老秘教你如何成长为优秀秘书：第二讲 办公室礼仪

 

同事之间的相处之道

 

. k1 B5 Y( u' Y9 B5 K* h% X3 `

与同事相处是职场的重要一课，与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好，甚至彼此不讲话，久而久之就会在办公室变得孤立无援，继而影响工作的心情和效率。

 

; r" v$ K' c4 U7 ]

1．树立男女平等的意识

# S; H" y% n: c0 l( R& A2 l

在当今社会，男女同工同酬，彼此之间是平等的，所以不应认为自己是女士，就可以让同事帮助自己干这干那，而是应该树立平等、独立的意识，自己的工作应尽量自己独立完成。

 

2．规范礼貌的称呼

对上级要用职务来称呼，比如“李科长”，“王经理”，而不能因为彼此熟悉了，就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率，一般以姓氏、名字相称，而不要叫人外号。

4 z0 U- w: L* h0 @/ E

上下班在电梯里遇见同事，或者在茶水间遇见同事，要礼貌地打招呼，即使是不熟悉或者不是很要好的同事，也应该点头示意，不能高傲地视而不见。

* c9 l4 f5 \, C- A- ~/ d

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁，应该对他表示由衷的祝贺，而不是说一些尖酸刻薄的风凉话，“嫉妒是人性最大的致命伤”，一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

( X Q+ Y2 W7 r. j4 j

 

2 g4 _1 n8 b, Q' ]+ A0 c5 W |4 k! I

3．言行谨慎

不要喋喋不休，或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎，否则久而久之，同事看到你就会掉头走开，免得听你诉苦。

. x+ F8 h6 r. X2 f

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的，专打同事小报告，到最后只会落得孤立无援的地步。此外，我们不可在同事背后中伤或散布谣言，伤害同事形象。

% w7 K" b: g; [0 m" }

 

+ s8 L \, L; h7 U; [2 x0 y

【举例】

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说：“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗？”别人都说不知道，小张得意地说：“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西，那女孩可年轻了，长的还真不错，你们说，她是王经理的什么人呀？”“她是我妹妹！”小张的身后有人回答。小张回头一看，傻眼了，王经理正站在那儿。

有的秘书因为上司位居要职，就狐假虎威，趾高气扬起来，逢人就讲“那个做好了没有，老板待会儿要，记得给我”，到处发号施令，俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

$ M5 ]2 _1 I% s4 ~ N

 

- L t$ j( Q% z4 ?/ h

4．工作积极主动

* C% {; b- C4 j1 Q, q6 l Z, N

认真工作的人总会受到大家的尊重，如果别的同事很忙，而自己比较空闲，这时就应该主动伸出援手帮忙处理，而不能一副事不关己，高高挂起的样子。

在工作中如果出了差错，要主动承担责任，一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

3 \1 t$ c' @) Y3 S) P9 }' X5 p3 u

 

【举例】

. `& Q ^' O d$ c

小张是刚进入公司的大学生，他很聪明、能干，所以也有一些傲气。一天，由于小张没有经验，在做一个策划案的过程中出现了错误，经理对此很恼火，问他是怎么回事，小张不知该如何回答，这时秘书林小姐为他说了几句话，主动承认自己没有及时提醒他，自己也有督导不周的责任，经理这才平息了火气，让小张重新做一次。经过这件事，小张非常感激秘书林小姐。

 

5．遵守公众礼仪

办公室是公众场合，必须遵守公众礼仪，首先，尽量不要在办公室里抽烟，因为办公室的空气本来就很浑浊，抽烟会使空气更加恶化，影响他人的工作。其次，有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉，这样做非常不雅观，而且有的人还有脚气，使别的同事更加觉得难以忍受，如果一定需要让脚轻松一下，可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

 

6．慎重对待办公室恋情

8 R* h) o" I, h& l& p9 i. v# E7 N) e

办公室恋情往往会招来议论纷纷，尤其是秘书容易与上司产生感情，当这样的恋情产生之后，一定要低调处理，不能因为自己与老板有了感情，就摆出一副老板娘的驾式，事实上，将来的事情谁也不能定论，给自己留一条退路才是明智之举。

# y, j; X% P3 U+ ^! v* ~

此外，感情是感情，工作是工作，办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

9 [* U+ P' p; D* l& Y( f5 s# m! n

 

【自检】

7 t! b3 q7 i$ v

秘书小李在工作中遇到了一些问题，请您帮小李作出正确的选择。

% R- r1 B W5 s, W8 W$ P

（1）一位同事对秘书小李说：“小李，你能不能跟老板讲一下，我都做了那么久，是不是该给我加薪了？”

' F9 p: Q/ D3 _: C9 N

回答ａ：好，没有问题，下个月就给你加薪。

d, O0 L+ h* k4 {

回答ｂ：我会向总经理报告你的要求，有消息的时候，我会及时地通知你。

（2）办公室里添加了一台打印机，送货员把打印机送来的时候，办公室里的其他人都在忙，只有小李刚刚写完报告，空闲下来。

" o) i8 R* }7 B( l

做法ａ：等其他人忙完了，叫他们把打印机搬进去、安装好。

做法ｂ：既然自己搬得动，就自己动手把打印机搬进去、安装好。

（3）小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快，直到今天来上班，小李的情绪还是不好，这时老板让小李把一份资料整理好。

