常用公文写作知识

结合工作实际，今天我们主要学习两个方面内容：第一，公文的格式和行文规则；第二，常用公文和文种的写法。因个人水平有限，有不正确和不到位的地方，请大家批评指正。
; j' \" l9 Y. f* u  V; g# D- Q6 W$ J  i
一、公文的格式和行文规则

（一）公文的格式

1．标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成。除法律法规外，一般不加书名号，不加标点符号。同时，制作标题时，既要反映文章的主题，文题相符；又要规范格式，不能把词组、名称人为的分行。标题位于红色横线下方空2行，用2号方正小标宋体，居中排印。

# t8 W3 ^) T3 |: ^  n6 q) c7 |0 N2．主送机关。普发性下行文主送机关较多，一般使用泛称。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告等，不写主送机关。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。 在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。

+ a0 U* H* o, ~1 O3．正文。内容较多时，分层序码的规范顺序是：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行,每行排28个字。
2 H) r' L' }7 o7 \$ v4 _6 s, ^
' Y+ q; U5 S4 h4．发文机关。发文机关写在正文的下面4行偏右处。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。
. K% V3 `1 t) z5 t
5．发文日期。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。用汉字标注，“零”写成“〇”，成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字，用3号仿宋体排印。
  x; }3 ^! x5 g- m4 S+ p: W: H+ D. _
6．印章。务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。


（二）行文的规则
1 b) b0 @9 h& J3 W, s
. D4 @2 E( L  ^; v) e' y1 f公文行文方向有四个：上行（请示、报告）、下行（通知、通报）、平行（函）、泛行（通告）。这里，我们应注意以下几点：
* C* |. q0 h6 S& f( C
1．一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示的，应抄送被越过的上级机关。所谓特殊情况指：重大紧急事项，不越级请示要误时误事；被直接上级机关长期搁置而又急需解决的问题。

2．请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当形用抄送式。如果写几个主送机关，可能是谁都不批复，或者是几个单位都批复，但批复意见又不一致，难以贯彻执行。

3．请示应一文一事，同时不得抄送下级机关。
4 r5 f$ S, `5 x
4．报告中不得带请示事项，也不得越级报告。

5 y+ y* Z4 |' t! T' F二、常用公文和文种的写法

（一）通知的写法
( T( P, \3 {6 K( F2 H1 @/ t" J$ u
* ]  y  a1 D6 U# H) ]通知是使用得比较多的一种公文。大多是下行文，有一定的指挥、指导性和广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。

' F5 G& A+ E- b  y4 r  j0 R* f1．标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可。如：关于开展2012年广东省著名商标认定和延续认定工作的通知。

2．要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。

3．要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”、“基本同意”等词语；提出要求希望的“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语。

. I1 a# w( A+ p: J1 E; l9 W（二）报告的写法
8 b" O+ `0 l0 X3 j/ d; H/ R
报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。
/ Z) \' c1 e2 V2 W- G
1．工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，或列出小标题来写。根据需要，工作报告可以写成综合性的，也可写成专题性的。

综合性的工作报告，它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作，或者一个系统、一个部门的全面工作。如《XX市场XX年工作总结》。

专题性的工作报告强调专一性，它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结，它不需要答复，后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。它不一定在工作结束后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写好，待上级答复、批转。如《关于XX市场三打两建工作的报告》。

2．情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告，也属这一类。如《XX市商业局关于百货大楼重大火灾事故的报告》。
' r2 w( f. l4 `% O! \3 C
, z9 b. T; ?6 @6 t5 }, S5 |# u" `3．答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写依据，后答复；有的边写依据，边答复。如《X局关于市民政干部学校有关情况的报告》。
4 C% e4 |- z1 G& j; k7 v4 u# c
（三）请示的写法

4 R* d/ z  A# t" q请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否，请指示”、“当否，请批复”、“以上意见如可行（或如无不妥），请批转有关单位执行”等。撰写请示应注意：

' j; n  O9 x' f1 k  ^) t  O第一，要控制使用，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把矛盾上交。
1 @2 K- \# t# s. L2 c  q$ Z
5 Q. z- ?% Y0 J: }) \第二，要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。
& U6 ]: D+ J! i1 x  R
第三，要按级请示。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。

% x. `* s: f: x第四，它的格式也包括标题、正文和结尾。它的标题一定要写明事由，不能光写“请示”，以提请上级机关注意，及时处理。

9 O9 u9 Q0 a, U, M注意：写请示，语言要谦逊，态度要诚恳，原因要说明，不批准的后果要表达，要让上级感到不批准就说不过去。

' X3 |1 I1 a0 h1 ?* R7 X% |. X（四）函的写法

函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。
0 V8 A0 B" m' p$ X( b
. p# g' U, {8 o/ T! o3 F较为正规的公函，格式可分为三部分：

