公文处理和写作能力是机关工作人员必备的一项基本技能。与其他文体相比,公文具有特定的体例和处理程序。我们在公文写作中,除了在要遵循一般文体的写作规律和语法要求外,还必须符合公文写作的特殊要求。
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1 I9 e' B. f5 p) S" J% C, T+ \ 下面,针对平时公文审核中发现的一些常见错误,并参考其他教材中的一些资料,介绍一下公文处理和写作中应注意的几个问题。; c+ G2 o2 d0 D; R! `8 V {
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一、公文处理程序方面应注意的问题
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(一)杜绝文件倒流。所谓“倒流”,是指在发文过程中,文稿送审是逆向运转,各部门起草公文后不按照规定将文稿送办公室核稿,而是直接送单位领导签发,然后再退办公室处理。这样做一方面削弱了办公室对发文的把关作用,影响了公文质量;另一方面也给单位领导加重了负担,因为对于未经办公室把关的文稿,有时难免有这样或那样的错误,单位领导势必要花费很大精力去审改一些文字性错误。* b# L* { Q* S" A6 G9 N: v
W$ p. b) x+ ?; n$ b$ b* i (二)避免体外循环。公文的体外循环是指收文不通过办公室而自行处理。部门收到或参加上级会议带回来的文件,不送办公室统一登记和分办,而是自行处理或直接送某单位领导批阅。或者是在公文传阅过程中,一个部门阅完文件后不退办公室,擅自给其他部门传阅(“横传”)。这样会削弱办公室作为公文处理的枢纽地位,不利于办公室掌握公文特别是重要公文的来龙去脉和办理进度,同时也有可能会造成责任不清。, M8 S W' p' P. c6 `
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(三)理顺行文关系。行文关系不顺的主要表现:一是单位发文、部门发文不分。根据规定,部门发文只能上报上级对口部门,不能直接对上级行文;也不以单位的名义对上级的职能部门行文;部门(办公室除外)不能对外正式行文。二是越级行文。三是向领导者个人行文。四是党政不分,以行政名义发出的公文夹杂党务方面内容,或对党的部门提要求。或是党的文件对具体的业务工作进行部署。
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: V* Y- H9 C) r0 i! R2 l* G (四)事先协商会签。公文中涉及其他部门业务的,要主动进行协商会签,部门之间就有关问题没有形成一致意见前,不得分别各自下发文件。
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2 j3 }1 Z* f0 n* ], w 二、公文内容方面应注意的问题
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公文写作的基本要求是,内容要符合党和国家的路线、方针、政策和法律法规;要全面准确地反映客观实际情况;要思路清晰连贯,结构严谨完整;语言文字简练,详略得当;文种使用要恰当;文中没有语法错误和错别字,标点符号使用正确等。公文在内容方面常见的错误大致有以下几个方面:
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2 [0 C( T0 H5 R% W7 |, @% x (一)政策性错误。不合政策、法规,或文件本身前后矛盾、存在漏洞,或是超越职权范围。+ j& D% o7 }* n1 \6 |0 z
4 S# A) U4 I+ W; ]8 U (二)长篇大论,语言重复。有的业务部门给上级的报告有七八千字,语言不简练,拖泥带水,前后重复。或者是画蛇添足,浪费笔墨,一篇请示,说明困难,讲清理由,请示问题后,又接着发了一番议论,表了一通决心,这就属于画蛇添足。还有的公文缺乏针对性,没有新东西。提出的要求比较虚,比较空,缺少具体的目标、要求和措施。
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(三)文种不分。主要表现是请示与报告不分;工作报告与调查报告不分;会议情况报告与会议纪要不分;通知与通报不分。尤以请示与报告不分的现象最为普遍,有的甚至用“请示报告”。
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请示和报告虽同属于报请性上行文,但却是两个不同的文种,在实际使用中要把它们区别开来,不能混同乱用,二者的区别是:0 H7 U- M5 w" u" f) v
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1、行文目的不同。请示是为了解决具体问题请求上级指示和审核批准的,必须批复;报告多为上级了解和掌握情况,沟通上下级联系,大多不需回复(有些报告也批转或批复)。
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) }! Q& o5 }9 I$ M* T6 c& j 2、写作性质不同。请示是请求性公文;报告是陈述性公文。
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! x9 C3 d- c. b8 D 3、行文时限不同。请示必须在事前,得到上级批示后才能行动;而报告在事前事后、事中、事后均可。
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4、内容含量不同。请示只能“一事一文”“一事一请示”;报告一事、数事均可。
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! q) Y2 ^) {0 D- V: ]0 n& `6 { 5、正文构成不同。请示由请求起因、请求事项与要求构成;报告由报告目的、报告内容和结束语构成。4 e! i7 G! y% m: y
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(四)语法、逻辑错误。公文中出现语句不通顺,也就是所谓的“病句”。, N0 s, [0 V8 ^6 t) f7 l( d% Q+ V
! u# r) t/ F* S# t! c' C 1、用词不当。