做法ａ：虽然心里难过，但是不应让感情上的情绪影响了工作，还是应该认真地做好工作。

做法ｂ：因为情绪不好，所以不想做事，让老板把工作交给别人去做。

@___________________________________________________________

. g8 X! ~2 N& w& U) m* `/ l

____________________________________________________________

____________________________________________________________

 

3 k+ w% r$ i; J/ @1 h! f$ R

 

要有敬业精神

 

8 S/ R2 L3 M. G& i/ b

1．端正工作态度

工作是一个人的生活基础，按照马斯洛的需求理论，工作也是一个人高层次的需求。人们常说，“认真工作的女人是最美丽的”，因此我们首先要端正工作态度，才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书，做到结婚就辞职”的想法，这种想法是工作上的致命伤，使得人们不能专心于工作。

4 B t, R' I' v- p2 O1 Y

事实上，在当今社会，不少女性即使结了婚，也保持着经济、工作上的独立性，而且在工作上做得非常出色。

% S) p1 c1 @3 K/ L

当然，秘书行业也有男性，一些男士当秘书也可能会有自己的想法，那就是希望多学一点经验，以后可以开拓自己的事业。不管怎样，只有重视自己的工作，端正工作态度，才能把工作做好。

7 H7 h9 Y4 C' C, C1 k! @6 ]# y

 

1 K1 Q' V& s1 ], R" N

2．树立专业形象

我们已经提过秘书的形象很重要，所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情，具体来说就是要有高雅的言谈举止，不过于做作，不流于俗套；有整洁大方的外表，不邋遢，不浓妆艳抹；有丰富的岗位知识和工作经验等等。

+ l/ t0 I {6 P: V; T; |

需要提醒的是，哭并不是解决问题的法宝，不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪，这也许是习惯，也许是想用眼泪来解决问题，不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足，能力不足就该加强学习。

 

4 R, [0 d! S# ?

指令的接受与汇报

 

) L8 g8 t2 U- t, w

指令的接受

3 u+ f5 {( r9 g* ?1 J

 

1．接受直接上司的指令

1 A" t" [- ?& x" l

一位有经验的秘书，知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说，接受指令有三个步骤：

1 x8 h# D% E3 C, y

?清晰地响应，并即刻前往

) A9 b$ v+ H7 {) k& h$ M3 j% \

听到上司的招唤，应该清晰地响应，并即刻前往，但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档，则应该先把这些文档收拾好，放进抽屉或保险柜，以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

?向主管询问应办事项

' F& H* A1 g, x" p& x `$ e4 g6 f. ~

在进入主管办公室之前应先敲门，得到回应后，才可进去接受指令，同时要面带笑容，诚恳地向主管询问：“请问您有什么事情要办吗？”

4 y7 T1 n1 |& g

?逐条记录应办事项

对于主管交代的事情，秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后，如果仍有疑惑应马上请示，不可一知半解地离去，否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示，并且表明：“我会马上去办您交待的工作，请放心。”

: C0 a% `9 Y! S b+ r

 

! ^) t- x/ Y4 q

【举例】

; @2 {% Y' f4 R

林秘书的上司交待她，明天上午有一个公司要来参观，总共有10个人，让林秘书准备午餐。上司交待完了之后，林秘书问：“总经理，请问这10位客人中有几位高级主管？有没有素食的？我们是否要准备赠品？”上司回答了一些问题，但有些问题上司也不知道，林秘书就自己去寻找答案，保证做到最充分的准备。

8 l) k r! L3 k7 B8 Q# S

 

表2－1    在接受指令时的注意事项

1 p# k; i# } T! P( Q$ q, x4 g7 H( ]# R0 `7 D7 l0 Q( c2 _4 C8 P# v d; v7 h) m+ O( j7 @8 L* i9 T5 v' @% D; g) h3 Z: i, g8 R4 F4 z( x9 B$ c3 j4 [0 H& l. H0 m5 O, I# m3 k; @, }) x8 F; K% Y- g* }7 g& a+ m7 w; u, p; G+ }% {+ c: W

1	准备纸笔，方便记录重点
% A$ Z$ `; ]7 P" R( w) e" F 2	6 z/ O- O d, v3 {) x 接受工作时，切忌精神恍惚，应专心地聆听
7 n, y3 j2 j- q8 j) }: i! I# c 3	听完指令以后，重复一遍以确认要求和期限
4	如上司征询自己的看法，应提纲挈领地回答，切勿长篇大论
. m4 U% d; C& p- ~1 O% A, b) D 5	如有困难，应立即使上司了解，争取获得上司的支持
' s( U X+ C7 F) p3 N- T6 w, C 6	0 V; x* _- ^; W! V$ \% m9 u 不要与上司发生正面冲突，否则只会让事情一团糟

9 k( x/ r7 d% \( L- f1 H

 