开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。

  r7 k2 L" u0 G- P0 |! _3 m# d正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或回答。复函，要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能含糊其词、模棱两可。

$ c' N3 a" l6 M: X5 L* Z5 L; w6 w结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要”、“为盼”、“为感”，复函的“待此复函”、“此复”等。也可不写结束语，正文写完即结束。
$ l; N: U" g0 r: o6 c$ u
撰写函件应注意：
3 S1 ?* s& ?' o$ h# B
第一，要写得内容专一、集中、中心突出，一般要一函一事。
3 X6 I" n" U" {' ~& T3 M* L
第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。

第三，恰当使用习惯用语。

" g( e% e1 Y- r. c0 ^6 ?（五）会议纪要的写法
7 K0 C0 B' K$ X( a# Y9 \) [
  s( h  A  Q& j- Y办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如：广东省人民政府省长办公会议纪要、广东省人民政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分。
( O; p1 r# S" z5 N7 n
% X6 X9 R3 W5 v1 Q8 f" D' }0 I第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常写在正文之后）等。若会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称。如：专题研究了农业问题等。

) I, l' l) L- T+ |! y6 T6 U/ i; x, O第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。这部分可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将要采取的措施和要求等。
6 {; L9 H; t$ R" U& H" f4 B
+ b) y3 X) G# o9 J4 O若只有一个议题，常采用贯通式的纵式结构，不分条款。专题会议纪要也可采用这种写法；若多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。
1 W! a1 \. ~7 c2 Q+ `2 n$ N
撰写会议纪要应注意：
7 H+ F  j/ y  N  |! v
第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼。要写好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和筛选；要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织材料。

) p" @8 t+ _, x4 v4 O3 ?4 `5 R4 L3 {; j第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会议决定”之类。
8 m4 k, A; M  G! B( R& m
5 x, D8 l2 y& Y) b/ }9 Z% V0 O7 X- X第三，会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。

, x& Q: Z; v0 L8 P（六）工作总结的写法

: x, q1 v) }: j4 S( c! P* `总结，就是对过去一定时期内的实践活动包括工作、学习、思想等方面进行回顾、分析、评价，以得出经验教训或引出规律性的认识而形成的一种文书。它主要回答的是“做了什么”、“怎么做的”、“做到什么程度”的问题，是我们在工作中最常见、也最难以掌握的一种文书。大体上分为综合性总结和专题性总结。
+ Q2 ^8 Y+ m$ Q$ y4 j
综合性总结又叫全面总结，展现的是一个地区、一个单位整个工作情况的全貌。一般按照基本情况、成绩收获、存在问题、经验体会、今后意见几个部分来写。如政府工作报告、单位年度工作总结等。

. s# E! Z/ N/ W专题性总结是对某项工作、某项活动或某个问题所做的专门总结，内容单纯、集中、详尽、具体，有一定的思想深度，往往起到典型引路、推动全盘的效果。如年度依法行政工作总结等。

/ {7 _5 P) W+ S& n7 y' v% ?总结包括标题、正文、落款，而正文也包括开头、主体、结尾三部分。
5 ?' s; w6 X- c9 K
; d% j# ]* A( [1 H& h6 ^& w: x1、开头。也叫前言、导语，主要概述基本情况、总的评价，给人以总体印象。要求是简单精练、突出重点、有吸引力。
1 j  m: v7 H9 L
& ^% a  c% I0 E- h2、主体。主要包括：
* j) @6 G# m4 J. V1 e
一是过程和做法。讲清楚原计划做什么？采取的办法和措施，工作步骤、主要环节。这里要突出对新的、复杂的工作的总结，起到启迪和借鉴的作用。
/ F2 s* d- H5 P. h' X+ h
二是成绩和经验。这是衡量一篇总结价值的地方。成绩指取得的物质和精神成果，经验是取得这些成绩的原因和方法。要详实、具体、言之有物；要条理清楚，或按逻辑关系、因果关系、时间顺序，或以主次轻重为序。既有一般情况，又有典型事例、统计数据、对比说明；要力求上升到一定的理论高度。

三是问题和教训。写问题时，要注意找准一些明显的“瓶颈”问题，也要找准一些关系全局的深层次问题。
- w% n! {% K; ?. o1 w$ u
写总结注意事项：一要从总体上分析都有那些工作，这些工作在全局中的地位，各个方面的关系等，然后再列提纲。二要抓住关键，通过对大量材料的研究，找出带有规律性的东西；而不能罗列材料，记流水帐，这样的材料没有生气。如有些汇报事例列的很清楚：X年X月X日干什么，X年X月X日干什么；三要叙议得当，准确清楚，善于安排和摆布材料。也就是说，要把材料放在最能说明观点的位置上。