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9 ~6 I" K4 M F2 P6 b# D (1)搭配不当。搭配不当指句子成分之间搭配不当,主要有主谓搭配不当,动宾搭配不当、定语与中心词搭配不当、状语结构搭配不当。例如:
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. ~. t+ p& w* v2 } (2)关联词使用不当。
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常用关联词:“虽然……但是……”(转折),“只有……才……”、“只要……就……”(条件),“如果……就……”(假设),“因为……所以……”、“既然……那么……”(因果),“既……也……”(并列),“或者……或者……”、“与其……不如……”(选择)、“不仅……而且……”(递进),等等。如果关联词语选择或搭配出现错误,会造成句子的意思发生变化。
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' @# o2 Z1 ~+ n8 p; _: Y) a) G (3)褒贬不分。有些词语带有一定的感情色彩,凡是有积极意义的和表达某种正面的肯定的语气或态度的,称为褒义词,反之,属于贬义词。不带褒贬色彩的叫做中性词。有的句子中会出现褒贬使用不恰当的错误。例如:% ^2 [! D2 R+ q+ G
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(4)使用口语。公文的语言要求庄重、平实,应使用规范化的书面语言,尽量不用或少用口语,更不能使用方言。下面列举出一些口语与书面语的对比:
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不然--否则,马上--立即,爸妈--父母,见面--面洽,收到--收悉,打算--拟,吃饭--用餐,走路--步行,给--给予,偷着--私自,等等。& n( e# r( y1 q9 z( q% R4 R
, V+ [1 v' U) H$ F; A" [ 2、语序不当。4 K% X7 `# z' N- V
- h: j2 c9 D( P2 ?; t 语序不当指词语在句子中的排列次序不恰当。
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3、句子成分残缺。
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成分残缺主要是指句子中缺少主语、谓语、宾语。
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6 o* m1 B% f$ K7 ~% f4 M 4、表意不明。8 @" o% V4 p1 R: L& B& N5 ^
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有的句子意思表达得不明确,易引起歧义。或是自相矛盾。
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* F8 O0 i4 O* a 5、不合逻辑(概念、判断、推理不正确)。
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) W# R. P9 j! y' Q1 w& M' p (五)口气不当。" p c& U2 e) e
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主要表现在用语不妥当,尤其是在一些请示性公文中比较突出。比如请求上级解决某种困难、答复某个问题时,公文末尾用“请从速批复”、“望尽快予以解决”等,表现出一种催促的口气。# g. I- F3 m6 Y* l8 P; _1 B
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(六)错别字。3 t! A4 F# b% o: j# `6 S
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文稿中出现错字、别字,也是比较常见的。下面列举一些经常并用错、用混的字。3 @9 a0 |* r3 k* { F8 w
9 [; |0 J# ~0 b" w$ x 1、“的”、“地”、“得”。
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从语法上讲,定语后用“的”,状语后用“地”,补语后用“得”。如“勤劳的人民”、、“详细地汇报”、“打扫得干干净净”。
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2、“相”、“象”、“像”。7 z5 A- U, r# v6 w7 @
# n- w i# X0 d" ^4 U 相:主要指相貌、外观、姿态。常用词:照相、相貌、亮相、长相、真相。9 O- T# K5 s$ v1 u/ W! \6 D4 D
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象:主要指形状、样子、模仿。常用词:现象、景象、气象、印象、象征。' P* U* |7 w: F2 }% T+ C1 W
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像:主要指与原物相似的图像。常用词:雕像、录像、摄像、画像、音像、想像、像话、好像、像……一样。
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3、“做”与“作”。二者意思相近,常常被混用。至于如何准确区分,没有比较权威的规定。
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一般来说,书面色彩较重的词语,尤其是成语,多写成“作”,如:作案、作弊、作罢、作对、作废、作秀、作战、弄虚作假、装腔作势、胡作非为、大有作为、所作所为、以身作则等。, p* G7 _# s' H8 B, \, y8 p
8 w% \, M8 M( u( U( ]8 Q 对于通过抽象行为实现的动作,一般也用“作”,或“作出”,后面往往双音节动词,如:作调查、作检讨、作报告、作斗争、作出决定、作出处理、作出判断等。
