秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。0 G/ l7 D6 g3 v j6 n
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. t# P+ t' d* W; ?8 c/ m: j) W 一、如何办好领导交办事项. Z# H( R5 s; t- @
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4 a8 s& ]* V& A5 _9 [! h (一)接受工作任务要弄清"三要素". W1 F3 a- e2 v
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7 k0 D; H9 q8 ?3 h1 S- o% V9 c 领导交办工作任务,大体都有"三要素":一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量, 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把"三要素"搞清楚,为把事情办好创造前提条件。
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6 L* S7 A* u7 T4 }# ?4 x; V% j (二)优化办事成果"三比较"。9 Y( W! N2 L+ c/ `& _: P% W$ {2 B
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6 I; ~2 r8 T- Q3 I9 j/ k 办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是"利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小"。
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% g, I- D: s, L& g4 N$ z5 r* V (三)把握好办事"三形式"+ C! B* Q, R# V& |; A1 P4 {5 ]
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- K6 u2 l: g: L! M* p 办事可能出现三种形式:1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。4 ?* E! w3 U* R2 u0 B- S! P
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(四)检验办事效率"三标准"
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秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。
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% X7 W2 L$ y6 ^. B6 y (五)向领导复命"三注意") @! x2 f5 Z/ d$ G
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) ?8 R+ ~8 |% ~5 a4 t6 T/ Q 工作任务全部结束,或告一段落,应向赋予任务的领导复命,汇报完成任务的效果、时间,讲明存在和可能出现的问题,以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点:1.不失真。对完成任务情况要一是一,二是二,不扩大,不缩小,不隐匿问题和缺点。2.不吹嘘。不借机自我夸耀,不喋喋不休地表功、诉苦。3.不邀利。不因为完成了领导交办工作。3 \8 U2 }( s% J$ h
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' a1 ]$ g. S7 X# D! B 二、如何办好请办事项! B/ y( W8 W& b% q o3 G
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做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。
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5 q) c3 S8 D: ^7 p. l (一)精心准备,提出合理建议
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(二)讲究方法,选择适当形式# h1 M" ?9 P: z9 G
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/ I7 e y: r0 ^5 s1 i: f7 | (三)注重程序,坚持逐级请办/ ~2 \) l$ s2 z; \1 _
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(四)提高艺术,优化请办效果
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(五)以缓应急,避免紧张出错 |