P7 ?/ c 恰当协调 . }- z3 m, [* J- o
' O) J, O2 J$ R* v3 n
督促落实 ' \# r7 e( X4 C, t9 z
4 [5 ^& ]4 s9 U, C
检查反馈 " K0 m. \2 n7 \. ?1 g4 k% @7 X
7 `: H! z: S! B3 X2 w1 B 3、处理信息
6 |" J0 m6 z4 h2 V+ y" Y- i0 ^. I, M
! B/ p6 |. D3 U$ l& h8 ]9 G （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
$ m8 g$ A# Q4 F6 O" R1 [! @5 Y: h8 y! H% n- \* [5 h
（2）、处理信息的原则 & f) |, S2 g; e, e2 s1 ?7 i7 f" U1 \
" C( G( D$ V V4 s 及时性原则 7 w8 g& U8 v4 c' |9 i* T" B
2 ^5 G! j& ?4 _& a. G: o N 保真性原则 $ {8 l8 F; |) M% j4 y J
- h% L. ?& e: B5 h2 @ }! C
适用性原则 2 W0 ?8 P+ |6 j# f8 s# k: R* }
: ^5 g7 P v& |, q! V) a$ F/ {, R
预测性原则 3 D: |4 H1 _" n8 l
7 K x5 F9 G0 |
（3）、处理信息的内容
* p B% p5 t6 c- S2 G" u" ~+ ~6 q2 j/ L/ N
历史信息 % Q& y+ H1 t0 p, Q2 R$ }
* N# D1 G, n7 ? 上级信息
; m. R$ D, f' u. V7 t/ M3 l' q8 ~7 N: t: o+ t( I' y4 A1 f* d, v3 _, ~
内部信息
9 `/ X# w6 ]/ `4 q' x d9 {" D1 L5 r8 Y, I& h/ [" ~
公众信息 2 X9 {4 O0 \8 {0 h4 R
8 Z6 m! y- B2 l6 N0 z- c; ~& b
社会信息 # ^% C9 A" }6 c% e
- r8 Q2 x; B4 b* ^+ e
（4）、处理信息的过程 4 x, B7 ]/ F+ |5 b
" Q# d) K$ D& U! A( B! Q 信息的收集
. g) Z$ B. _ Y' i8 P
N6 w P9 e* q, w4 _9 c% @& a 信息的加工 % _; S* o% W( R( u4 v
% K& r# p8 ~4 [9 b4 A1 a
信息的传递
5 l5 G! x3 i7 p/ |3 _. J% o6 |/ x! y3 H; [
信息的反馈
! v, B: L. X. f2 f3 m6 y" y( m
2 i* `% l$ P$ U2 v t; C 信息的储存 , C! q( I3 h5 K% W6 w# d# _. h
0 A( _0 v% N) |/ \) n% Q9 q6 H
4、办理事务
5 I1 J3 V/ s' K! ?) r; M
9 ?$ P! V8 J* O$ M( W （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 ) R1 l$ o8 d0 a) z
3 I7 @, j; Q" A9 b （2）、办理事务的特征
" J4 C6 K$ T% V) M% h
3 H, n. h3 \7 Q% f 综合性 1 g( _* s; R# X% B! K/ Q
8 C3 f4 b5 [; s9 D3 `8 f
服务性 ! }% X9 P! s' d
7 j/ O6 u6 F& D5 W$ X; L
繁琐性 3 P% s, H) |) B& q- x% m
- k" ~0 ?+ r% r" g
突击性 2 X/ h+ v" @- g
# {% v( @6 }! s5 [& l( ] （3）、办理事务的原则 * g3 [8 I# t O4 u5 o4 o
' s& x$ g O0 `- s
被动中求主动
5 m! k1 |7 a$ I
3 c) x0 t B8 b% |( _ T 原则中求灵活
7 w N4 F1 @1 k* v# g# A3 o7 B( p: t: c; j. r
繁杂中求规范 5 w9 X4 j7 N& Q$ n: s
0 Z }/ {/ \, }+ c8 _) v! ` （4）、办理事务的程序 $ Z& a3 C" n) [ v3 Z( D1 H6 t
2 u0 J- N! p# }) f$ J' M* N, R; R 自然程序 4 g) G9 w0 f1 z3 n' f1 P- p
4 a! z. E( A8 R9 s
理论程序 ' [# B8 Q* H ^, J. m* v
# w" f& e! y- P4 U: } 指令程序
) C# Z5 n2 I) w7 {
X7 G8 t6 V! v/ I: \& M+ q 法定程序 % B* \$ t4 a7 _9 @1 K/ ^' H% P
3 x7 F- z0 D+ n7 Q/ A4 q
技术程序 6 U: e9 R$ B+ q4 K
0 A6 p/ T$ I5 H+ P* r
习惯程序 6 e# ^- I1 @. n8 o1 T6 n7 q
' Z0 R6 o1 I& s0 w 二、秘书的职责
3 n2 a r# ]) r+ H6 ?6 z 大致也有以下11个方面： + U+ z4 \& O& @! m
: {; J( ]' m0 w7 B% O l
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
/ f6 ?: d& q7 S$ i1 b( {- v m* D! l! [/ [- o
接待事务（来访接待、安排服务等） 0 Y+ h. Q( N( z% F6 T# B) Q5 v3 k& z
. K: F; |: C; K- Y) Z4 Y! a 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） ( S. ^* V" ]$ o) Q; d9 _
/ F$ _- H/ ]# O' G
行政事务
0 Z) k$ L. e5 c7 a
3 i+ U( ]. Y @6 {- ` 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） 7 n" q/ j$ C' t1 S
{! J) S: q3 n* @" z 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
& {$ D/ C3 `1 ~
& F, {6 |% t+ U' q& N 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
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a9 e: B1 s c+ U 写作事务（各种文体的写作）
7 k0 x- P0 u1 f. n, e# i
7 R4 w% b. }* L+ ^4 x: V$ } 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) ( o; F4 } j1 _6 X3 l1 P" ?* ?3 o, X
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督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） 0 p) D6 a7 Z6 y, E4 ?, t3 Z
$ N4 `7 v# u, s) M
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
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千斤顶
显身卡
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