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+ x9 G2 l, K* @: { 后面是名词或名词性语素时,特别是具体东西的制造,强调通过具体行为实现的动作,应写成“做”,如:做饭、做梦、做账、做作业、做学问、做生意、做人、做官、做工、做事、做革命工作、做手脚、做衣服、做模型、做好事、做出贡献、做出成绩、做出榜样等。
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另外,还有一些固定或约定俗成的词和用法,比如:作文、作画、作风、作家、作业、作为、创作、操作、制作;做法、做主、当做、用做、叫做、少说多做。) L8 n, m1 @' E6 H
+ J- L, R% t: ~0 X2 Z! a! b 4、“长”与“常”。
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长:指时间、空间的长度。常用词:长久、长期、长效、长治久安、浩气长存、长此以往、警钟长鸣、万古长青。0 X$ O& y' p1 Z! ]& d8 G0 }
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常:指平常、经常。常用词:常态、常住、常年(亦可写为“长年”)、常备、常抓不懈、老生常谈、四季常青。
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5、“分”与“份”。 K: E' M' v3 a* L& o
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分:指成分、限度。常用词:分量、分内、分外、分子、过分、本分、成分、非分、部分、情分、水分、安分守己、恰如其分。% m7 R, ?/ n, ]8 {
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份:指整体中的一部。常用词:份额、股份、年份、月份、省份、人人有份、一式两份。+ O9 n. s4 g, [& c: }' x) s
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6、“备”与“倍”。
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/ b1 x1 p0 F% V/ T& o 备:完全、都的意思。常用词:备受欢迎、备感亲切、关怀备至。
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/ S4 ~( r% q2 i8 u8 Q1 W. a 倍:加倍的意思。常用词:干劲倍增、倍加珍惜、事半功倍。
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7、“截止”与“截至”。& A& }6 s- S% Y' n4 Y, L5 T% B
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截止:到期停止。例如:“到××日截止”。
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截至:到……为止,相当于“截止到”。例如:“截至9月末”(不能写成“截止9月末”,也不能写成“截至9月份”)。( U+ A2 l0 Z: N Z. o
N7 a" d' s- ?& d: _1 H 8、“必需”与“必须”。
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“必需”表示一定得有、不可缺少的意思,多用在名词前面作定语,也可以当动词,作谓语用。如:
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f2 n$ y% f" o8 W! U: J' S 我们坚持了原则性,也为实现这种原则性而采取了适当的和必需的灵活性。
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1 w/ [2 }; s- F" w7 d# x “必须”表示一定得那样做的意思,通常用在动词前边作状语。如:( M. G' A, i" K! X+ x
5 g$ T! {) ^6 d: a& G: d' T 金融机构经营存款业务,必须缴存存款准备金。
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9、“权力”与“权利”1 l- O+ W% B3 F& A# S" P! W. N! o
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“权力”表示政治上的强制力量,也可表示在职责范围内的管理权和指挥权。如:
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国家的一切权力属于人民。
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. h7 h$ l2 U- r* k4 Q5 ]: ` “权利”,指依照法律和章程应当享有的权力和利益,跟“义务”相对。如:
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; D7 r; c+ R4 t7 f U( H/ m 每个人都有受教育学文化的权利。
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(七)标点符号。常见的错误有以下几种:
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3 U: n" _- E" F 1、标题中误用。公文的标题中一般不使用标点符号,但是书名号、引号可以用。
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2、逗号“一逗到底”。只要一句话说完了,不管句子长短,就要用句号断开。: {7 a& r1 l' w+ i9 f1 C+ x0 s5 S
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3、多层并列时顿号的误用。在一个句子中有多层并列时,大并列之间应当用逗号,小并列之间用顿号。比如:“人民银行××支行行长、副行长、主管科长,辖内各商业银行行长、信贷科长……”。