2．接受其他部门主管的指令

一个公司里有很多部门，一个部门有可能有几位主管，有的主管可能会跨部门指派工作，如果不是自己的直接上司下指令，一般来说，秘书最好先向自己的直接上司请示，如果本部门暂时没有事情要办，上司同意秘书去帮忙的话就可以去，如果自己部门的事务非常繁忙，则尽量不要接跨部门的工作，以免影响到自己的分内工作，如果碍于情面勉强应允，却又不能如期完成，会让人怀疑你的工作能力和诚信。

 

【自检】

分析下面的案例，回答问题。

5 y/ {0 `0 W) F+ t3 S+ \

秘书小李最近一段时间特别忙，她的直接主管派下了超量的工作，小李每天都要加班。这天，另一个部门的主管说：“李秘书，麻烦你帮我处理这份资料好吗？”小李硬着头皮答应了，只好又开夜车。

9 A1 M: O) {- M

小李的做法是否正确？为什么？如果你是小李，你会怎么做？

# U p' \6 r% d% S% s ~$ c

@___________________________________________________________

6 ~) m) R" k$ `) M/ Z: q* J( s6 z3 G, k

____________________________________________________________

____________________________________________________________

+ c2 L2 G( a1 S& A

 

6 l3 T: ?5 R5 ~% b) }$ G

 

指令的汇报

秘书在接受上司的指令之后，不仅要及时的落实工作，还要定期向上司汇报工作的进展和成果，不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

! k# _* P6 K! G( Q( r' m% V" W. c9 e+ x

?汇报的时间

何时进行汇报？隔多长时间进行汇报一次？这要根据上司的习惯来决定，如果上司喜欢了解工作过程，秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展；如果上司只重视最后结果，秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

+ Z+ m: `3 r0 `1 G. w" U( |

?汇报的方式

如果工作比较简单，秘书可以采用口头汇报的方式，直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大，则应进行书面汇报，把工作成果写成报告，供上司批阅，并存档以便今后查阅。有时候，还要召开专门的汇报会议，这时必须事先准备好充分的辅助工具，如制作投影片、幻灯片或海报等等。

. g, @' f P; g$ M0 x

 

: f2 s& C. g5 ?2 c

表2－2    汇报工作时的注意事项

! B" M# l7 r& L, X) t' b' f1 l4 r* `1 L" N6 p. n; N0 C9 ?2 j- i( v" F0 \" M; q" P9 c5 L' K4 q$ D; b' H" t. F' ~8 m, A6 D2 E/ Q( ~4 h. P% `$ B! @6 I: T b8 m* w: M y z2 D& T% ?7 n: t% N! d6 J5 y2 l/ `3 m# K. y% ?0 q3 I2 ^4 y; t9 V0 y; z' P% q4 q/ \4 [- d0 I; }! A/ C9 a- u+ m: b2 u: \, Y" i% n7 {9 o7 @: m! n3 j, v& ^5 H' K

/ \! i1 v3 b, u 1	要主动进行汇报，而不是等上司来发问
0 L) Y' M; j2 A4 `+ h: O# c 2	报告的三大重点：简单、明了、具体
! Y0 P: P2 v1 Z 3	汇报时先说明结论，再叙述理由及过程，尽量简单扼要
4	/ E& A+ {' S' ]; `/ y' e! P 牵涉复杂的工作，应以图片或表单来加强说明
5	; @ Q& |( t3 @0 z2 e/ y8 I! G 工作报告按事实进行说明，不可加入传闻、推测或个人臆测
6	1 D5 u8 e0 V' w( D7 ]2 Z) e" @+ i 对于自己的任务应自己直接向领导汇报，最好不要假他人之手，以示负责
; y# N4 M: K( H9 N6 H( I* I 7	* i( S1 f7 p- L 对于无法如期完成的工作，要阐明原因，并请示变通方法，切勿推诿责任

4 b' `- |9 I( ~- m* f2 Y9 q

 

; ]4 {2 p3 e! }1 L c

【举例】

& Z3 L% U1 S( |6 p7 g. B7 J

林秘书在接受了上司的指令后，立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××酒店的二层××厅，这是我定的菜单，您看是否合适？此外，我已经通知了行政部、业务部的主任，他们明天早上9点会准时到会议室，现场也已经准备好了，我刚刚去巡视了一下，很干净。”

 

【本讲小结】

" D# L" |$ h1 u( X' ~ c2 X

本讲介绍了办公室礼仪。首先， 

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

林秘书在接受了上司的指令后，立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××老秘网的二层××厅，这是我定的菜单，您看是否合适？此外，我已经通知了行政部、业务部的主任，他们明天早上9点会准时到会议室，现场也已经准备好了，我刚刚去巡视了一下，很干净。

立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××老秘网的二层××厅，这是我定的菜单，您

工作报告按事实进行说明，不可加入传闻、推测或个人臆测
9 @" d1 q( w% n8 W3 F- v

收获很大，对自身综合素质提升将超到很大作用。

值得学习，收获大，希望今后多发这样的帖子。

深入浅出

学习

学习中成长

学习

& k. |+ E8 p; q

 

不错

 

[em17]

学习

这个这个绝对要好好的学习一下了

highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