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4、滥用书名号。书名号只能用于书名、报刊名、文件名、文章名,不能用于证件名、会议名、展览名、奖状名、活动名、建筑名、品牌名等。- b) Q5 E- N5 ?5 @& G
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三、公文格式方面应注意的问题
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公文在格式方面经常出现的错误有几下几个方面:! C$ ^/ A! v8 _7 i0 e! @
3 |+ Z) ^! B3 ~, t (一)要素不全或标注错误。# u( s: R9 a: @% t
! O! p9 M/ B% y& j% e+ | 1、涉密公文不标注秘密等级,或标注不规范。
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公文中的秘密等级应标注在首页右上角第一行,如有期限,应用“★”隔开,如“机密★2年”、“绝密★公布前”。未标明期限的,按绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
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% S L5 \- @: s! L6 f 2、紧急程度标注不规范。公文标注紧急程度主要是为了提请收文单位加快办理,因此凡不要求行外收文单位加快办理的公文,发出的公文上不应标注紧急程度。比如,有的部门向上级行报送一份普通的工作报告,也标注“特急”,就很不规范(其原意可能是提请行内有关部门加快办理,及时发出)。5 d ?/ ^" K, s3 p1 F# u; a
# w) v5 i0 A4 z- j* d( W 3、发文字号不规范。按照规定,发文字号中的年号应用“〔〕”括入,不用“()”或“[]”。此外,序号前不加“第”字。
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4、上报公文不标注签发人。8 D- @( m; A; ~/ W5 `, G0 M
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5.版记中要素标注不规范。比如抄送机关中,在最后一个机关名称后应标句号。! S/ Y5 Y2 u8 i$ A& v
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(二)金融机构名称或排序不规范。
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7 S4 C3 g' h0 E8 F! j. n8 W8 m 1、简称或统称使用不规范。例如:“××县人行”、“省工行”、“我行”“各商业银行”等。
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2、排序不规范。金融机构的排序应按照人民银行、外汇局、金融监管部门、银行类机构、证券类机构、保险类机构顺序排列。6 A' X& [! I$ J- h
5 D8 [4 _- X9 b! `, Z& [ 银行类机构应按照政策性银行、国有商业银行、股份制商业银行、城市商业银行、城乡信用社、邮政储蓄机构、金融资产管理公司、信托投资公司、金融租赁公司、财务公司的顺序排列。" `. M1 J: E+ `' z/ B* W, B P$ k
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(三)字迹潦草,用圆珠笔或不符合归档要求的书写材料起草公文。
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8 D" Q0 |( U9 P& | (四)主题词标引不规范。- v' C' s" `0 P1 @' m/ Q
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主题词标引的基本要求:按照“先内容后形式”的顺序排列词目,词目一般为3-5个,不能简单地从标题中提取,不得自造主题词表中没有的词目。7 ^. S8 S# a7 Y
- M* a. m( Y& e/ E5 A( Q (五)数字、年月日使用不规范。
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1、公文中的数字应当使用阿拉伯数字。数字单位和小数点位数应当前后一致。概数用汉字,中间不加顿号,如“三五个”、“七八十种”、“十之八九”等。 r" S$ N+ }4 P' Z' W
8 q) Q4 E) W( E: U6 ?" U 2、除成文日期外,年月日也应用阿拉伯数字。“1999年”不能简写成“99年”,“1998-1999年”不能简写成“1998-99年”。星期、农历用汉字,“星期三”不能写成“星期3”。尽量不用“今年”、“明天”、“下个月”等概念。成文日期用汉字,“二○○三年”不能写成“二00三年”或“二零零三年”。
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$ V2 F3 e& W" S- J0 m; C4 X% @; _ (六)序号使用不规范。公文文稿中,序号使用不规范的问题经常出现,主要是层次混乱,或者是序号中标点符号使用不规范。: n8 V4 \, r5 O
$ Q0 r, _; H% b4 [+ L 第一层次为:“一、……”(作为小标题时,句尾无标点);8 v" z, a2 [% j: J) B7 C
9 G5 _: p; @; l7 j, z' U$ Z% P0 } 第二层次为:“(一)……”(括号后不加顿号。作为小标题时,句尾标点可有可无);
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第三层次为:“1、……”(无论是否为小标题时,句尾要有标点);* Y/ b* a" u2 X1 E( n3 X; U6 N. p" v* ^
$ `* c' q/ G, @6 t% O% p% W 第四层次为:“(1)……”(括号后不加顿号。句尾必须有标点)。 |